内容摘要：当今社会，社会主义市场经济的飞速发展，带动了社会对人才需求的改变，其中对秘书人员的需求状况更是变化深刻。秘书除了要承担本身职位的各项具体工作，同时还需要完成其它岗位的事务。这种秘书一岗多职的现象在中小型企业表现的尤为突出，甚至已经逐渐演变成为一种发展趋势。这种现象是中小型企业发展的需要，更是秘书工作与其它工作的相通性所共同决定的。秘书人才需求的改变对秘书人才培养提出不同的要求，但秘书专业化和职业化始终是发展的必然趋势，是第一重要的。要解决中小型企业秘书一岗多职的问题，需要秘书人员自身、企业以及高职院校多方面的努力。
关键词：中小型企业 秘书 一岗多职 成因 对策
An analysis of the working situation of the Secretary of Small and medium-sized enterprises in one post and multiple posts——taking YH Co., Ltd. as an example
Abstract: Today's society, the rapid development of socialist market economy, led to thesocial demand for talent changes, in which the demand for secretarial staff is changingprofoundly. The Secretary is required to carry out all the specific tasks of his position and tocomplete other duties. This kind of secretarial post-job phenomenon is especially prominent insmall and medium-sized enterprises, and even has gradually evolved into a trend of development.This phenomenon is the needs of the development of small and medium-sized enterprises, butalso the Secretary of the work and other work of the common decision. The change of thedemand for secretarial talents puts forward different requirements for the training of secretarialtalents, but the professionalization and professionalism of secretaries is always the inevitabletrend of development, and is the first important. In order to solve the problem of the small andmedium Enterprises secretaries, it needs the efforts of the secretaries themselves, enterprises andvocational colleges.
Key words: Small and medium-sized Enterprises；a post more than one post；work status quo
一、引言
（一）中小型企业中秘书一岗多职的概述
秘书一岗多职，是指秘书处于秘书的岗位，处理本职事务的同时还兼领其它岗位的事务。
