摘 要： 随着时代发展和社会进步,财务共享中心逐渐被大部分集团所建立。快递行业近年来高速发展,财务共享中心已成为了快递行业中普遍存在的财务管理模式之一。业财融合是现代企业管理的必然要求,财务共享中心模式下的业财融合能够有效提高企业的管理水平。本文在分析财务共享中心模式下实施业财融合的必要性的基础上,结合快递行业的特点,提出快递企业业财融合模式的实施保障,希望对快递行业的发展提供一定的帮助。
关键词： 财务共享中心; 业财融合; 财务管理;
业财融合是企业业务与财务的融合。近年来业财融合是企业发展的必然选择之一,也是现代企业制度不断完善的必然要求之一,同时也是企业实施精细化管理的内在要求。财务共享中心是通过大数据等技术将企业的财务、业务等进行集中化管理,从而对企业的财务、业务全过程进行监控。在财务共享中心构建的基础上,企业对业财融合也提出了新的要求。本文针对快递行业财务共享中心模式下业财融合的相关问题进行研究,并提出了相应的对策。
一、快递企业财务共享模式下业财融合的必要性
(一)能够提高企业管理效率
随着信息时代的发展,越来越多的企业开始财务信息化建设,财务共享中心模式的建立也是顺应财务信息化建设的必然要求,是当代企业管理模式改革的必经之路。财务共享中心可以集成财务、业务等一系列相关工作,从而提高财务工作的整体效率和企业管理的效率。财务共享中心模式的实施能够有效促进当前业财融合。对于快递行业而言,财务工作与业务工作的效率提升是当代管理工作品质提升的面临的必经环节之一。在财务共享中心模式下实现业财融合,能够提高企业财务与业务的协同效率,推动企业战略目标的实现,加强企业与员工之间的协同,也能够激发员工参与企业运营的积极性。企业通过将业务与财务融合能够有效实现财务活动和企业战略的融合,能够让员工获取个人经济利益的同时,降低企业的管理成本。
(二)能够提高企业经济效益
业财融合能够有效地提高企业的经济效益。企业财务管理的最终目标是使企业的经济效益有所提高,经济效益必须要通过业务环节的控制进行提升。快递行业的业务环节成本费用较高,因此对其的控制也显得尤为重要。通过业财融合能够合理的优化企业的财务资源配置,从而改善企业的管理效率,最大化提高企业经济效益。
(三)能够有效降低企业的风险
业财融合极大提升了企业的风险防范能力,从业务环节对财务风险进行控制。近年来快递行业的规模不断扩大,所面临的风险越来越突出,业财融合能够将财务风险管控直接落地到业务前端,通过关注重点资金流动实现对企业风险的防范。
二、快递企业财务共享中心建设动因
(一)集团战略推行的要求
近年来随着快递行业的不断发展,大部分快递公司都在全国各地建立了分部,这些分部也配备了相应的财务组织。但是由于财务组织分散在全国各地,因此导致财务信息过于分散,严重降低了企业管理效率,也提高了管理成本,不利于快递公司发展战略的实施。推动财务共享中心的建设,能够有效解决这些问题。快递公司将财务共享中心建设成立后,能将不同区域的工作集中到财务共享中心进行管控,不必再进行重复而繁琐的财务工作,从而有效提升了财务管理的效率,也降低了财务管理的成本,改善了业务执行的效果。快递行业建立财务共享中心,能够使不同地区的分布的财务和业务有效整合,极大促进了管理水平的提升。
(二)企业风险管理的要求
近年来快递行业发展迅猛,部分快递行业在全国各地都具有分部,各分部之间进行独立的会计核算工作,导致企业财务核算工作具有较强的独立性,集团总部的管理层很难获取明确的财务指标,也难以进行准确的财务数据判断。通过建立流程制度统一的财务共享中心对财务工作进行统一处理,能够使财务数据和财务信息的价值有效提升,保证了数据处理的及时性和准确性以及合理性,极大改善了企业财务管理的水平,不再因为公司分散而难以进行财务统一管理。集团总部通过财务共享中心的建设,提高了财务的规范性,使财务工作更加具有规范化。同时,财务共享中心注重事中控制、事后评价,能够有效提高业务的执行性,降低业财分离导致的管理风险。
