一、招标代理机构的地位
《招标投标法》规定 :"招标代理机构是依法设立、从事招标代理业务并提供相关服务的社会中介组织".由此可以认为,招标代理机构是为市场主体提供招标咨询与服务的专业机构,其法律地位为社会中介组织.招标代理机构是招标人和投标人之间的桥梁、纽带.其在代理招标过程中,以法律法规为准绳,凭借自己的专业能力、专门技术和所积累的经验,用规范的采购行为为招标人提供采购咨询服务,帮助其找到社会信誉好、质量优、价格合理的投标人,实现节省采购成本,提高采购质量之目的.招标代理机构应在委托人 ( 招标人 ) 的授权范围内以委托人的名义实施招标活动.
二、招标代理应坚守的原则
招标代理工作实践证明 :招投标活动务必公开、公平、公正、诚实信用,评标必须遵循"公平、公正、科学、择优"的原则,才能为招标人选择到优质的投标人,也才能推动市场招投标行为的规范化,促进市场的良性竞争,达到优胜劣汰、提升产品质量之目的.
公开原则是指招标信息、招标程序公开透明,即发布招标公告,申请人的资格预审,发放招标文件,现场踏勘,答疑澄清,开标,公布中标结果等都要公开透明,知悉招标的一切条件和要求.
公平原则是指给予所有投标人的机会都是平等的,使每一个投标人均获得同等的信息,投标人享有同等的权利,并履行同等的义务,招标人不得歧视任何一方.
公正原则是指评标时按招标文件中公布的标准,对所有的投标人进行科学评审,择优选择中标人.所谓诚实信用原则,是要求招投标当事人应以诚实、善意的态度行使权利和履行义务,以维持招投标双方合法利益的平衡,以及自身利益与社会利益的平衡.在当事人之间的利益关系中,诚实信用原则是指尊重他人的利益.关注自己的事务时也注意正确对待他人的事务,保证彼此都能得到自己应得的合法利益 ;在当事人与社会的利益关系中,诚实信用原则是指当事人不得通过自己的活动损害第三人和社会的利益,必须在法律范围内行使自己的权利.
三、招标代理实务程序和保证措施
招标代理机构应在委托人 ( 招标人 ) 的授权范围内,依据《招标投标法》规定的程序,以委托人的名义实施招标活动,为委托人提供专业技术咨询服务,包括合同制定、技术方案制定、设备选型、生产和制造技术特点要求等.
(一)招标代理实务程序按招标代理工作流程进行工作,是执行法律法规和规章制度的保证,也是满足招标人的基本要求做好招标工作的前提.招标工作流程如下 :
1. 招标准备.招标代理机构与建设单位签订项目招标代理合同后,即可组建招标工作班子,制订招标工作计划,协助建设单位做好建设项目报建工作.
2. 确定招标采购方式.招标方式分公开招标和邀请招标两种.公开招标,是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织参与投标 ;邀请招标,是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标.公开招标应在指定媒体上发布招标项目的招标公告,而邀请招标则要求招标人应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织,发出投标邀请书.
3. 发售资格预审文件并对申请人的资格进行审查.
4. 编制招标文件向潜在投标人发售.招标文件是投标人编制投标文件的主要依据,其主要内容包括:招标项目的工程概况和技术要求、投标人资格标准、投标报价要求和评标标准以及拟签订合同的主要条款等.
5. 组织现场勘察,召开标前会议.现场勘察是投标人到招标的工程项目现场踏勘,以便了解实施场地和周围环境情况 ;核对招标文件中的有关资料和数据以加深对招标文件的理解 ;对投标项目的难易程度作出判断 ;对投标策略和报价作出正确决定等.标前会议是招标人按投标须知规定的时间和地点召开的会议.招标单位除介绍工程概况外,还可对招标文件中必要性的修改内容给予补充和说明,对投标人书面提出的问题和会议上即席提出的问题给予解答.招标人应将修改或解答内容以书面形式通知每个投标人.
6. 澄清答疑.招标人对已发出的招标文件认为有必要澄清或修改的,或解答潜在投标人提出的疑问(该澄清答疑为招标文件的组成部分),应当按招标文件规定的时限,以书面形式通知所有招标文件收受人.
