随着电力改革持续深入, 电力行业市场化发展以及电力的快速扩容, 发电企业逐步由电力的生产者向电力的经营者转换, 在日益严峻的新形势下, 发电成本已成为竞价上网的决定性因素, 企业要生存、要发展就要最大限度地降低成本, 提高利润, 因此, 如何深入地开源节流、获取高额的利润, 已成为发电企业的重要课题。目前, 在发电行业中, 企业为了提升机组的发电性能, 改善自身经营环境, 都不断加大对机组技改资金的投入, 使企业技改项目和大修项目费用所占发电成本的比例越来越高, 因此, 在严格项目审计、强化监督管理方面做文章将有益于企业的成本控制。
一、发电企业技改和大修项目成本控制存在的问题
近年来, 笔者通过对发电企业技改和大修项目进行全过程跟踪审计, 发现目前的发电企业在技改和大修项目的成本控制管理上仍存在一些薄弱环节, 普遍表现在以下几个方面。
( 一) 计划赶不上变化
一些发电企业拟定设备年度大修和技术改造项目计划时定位不准, 前期调研基础工作欠佳, 项目费用预算考虑不全面。在项目实施过程中, 修理项目及内容变化较多、价格起伏较大, 使大修和技术改造项目竣工结算超支情况较为严重。
( 二) 项目合同法律性不强
合同法是企业间订立合同的法律参照, 合同性质的变更、合同条款的调整都有着严格的要求和规定, 对合同履行过程中的任何违约行为, 受害方随时可拿起法律武器进行诉讼维权, 但在一些发电企业的技改、大修项目合同的签订、履行过程中, 条款变更的随意性、合同履行的期限性常受到违约行为的侵害, 给企业的成本控制造成了相当的被动。主要表现在:( 1) 合同的订立缺乏法律事务人员的参与, 不重视合同文本分析。一些发电企业在合同订立时没有法律事务人员参与, 使合同的条款缺乏预见性、可执行性, 不少合同签订得十分简单,缺少必要的补充条款, 不符合标准合同的要求, 合同所列内容表达不清, 在合同履行过程中常常因为缺少某些重要的条款, 缺陷和漏洞多、双方对条款的理解有差异等问题而发生争执扯皮;( 2) 法律意识淡薄。一些发电企业在合同签订后, 合同双方都不认真执行合同, 随意修改合同, 或在合同洽谈时随意改变原招、投标文件的实质性内容或违背合同规定打折扣。此外, 发电企业技改、大修项目合同的签订一般仅注重合同的静态管理, 而忽视合同的动态管理。缺乏可行的有效的合同管理体系和具体的操作流程, 不能对合同履行过程中进行及时的跟踪和有效的动态合同管理。
( 三) 以定期检修为主的检修管理体制僵化
目前, 许多发电企业设备检修都是采用定期检修为主的检修管理体制, 这种检修管理体制对检修项目、工期安排和检修周期均由管理部门根据经验制定, 它只按设备的检修周期计划进行, 而不考虑设备的实际性能和运行工况, 因此, 这种检修管理体制存在一定的过多维修和欠维修情况: 设备的过多维修会使一些不必要更换的配件过早退役, 付出了不应开支的人力、物力, 财力, 从而增加检修费用, 提高了发电成本; 而设备的欠维修虽表面上减少了检修费用, 但设备的安全可靠性却降低了, 给安全生产埋下了隐性缺陷, 而且还间接增加了设备的检修时间、费用, 更主要的是可能会浪费了生产的黄金时间, 造成发电违约被处罚。
( 四) 现场签证不规范
随着 ISO9001\2000 以及三标管理整合型管理体系的推出, 规范化管理在发电企业的运用渐成平常, 管理成效也日益明显, 但从对一些发电企业进行深入了解的情况看, 管理规范的层面化与实际操作的随意化呈“两张皮”现象, 主要表现在:
1、操作、记录两分离。一些发电企业的项目执行中, 不遵守现场签证的时效规则, 在竣工结算时, 事后补现场签证的情况时有发生。按照工程量变更的要求, 工程变更和工程价款报告应在规定时限内及时确认。如果因施工单位自身原因工程价款变更没有在合同规定的时限内( 一般为发生事件后的 28 天内) 向建设单位和现场工程师报送索赔意向通知, 建设单位也可视该项变更不涉及合同价款的变更。因而, 记录与实际操作不同步使成本的控制受到制约。
2、作为可追索的记录存在表达不清现象。在一些发电企业的大修、技改项目竣工结算审核中, 经常发现记录现场签证时表述不清的情况: 如签证仅表述变更的工程内容, 没有记录变更的工程量, 或者没有准确表述有关量, 留下了竣工结算的漏洞, 虽然有时审计人员已跟踪审计的记录, 但也很难推翻双方已签字的签证单。