三、快递企业业财融合模式的具体实施过程
(一)规范信息标准
快递企业在业财融合的过程中,需要立足于自身的业务进行相应的凭证生成。业财融合主要涉及到的基础数据包括职工信息、部门信息、客户信息、成本科目等。对于业务数据而言,主要包括日常报销单、现金备用金、合同收款等。同时,由于过去快递企业财务系统和业务系统没有形成高度的统一,因此不同的数据之间也难以进行良好的对接和兼容。为了保证业财融合的顺利开展,有必要通过第三方平台来促使二者融合,实现数据的互通。可以将业务数据和财务数据分别传递到中间库中,由中间库进行分析并得出执行的命令,解决财务系统和业务系统相互独立的障碍问题。
1.组织机构共享
目前快递企业行政框架和会计核算实体之间存在一定的差异,财务系统依托于核算口径的组织建立,业务系统依托行政组织口径建立。要使业务系统和财务系统中的系统冲突被缓解,就需要引入组织机构共享的概念,在组织信息传递的过程中减少信息传递的障碍,并通过数据交换平台提高信息加工的准确度和效率,提高组织机构之间的信息共享效率,同时让原有的数据接口保持不变。
2.业务与财务关联信息共享
在凭证模板设计时,要针对业务处理过程中涉及的会计科目进行分析。凭证模板设计主要包含总账科目、明细账科目,包含会计科目中所包含的借贷关系。凭证作为业务系统和财务系统的连接通道,在业财融合过程中有非常大的意义。随着快递公司业务往来的日益频繁,依靠人工生产凭证已经无法满足当代的需求,自动生成凭证已经广泛运用于快递公司的实践中。ERP系统能在解决财务数据和业务数据的集成上能取得较大的成功,主要就是因为关联了实时数据库检测,使其在业务过程中的财务变化能够有较强的全面性与及时性。因此,财务共享中心下业财融合应该借助辅助机制提高凭证自动生成的智能性。
(二)构建异构共享数据库系统
公司发展过程中不同时期有不同的需求,因此在信息系统建设时存在一定的问题,在信息对接和匹配操作时会受到技术差异导致信息孤岛的存在。信息孤岛不仅会影响企业整体业务的开展,也会削弱信息的使用效率。受到传统公司经营模式和管理理念的影响,大部分快递公司在企业信息收集时会存在一定的盲区,因此信息收集的效率也不高,加上各部门之间存在一定的沟通障碍阻碍了业务的开展。出于对企业业务流程的便捷化和信息最大化利用考虑,有必要在财务共享中心中构建数据实时共享平台,以提高企业整体对信息的利用效率,打破各部门之间的信息孤岛现象,促进业务的开展和企业利润的创造。目前,解决各部门之间信息障碍的主要渠道是数据库系统,通过数据库的入库和共享实现各分部之间的财务信息共享与凭证处理,解决各部门之间信息沟通不顺畅的问题。面对不同业务系统之间的数据库差异,可以通过建立数据库连接服务方式来解决。另一方面,要对公司的流程进行梳理,在公司开展业务时要明确业务规范以及操作流程,建立完备的操作规范,帮助财务管理系统能够更好地监管各项业务的开展,根据不同业务主体的差异要对财务系统进行特定的调整,保障公司业务流程能够在财务监管的情况下顺利进行。
