行政文秘工作中管理学思想的应用分析(2)

　　每个人都有自己独特的天赋、能力，在专业化分工日益精细的今天，文秘工作也进一步细化。行政文秘要了解清楚自己的专业特长和优势，在工作中集中精力去做自己擅长的部分，这样在更有效率完成工作的同时，也使自身价值实现了最大化。
　　
　　找出你的劣势与发现你的优势同等重要，因为你可以基于自己的劣势做两种选择： （1） 针对自己的弱势进行自我完善，增强自己的综合素质； （2） 放弃对某些你不擅长的技能要求很高的工作，更有效率去完成自己的擅长的部分。
　　
　　2.找出你的职业机会和威胁
　　
　　不同的环境面临着不同的职业机会和威胁，找出这些外部因素对自己非常重要，因为它们影响着个人的工作任务和职业发展。行政文秘在日常工作中要善于捕捉关于外部机遇的信息，从而在强化自身素质的同时，拓展自己的职业发展领域。同时也要注意观察并且发现外部威胁，以便早做打算，应对可能对自己的工作及职业发展产生恶劣影响的威胁。
　　
　　3.提纲式地列出自己一定时期内的职业目标
　　
　　行政文秘做完一个详细的SWOT分析评估，可以列出五年内最想实现的几个职业目标。这些目标可以包括： 你想要自己在那个领域有所拓展，你希望达到什么职位，或者你希望自己拿到多少薪水。但是，必须尽力地发挥出自己的优势，使之与单位提供的工作机会相匹配。
　　
　　4.提纲式地列出一份职业行动计划
　　
　　这一步主要涉及到行政文秘职业目标具体的实现计划和行动方针。针对提出的目标，拟出一份实现上述目标的行动计划，并且详细地说明为了实现每一目标，自己应该做出何种努力。诚然，行政文秘做此类个人SWOT分析会占用一些时间，而且还需认真地对待，但是，文秘从业者详尽的个人SWOT分析是非常重要的，因为做完详尽的个人SWOT分析后，文秘工作者将有一个针对自己的个人职业前景。
　　
　　三、行政文秘的文书管理
　　
　　（ 一） 管理学的四大职能
　　
　　管理学有四大职能，即计划、组织、领导、控制。计划主要包括规定组织的目标，制定整体战略以实现这些目标，开发一个完善的分层计划体系以综合和协调各种活动。4组织是为了实现目标，所必须进行的各项工作的分类和归并，并进行整合和协调的过程。在文秘工作中，领导可理解为协调，指影响其他成员，使其为确立和实现目标而做出努力和贡献的过程。控制是指监控活动的进行，以保证他们按照计划进行，并纠正偏差和错误的过程。
　　
　　（ 二） 管理学中的四大职能对行政文秘接待、差旅的启示
　　
　　接待，就是接洽招待，是指接待者对来访的客人给予招待。接待是行政文秘的一项经常性的事务工作，是树立文秘良好形象、协助上司做好交际、沟通工作的重要渠道。随着现代社会的发展，领导者和文秘的差旅活动日益增多。安排领导的外出洽谈业务、出席会议、增进沟通等差旅活动也成为文秘日常性的工作事务，有时还需要陪同领导出差。
　　
　　对于接待工作和差旅工作，行政文秘首先要做好计划，计划的内容可以概括为5W1H.如果安排差旅活动的话，计划应包括以下内容： 了解上司出访的情况和目标、与对方联系、订票、预订宾馆、与陪同人员沟通、预支差旅费、准备出行相关资料和物品。
　　
　　其次，行政文秘要做好组织工作。比如在接待工作中，要确定好接待的规格、做好迎接工作、布置会客室、安排宴请和住宿、接待结束后安排合影和送别。组织工作是锻炼文秘工作者综合素质的一个重要方面，也是考验行政文秘业务素质的重要部分。
　　
　　再次，行政文秘要做好沟通协调工作。无论什么工作，都需要行政文秘进行沟通和协调，在接待工作中文秘工作者要和来访者沟通、和领导沟通，如需安排餐饮还需沟通协调相关人员陪同。在差旅工作中，行政文秘需沟通接待者、沟通餐饮住宿单位等等。
　　
　　最后，行政文秘还需做好控制工作。无论是接待还是差旅工作，控制成本是控制工作的重要内容，此外，还需控制活动现场、控制时间。
　　
　　四、行政文秘的会务管理
　　
　　会务管理是行政文秘工作的一项重要业务内容，通过会议可以发挥决策指挥、贯彻执行、信息沟通、组织协调、检查督促等功能。行政文秘要掌握会议知识，通晓会议程序、方法和技巧，发挥以会辅政的功能。
　　
　　（ 一） 管理学中的5S管理法
　　
　　5S现场 管 理 法 起 源 于 日 本，5s即 日 文 的 整 理 （Seiri）、整 顿（Seiton）、清扫 （Seiso）、清 洁 （Seiketsu）、素 养 （Shitsuke） 五个项目，5S管理法是指在活动现场中对人员、设备、材料等要素进行有效的管理。⑤
　　
　　（ 二）5S管理法对于行政文秘会务工作的启示
　　
　　行政文秘的会务工作可分为会前准备、会中协调、会后总结。将5S管理法应用于行政文秘的会务管理工作，把管理学的思维方法应用于文秘会务工作，可以使会务工作更加高效、有序地开展。
　　
　　会前准备包括制定会议预案、确定会议时间地点、发送会议通知、准备会议相关资料、布置会场。在这一过程中要进行整理 （Seiri）、整顿 （Seiton） ,把会议必需品留在现场，不相关的物品清除出场； 会议必需品也要进一步归类，按照一定次序摆放、陈列，确保符合会议需要，有利于会议地开展。
　　
　　会中协调包括接待服务、会议记录、编写简报等工作。在这一过程中要进行清扫 （Seiso）、清洁 （Seiketsu） 的步骤，把会议过程中产生的垃圾、废弃的资料进行处理，营造一个洁净的会议环境，以便下一步会议地有序进行。
　　
　　会后总结包括清理会议文件、送别、撰写会议纪要、会议总结。在这一过程中要对良好的会议秩序进行宣传总结，让与会者在意识中形成对良好会议秩序的认同，从而在个人素养 （Shitsuke） 方面得到改善，也就是素养的形成过程。
　　
　　注解：
　　
　　①史 玉 峤。涉 外 秘 书 原 理 与 实 践 [M].济 南： 山 东 友 谊 出 版社，2008
　　②杨永杰。自我管理思想的演进 [J].甘肃省经济管理干部学院学2006（02）
　　③申彧。 SWOT分析法的应用进展及展望 [J].知 识 经济。 2009（08）
　　④王吉春。运用管理四大职能构建先进性教育的长效机制 [J].淮阴工学院学报。 2006（12）
　　⑤巩冲，苗雯。 5s现场管理法应用现状及趋势探讨 [J].中外企业家。 2011（02）