摘 要： 大部分贸易企业自身缺少仓储条件, 基本将存货的仓储业务委托第三方物流公司管理, 因此产生的存货管理风险节点增多。如何加强存货风险管理, 提高管理效果, 成为企业不断探讨的话题。文章针对大中型贸易企业存货管理中存在的问题进行分析论述, 提出完善存货管理制度, 加强存货日常管理, 完善存货保险机制等有效建议。
关键词： 贸易企业; 仓储单位; 存货管理;
一、存货管理的概述
(一) 存货管理的含义
存货管理是指企业为了维护日常货物管理活动的正常秩序而实施的一些必要的管理程序、措施和手段, 是一种内部自我协调、制约和监督的控制过程。因此, 企业必须加强存货业务的内部控制, 从而确保企业存货管理活动过程中的记录准确性、信息真实性、存货安全性以及存货周转效率性。
贸易企业存货主要以商品为主, 是流动资产重要组成部分, 其管理特点为占用资金大, 种类繁多, 规格复杂, 存放地点分散, 异地监管难度大等。
(二) 加强贸易企业存货管理的重要性
贸易企业的核心管理环节是存货管理。加强存货管理对贸易企业的发展具有非常重要的作用, 它是保证企业正常经营的重要前提。健全的存货管理可以降低企业从采购、存储到销售各阶段的风险。因此, 加强贸易企业存货管理对企业可持续性发展具有重大意义。
1. 加强存货管理有利于促进企业健康发展
通过加强存货管理, 完善存货管理制度, 控制管理过程中各环节风险, 提高商品竞争能力, 有效保证企业经营活动的正常进行, 确保企业持续、稳定、健康的发展。
2. 加强存货管理有利于实现企业利润最大化目标
存货作为一项重要的流动资产, 它的存在势必占用企业的大量流动资金。通过实施正确的存货管理方法, 可降低企业平均资金占用水平, 提高存货流转速度和资产周转率, 最终提高企业的经济效益。
二、贸易企业存货管理存在的问题及原因分析
大部分贸易企业自身没有仓储条件, 基本将货物的仓储业务委托第三方物流公司管理, 大部分民营物流公司没有自有仓库, 靠租用他人场地进行仓储出租和物流管理, 且存在管理不规范现象。若贸易企业将存货委托该类物流公司管理, 事先未对其进行资质调查, 很难把控货物存储期间的安全和完整。当发生风险时, 货物一旦损失, 该类仓储单位偿债能力有限, 企业将无法获得赔偿。
(一) 存货管理制度不健全
1. 部分企业在新增业务类型时未及时制定相关存货管理流程和管理制度。
未针对新增业务的特点制定规范的货物进、销、存、查仓、盘点、品质管理等制度。在实际业务操作过程中无章可循, 无据可依, 存货管理处在灰暗地带。
2. 部分企业制度修订不及时。
有些企业虽制定了货物管理流程及管理制度, 但未根据业务的发展情况及业务特点进行适时修订, 原有的管理制度早已不能满足现阶段业务发展管理需求, 使存货管理政策无法全面落实, 上游环节的错误信息将给下游环节的管理产生严重的影响。
(二) 存货管理过程不完善
1. 部分企业对第三方仓储单位资质调查重视不够。
贸易企业未对第三方仓储单位进行资质调查, 轻易将大批货物寄存他处, 仅为了方便、仓储费用合理能接受, 却忽视了其仓储条件、管理能力以及仓储单位的股东兼营业务、投资喜好等做出充分评估。
2. 大批货物入库环节管控不到位。
企业在办理大批量货物进仓时缺少必要的现场监管, 依据仓储单位出具的货权证明支付货款, 未实地根据合同要求进行货物相关信息的核实确认, 难以确保仓储单位出具的货权证明的真实性。
3. 货物存储期间管理不到位。
贸易企业经营种类繁多, 根据不同的货物特性选择不同的仓库, 存放地点较为分散, 异地查仓成本高, 查仓时间间隔长。月末或季度通过电话或书面对账, 未对实物进行实地盘点;对于市场行情下滑且短期内价格无法回升和流动性缓慢的商品, 存在存储期较长的现象, 企业对异地存货监管弱化, 可能存在资源被挪用的风险。
4. 食品类存货品质监管不到位。
贸易企业对冷冻食品入库时的品质验收手段比较有限, 商品均有一定的保质期, 日常经营管理难度较大, 存在一定的管理风险;当商品出现滞销时, 企业往往忽略了该商品的保质期, 导致货物临保或过期存在折价风险, 给企业造成经济损失。
5. 实物信息与财务账面库存信息脱节。
货物已办理进出仓手续, 相关单据等信息未能及时传递到位, 严重影响财务入账效率, 造成实物信息与财务账面存货信息存在偏差, 导致账实不符, 报表数据不准确, 难以为管理层及业务相关人员提供动态准确的库存信息。
(三) 部分贸易企业对存货保险不够重视
1. 存货管理需要增加企业成本。
大中型贸易企业的存货存量大, 投保费用将给企业增加管理成本, 出险的概率具有不确定性, 部分企业管理层觉得出险概率不高, 故不重视对存货的保险投入。
