摘要：办公室是一个单位对外联络沟通的纽带和桥梁。办公室人际关系是否融洽可以体现出一个团队良好的精神风貌。只有处理好上司、同事的各种复杂人际关系, 才能充分施展个人才华为团队发展、社会进步做出自己的贡献。
关键词：交往礼仪; 办公室; 人际关系; 技巧;
哈佛大学、卡内基基金会和斯坦福研究所提供的调查报告显示, 要保住工作或在岗位上得到晋升, 85%取决于人际关系, 而只有15%取决于技术知识和技能。因此, 只有首先协调好办公室内部的人际关系, 才能内求团结, 外求发展。
一、与上司相处的礼仪
处理好与上司的关系十分重要, 它不仅仅有利于沟通的畅通、办公室的团结, 有利于工作效率的提高, 还往往涉及到个人的前途。在办公室与上司相处的礼仪主要包括两大方面:一是日常交际方面的礼仪, 一是工作方面的相处礼仪。
(一) 在日常交往方面的礼仪。
1.主动打招呼。见到上司, 要主动打招呼, 如果距离较远, 不便呼叫, 可注视之, 目光相遇, 点头示意即可。近距离相遇, 则用礼貌用语问候上司。
2. 礼貌进门。进上司办公室时, 应先敲门, 通报姓名, 得到上司允许, 方可入内。
3. 与上司保持适度的距离。无论你与上司私底下的关系有多好, 在工作场合说话或办事都要掌握分寸, 要把他当作上司对待, 保持他的权威感。有第三人在场时, 不能与上司谈家常, 特别是上司的家事。
4. 不要当上司的面议论是非。古语道:“来说是非者, 必是是非人”。秘书在办公室应该集中精力工作, 而不应该把注意力放在议论别人的是是非非上。譬如当着上司的面批评同事, 甚至对部门领导的行为说三道四。其实每个人心里都有一个是非对错的标准, 人们对这种喜欢在上司面前议论是非的人不会有好感的。因为你能在这个上司面前说其他上司、同事的坏话, 也就可能又在其他上司或同事面前说这个上司的坏话。而且, 在上司看来, 这样的人是靠不住的。
(二) 在工作方面的相处礼仪。
1.汇报工作时应该注意以下几个方面。 (1) 遵守时间。向上司汇报工作, 务必准时按约定的时间开始, 否则, 不仅会耽误上司的宝贵时间, 还可能让上司对你的工作能力产生怀疑。 (2) 在汇报工作时注意自己的仪态。汇报时, 应该表情自然, 彬彬有礼。要语速适中, 音量适中, 要让上司轻松而又准确地听清你的汇报内容。千万不要诚惶诚恐, 语无伦次, 或是指手划脚, 走调失声。 (3) 汇报的语言上, 要尽量自然朴实、言简意赅。不论是书面语言, 还是口头语言, 都要用词准确、简练。同时控制好时间, 日常工作的汇报应在10分钟之内, 专项工作的汇报看具体情况而定。 (4) 汇报的语气上, 要充分表现出对上司的尊重。反映问题时, 口气不要太“冲”, 更不能非难、责怪和侮辱对方。上司在发表意见时, 不要插嘴, 不要显得不屑一顾。 (5) 汇报结束后, 上级如果谈兴犹在, 不可有不耐烦的体态语产生, 应等到由上级表示结束时才可以告辞。告辞时, 要整理好自己的材料、茶具、座椅, 当领导送别时要主动说“谢谢”或“请留步”。
2. 执行工作时要注意以下几个方面。
(1) 上司在安排工作或布置任务时, 要专心致志、洗耳恭听。作为商务人员, 切不可目无领导, 随心所欲。没有任何组织欢迎个人英雄主人, 那种不听从安排、顶撞领导、任意妄为, 甚至抵制领导的做法, 是任何企业所不容的。 (2) 当实在无法完成上司交待的任务时, 或出现比较棘手的问题时, 要及时通报, 并说明缘由。 (3) 工作中做错了事, 要学会自我检讨, 不要找借口, 推辞责任, 更不能说“是您叫我这样做的呀”等。受到上司批评时, 要态度诚恳, 虚心接受。即使上司的批评是错误的, 也不能当面顶撞, 应通过其他方式与上司交流, 消除误会。 (4) 指正上司要讲究方法。上司也是人, 也有可能在工作中出现失误甚至发生有损公司利益的事情。那么, 作为下级, 应该怎样指正错误一定要讲究方法和技巧。
