1、引言
毕业设计或毕业论文是本科生以上高等教育过程一个重要环节，直接关系到对相关学生的研究能力的培养，研究生与博士生作为研究能力培养的重要目标。论文撰写能力及文档编辑能力应该有很强的基础。但对于一般与计算机关系不大的学科的学生文档编辑能力也需要进一步加强而作为本科生第一次写毕业论文，在教学过程中格式问题更是普遍存在。
文档格式方面可以从这几个方面进行讨论，一是相应内容格式要求，比如文档中公式的编号和变量的说明，文档中图的编号和标题，文档中表的编号和标题等；二是相应期刊格式要求。比如从内容需要作者提供中英文摘要和关键词、图书分类号等，特别是参考文献和引用标注需要与相应期刊要一致；三是学位论文或图书格式，这类文档的特点是内容，篇幅长。比如毕业论文内容要求要有中英文摘要、目录、正文、参考文献等等。并规定相应部分不得少于多少字。 从网上搜索的高效毕业设计的格式要求看还细致到字体、段落、标题级别格式、页边距的调整等要求。
例如每一部分用什么样的字体，是否加粗和居中等；段落的行距是多少。段前段后空出多少等；标题应该分几级，相应的编号如何使用，相应级别的标题应该使用什么样的字体和段落等。看起来上述格式要求很细致到位，但当收到论文的时候，许多老师抱怨学生的论文格式问题很大，为什么？原因在于学生对于word还没有达到熟练应用的程度，对其中的有些概念还不甚熟悉，有很多同学只是停留在文字的输入，字体和段落的调整等。 所以最后很多老师就成了学生的编辑。
2、文档格式概念及论文格式制作。
2.1、一些基本概念。
要解答上述问题，首先需要明白一般性文档格式操作的几个基本概念，这些基本概念含义摘自于word帮助文档。
1）字体和段落。这个方面对学生的问题不是很大。大家都知道常用的中文字体有“宋体”、”黑体”、“楷体” 等 。常用英文字体有“Times New Roman”、“arial”等。
段落是指内容意义相对完整独立的。格式上与前后相对分开的一段文字。
在word需要注意回车符和换行符的不同含义，前者可以使文字分割为不同段落，后者只是在段落内部换行。
2）样式和标题。样式就是应用于文档中的文本“表格和列表的一套格式特征。它能迅速改变文档的外观” 应用样式时。可以在一个简单的任务中应用一组格式。例如，无需采用三个独立的步骤来将标题样式定为16pt、arial字体、体“居中对齐。只需应用“标题”样式即可获得相同效果。word有9个不同的内置标题样式。从“标题1”到“标题9”用户还可以创建或应用其他类型的样式。例如段落样式、字符样式、表格样式、列表样式等。
3）页眉和页脚” 是文档中每个页面页边距的顶部和底部区域” 可以在页眉和页脚中插入文本或图形。例如。页码、日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者名等。这些信息通常打印在文档中每页的顶部或底部，通过单击(视图)菜单中的(页眉和页脚)，可以在页眉和页脚区域中进行处理。
4）脚注“尾注和题注” 在文档中。将指针停留在注释引用标记上。注释引用标记用于指明脚注或尾注包含附加信息的数字、字符。或字符的组合” 脚注的注释文字的位置在页面底端。尾注的注释文字的位置在文档结尾处。题注是可以添加到表格“图表“公式或其他项目上的编号标签” 在文档中插入表格“图表或其他项目时。可让word自动添加题注。或者。如果您已经插入了项目。可以手动添加题注” 可以为不同类型的项目设置不同的题注标签和编号格式。例如。“表格 2”和“公式1-A”。或者更改一个或多个题注的标签。例如。将“表6”改为“图表6”.还可以创建新的题注标签。如(照片)” 如果后来添加“删除或移动了题注，可以方便地更新所有题注的编号。
5）节和分节符。 “节”是这也是word软件中实现对文档内部分块格式布局的控制。 “分节符”在一页之内或两页之间改变文档的布局，只需插入“分节符”即可将文档分成几节，然后根据需要设置每节的格式。 网络上也有不少介绍分节符用途的文章。 例如，可将报告内容提要一节的格式设置为一栏，而将后面报告正文部分的一节设置成两栏。 可以更改下列节格式有页边距、纸张大小或方向、打印机纸张来源、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号、脚注和尾注等。 值得注意的是分节符只控制其前面文字的节格式。
2.2、 论文式文档格式制作
在上述问题和基本概念基础上，现在来介绍文档格式的整体性模板。 要求如下(1）总体内容结构上分为封面页、中英摘要、目录页、正文、参考文献等几大部分。