秘书，通常理解为职务名称，是掌管文件并协助领导人处理日常工作的人员，其基本职能有三，分别是办文，办会和办事。传统意义上的秘书工作，有文字工作、文档管理工作、会务工作、调查研究工作、信息工作信访工作、谈判事务、时间管理和差旅服务、公关接待和礼仪、值班工作、通信联络、印信管理、机关后勤事务、保密工作等。
秘书对领导起的参谋助手、督促检查、协调综合作用。以上这些是一个专业秘书所必须具备的专业技能。但随着秘书职业化发展的不断深入，秘书不仅仅只适用于党政机关单位和大型企业，中小型企业对秘书职位的需求也在不断扩大。不同于党政机关单位和大型企业，现代中小型企业自身的性质和特点决定了企业中秘书的性质和特点。秘书工作也由此发生了一些转变。在现代中小型企业中，秘书不只是秘书，他可能还要承担岗位之外的一些其它职务。
YH公司，一家以进出口贸易为主营业务的小型公司。公司设有秘书职位，协助总经理处理公司日常事务，包括处理客户往来文件和邮件、会议工作、印信的保存、差旅服务、公关接待等事务。但除此之外，秘书还负责公司的财务工作，相当于兼任了公司会计一职。另外，秘书有时还需要协助管理人事工作和采购工作。总而言之，公司大大小小的事情，秘书一般都有份参与。犹如一个大管家一样，渗透在公司的方方面面，做事更是要面面俱到。
在如今社会主义市场经济下，像YH公司这样的企业不计其数，如此秘书一岗多职的现象正逐渐成为一种发展趋势。秘书人员在参与工作前，要尤为注意这一工作现状，为真正走进中小型企业秘书 岗位打下坚实的基础。
(二)中小型企业秘书一岗多职的意义
1.缓解就业压力
据调查，国内从事秘书职业的人员多达上千万人，但是因为大型企业的秘书岗位有限，所以中小企业才是我国秘书职业就业和发展的主要战地。1调查显示中小型企业在对秘书专业的选择上，12 家企业，20 个秘书中，只有 2 个是秘书专业出身。中小型企业对秘书人员的任用，大多没有特殊的要求，这也吸引了非秘书专业的学生投入到这个行业中来。虽说这样给秘书专业的学生加大了就业压力，另一方面却也给其它专业的学生提供了更大的就业空间。
2.推动秘书职业化的进程
在现今的很多企业里，各种专业的人员都可以进入秘书的岗位。有些人甚至把行政管理、汉语言文学专业等同于秘书专业。这使得秘书专业出身且持有秘书资格证书的学生在就业中失去了竞争优势。这就会导致秘书这个专业得不到社会的重视，会阻碍秘书职业化的发展。事实上，早在 1997 年，秘书任职资格化制度就已经开始实行了。但是秘书职业资格考证在实行中过于形式化，考核的知识内容，尤其是对操作技能的考核不合理，不深入，不能真正评断出秘书专业学生的能力与水平。并且在考核各关节出把控不严，这也造成了秘书职业资格考证的名不副实。此外，秘书职业资格证书目前还没有得到社会用人单位的广泛认可，甚至在他们眼里秘书职业资格证书是可有可无的，更不要说得到他们的重视。而且随着越来越多的没有秘书职业资格证书的人进入企业工作。无疑给秘书职业化的进程增加了难度。随着中小型企业秘书一岗多职现象的愈发普遍，对高职院校秘书专业的设置和秘书职业化的进程必然会造成一定的影响，有问题必然也会有解决对策，在解决这一问题的过程中自然而然就会推动秘书职业化进程。
二、中小型企业中秘书一岗多职的问题
（一）秘书工作专业化程度低
比起大型企业对秘书人员专业素质的高要求，中小型企业需要的是全能性的秘书工作者，在大多中小型企业中秘书这一岗位是集诸多岗位职务于一体的岗位，所以这些公司对于招聘的秘书人员是否是秘书专业出身并没有绝对的要求。数据显示，调查的 12 个企业中的 20 位秘书，只有 2 人是秘书专业出身，占比 10%。虽然这个调查不够普遍，但调查数据也具有一定的典型性。数据表明大多的秘书工作人员是半路出家，他们很多是行政管理、人事管理、中文等专业毕业。他们没有经过教育机构系统规范的培养，缺乏秘书相关的专业知识。这也造成了很多人对秘书工作的误解，认为秘书工作是没有技术含量的工作，是人人都能干的“打杂”的工作。他们没有专业秘书的素养，更不会规范的完成秘书工作，因此工作效率大大降低。一个合格的现代化秘书，只有做到秘书工作的专业化，才能提高工作的质量和水平，才能凸显秘书工作的重要性。另外在调查中可以发现这样一个现象，12 家企业中有 8 家设置了秘书职位，还有 4 家并未设置秘书职位，但有处于其他职位的人兼领秘书相关职务。
