第 5 章 中小企业会计电算化系统设计和实施
根据中小企业对于会计电算化系统的功能需求，本系统的系统设计内容如下。
5.1 总体设计
该系统主要包含以下五个模块：系统设置、凭证管理、记账结账、打印输出、系统维护。系统设置主要为建账初期和系统参数的设置使用。可以进行一些初始设置，包括科目、凭证类别、账簿及其他设置。可以添加期初余额，为本期业务的开展做好准备。
凭证管理是会计工作的基础。该模块可以进行凭证的增加、查询、修改的业务。记账结账的主要功能有登记账簿、账簿查询、科目汇总、结账等。打印输出模块主要便于会计人员进行报账，或向主管领导汇报账目，或者输出 EXCEL 格式的账目以备其他系统使用等。主要可以输出打印凭证、账簿以及科目余额。系统维护模块主要是给系统管理员使用的。可以进行数据的管理，包括数据的备份和恢复。下面图 5.1 是该系统的结构图。
会计人员根据原始凭证，在系统中手工录入生成记账凭证，或者收款、付款、转账凭证。生成的凭证可供修改、查询、打印。凭证录入后，自动登记账簿，登记的账簿可供查询，查询到总账或者明细账，账簿可以打印。月末，会计人员可以进行月末结账处理。图 5.2 是该系统的数据流程图。
5.2 详细设计
5.2.1 代码设计
5.2.1.1 科目编码设计
根据会计制度规定，一级科目编码是 4 位。由于中小企业设计的业务比较有限，所以设计会计科目编码采用层次码，共两级，一级科目编码用四位整数表示，二级编码用两位正数表示。根据实际情况添加所需二级科目。见图 5.3。
5.2.1.2 凭证代码
凭证代码由三位整数组成，添加凭证时，系统自动编号。此系统的其他代码设计不在此处赘述。设计方法与上面相同。
5.2.2 数据库设计
5.2.2.1 实体描述
在新系统中，存在多个外部实体，凭证、科目等。凭证实体是会计电算化系统中用来存放凭证信息的。
5.2.2.2 实体属性描述
“凭证”实体描述，如图 5.3。
“科目”实体描述，如图 5.4。
5.2.2.3 关系模型
凭证（编号 自动编码，凭证类型 文本，凭证代码 文本，凭证日期 日期， 摘要 文本， 借贷方向 文本，科目编码 文本， 金额 货币）5.2.2.4 数据库表的设计。
①kemu 表的结构见表 5.1 如下：
说明：本表用于存放会计科目文件的科目编码和科目名称。kemuid 用于存放科目编码，kemuname 用于存放科目编码对应的科目名称。kemuid为主键。
②pz 表的结构见表 5.2 如下：
说明：本表用于存放记帐凭证的相关信息,pzleixing 存放记帐凭证的相关类别，包括现收，现付，银收，银付和转帐五种类别；pzid 存记帐凭证的编号；zy 存放记帐凭证记载的业务的摘要；pzdate存放记帐凭证的日期；kemuid存放会计科目的编码；jiedai存放会计科目的发生额方向，“1”代表“借”，“2”代表“贷”；jine 存放会计科目的发生额金额。id 为主键。
5.2.3 人机对话设计
详细设计中的一个重要内容，就是人机对话设计。人机对话界面是软件与操作人员沟通的桥梁，人机对话设计上，要以简洁为主，能够让用户在不熟悉计算机的情况下，也能进行操作，为会计人员尽快上手提供方便。首先，要设计的是本系统的主界面，主界面上显示了该系统的使用者有两个：会计人员和系统管理员。会计人员主要进行凭证的管理、记账结账的业务以及打印输出功能。系统管理员主要做初期的设置以及期初余额的添加，以及日常的数据备份和输出。见图 5.5。
5.2.3.1 系统设置