7. 投标文件要求.投标文件须对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应.投标文件应按时送至指定地点,否则招标人将不予受理.
8. 开标.开标的时间、地点和方式 :开标时间应与提交投标文件的截止时间为同一时间.开标地点应为招标文件中预先确定的地点.开标应公开进行.开标时先由投标人或代表检查投标文件的密封情况;确认无误后,再由工作人员当众拆封 ;宣读投标人名称、投标价格等主要内容 ;对开标过程应进行记录,并存档备查.
9. 评标.由评标委员会分为初步评审和详细评审两个阶段进行.初步评审时,首先检查投标文件的有效性,再对有效文件进行审查,列出投标文件的偏差和属性.凡属于重大偏差,或未实质性响应的投标文件,均作否决投标处理 ;凡属于细微偏差的投标文件,则书面要求投标人在评标结束前予以书面补正.详细评审是对初步评审中确定的合格投标文件,按照招标文件规定的评标方法进行评定,确定各投标人的排列次序并签署书面评标报告,推荐 1 名~ 3 名中标候选人.
10. 定标.招标人根据评标委员会推荐的中标候选人的排序依法确定中标人.招标人也可委托评标委员会直接确定中标人.
11. 招标结果处理.招标结果按下列程序处理 :公示→发中标通知书→向招投标管理部门提交项目招投标过程情况报告进行备案.
12. 协助招标人与投标人签订书面合同.
(二)招标代理服务保证措施招标代理以人才素质来保证招标活动的合法性、合理性.招投标活动涉及招标人、投标人、招标代理机构和监管机构.其规范程度则取决于上述各方自身行为的规范程度,但关键在招标代理机构自身素质和行为的规范程度.
在招标代理实际工作中,并非所有的招标人都了解和熟悉与招标投标有关的法律、法规、规章制度,招标人所有的要求也并非都符合相关规定,因此,招标代理机构应发挥高素质的人才优势,按招投标法为招标人做好服务.招标代理机构在招标活动中做到下列各点是保证招标活动合法合理的良策.
1. 熟练掌握相关法律、法规和规定并在招标工作各环节全面贯彻.为确保招标文件从宏观到微观的每一句话以及招标过程中的每个环节都合乎法律法规,要求招标代理机构人员必须全面、系统、深入地学习、了解和领会相关的法律、法规、规章和规定,并在招标代理的各个程序中全面贯彻,使编制的招标文件以及招标活动的每个步骤和环节都合法.
2. 以高素质的专业技能编好资格预审文件和招标文件.编制的资格预审文件、招标文件,应简单明确地描述招标对象以及招标人的意向要求和条件,供投标人准确地了解和掌握并以此为基础做出响应性的资格审查文件、投标文件.实践证明 :高质量的招标文件不仅能够按照公开、公平、公正、择优原则选定中标人,而且还能正确地引导投标人规范地竞争,在一定程度上遏制或避免围标、串标等违法、违规现象的发生.
3. 重视招标细节,科学组织招标工作.实践经验告诉我们,"细节决定成败".招标文件的编制和招标活动过程的规范,取决于各环节中每个细节的规范程度.任何环节的某一细节出现偏差或差错,都将影响招标投标活动的规范性,甚至导致招标投标活动的失败.所以应该狠抓各环节的每个细节 , 使招标活动全过程都符合法律、法规的要求,同时按程序科学地组织好招投标工作,实现让招标人满意、投标人无抱怨之目的.
4. 按职业操守和职业道德规范自身行为.良好的职业操守和职业道德包括守法、行为正直、诚实、客观、敢于坚持原则、服务至上、有责任心、以客户的利益为重、不谋私利等.招标代理机构及其从业人员在实际工作中,应以上述标准规范自身行为 , 以极高的素质为招标人做好服务工作.
四、招标代理存在的风险与规避途径
目前 , 招投标已成为公共采购方式的主流,而招标代理机构在招投标活动中也发挥着越来越重要的作用.与此同时,也应注意到招标代理中存在的诸多风险,只有很好地规避这些风险,才能保证招标代理工作不断稳步创新前进.
