商务德语(Wirtschaftsdeutsch)的概念涉及到德语在职业场所、经济领域及对外贸易中的使用，属于专业用语(Fachsprache)的一种，有自己的独特之处。商务信函是国际商务活动中的主要书面交流手段，当今商业活动的快速发展使商务信函摒弃了以往的冗长刻板，更具简捷实用的风格，一份合格的商务信函必须语法正确、书写工整、标点正确且合乎逻辑，不能出现错别字。德语商务信函相比起英语，格式化程度更高。正确撰写出用词规范、格式正确且措辞恰当的商函，是外贸从业人员必备的一项技能。
一、商务德语信函的特点
（一）商务德语信函的词汇特点
1.专业词汇。德语商务信函中会大量运用到外贸方面的专业术语，其中专业性最强的是贸易术语（TradeTerms），用来概况说明买卖双方在贸易中的权利与义务。
常见的用以说明支付条件的术语有Vorauszahlung（预付款）、Ziel（支付期限）、Stichwechsel（定日汇票）、Akzept（承兑）等。值得注意的是有关信用证的几个术语，Dokumentenakkreditiv（跟单信用证）是最常见的支付方式，它又分为三种：widerrufliches Akkreditiv（可撤销的信用证），这种信用证在当今的外贸中很少使用，因为它不必通知受益人就可以改变和撤销信用证，具有极高的风险性；unwiderrufliches Akkreditiv（不可撤销的信用证），这种信用证没有受益人的同意是不能修改或撤销的，开证行具有明确的保兑义务；unwiderrufliches undbesttigtes Akkreditiv（保兑的不可撤销信用证），这种信用证对出口商具有双重保险性，除了进口商所在国的开证行有责任在拿到单据后付款给出口商，其本国的信用证证明银行也有明确的承兑付款义务。
此外，在发货通知中需要对货物的重量进行说明，大宗货物发运经常采用特定的重量标志以示区别，如：Nettogewicht（净重），指的是货物的实际重量，不包含包装在内；Bruttogewicht（毛重），即货物与包装的总重量；（Taragewicht）皮重，容器或包装用的木箱、纸箱等的自身重量。
2.缩略词。上文提到，在书写收件人姓名时不宜使用缩写，但在信函的其他部分中可以使用缩略词，特别是与交货有关的术语基本上都是采用国际通用的缩写，如：EXW(工厂交货)，FCA(货交承运人)，FOB(离岸价)，CIF(到岸价)，等等。
在信头和落款部分也会使用缩略词。信头中公司的名称会出现缩写，常见的有AG（Aktiengesellschaft）指股份公司、GmbH（Gesellschaft mit beschrnkter Haftung）指有限责任公司、KG（Kommanditengesellschaft）指两合公司、oHG（offene Handelsgesellschaft）指无限责任公司这四种。落款时，签名前会加上“i.A”（代表）,“ppa.”（per procura）,“i.V.”(in Vollmacht),“m.V.”(mitVollmacht)，即代表或全权代表之意。
3.书面语。使用书面语也是德语商函的一大特点，在写作中应尽量避免使用过于口语化的词汇，如下列两个句子：
（1）Ich bin sicher, dass wir die Sachen geprüfthaben und alles okay fanden.
（2）Ich bin sicher, dass wir die Ware geprüfthaben und die einzelnen Posten einwandfrei fanden.
第二个句子中用die Ware代替die Sachen，用einwandfrei代替okay，显然比第一个句子更为正式，也符合商务信函的写作风格。动词作为德语句子的中心，在选用的时候也需要格外注意，例如同样是“基于”的意思，basieren比beruhen正式，“改变”modifizieren比verndern正式，等等。使用虚词如形容词时，也要避免用schn/schlecht这类空泛的词汇，而geschmackvoll/mangelhaft则更为合适。
（二）商务德语信函的语法特点
1.句式。现代的商务信函要求高效简介，使用简单句备受推崇，就算使用从句，也不要超过两级。2011年的新版DIN5008中也推荐“使用如同说话一般的表达方式”，传统文牍式的表达被逐渐摒弃。对比以下两个句子：
（1）Diese Sachlage zwingt uns, obwohl unsereKunden, die durch ihr groes Interesse, das überJahre hinweg anhielt. beweisen, dass das Produkt einausgezweichnetes Echo fand, die Herstellung dieserSerie einzustellen.
（2）Durch ihr groes Interesse haben unsereKunden jahrelang beweisen, dass das Produkt einausgezeichnetes Echo fand. Dennoch zwingt uns dieseSachlage, die Herstellung dieser Serie einzustellen.