将原有的孤立的业务主体连接,以此解决以往各部门之间的信息孤岛的问题,为企业内业务的开展奠定基础。在数据共享操作时,财务凭证的生成和编码非常关键,不仅关系到相关数据的记录、分析,还关系到事后数据的修改与调整,因此必须对为财务凭证的生成有一定的关注。首先要对财务凭证进行统一的编码,设定在数据内植入对应的编码,使编码能够被数据库识别与收录。其次,进行财务凭证数据整合时,要综合各类模板数据选择需要的模板。目前数据库与编码信息收录工作还停留在大中型快递企业的应用中,小型快递公司由于自身规模的限制,传统财务核算能满足其业务开展和经营需要,因此对这方面的建设还不够重视,但是对于大型快递企业而言,统一数据库编码和信息收录方式将极大提高财务数据的准确性与及时性,并提高对数据利用的效率。
(三)实施公司财务与业务系统对接
企业的财务系统和业务系统是业财融合管理的核心所在,这两个系统构建是否完善决定着企业的管理质量和管理水平。在财务共享中心模式下建立业态融合,需要建立一套完善的数据采集和财务数据交换系统,实现凭证的自动生成以及其他业务信息的储存,以方便业务的顺利开展。在构建这一套系统的过程中,快递公司要立足于自身的实际情况,建立适合自身发展需求的数据交换系统。在这一模式下,企业财务数据库和业务数据库能在同一局域网中提升数据交换效率,并且有效确保数据的安全性。数据交换系统通过中间库帮助数据传输,还可以避免两个数据库之间相互交叉操作的情况。
(四)实现多系统间业务信息的共享
随着快递企业规模的不断扩大,内部会计部门承担的财务审核工作压力也在不断扩大。为了有效降低企业财务系统的压力,快递行业在构建财务共享中心时应该构建预算、成本、资金、业务多方面信息共享的系统,从而确保财务信息的准确性,降低财务信息在传递过程中失真的可能性,同时提高财务信息的利用效率,实现财务信息和业务信息的高度统一,从而帮助快递企业构建完善的业务链和财务链。业务链和财务链二者之间是相辅相成的,二者的共同进步能够促进企业的平稳高效运作。
1.全面预算信息共享
全面预算是企业资源优化配置过程中的重要环节,能够渗透在业务的方方面面当中,影响到企业各部门的经营管理行为。传统业财分离的体系下全面预算主要由财务部门主导,调动人力部门、业务部门综合编制。随着快递企业规模的不断扩大,财务信息逐渐复杂,业财分离的模式已经无法适应当下企业的发展需求。为了适应财务核算的趋势,全面预算的更新必不可少,这就需要在财务共享中心模式下各部门通力合作、加强沟通,确保全面预算都有各部门参与到其中,也解决财务部为主的分支沟通的低效率问题。
2.成本费用核算信息共享
成本费用的核算作为企业日常经营活动中涉及量最广的核算之一,成本费用核算对业务部门和财务部门都很关键。在财务共享中心模式下,快递企业要实现成本费用核算信息的共享,提升二者的沟通效率,加强信息共享模式的构建。
四、快递企业业财融合模式的实现方式
(一)整合会计资源
快递企业构建财务共享平台能够有效改善信息孤岛的现象,提升企业的信息整合能力。企业在进行会计信息整合过程中,要考虑会计信息的真实度,实现企业内部管理机制的优化,改善和拓宽信息沟通、传递的途径,确保企业各部门都能有效利用相应的信息。在财务共享中心模式下,企业内部财务信息传递不需要复杂的流程,财务信息的传递效率较高,真实性和实效性也较高。除此之外,即便是分散在全国各地的业务机构,其财务信息都可以被纳入横向比较的机制中,规避因为会计人员素质差异而导致的信息失真的情况,确保信息的客观性。此外,借助财务共享中心,可以为企业的发展带来较大的便利,根据不同的单位的实际特点制定满足信息处理和分析的方式,从而为不同区域的公司提供统一的财务处理方案。
(二)制定标准化的财务监管体系