1.秘书兼领其他岗位职务
企业设秘书职位，同时秘书兼领其他岗位职务。YH公司设秘书职位，为总经理秘书。一个人总揽了除业务部门和会计的所有事务，有时还需要从旁协助会计的工作。他是秘书，负责协助总经理处理日常事务，负责接待外国来宾的考察，负责会议的安排和管理，负责总经理出差的一切事务等。他是人事主管，负责发布招聘广告，面试接待和员工入职手续。负责在职员工的考勤统计，在职员工食宿的安排，社保、医保的办理。他是会计助理，承担一些会计的基本工作。负责工资表的核对，日常办公室开支核算，会计档案的整理与归档。他是后勤主管，负责办公室用品的采购，负责办公室公共财产的维护，负责安全用品的维护，负责损坏物品的维修等。他像一个事务总管一样，负责公司内外大大小小的事情。所以公司大到事关公司的利润，小到厕所的下水管堵塞，都需要他来解决。这样企业的秘书不仅仅是秘书，他同时还兼领人事、会计和后勤的事务。秘书兼领其他岗位职务对中小型企业确实是一种经济型的选择，但以长远目光来看，这样的秘书一岗多职形式是不利于公司长期发展的。例如，YH公司迎接一年一度的安全检查，秘书负责全权处理，从接待检查人员到划分安全区域，到换置消防用品，到装置医疗箱，到检查安全指示牌，等等事务，秘书事无巨细，都必须亲力亲为。事情一多，秘书就出现了差错，购买的安全用品到货时没有仔细检查是否缺少，结果都到检查的前一天下午了，才发现商家少发了一类物品，最后只得又安排人去市场购买，秘书加班安置完毕才解决了这个问题。从这个事例可以看出一旦秘书处理的事多且杂，他就不能保证面面俱到，总会出现差错，到时反而降低了工作效率。
2.其他岗位兼领秘书事务
企业不设秘书职位，但实际上从事秘书工作的人，就是通常所说的秘书工作人员。
在调查的 12 家企业中共有 8 家设置了秘书职位，其余 4 家虽不设秘书职位，但也有相关的人员处理秘书相关事务，只是他的本职工作并不是秘书，兼领了秘书的工作。他们的本职工作不是秘书，可能人事管理、业务管理，但因为这些工作和秘书工作有互通性，他们也就自然而然的承担了秘书的工作。还有一种特殊情况，那就是会计兼任秘书。表面上看，会计工作内容与秘书工作内容南辕北辙，但从目前社会对秘书人员的要求来看，秘书已经从单纯的办文、办会、办事逐渐转向办文、办会、办事以及为领导出谋划策。1这一转变就要求秘书不仅要具备秘书的专业知识，还必须具备其他专业的知识，特别是财务方面的知识。一个企业，支撑它存在的就是公司的经济实力，所以秘书懂得一些财务方面的知识是其实对于一个中小型企业秘书来说是百有利而无害。甚至具备会计知识已经成为潜在的招聘条件和竞争优势。其实对于一个中小型企业来说，秘书岗位的设置可有可无，但是会计岗位是每一个公司不可缺少的职位。然而公司有一些隶属秘书的职务又必须需要一个人来处理，这时公司为了节省开支，就会让会计负责办公室秘书工作。
会计兼领秘书事务的情况虽然特殊，然而这种情况在中小型企业中并不少见，已然是越来越普遍。其他岗位兼领秘书事务，他们不是秘书，完成本职工作之余，要处理秘书的事务，又不能以专业的角度处理秘书事务，工作效率同样会受到影响。
（二）秘书工作制度不完善
大型企业，公司规模较大，业务涉及范围广而多，并且有足够的资金支持，公司有需要、有必要也有能力设置完善的部门和制度才能使公司有条不紊的运行，并不断发展壮大。大型企业对各部门，各工作人员都有明确的职权划分，权责分明。大型企业中一般都有若干秘书工作人员，且这些秘书工作人员有一个集中的办公部门——秘书机构。