第一个句子显然太长了，而且使用了多达四级的从句，造成了语义的混乱。因此在现代商务信函中应采用第二种句式，即便是从句也不要超过两级。
2.叙述方式。德语中的叙述方式无非三种：直陈式、命令式和虚拟式，而虚拟式又分为第一虚拟式和第二虚拟式。
传统的商务信函中第二虚拟式的出现频率很高，写信人往往通过使用第二虚拟式来表达客气的请求或委婉的建议，如：Wir wren Ihnen sehr dankbar, wenn es Ihnenmglich wre, unserem Berater einen Termin zu geben.在现代商务信函的写作中，这种拐弯抹角的句式并不建议使用，取而代之的是使用如下的句式：Bitte geben Sie unserem Berater einen Termin.
用命令式代替了第二虚拟式，并且加入副词bitte，用来表达出客气的语气。即便是使用第二虚拟式，更多的也是借助情态动词knnen的第二虚拟式，做出客气的请求：Knnten Sie unserem Berater einen Termin geben
二、礼貌原则在商务德语信函中的应用
礼貌原则是英国着名语言学家Leech提出的概念，他认为，交际中人们有效地使用语言是因为交际双方共同遵循了人际言语交往的一系列语用原则。礼貌原则就是其中一条重要的语用原则，约束着人们的语言活动，减少交际双方的摩擦和矛盾，促使交际者得体地使用语言，从而取得交际的成功。
Leech将其归纳为六个准则：得体准则，尽量让别人少吃亏，尽量让别人多受益；慷慨准则，尽量让自己少利益，尽量让自己多吃亏；赞誉准则，尽量少贬低别人，尽量多赞誉别人；谦虚准则，尽量少赞誉自己，尽量多贬低自己；一致准则，尽量减少双方的分歧，尽量增加双方的一致；同情准则，尽量减少双方的反感，尽量增加双方的同情。
通过语言来表达礼貌，减少双方的冲突，促进彼此间的合作，是促成贸易的重要手段。礼貌原则被广泛地用来指导英文商务信件的写作，它也同样适用于德语商函。Leech提出“不同的场合需要不同种类的礼貌”，根据不同的礼貌要求，可以将商务信函归为四类：和谐类、竞争类、冲突类和催促类。
以下将分别阐述礼貌原则在各类信函中的应用。
（一）和谐类信函
询价和报价从礼貌角度考虑分别可以看作是“施惠”和“提供”，本质上属于礼貌行为，因此可以将其列入和谐类信函。询价的主要目的是收集信息，在询价函中为避免不必要的反复询问，应尽量具体地告知对方自己的需求，请对方寄来样品或试样，并且说明预计购买货物的数量，因为这关系到价格、折扣及运费等问题。报价是对询价的回复，也有主动报价，目的是提供信息。报价函的撰写需格外注意，根据德国的法律，报价函具有法律约束力，即供货必须严格按照报价函中所列的条件来执行。如果要对报价的约束力进行限制，可以补充说明报价函的有效期或特殊条款。除了上述需要客观表述的内容，在询价及报价函的最后部分也需要表达与对方合作的愿望，如：
（a）ber ein baldiges Angebot oder einen BesuchIhres Mitarbeiters würden wir uns freuen.
（b）Wann wre ggfs. Ein persnliches Gesrpchmit Ihnen mglich, so dass wir klren knnen, ob eineZusammenarbeit für beide Seiten Erfolg versprechendsein kann
（c）Wir sind sicher, dass Sie an unseremAngebot interessiert sind.
（d）Dürfen wir uns nach einigen Tagen beiIhnen erkundigen, ob Ihnen unser Angebot zusagt Wirwürden gern Ihre Lieferant werden.
（a）和（b）两个句子都可以作为一封询价函的结尾，表达对合作前景的展望；（c）和（d）则是出现在报价函的结尾，表达期望对方订货。（a）与（c）都是以写信人为出发点，写信人得到的益处多于收信人。而（b）与（d）都是以收信人为出发点，并且使用了第二虚拟式，表达了写信人对收信人是否会接受请求的不确定性，加大了收信人选择的余地，礼貌程度相对较高。因为收信人选择的余地大，写信人的请求有可能被对方拒绝，从而受益减少，收信人受益最大，体现了“尽量增加别人利益”的得体准则以及“尽量减少自己利益”的慷慨准则。
（二）竞争类信函
还盘被列入竞争类信函，因为它要求收信人降低价格，致使其利益受损，属于不礼貌行为。还盘主要是在价格上进行再次协商，也可能涉及到支付条件和交货条件。在这类损害对方利益的信函中，言语措辞需更加谨慎，如：Wir sind überzeugt, dass Sie sich, wie sonstauch, groe Mühe gegeben haben, um wettbewerbfhigePreise anzubieten. Leider ist es Ihnen aber diesmalnicht so ganz gelungen.