快递企业在开展业财融合时,不但要立足于财务共享平台,还要不断完善财务监管体系。首先,业财融合的规范必须要按照企业统一的流程开展,并且要经过平台的审核才能进行。其次,为了确保企业业务的顺利开展,内部采用业务集中的方式,使企业成员把握业务的开展动向。再次,在开展业财融合时,财务数据入库与保存要严格按照流程,不能随意变更。最后,在开展业务过程中需要实时监控,确保业务的顺利完成。
(三)协同财务业务流程
企业财务共享平台的不断完善,就要求财务共享中心遇到突发性事件也能够记录和处理,从而为提供企业提供运转必备的财务数据,承担起企业管理的职责,使不同业务主体的财务请求都能够通过平台得到合理解决。财务共享中心属于财务流程的改进和再造,规范化与标准化的步骤非常关键。财务共享中心包括专业组和监督组,专业组由专业会计人员任职,直接接触第一手的会计资料,防止人为因素影响会计信息的准确性。监督组要对会计流程非常了解,负责监督专业组成员操作的规范性。
财务与业务的协同体现在对信息的收集和分析的过程中,企业内各部门存在大量的业务,业务顺利开展离不开各部门的协同合作。就控制层而言,各项业务的开展最终目的是为利润的创造,因此对于财务与业务而言,只有将信息合理加工反馈,并让企业的业务开展效果提升,才能提真正提高企业市场竞争力。通过财务与业务的协同,将极大提升企业对各类资源的利用效率,进而为企业的发展提供有力的保障。
(四)建立高效管控模式
财务共享中心的建立有利于提高企业财务信息的安全性,同时提升财务信息的利用效率。财务共享中心建立使得低效的财务信息收集与处理发生了较大的改变,促进了企业的业务发展。借助财务共享中心,能够促进财务信息的安全性和准确性得到提升,同时还能够提高资金风险管控能力。随着快递公司的不断扩张,对财务信息管理也提出了更高的要求。如果使用传统的财务管理模式,企业的财务风险将极大提升。完善的财务共享中心的建立,能够有效预防这部分风险,促使企业平稳发展。
五、快递企业业财融合模式的实施保障
(一)制度保障
财务与业务的发展离不开明确的战略目标,战略目标是否能够落地在于是否有完善的执行体系。因此,制度也是保障业财融合的基础与前提。科学的制度能够降低企业内部管理成本,维持企业高效运作。企业在制定制度时,必须要结合自身的情况选择合适的内部管理体制,并根据企业的发展不断调整。
(二)技术保障
随着科技的不断进步,财务共享中心的建立也是建立在高度信息化的基础上的。快递企业要引进先进的电子设备,使得财务共享平台能够最大限度地利于企业业务的开展,同时要保障财务共享平台的稳固运行,降低因为设备故障导致的信息问题,促进企业业务的拓展。
(三)人员保障
财务共享中心模式下开展业财融合,需要大量的专业化会计人员。人员保障的措施之一是通过公司自身的内部人员进行培养,加强人员培训,在短期内提升会计人员的能力,培养人员的忠诚度,使得其在之后努力为公司工作,有利于提高企业的凝聚力和向心力。
(四)绩效评价体系保障
快递企业实施财务共享中心伴随着技术革新、人员职权变动等事件,可能对人员的绩效产生较大的影响。财务共享中心应当密切地关注对共享中心的运作起着重要影响的各方面因素。在财务共享中心下实施业财融合,需要考虑各方面的影响因素。对于数据报表产出有统一标准接口系统维持的财务共享中心,出具科学的绩效报告功能是可实现的。因此财务共享中心在发展过程中要集中综合型人才,对绩效评价体系不断优化。
六、结语
随着时代发展和社会进步,财务共享中心已被越来越多的公司所接纳与采用,业财融合也是当下公司提高管理效率的必经途径。财务共享中心模式下开展业财融合有利于快递企业改善自身的管理水平,提升企业对财务与业务的管理效率,促进企业平稳的发展。
参考文献
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