3. 指正上司的方法与技巧。
(1) 在引述、认同上司的某些观点上提出自己的看法。如果是在讨论问题, 对于上司的意见你有更好的建议, 可以先引述、认同上司的某些观点, 然后再发表自己的看法。这样做, 一方面表示已经理解了上司的意思, 认同了他的某些见解, 另一方面也是对上司的一种尊重, 也就容易获得认同。 (2) 不要站在对立面说话。有些人面对上司出现的错误, 往往会控制不住自己的情绪, 一下子跳起来, 全盘否定上司的意思。这种对立做法非常过激, 不要说上司, 就连一般同事也难以接受。 (3) 不要在公众面前指出上司的错误。当上司的方案或想法刚说出口, 就立即表示反对, 这样会使领导产生逆反心理;不要当众指出上司的错误, 使领导感到尴尬, 也不要当场迫使领导表态。而应该在上司情绪平稳时, 找一个单独相处的机会, 提出自己不同的想法。或者上司对自己的方案非常肯定, 不可能接受不同建议时, 你可以静观其变, 待事情出现了某些不祥苗头时, 再提出自己的建议。
二、与同事相处的礼仪
同事之间相处得如何, 直接关系到自己的工作、事业的进步与发展。同事之间关系融洽、和谐, 人们就会感到心情愉快, 有利于工作的顺利进行。否则, 就可能阻碍个人乃至集体事业的正常发展。处理好同事关系要注意以下几方面:
(一) 尊重同事。
同事关系不同于亲情关系, 亲友之间一旦失礼, 可以用亲情来弥补, 而同事之间是以工作为纽带的, 一旦失礼, 创伤难以愈合。所以, 处理好同事之间的关系, 最重要的是尊重对方, 尊重对方的隐私和习惯。
1. 不背后议论和窥探同事的隐私或秘密。
隐私是关系到个人名誉的问题, 现在人们自我保护的意识也越来越强, 许多私事并不希望别人知晓, 包括最要好的朋友。而背后议论同事的隐私, 会损害其名誉, 可能造成双方关系的紧张, 这不是一个正当的文秘人员所为。也不要私拆同事的信件, 即使是公务信函。当同事在写东西、阅读书信时, 或打电话时, 应“回避”, 做到“目不斜视”“耳不旁听”。
2. 不轻易翻动同事的东西。
不随便翻动同事的办公桌或储存柜, 是任何一个秘书在与同事交往中应做到最起码的礼节。即使要找东西, 也应让同事代找。当同事不在, 而又必须要某东西时, 应事先说明原由, 征得同事同意方可进行。
(二) 对待同事要真诚谦逊。
办公室既是一个小社会, 又是一个大家庭。同事之间应该互相信任、互相理解、互相帮助、互相体谅。万一与同事发生误会, 也应该主动道歉, 说明情况, 征得对方的谅解。对对方的误会也不可耿耿于怀, 甚至打击报复。若对老板、同事有意见, 有看法, 工作上出现了危机时, 也不要在办公室向其他同事袒露, 或指桑骂槐。
如果自己的专业能力很强, 或老板很赏识你, 也不必在同事们面前炫耀自己, 因为山外有山, 天外有天, 倘若哪天老板又请了一个比你更强的人, 你就可能成为同事们的笑料。谦虚谨慎是每一个文秘工作者应具备的工作作风。
(三) 透明竞争。
与同事共处的原则就是彼此尊重、配合, 然后尽量施展你的才华, 绝不轻率地侵犯同事的业务领域;在透明、公平竞争中, 各自施展自己的才华并求得发展。人们讨厌那种搬弄是非、耍阴谋的人, 忌讳那些拉帮结派、妒贤嫉能的人。作为一个文秘人员应当光明正大、凭实力获取自己应得的一切。