3、岗位职责定位不准, 超权限签证现象较多。如现场施工代表的权限只能签量, 而不能签核价格。但有些现场工程师或项目负责人权限定位不清, 有时也会为提高效率而按施工方要求签上“按发票结算或以上情况( 含单价) 属实”。他们完全没有意识到自己有无权限, 一笔下去就是“一字值千金”,虽然是简单的几个字, 也许会使公司资金流失几千元甚至几万元。因为在市场经济条件下, 发票开出的弹性太大, 在工程结算上, 发票已经不能完全作为结算的依据了, 仅是作为参考。这些现场签证的不规范现象使发电企业的审计工作很被动, 特别是隐蔽工程不真实的签证, 工程早已完工并交付使用, 才进行竣工结算, 这样就难以真实反映项目实际造价, 容易使企业蒙受经济上的损失。
( 五) 企业检修工时定额没有统一标准
目前在发电企业中机组修理项目的外委承包方式普遍采用固定工时单价, 包工不包料的结算计价方式, 因而设备检修工时数就成了影响项目修理费用变化的主要因素。但发电企业还没有一套统一的检修工时定额计算标准, 许多发电企业的检修工时定额的确定都是参照其它单位机组的标准工时来定。由于机组设备的结构和设备检修的复杂程度、检修工艺的特点、检修工人技术水平、工具、机具及施工管理技术不同, 地方工资标准也存在差异, 各企业的设备检修工时定额应是不同的, 而且目前工时定额标准也不完善, 核算准确性不够, 常存在着维修工程量计量不准确的现象也使施工方与结算方产生意见分岐问题。审计部门对于修理项目合同价格的审计主要是依照标准, 没有标准审计工作的精确度也将偏离, 成本控制也就成了一句空话。
(六) 忽略固定单价合同工作内容的变化
一些发电企业技改和大修项目如果是包工包料的承包方式, 多是采用固定单价合同, 却采用综合单价计价方式, 综合单价中包含了完成分部分项工程所需的人工费、材料费、机械费以及相关的各项费用、利润、税金、风险等。审核固定单价合同的工程, 应是注意合同文件中明确列项的每个分部分项工程按照甲方要求及技术规范所应包含的工程内容与工程要求。但审计发现, 有的施工单位将已包含在综合单价中的部分工程内容作为洽商单独列项, 向甲方索赔或综合单价中的部分工程内容没有施工也没有扣除。如部分电厂的保温修复工程, 大多采用固定单价合同, 甲乙双方在合同中已约定保温安装的综合单价, 其中已经包含了保温勾钉、保温岩棉、铁丝网的安装、铁丝网抹面、包玻璃纤维布、油漆等工作的内容, 但有时我们审核送审的结算书, 常发现工作的内容某分项发现变化如包玻璃纤维布、油漆取消了但单价还是一成不变, 没有作相应的调减, 或发现将勾钉的安装来重复列项的现象。
(七) 管理存在缺位, 节约意识淡薄
在一些发电企企业的大修或日常维修项目的制定过程中, 常发现有些设备更换或修理一下某一零部件就不需要整套更换了还可节约开支, 但有些员工为了省事, 总是整套设备更换, 这暴露了管理人员对项目的审核把关不够严格, 使以“换”代“修”的检修观念一度成为基层员工躲避困难的护身符。
二、改进的办法和建议
发电企业技改和大修项目的成本控制中存在的这些问题是关系到企业的成本控制的根本问题, 在未来电力市场竞价上网的新形势下它决定着发电企业的竞争力高低, 决定着企业的生存和发展, 为此, 笔者建议在改进方向和具体办法上多下功夫。
(一) 量化定额标准, 建立健全奖惩有度的内控制度
针对员工成本控制意识不强, 企业应建立健全成本控制内控制度, 制定各检修专业检修维护费用定额, 同时出台相应的管理办法, 年终统计检修维护费用高于管理定额的检修专业予以考核, 差额越大考核相关专业金额比例就越高。年度技改项目资金预算也一样, 项目实际发生的费用比较检修专业所报的预算资金超支比例越大, 考核相关专业金额就越高。其次, 要求企业编制设备年度大修和技术改造项目计划时, 要根据设备的运行状况和以往的检修经验, 对机组检修项目按照“有层次、有重点、有特例”的原则进行规划, 力求做到既不过修也不失修, 既充分发挥设备的运行潜力, 提高利用水平, 又降低检修费用以实现综合效益的最大化。柳电公司为扭转前几年的结算超支较为突出的现象, 更好的控制项目费用, 于2005 年 5 月出台了 《关于检修维护费用定额使用的管理办法》, 从近两年来的情况看成效明显, 项目结算超支现象有所减少。
(二) 强化合同管理
1、加强合同评审意识, 完善合同管理程序。利用企业信息管理系统平台对合同的编审批流程进行规范化整理, 并严格执行合同的评审和会签制度, 对于某些金额较大的项目建议增加法律评审序程, 使项目合同在相关部门都按流程进行而得到严格的审核, 合同评审后方可加盖合同专用章, 使合同起到了事前监督、防患于未然的作用, 尽量避免事后补签合同的现象发生, 因为某些敏感的经济条款放到工程干完再谈, 双方极易引起扯皮和发生经济纠纷, 容易给企业造成不应有的损失。