首先，系统管理员进行系统设置。点击“系统设置”按钮，出现管理员登陆界面，如图 5.6，管理员需输入操作员名称和密码，方能登录。登录后，系统管理员可进行的操作包括：科目设置、凭证类别、账簿设置、其他设置和期初余额，如图 5.7。
点击“科目设置”出现会计科目页面。根据会计制度规定，系统内已存以及会计科。
点击“凭证类别”，可以进行凭证类别预置，可供选择的凭证类别的类型有三种，记账凭证、付款，收款，转账凭证、银行收款，银行付款，现金收款，现金付款，转账凭证。中小企业可根据自己的实际业务需要进行选择，凭证预置之后，可以进行凭证的参数设置。如图 5.10。
5.2.3.2 凭证管理
本模块实现三部分功能，即添加凭证，查询凭证，修改凭证。利用一个 SSTab 控件，把这三个功能放在一个表单内实现。
首先是“添加凭证”功能，见图 5.12。此处首先选择凭证类别，由一个组合框框架实现。凭证类别包括银收，银付，现收，现付，转账。在选择凭证类别的同时，系统自动在数据库中搜索同一类型的凭证，并在此表单的凭证号中编码，是最后一条同类型凭证的编码加一。同时，如图，如果是银收凭证，下面的借贷方向和科目的第一行自动生成“借”和“银行存款”。添加完毕点击“添加”，系统检查借贷是否相等，如不相等，出现对话框提示“借贷不等”，如借贷相等，则出现对话框如图 5.13。
接着，是查询凭证功能，见图 5.14。此处通过两个条件查询，一个是按照日期查询，另一个是其他条件，包括凭证号，凭证类别，科目名称和金额。选择好查询条件之后，点击“开始查询”。下面是一个 datagrid 控件。并于一个 adodc 控件进行连接。根据查询条件，系统在数据库中查找，把查找结果显示出来。
增加条件，点击“开始查询”会减少搜索目标。如图 5.15。
第三，是修改凭证功能。首先要查找要修改的凭证。此处查找通过两个条件，见图5.16 即凭证类别和凭证号。点击“搜索”，该凭证的所有信息都显示出来。修改完毕，点击“保存”，出现对话框提示修改成功，如图 5.17。
5.2.3.3 数据维护
数据维护模块是给系统管理员使用的，主要进行数据的备份和恢复。“数据备份”时，选择要备份的数据，并选择备份的路径，开始备份之后，数据被复制到指定文件夹，备份完成，提示“备份成功”，如图 5.18 和图 5.19。
5.2.3.4 记账结账
会计工作的另一个主要内容，是对于账簿的管理和结账的工作。如图 5.21。记账结账模块有四个功能：登记账簿、账簿查询、科目汇总和结账。
每一个自然月末尾，都要对该月的账目进行结账，没有问题，才能进行下一个月的业务。所以，记账结账的模块，在会计电算化系统中是必不可少的。该部分的人机对话界面如图 5.22。选择结账月份“1 月”，点击结账按钮，出现“结账成功”，如图 5.23。
5.2.3.5 打印输出
会计人员定期或者不定期的要将需要的凭证或账簿输出，以备检查和回报。如图5.24。
执行“凭证”按钮，会出现打印凭证界面，可以按照凭证期限设定打印范围，可以查看到打印的格式，可以进行打印设置，并执行打印，如图 5.25。
点击“账簿”，会出现“选择要打印的账簿类型”页面，可提供总账、明细账的打印，如图 5.26。点击总账，出现三栏式总账打印的页面，可以选择打印的科目范围，账页格式等，进行打印，如图 5.27，5.28。
5.3 系统实施概况
一个好的设计方案，只有经过精心的实施，才能带来实际效益，发挥它的价值。因此系统实施阶段的工作对系统的质量有着十分直接的影响。由于编程的复杂性，在此不对系统实施作详细说明（部分代码见附录）。
（由于篇幅原因，本章部分图片省略，如要查看全部内容，请联系网站工作人员。）