(四) 摒弃个人好恶。
每个人都有自己独特的个性及不同的审美观。也许他们的发型, 或衣着打扮, 或言谈举止令你无法接受, 或非常不喜欢。但你不要妄加评论, 随意地说三道四, 甚至以一种厌恶的眼光看待对方。这是不妥当的, 也是对对方的不尊重。作为商务人士应该尊重他人的选择。
(五) 语言要得体。
与同事交谈时, 一定要注意语言要有分寸、要得体。在办公室交谈时, 说话态度要和气、友善。即使彼此之间的意见不一致, 对于原则性不太强的问题, 没有必要争得面红耳赤。一味地争强好胜, 会让同事们对你敬而远之的。文秘人员的语言技巧应该做到不卑不亢的说话态度, 活泼俏皮的幽默, 以及自信的表达、优雅的肢体语言都是办公室语言的技巧。娴熟地运用这些语言技巧, 能更好地促进你与同事之间的团结、协作关系。
(六) 经济往来要AA制。
同事之间的物质往来要一清二楚。同事之间可能有相互借钱、借物或馈赠礼品等等的往来, 切不可忘记, 每一项都应清楚明白, 即使是小的款项, 也应记在备忘录上, 以提醒自己及时归还。向同事借钱、借物, 应主动给对方打张借条, 以增强彼此之间的信任。若出借者主动提出打借条, 这也并不过分, 借入者应予理解。向同事借东西不能及时归还时, 应每隔一段时间向对方说明一下情况。总之, 在物质利益方面, 无论有意还是无意地占便宜, 都会令对方感到不快, 也降低自己在对方心目中的人格。
三、办公室礼仪中的忌讳
在办公室里, 大家都希望创造一个良好的工作环境和人际环境, 以形成办公室内部之间团结、协作、正常、健康的工作关系和人际关系, 这就要求注意以下几方面的禁忌。
(一) 不在办公室谈论薪水问题。
现代企业里, 因为同事之间的薪酬往往差异较大, 有些老板采用拉大酬薪距离激励员工工作热情的方法, 不公开员工的工资数额, 也不让员工间相互打听彼此的情况。这种方法, 用好了, 是奖优罚劣的一大法宝, 但用得不好, 容易引发员工之间的矛盾, 而且最终可能会将矛头直指老板。因此, 薪水已成为一种隐私, 在办公室里应回避这个话题, 也不要向别人打探其薪水。
(二) 不在办公室谈论自己的私人生活。
无论你是经历了失恋、婚变等情感变故, 都不可将个人的情绪带到工作中来, 更别把故事带到办公室里。办公室是工作场所, 不是个人倾诉心事的地方。所以, 当你的生活出现危机时, 不要在办公室找人倾诉, 也不能在办公室里谈论自己或他人的私生活的事情。还要避免与异性主管或同事之间有过分亲昵的行为, 否则, 容易使人产生误解。
(三) 不要过分地开玩笑。
在办公室里适度地讲一些笑话, 能使大家放松心情、活跃气氛。但开玩笑一定要注意时间、场合和对象。在内容上, 要求情调高雅、健康幽默、诙谐风趣。开玩笑一定要注意对象。切忌说黄段子或开过头玩笑, 尤其不能拿别人的生理缺陷开玩笑。一般说, 最好是以自己为玩笑的对象, 这样既不会伤害他人, 又能使大家感到轻松愉快。
(四) 不要不拘小节、懒散拖沓。
办公室是工作场所, 表现出来的应该是积极上进、认真细致的工作态度和作风, 不应当是拖沓懒散、不拘小节的样子。不能迟到、早退, 或是看书报、吃零食、打瞌睡。不能在办公室闲聊, 不要坐在办公桌上办公或将整个脚跷到办公桌上, 更不能用办公室的电话煲私人电话粥。
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