秘书机构通常有着严密的运行机制，每个秘书一般都有明确的分工，每个秘书职位的职责也是不一样的。“三办”——办文、办会、办事，是秘书和秘书机构的基本职能，是各级秘书办公室最基本、最大量的工作，也是秘书和秘书机构主要工作的高度概括。大型企业中有秘书机构承担这些事务，而中小型企业中往往只有一名秘书，YH公司就只设置了一个秘书职位，这个仅有的秘书要承担组织的全部秘书业务以及领导吩咐的各项秘书职务之外的工作。调查中还有其余 11 家企业，秘书人数集中在 1-3 人，其中有2 家企业有 3 个秘书工作人员,4 家企业有 2 个秘书工作人员，5 家只有 1 个秘书工作人员，12 个企业中没有一个企业有 3 个以上的秘书工作者。在一定程度上，秘书一岗多职的现象对中小型企业部门的设置，对公司制度的完善，对各项工作的划分都会有不利的影响，甚至可能影响公司的发展进程。
三、中小型企业中秘书一岗多职的成因分析
(一)秘书职位本身的特殊性
1.秘书职权划分不明确
在当今中小企业中，很多企业已经取消了“秘书”这一职位称呼，而已行政助理、业务助理代替成为“秘书”的职位称呼。因为企业活动大多是商务活动，秘书也均为商务秘书。这些秘书在公司的地位介乎于行政、业务、人事之间，有些还涉及公司的财务管理，职权划分往往模糊不清，从而形成了“行政人事不分家”的局面。在大四第一学期的实习期间，在YH公司所在的职位就是业务助理，从属于总经理秘书，工作内容也涉及方方面面。有属于秘书事务范围内的，也有不属于秘书事务范围外的。文件的整理与归档，外来人员的公关接待，会议工作的管理，快件的收发与记录等共识是秘书工作范围内的。订单的基本处理，办公室用品的采购，简历的筛选等工作是秘书工作范围外的。
有数据显示近年中小型企业将翻译、理财、安保、代驾、催款、考勤、计划工作、法律咨询、社会保险的投保与申领、客户服务、客户信息处理、客户分析、客户沟通与协调、商务谈判、项目申报、公司活动策划、处理纠纷、主持会议外出考察、人才证书保管、市场运营调查、业务数据报表的统计与审核、项目检查、监督车间等事务划分在了秘书事务之内。以上这些事务严格来说都不属于秘书的工作范畴，但由于这些事务都是秘书在处理，自然而然也就成为了秘书的事务。还有调查显示，38%的秘书认为自己主要处理各种烦琐事务，甚至无缘接触企业的机密；20.8%的民营企业领导直言，企业规模不大，决策用不着秘书决策。虽然这个调查不具普遍性，但也起着典型代表作用。调查数据很直白的反映了这样一个现实，中小型企业需要秘书参与的决策很少。有观点认为秘书是“打杂的”，这个观点虽有失偏颇，但也反映了一个不能忽视的现实，中小型企业的秘书处理的事务确实是多而繁杂。大型企业的秘书可以是一个杰出的管理型人才，那中小型企业的秘书就是事务处理中心。
2.秘书岗位的可多变性
秘书在企业中起到的最基础的作用是“上传下达”。秘书既不属于公司的任何一个部门，同时又深入到各个部门的工作，直接由领导管理。而且在企业中，相对与其它岗位来说，秘书人员是较容易晋升为管理层的。秘书专业因具备专业全面性，在岗位晋升时，特别是公司内部转换具有很好的优势。很多秘书工作者最终成长晋升为行政主管、经理助理、人力资源经理、部门经理、市场公关部主管、财务管理人员，甚至为以后职业发展打下坚实的基础。秘书职业这样的特殊性，要求秘书要熟悉各职位的事务。包括秘书工作、行政事务、财务管理、人事工作等。秘书在中小型企业中是多功能的，以后的岗位发展也是多向的。
（二）中小型企业性质和特点
1.中小型企业发展不完善
现代中小型企业的特点之一，就是没有雄厚的经济支撑，公司内部体制发展不完善。
为应对这样的不足，中小型企业在秘书的选择上则有更多的要求。他们的要求是秘书可以成为整个企业的综合部，秘书最好能集财务、人事、行政、后勤等于一身。这样既能保证公司的正常运营，又不需要消耗其它的人力和财力。这种经济型的秘书人员素质的考量，显然成为了当下大多中小型企业的最佳选择。中小型企业主要是最主要的支柱就是日常的运营活动，那么秘书处理的就是日常经营中的各种事务。因为中小型企业没有多少文件、文稿要写，也没有多少文书需要处理，会议服务也很少。不像大型企业秘书机构比较健全，秘书人员各有分工，工作也略为正规，中小型企业的秘书则是各项工作一把抓。大中型企业都是独立的经济实体，其秘书机构一般都比较健全。从结构层次上看，绝大多数企业分两层，企业设秘书办公室，办公室下设科，各科分工具体，岗位明确。企业秘书机构内部既有分工又有合作。分工是相对的，在办文，办公和办事中，经常需要企业秘书机构的整体配合。而小型企业一般也设置秘书机构，但不如大中型企业秘书机构有那么严密的组织，往往由一位办公室主任、两三名秘书人员和一两名打字员组成。有些规模很小的企业只配一名专职秘书或仅设兼职秘书，处理日常公务。中小型企业没有严密的秘书机构，在中小型企业中秘书是多功能的，上管天文地理，下管鸡毛蒜皮。