(一)招标代理风险
1. 招标业务流程管理风险.招标流程具有规范性,当代理机构对最新流程或最新政策及法规缺乏了解,仍按原流程进行操作,就会在操作中出现疏漏或错误,导致招标失败或遭投诉.
2. 在招标过程中违反招标程序及其相关规定,如缩短招标公告时间、擅自修改已审定和公开发售的招标文件,可能会给答疑工作带来困难,甚至导致招标失败.
3. 按招标人的意识违规招标,将受到投诉或导致招标失败.
4. 招标文件含有倾向性条款,或以不合理的条件限制和排斥潜在投标人,或设定妨碍投标人之间的竞争的条件,或提高投标人的门槛等问题,将导致违规招标而使招标失败.
5. 违法透露有关招标投标的情况或泄露标底,将导致违法和招标失败.
6. 招标人在确定中标人前,与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判,将导致招标活动违规而使招标失败.
7. 因违反评标原则,其评标结果受到投标人质疑投诉,或招标人违法确定中标人,将导致中标无效.
8. 招标文件中应明确规定投标人必须保证投标文件中的全部资料真实可靠,并接受招标人进一步审查的要求.若经查证,投标人由于隐瞒自身真实情况弄虚作假而中标的,将导致中标无效.
9. 招标人所委托的招标项目存在违反国家相关产业政策等问题,将导致招标无效.
(二)防范和规避风险的对策
1. 严格按照招投标法及相关法律法规的规定,按招标流程履行其招标代理职责,完备招标过程的各项手续.
2. 严格执行相关部门的规定,保证招标活动的程序和方法符合相关部门的要求.
3. 树立保密和自我保护意识,严格遵守和执行各项保密制度,在规定的保密时限内不向任何人泄露招标过程中的保密内容.
4. 对招标人委托的招标项目审查情况进行了解,确认经审批合法立项的项目才能代理.
5. 招标文件应依据招投标法等国家法律法规和行业规定来编制,并且针对项目特点制定评标办法和技术要求,力求规范、准确、详细、合理.切实组织好评标工作,按规定程序和方法评标,把招标人和投标人所提出的问题,用具有可操作性的办法在评标阶段解决.招标文件应按编制、校核、审查制度实施,确保招标文件缜密.编制完后,重点校审其技术要求、工程量清单、评分标准和方法,避免因出现漏项或评分标准和方法设定不合理导致报价不合理的投标人中标,而给招标人的后续工作带来困难.
6. 在招标文件中设定投标人不得与招标人或其他潜在投标人串通投标而损害国家、社会或其他人的合法利益等相关条款,明确投标人弄虚作假或串通投标应承担的法律责任,以规避招标代理风险.招标代理机构还可向有关单位查询潜在投标人的资信情况,避免有不良记录的潜在投标人进入.
7. 在评标环节中,按有关要求组建评标委员会 ;严格执行评标程序、方法和标准,认真比选 ;对可能发生的情况进行预测、防范 ;对已发生的问题,主动和有关方面沟通与协调,及时妥善解决,使报价合理、服务优质、实力强、信誉好的投标人中标.
8. 把好中标通知书的发布环节,按照规定履行相关手续.
9. 招标代理机构应具有良好的服务意识,熟悉并能灵活运用招投标法律法规,掌握相关专业知识,具有良好的沟通和协调能力,在招标人、投标人及主管部门之间起到桥梁作用.在合法合理的原则下利用专业优势,为招标人招到最合适的投标人,同时做好对相关单位的解释、答疑工作,将问题解决在萌芽状态,以良好的服务质量规避风险.
五、结束语
招标代理实务中存在着诸多可能导致招标失败的风险,招标代理机构只有对发现的招标代理风险进行归纳、总结、制定出防范和规避风险的举措并运用到实际的工作中,才能达到规避风险,为招标人招到社会信誉好、质量优、价格合理的投标人,实现节省采购成本,提高采购质量,从而保证招标投标事业的健康可持续发展之目的.