2. 仓储单位不承担不可抗力发生的损失。
正常情况下仓储协议会约定:在货物存储期间, 如遇不可抗力 (自然灾害和意外事故) 发生的损失, 仓储单位不承担责任。若一旦发生自然灾害和意外事故, 企业将由此承担巨大的损失。
三、加强贸易企业存货管理的建议
风险管理是手段, 风险控制是目标。如何对贸易企业存货管理风险进行有效管控?在适应新的经济形势, 应对市场变化的情况下, 存货管理是贸易企业面临的重要课题。
(一) 建立健全存货管理制度
企业应根据业务实际情况, 认真梳理存货管理各环节的风险点, 形成完整的具有标准化、规范化、统一化的存货管理制度。首先, 应构建岗位责任制, 将岗位主要工作内容、操作步骤以及奖惩措施等方面内容纳入管理制度中, 明确存货管理人员的权责范围, 做到分工合理、各司其职, 确保相关风险管控合理、有效。其次, 应制定货物进出仓管理制度。加大商品验收、入仓和出仓管控力度, 认真核对货物种类、规格、数量以及其他相关内容。及时构建库存盘点制度, 提升企业存货管理有效运行。
(二) 加强存货日常管理机制
1. 重视第三方仓储单位的选择评估与资质调查管理
贸易企业对仓储单位的选择:首选本企业系统内的自有仓库, 其次选大中型国有仓储单位, 严格控制租用场地经营的民营仓储单位存放规模;因业务拓展需要须与新的仓储单位合作, 必须对其进行资质调查。
首先, 物流部门应组织贸管部门通过实地考察仓储单位的经营场所、地理位置、人员配备及经营机构的设置等情况, 分析其运营环境及持续经营能力等。
其次, 充分了解仓储单位是否兼营贸易业务、是否存在融通货物先例、经营模式是否守法合规、管理层是否存在赌博等投机行为、股东是否经营高风险业务等。综合各方信息, 以便对仓储单位的选择提供有用信息。
再次, 必要时可聘请第三方评信机构进行资信调查, 同时, 贸管部门应及时进行补充完善相关仓储单位信息资料, 加强对后续资质变化跟踪。
2. 贸易企业应加强货物入仓、存储、出仓管理
(1) 加强货物入仓管理。大批货物办理入仓前, 企业物流部门应派专人前往仓储单位进行货权交接, 确保入仓货物的品类、质量符合采购要求、货物数量准确无误、货物是否包装完好, 入仓后货物存放情况以及张贴货权标志等。
(2) 加强存储期间管理力度。企业监管部门应实施定期或不定期查仓和盘点管理, 增加突击查仓次数, 及时跟踪货物进出情况, 发现异常情况, 及时采取有效措施, 控制存货风险;加强对相关货物日常品质变化的跟踪管理, 关注存储期间食品类存货的保质期以及临保情况, 及时了解市场行情变化, 为企业销售决策提供有用的信息。
(3) 加强货物出仓管理。在货物办理分批出仓时, 仓储单位接到贸易企业的发货指令《货物出仓单》, 认真对照贸易企业在签订仓储协议时预留的放货指示《货物出仓单》样本印签, 核对无误后并严格按《货物出仓单》上具体的信息办理出仓手续。
3. 加强企业存货管理的信息化建设。
利用现代化的先进信息管理系统, 避免存在实物信息与财务账面存货信息脱节的现象。企业应全盘考虑将物流数据, 业务数据、财务数据等集中到一个平台上进行管理, 实现相关数据一体化管理和无缝对接, 减少内部重复的单据传递、数据核对、统计等工作, 从而让物流人员、业务人员和财务人员更多关注于内部流程的监控和梳理上, 提高管理效率。
(三) 完善存货保险机制
财产保险是一种社会经济补偿制度。企业对库存货物进行保险管理, 是对仓储单位无法承担的风险做了事先安排, 其主要目的是为了保护企业的财产安全, 增强抵御自然灾害和意外事故的能力, 把风险转移给保险公司, 一旦风险事故发生, 企业可以从保险公司得到经济补偿。因此, 对存货投保可以降低或消除损失发生后的企业财务负担。
1. 企业应选择合适的保险险种。
目前, 财产保险主要有财产基本险和综合险两大类, 以及若干附加险。每种险种所对应的费率不同, 企业应根据合作的仓储单位存储设施条件、地理位置、周边环境等做出综合评估, 选择与之相适应的保险险种。
2. 企业应充分估算保险金额。
根据每个合作仓储单位历年的存储规模以及预计当年度的计划存放量来确定投保额度, 合理控制投保费用。
综上所述, 存货管理是企业内部控制、实现经营目标的重要环节。加强企业存货管理建设势在必行, 能够提升企业的经济效益和社会效益, 提高企业行业竞争能力, 壮大企业发展空间。因此, 要加强存货管理, 采用先进科学的管理方法, 融入一定的信息化建设, 实现企业可持续发展的战略性目标。
参考文献：
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