2.中小型企业对秘书人员专业上的选择
随着秘书职业化程度的不断加深，秘书职业行为形成了完善的管理系统，有了科学的管理制度保障其运行，职业性获得了社会的广泛认可。而且因为秘书这个职业的可造性大，发展前景也有相对的优势，所以社会上越来越多的就业人员会选择秘书这个行业。
同时企业在秘书的选择上也有了更大的空间。从对企业对秘书人员专业上的选择和对在岗秘书专业的调查来看，从事秘书工作的人并非都是秘书这个专业毕业或之前有秘书工作经验，更多的反而是非秘书专业的学生，甚至是毫无秘书工作经验的其它专业毕业的学生。这种现象在中小型企业中更是常见，中小型因为其本身条件的限制，对秘书的专业技能没有多高的要求，所以并非需要专业的秘书人员。他们招聘秘书人员，更看中的是其它方面的能力，例如管理能力，包括人事管理、财务管理、信息管理等。因此他们更大可能的会选择金融和管理专业的人才，这样既能发挥秘书的作用，同时又能处理其它的职务。
四、应对中小型企业中秘书一岗多职的对策分析
中小型企业秘书一岗多职的现象是在各种现实因素的影响下应运而生的，这种工作现状的产生，在一定程度上对秘书工作者，对秘书培养机构，对秘书职业化进程都造成了不利的影响。中小型企业秘书一岗多职的工作现状不是一朝一夕就能改变的，对于秘书工作者，对于企业，对于教育组织，只能在适应中一步步的慢慢探索。
（一）秘书人员自身专业素养的提高
目前社会对秘书这个职业依旧不够重视，而且对秘书这个专业认可度也不是很高，很大一个原因就是秘书工作者的专业素养还不够高。对于一个秘书人员来说，最基本的就是要掌握丰富的专业知识与技能。然后文化素养的高低也决定了一个秘书的专业与否。
秘书会涉及许多的文字工作，文字功底的深厚与否是判断一个秘书合格与否的关键。针对这方面的需要，学校设置了诸多文学方面的课程，以提高专业学生的文化素养。同时为了提高专业学生的写作，还开设了基础写作和公文写作的课程。此外，秘书要提高自身的专业素养还必须提升自身的心理素质和思想内容。秘书在企业中起的是“上传下达”的作用，很多工作都围绕秘书展开，一旦秘书出错，必然会影响工作的进度，所以秘书要保持良好的心态，遇事要沉稳冷静。在思想方面，秘书工作要遵守一定的原则，最基本的就是要遵守国家法律法规。
当然秘书专业素养的提高最基本、最重要的还是学习秘书相关的课程，如会议管理、文档管理、公关与礼仪、秘书实务、办公自动化等课程。除了理论课程外，实践课程也不可缺少。目的就是让专业学生能理论知识与实践相结合，从而提高自己的专业素质。
上文也提到秘书工作主要包含有文字工作、文档管理工作、会务工作、调查研究工作、信息工作信访工作、谈判事务、时间管理和差旅服务、公关接待和礼仪、值班工作、通信联络、印信管理、机关后勤事务、保密工作等。学校为秘书专业设置的这些课程主要也是为了能让学生在日后的工作岗位上具备处理这些基础性工作的能力。要真正走上秘书这个岗位，以上这些秘书工作内容必须熟练掌握。但在中小型企业中，秘书的工作内容有所不同，调查数据表明有些秘书工作是不太涉及的，如调查研究工作、信息信访工作、谈判事务、值班工作等。而有些工作是特别要重视的，如文字工作、公关接待与礼仪、后勤事务等。但如果因为不涉及有些工作，就不重视这些工作，这显然不是一个专业秘书对待工作的态度。即使现在有些工作不涉及，但只要你是秘书，就应该有秘书该有的素养，熟记熟练掌握秘书的所有工作。