2）封面页不含页眉、页脚、页码等信心3）中英文摘要和目录页含页眉、页脚和页码信息，页码格式为“Ⅰ.Ⅱ.Ⅲ,……”或者“Ⅰ.Ⅱ.Ⅲ.……”。 目录要求能够自动生成而不是手工添加。
4）正文页和参考文献页码含页眉、页脚和页码信息，页码格式为“1，2，3，……”，正文篇章标题分页。
要满足以上几点要求，可以在 word 环境下进行以下几个步骤的操作。
1）新建文档。 打开 word软件，新建一个word文档，假设保存并命名为“2009年毕业设计.doc”
2）文档分节。 点击菜单“插入”，“分隔符”，选“下一页”，点击“确定”，其实就在该文档里插入一个word分节符。 在基本概念里面说明了分节符主要是在一个页面内或两个页面之间控制文档的布局。 这里则是将文档分为三个小节，第一节是封面页+第二节是中英文摘要和目录页+第三节是后续页，包括正文、参考文献和附录等。 所以按照前面的操作，再连续插入一个分节符，即一篇文档被两个分页分节符分为三个小节。
3）分节符显示。 单击“常用”工具栏上的“显示5隐藏编辑标记 ”，这样在文档里双虚线显示的“分节符（下一页）”，将插入符光标定位在每一个分节符前，按几个回车键。 剩下的任务还有页眉、页脚和页码的设置，标题样式设置，以及目录的生成等。
4）页眉、页脚和页码的设置。 单击隐藏文档空白部分。 点击菜单“视图”，“页眉和页脚”，滚动页面到第二页，即第二节的页首，单击页眉和页脚操作对话框的“链接到前一个”按钮，使得第二节的页眉与第一节的页眉脱离关系，然后切换到页脚使得第二节的页脚与第一节的页脚也脱离关系；同理，页面滚动到第三页进行操作，使得第三节的页脚也与第二节脱离关系。
在前面操作基础上，滚动页面到第一页，可以发现页眉上有条横线，单击“常用”工具栏的“表格与边框”按钮，选中横线上段落符，选择并单击“表格与边框”对话框上“下框线”按钮去除页眉横线，这样首页的页眉和页脚就什么也没有了。将页面滚动到第二页，可在页眉的横线上输入相应的文字，比如“××××大学毕业设计(论文)”字样,连续的“*”号代表省略字符，下同-，在第二页的页脚插入页码，并对中，调整页码格式为罗马数字序列，起始页码为“i”或者“Ⅰ”。将页面滚动到第三页的页脚，插入页码，对中，调整页面的起始值为“1”。
5）标题样式的设置。 完成了页眉和页码设置后，关闭页眉页脚操作对话框。 在第一页的封面页里写上相应的封面文字，并设置字体和段落格式。第二页里，按“ctrl+enter”组合键两次，再在第二节里加上两个“分页符”，即将第二节再分为三页，一页写上“摘要”，二页写上“ABSTRACT”，第三页写上“目录”。这时再将页面滚动到第三节，即此时的最后一页，在第一段落符前写上“第一章******”，段后按“ctrl+enter”组合键，然后接着写“第二章******”，再按“ctrl+enter”组合键，……，直到合适为止以。
上工作把文档的页面基本分好后，选中“摘要”，第二、三节里面的相应首行文字，单击“格式工具栏”，“样式”下拉组合框，选择“标题0”，再继续设置“摘要”的字体和段落格式。 然后使用格式刷，将第二节和第三节里面的首行文字都刷成标。 在正文页内继续设置相应标题下的二级和三级标题，原理同上。
6）目录自动生成和刷新。 将文档滚动到目录页，在目录后面按回车，将新行段落两端对齐，点击菜单“插入”，“引用”，“索引和目录”，点击对话框上的目录DFG 页，点击“确定”按钮，就可以看见在目录页生成的该文档的目录了，接下来就可以在这个模板上进行文档编辑工作，包括摘要、正文、参考文献、附录等内容，在论文定稿时候，再刷新和编辑目录即可。
方法是在目录页里的目录条里右键单击“更新域”→“更新整个目录”，然后选中目录条目进行删除（或者开始就不把目录的标题设置标题样式），再进行其他方面文字和段落调整，便完成了整个目录的生成和刷新工作。
3、 结论
上例是基于论文的整体架构格式制作，同理可制作图书和其他文档的架构格式，其他方面细节格式还需要读者自己继续深入word的学习。 总之，格式作为文档的第一印象对学生将来工作也很重要 ，工作过程中学生需要写各种各样的报告，需要写各种各样的工作总结，有面向客户的，也有面向上级领导的，总之是要给别人看的。
在学校有老师可以更改，在工作岗位上只有依靠自己的平时的积累和良好的习惯。 从整个过程来看，并不是说明这个技术有多高明，而是通过上述内容来提醒大家从小处着手能够利用相应软件更多更好的功能，为自己的学习和工作服务，并形成良好的职业习惯和素养。