2、建立项目预算管理委员会, 对各工程项目的计划和补充进行审核, 使项目合同签订后的金额变动得到及时有效的审核, 同时对合同提出细化要求:所列的检修项目内容要细化, 明确具体的工作量以及具体的大小、尺寸、数量,能够使合同执行人弄清楚工日数中包括什么具体内容、数量多少, 更换量有多大, 才能避免双方对条款的理解有差异而发生争执扯皮, 也便于工时数的确定。既有利于企业高层的垂直管理又有利于审计的同步跟进。
( 三) 优化机组设备检修方式, 降低设备检修费用
现行的以预防性计划检修为主的旧检修体制已越来越无法满足发电企业的要求。企业必须探索一个较适合自己企业的检修管理模式, 如, 集计划检修、状态检修、故障检修及改进性检修等多种检修模式于一体的综合检修模式, 通过设备优化检修方式, 合理地延长定期检修间隔以达到减少检修时间、提高发电设备可靠性、降低维修成本,从而实现企业经营者追求最佳经济效益的目的。目前我国有些发电企业的检修体制正逐步向预知性的状态检修体制过渡。例如, 2006 年柳电公司的两台机组小修, 就尝试了以状态检修为主体, 以故障检修、改进性检修为辅助的优化检修方式, 也就是对运行了多年的常出现爆管现象的水冷壁管进行重点检修更换, 两台引风机进行了选择性检修, 这样 2006 年的机组小修费用大大降低。所以通过设备优化检修方式不仅可以提高设备的可用率, 还能有效降低检修费用。
( 四) 完善项目签证管理办法
在工程结算审计中发现在施工阶段中签证价款已成为项目造价的动态可变的主要部分, 所以这部分价款的签证控制和把关对降低项目成本具有很大意义。据我们多年的审计经验, 机组大、小修实施过程中出现增加检修项目或增加检修内容的事项是很难避免的,但是对这部分的工程变更内容签证管理必须加强。
1、完善现场签证的制度。制定项目施工现场签证执行程序, 明确现场代表的签证时效、范围、权限, 对签证失误造成资金损失的要进行考核;2、建立工程变更限额管理制。明确工程变更签证人员的职权、分工和签署限额, 超过一定额度的较大变更事先要上报公司领导审批。
3、在项目施工过程中, 适当安排专业人员共同参与施工现场管理, 可以避免现场代表因对施工工艺或预算不熟悉, 重复签证的现象。
4、对影响工程造价较大的签证, 必须要有专业人员和现场管理人员及审计人员共同签名, 签证方可有效, 并在合同上明确这条款。
(五) 完善企业工时定额
为了使修理项目的工时数确定做到双方满意, 必须要加强市场信息的采集、分析和调研, 既要了解市场需求变化又要兼顾行业通用范例以完善企业检修工时定额。如根据同类机组检修的工时定额情况、检修市场的供需情况以及本企业机组设备的状态和设备检修的复杂程度, 综合多年来设备检修的用工情况, 利用已积累的同类工序实际工时消耗的统计资料, 在整理和分析的基础上, 结合技术组织条件来确定和整理出台自己企业的检修工时定额, 并对企业检修工时定额实行动态管理。
(六) 重视固定单价合同审核关
对实行的固定单价合同工程, 除了要认真研读综合单价所包含的内容外,还要注意施工阶段的增补项目和增减工程量。对于增补项目审核, 首先应根据现场管理人员的签署意见对增补内容进行分析, 区分该项工作是否有必要重新列项, 是否已包含在合同中; 如果有必要重新列项, 要注意从以下三个方面去审核其单价的真实性:
1、在工程量表中有同种工作内容的单价, 应以工程量表中的价格计算变更费用。实施变更工作未引起工程施工方法发生实质性变动, 不应调整该项目的单价。
2、工程量表中没有列出同类工作的单价, 但有可参考的项目, 则其单价应参照类似项目的单价进行增减调整。
( 3) 在工程量表中没有同类或可参考的工作内容的单价, 应按照与合同单价水平相一致的原则去审核该项目的单价。
( 七) 树立员工节约意识
企业要尽量进行旧件修复、旧物回收工作, 在检修工作中坚持修旧利废,以降低检修费用。既有利于培养员工勤俭节约的意识, 使员工全员参与经营管理, 降低成本、提高效益又提高检修人员素质、提高检修工艺。另外坚持倡导修旧利废的理念, 积极提高员工立足于“修”的积极性, 在项目作资金计划时,就把修旧利废的因素考虑进去, 对能利用旧的材料或修复的设备, 要规定回收、利用。为使修旧利废落实到位, 可以制定切实可行的制度和考核奖励办法,鼓励员工提高检修业务水平, 在保证质量的前提下, 以修复的旧件替代新件,对修旧利废做得好的员工进行奖励, 对造成浪费部门或员工, 按制度管理考核办法进行考核。
总之,作为企业的内审部门, 对技改和大修项目进行全方位、全过程的参与审计, 并通过每季度公司召开的经济活动分析会议, 向大会作汇报, 及时堵塞漏洞, 减少损失浪费, 同时, 提出审计建议和改进措施, 事后还跟踪落实, 充分发挥内部审计监督的预警作用, 促进企业管理进一步的完善。