理论与实践相结合，才是正确的发展道路。要成为一个合格秘书，丰富的理论知识是一个要求，那么秘书实践工作就是另一个要求。不难发现，大部分学生从学校进入工作岗位后，面对的第一个困难就是自身的实践操作能力不足。通常是思想的巨人，行动的矮子。事先想法很完美，但由于动手能力欠缺从而会发生诸多失误。例如，在实习期间，公司要准备接待德国的客人，行政总监带领两个业务助理进行准备，其中就因为业务助理的实践经验缺乏而出现了差错。公司所在的工业园区外来车辆是不能随便出入的，业务助理没有事先考虑到这一点，当天接待时，考虑到了事先在楼下等待，最后却被告知客人的车被拦在大门外不能进来，后来只能匆匆忙忙的跑到大门处让门卫放行。也幸好德国的客人没有计较，如果遇到的是严格的客人，这样的错误很容易影响公司的形象。
业务助理在校期间也学过秘书的接待工作，可是在实战中很容易忽视一些细节，从而导致错误。还有在准备会议工作时，业务助理负责一切的会前准备工作，恰巧会议室内的投影仪出现了一个小小的问题，但因为两个助理之前都没怎么用过投影仪，最后只能求助行政总监解决。业务助理知道要提前检查会议室内的设备，但不具备设备故障的应急处理能力，所以只要出了一点点问题，助理就可能手足无措。像他们这中因为实践能力不足造成的差错，在众多刚步入社会的学生身上都可以看到。刚进入工作岗位，实践能力不足情有可原，但经验总是平时积累的，所以不论在学校还是步入社会，都要时刻有一种实践意识。
中小型企业秘书一岗多职的工作现状是应市场需求而出现的，为适应需求秘书作出对应的改变，在掌握专业技能的同时，配合需求学习其他方面的知识得到全面发展，这样的改变不能说是好的也不能说是坏的，只能说这样的改变是在社会现实下为谋生存不得已而为之的。作为一个秘书，要牢记一点，丰富秘书的专业知识，提高秘书的实践能力，从而提高自身的专业素养才是一个秘书正确的发展道路。
（二）中小型企业秘书工作的规范化和制度化
大型企业有完善的秘书机构处理公司办公室事务，层层分工，秘书在秘书机构里各司其职。中小型企业因为资金的不足所以公司里面设置的部门组织也不完善，因而秘书的一岗多职的出现也正是为了迎合中小型企业的需要。中小型企业一般只设置必要的部门，而有一些待解决事务又不需要开设一个新的部门，那么这些事务也就落到了秘书的身上。这样的秘书工作不够规范化也不够制度化，但只要社会上中小型企业还存在，那秘书一岗多职的现象就不会消失。要实现中小型企业秘书工作的规范化和制度化，最终依靠的还是企业的经济实力。
YH公司在成立之初，除了工厂的工人，公司里的人除了老板，也就只有两个业务员和一个会计。公司没有一个完整的部门，当时公司里的所有的办公室实务由老板和会计共同承担。会计其实也扮演了秘书这样一个角色。后来公司又加入了一个合伙人，公司日益壮大，公司的组织结构也会越来越完善。公司有董事长、总经理、总经理秘书、业务部、财务部。本来公司出业务之外的事务都由总经理秘书处理，去年公司又上了一个台阶，公司为了应对出现的更多事务，又招收了两个业务助理协助总经理秘书（也称行政总监）。这样行政总监加上两个业务助理就负责处理包括人事、后勤等所有部门外的事务。按照这样的发展趋势，公司的部门越齐全，那秘书承担的工作范围外事务也会越少，秘书的工作也会逐渐规范化和制度化。自然而然，秘书一岗多职的现象也会在公司的壮大下逐渐消失。
中小型企业秘书工作的规范化和制度化并不能让秘书一岗多职的现象消失，秘书一岗多职的现象也不会消失。毕竟这种现象是应社会现实而出现的，只要现实还在，秘书一岗多职的现状就不可能消失。秘书工作的规范化和制度化最终都会实现，不过不能依靠外力来解决，只能通过企业自身的发展来达到这个目的。
（三）秘书教学的专业化
秘书教学的专业化是一个缓慢的发展过程。如今，现在很多高职院校都设有秘书这个专业，秘书专业是一个传统的专业又是一个现代化的专。但就是这样一个具有特色的专业，却面对着以下这些问题，教材不全面且过时，教学手段陈旧，教学设施落后，秘书教学人才缺乏，最重要的是还没有形成一套科学而完整的教学系统。秘书教学的专业化，并不能一蹴而就，而是需要在一步步的探索中实现的。