此句以收信人为出发点，充分肯定了收信人为提供优惠的报价所付出的努力，遵循了“尽量增加对别人的赞誉”的赞誉准则。还盘不可避免地会减少收信人的利益，无法实现“尽量让别人多受益”的得体准则，但可以通过赞誉准则来增加礼貌的程度，缓和信函的语气，给对方一个台阶下，避免双方的关系受到负面的影响。
（三）冲突类信函
投诉信可以视作典型的冲突性言语行为。买方在收货或使用货物的时候发现货物有任何残短的情况，应立即通知卖方。投诉是件不愉快的事情，需要谨慎而且考虑周全地进行，才不会对双方今后的合作造成损害。
（a）Wir bedauern, Ihnen berichten zu müssen,dass ein Teil der Waren durch Seewasser verdorbenwar.
（b）Um Ihnen die Kosten für den Rücktransportzu ersparen, würden wir die Ware behalten, wenn Sieuns einen Nachlass von 10% gewhren.
（c）Wir fordern Sie auf, bis zum ... bei unsdie Maschinen abzuholen und uns gleichzeitig eintypengleiches Modell zuzustellen.
（a）句首先对申诉表示遗憾，并且开门见山地说明了不满意的原因。申诉应该局限在确凿的事实上，要避免无理行为，以理服人成功的可能性要大一些。（b）句中，写信人表示为减少收信人的运费开支愿意保留货物，同时要求降价，以收信人为出发点，在顾及收信人利益的同时也保护了自己的利益，实现了双赢，体现了礼貌原则中的一致准则。
（c）句的语气最为生硬，使用了“auffordern”这个表示“要求”语气非常强烈的动词，从言语行为的驱使程度来说，如果某一行为对听话人所产生的驱使程度越大，即使听话人的选择余地越少，该话语就显得越不礼貌。即便货不对板让人恼火，但在信函交往中也应沉住气，顾及对方的面子，避免语气太过强硬。
（四）催促类信函
催货函及催款函都属于催促性的言语行为。以催款函为例，买方如果未能按商定的日期付款，卖方可以去函要求结账。催款函属于商业函件中最难完成的一种，既要拿回自己的钱，又要顾及客户的面子。
（a）Wir danken Ihnen für Ihren Schecküber...Euro zum teilweisen Ausgleich Ihres Kontos,mchten aber darauf hinweisen, dass die nochausstehende Summe betrchtlich ist.
（b）Es ist bedauerlich, dass wir Sie nocheinmal bitten müssen, die am 00.00. fllige Rechnungüber...RMB umgehend zu begleichen. FinanzielleEngpsse gibt es in jedem Geschft einmal. Was esnicht geben sollte, ist der Abbruch des Gesprchsmiteinander.
（c）Wir hoffen immer noch, dass Sie sich dieUnannehmlichkeiten und betrchtlichen Kosten einesProzesses ersparen werden.
（a）句用于第一次提醒对方付款，口气友好，首先感谢对方已支付部分的货款，再通过使用第二虚拟式的情态动词“mchten”，礼貌地提醒对方仍有余款未结清。如果第一次催款无效，第二封催款函的语气可以稍微强烈一些，但也要客气，以求说服负债人尽快结清款项。如（b）句，在信件的开头部分对再次催促对方付款表示遗憾，并且表示理解生意上可能会出现资金周转困难，但无论如何不应该中断相互间的交谈。通过这样迂回的方式保留了对方的面子，减少对方可能产生的反感，符合“尽量减少双方反感”的同情准则。（c）句用于第三封催款函，经过两次催促对方仍未结清账单，可以说明准备进行法律诉讼收回欠款，但为了尽量维持合作关系，仍旧以心平气和的方式要求付款，表示无论是己方或是对方都不愿意经由法律程序来解决这次事件，浪费彼此的人力物力，符合“尽量增加双方一致”的一致准则。
三、结论
德语商务信函是一种格式化程度很高的文体，除了注意基本的信函格式外，选词造句也有别于日用语，具有一定的专业性。在写作中还要注意遵循礼貌原则，以减少交际双方的摩擦，促进彼此利益的最大化，以达到成功交际的目的。
值得一提的是，虽然礼貌作为一种社会现象，无论在哪个语言区都是普遍存在的，但在不同社会文化条件下礼貌也存在区别，不能一概而论。基于德语的特殊性，在写作时要充分考虑到德国特殊的社会文化背景，切忌由中文直译成德语。语言得体，尊重对方，不卑不亢，认真写作，才能完成一封合格的德语商务信函。
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