第一，需要的就是秘书专业化的教学人才和与时俱进的专业教材。就以本学校为秘书开设的课程作为例，学校为秘书专业开设了除公共课外大约 50 门的课程（包括实训课）。其中专业必修课中包含着许多文学方面的课程，如现代汉语、古代汉语、现代文学、古代文学、外国文学、文学概论等。这些文学课有专业的老师，专业的教材。相比有关秘书的专业课必修课，如公文写作、秘书事务、秘书概论、公关与礼仪文档管理、活动策划、会议管理等，这些课程大多没有专业的老师教学，有些课程甚至没有固定的专业教材。本学校秘书专业课程的设置是这样一个情况，但绝不是一个特例，其实很多学校的秘书专业课程的情况也大概如此。高职院校要壮大一个专业，并不靠嘴上说说就能达到目的的，而是需要资金，需要引进人才，需要时间沉淀的，秘书这个专业也是如此。
第二，需要的就是要增加专业的实践操作。在秘书专业的 50 门的课程，大约只有 7门的实训课程，再加上一个星期的专业见习。对于秘书这个专业来说，只有这些实践课程委实有点少。在现代办公自动化的时代，会熟练使用打印机、传真机、投影仪等办公设备，这已经不只是针对秘书专业学生提出的要求，而是每个上班族都应该掌握的。但是现实却是很多秘书专业的毕业生连安装打印机、使用投影仪、使用传真机都要在别人的协助下才能完成任务。所以高职院校应当注重这方面的改进，最好为这个专业建设专门的实训室或实训基地，里面要包括电脑、打印机、传真机、扫描仪等现代化办公的基础设施。除此之外，学校应该为秘书专业的学生安排多方面的实践活动。只有真正参与到秘书的实践活动中，才能弥补自身的不足。
秘书教学的专业化是第一重要的，同时也可配合设置秘书相关的一些课程。如外语方面的课程，本校也开设了相关的课程，有商务英语和秘书英语。中小型企业有些本地且不涉及外贸的的公司固然不需要英语，但也不乏有很多需要使用英语的公司。在实习期间，事实证明，有一定英语的基础是非常有必要的。YH公司是一家外贸公司，公司很多来往邮件都是英语的，一般都是一些常用的单词语句，即使有些专业词看不懂也可立即查阅。如若完全不懂英语，那必然是不能胜任这份工作的。英语是一方面，其他方面，如管理相关的课程，因为秘书有很大的可能会进入管理层，所以学习一些管理方面的知识是也是有一定必要的。可是，高职院校在课程的设置上并不是没有原则，中小型企业要求秘书要求综合性的人才，高职院校切不可以培养综合性秘书人才为目的。
因为秘书职业必将走向专业化的道路，高职院校始终要把培养专业化秘书人才作为培养的宗旨。像有些人认为可以把财务的相关课程直接列入秘书专业课程，这是完全不可取的。秘书专业的学生是否需要学习财务方面的知识，这取决于个人的需求，学校没有必要设置财务的相关课程的。高职院校为社会输送专业的秘书人才，才能使秘书这个职业得到社会各阶层、各人士的认可和重视，才能推动秘书职业化的进程。秘书一岗多职工作现状的问题也会得到相对的缓解。
五、结语
一个秘书工作者，是企业运行的参与者，同时也是企业运营的管理者。必须时刻展现秘书的专业素养，切不可以公司“打杂的”的自居，这样才能显示出秘书工作的重要性，才能使秘书人员受到用人单位的认可与重视。高职院校在秘书培养中，也必须明确这样的理念，秘书专业是一个不可替代的专业，高职院校有责任培养出色的秘书工作者。
本文对中小型企业秘书一岗多职的工作现状进行分析，并且针对这种工作现状也提出了相应的应对策略。为秘书在职工作者和即将踏入秘书岗位的人员展示了这样一个社会现实。要成为一个中小型企业秘书，做好本职工作是最基本的，还要做好包揽职务范围外事务的思想准备。秘书专业毕业生要不断调整自己的思想，不要认为秘书工作是一份轻松且光鲜亮丽的工作，特别是要进入到中小型企业工作的秘书，要认清这样一个事实，中小型企业秘书一岗多职的工作现状让秘书工作变得多、杂、重。
中小型企业秘书一岗多职是市场的需求，但秘书专业化和职业化始终是最重要的。
要改变这一现状需要从诸多方面进行改变，从而为社会提供更专业，更具发展前景的秘书人才。
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