摘要：机关服务局担负着总局部分管理职能、机关服务和广播电视安全播出技术保障任务。随着国家机关事业改革, 特别是数字技术发展后, 后勤管理模式需要适应新形势, 同时机关办公需求也呼唤一种新的管理模式出来。在这样的条件和特定的环境下, 打造数字化机关后勤服务管理模式势在必行, 需要运用科技手段, 通过建立一套数字后勤暨综合预警系统平台, 提高服务质量, 提升管理水平和保障能力。
关键词：市场经济; 数字技术; 后勤管理;
1 背景
机关后勤服务工作是政府机关工作的重要组成部分, 是机关职能正常运转的基础和保障。根据总局后勤服务规划和要求, 承担机关和直属单位的后勤管理、服务和保障工作。如何实现有效组织各类资源, 及时提供有力支持, 进而保证机关工作的顺利开展, 保证机关职能高效运转是一个值得研究的课题。
众所周知, 机关后勤服务改革已经进行了相当长一段时间, 是一项政策性很强的工作, 内容涉及管理体制、产业政策、服务对象的特殊性等。本文仅就如何打造数字化机关后勤服务管理模式的问题进行探讨, 目的是有效提升机关后勤服务的现代化管理水平和技术保障效能。
数字化后勤服务是指利用智能终端、通信、网络、AI、大数据、云计算等科学技术手段管理对象与管理行为, 实现计划、组织、协调、服务、创新等职能的管理活动和管理方法的总称。数字后勤管理是以实现后勤服务保障管理数字化为方向的新型管理模式, 主要是通过信息化、现代化科技管理手段, 整合现有设备和资源, 实现资源共享, 统一管理;利用大数据和物联网技术, 将分散的、孤立的信息汇总处理形成信息数据库, 通过对数据的分析, 为我们的服务保障管理工作提供科学的指标和决策依据;将粗放管理变为精细管理。数字技术为实现精细管理提供了技术支持。通过对海量数据的分析, 使管理目标精准, 变被动服务为主动服务, 能提高后勤服务的满意度。例如:机关食堂管理是后勤服务中的老大难问题, 成本控制和就餐人员满意度永远是一对矛盾。实现数字化管理, 通过一段时间的信息采集, 将数据进行分析, 食堂管理者就能精准掌握就餐人员的数量、提供餐食品种的受欢迎程度以及成本消耗的数据, 使节约成本、采购和提供适合就餐人员的餐食成为可能。即以数字化、智能化、网络化为引领, 实现机关后勤工作的标准化、精细化、信息化、绩效化。
2 机关服务局后勤服务管理与新型管理模式的差距
2.1 总局机关服务局的任务
总局机关服务局担负着为总局机关提供后勤服务和广播电视安全播出技术保障任务, 还有部分管理职能, 包括总局机关委托管理的房产、地产、人防、抗震减灾、防汛、绿化、爱卫、节能减排、交通安全、户籍管理、劳服管理、物业管理、公费医疗、基本建设等行政事务性工作以及资产管理等工作, 机关服务、餐饮、机要收发等服务职能;承担着中央人民广播电台、监管中心、卫星直播中心、广科院、规划院、无线局等安全播出单位的供电、通信网络和光缆传输的技术保障任务;负责总局机关各司局的会议服务和总局全国电视电话视频会议系统的管理使用和运行维护工作。因此, 机关后勤承担的职责和任务与其他部委相比, 除具有共性的一面外, 更有其特殊性, 不仅为总局机关提供服务, 还担负着部分安全播出单位的技术保障服务任务。
2.2 当前后勤服务管理模式不适应新形势要求
创新管理模式是适应新形势的必然要求。同时, 随着国家机关事业单位改革, 面临着机构改革和人员精简问题, 社会环境、市场环境的不断变化, 使得后勤市场也不断被外界竞争机制渗透。时代在发展, 后勤服务工作也要不断改进, 现有的后勤服务模式管理水平达不到新的要求, 服务专业性不够, 服务效率不高, 资源利用不充分, 已不适应市场需求和社会发展。在这样的条件和特定的环境下, 就要求我们必须服务创新、意识创新、理念创新, 创新适应这些变化的运行机制, 以提供优质的服务和保障。
后勤管理数字化不仅能提高管理效率, 节省人力、物力、财力, 而且能极大提高后勤保障效率、技术保障水平。因此, 打造数字化、智慧化后勤服务管理模式势在必行。
2.3 后勤服务保障内容的变化呼唤新的管理模式
后勤服务保障内容变化主要体现在以下几个方面。
第一, 随着总局安全播出要求的不断提高, 对我局安全播出技术保障能力提出了更高标准。不能只凭借经验, 要运用科技手段, 使现代化程度与高科技的武装相适应, 由粗放管理转向精细化管理, 做到电力、通信、传输的安全、畅通、及时、准确, 掌握故障隐患信息主动权, 将故障消灭在萌芽状态, 确保广播电视播出安全。
第二, 随着人们不断增长的物质文化需求, 我们的服务对象对吃、住、物业保障、后勤服务要求也越来越高。传统的管理、服务、保障方式已不能满足人们的需求, 需要一种高效、便捷、超前的服务。
第三, 随着广播电视事业的发展, 总局机关各司局对服务的需求逐步进入多元化阶段。例如会议召开的形式由传统普通会议转为电视电话视频会议形式, 同时进行现场直播。
第四, 近年来, 随着后勤服务改革进程的不断发展, 局内基础设施也在不断改善, 管理服务内容和范围也在不断扩大。大量设备、设施、物资需要数字化手段统一维护和管理, 实现资源共享, 达到节能减排目标。
这就要求我们对标对表总局这些新要求, 提供适应这些新形式的后勤服务管理保障的新模式和新方法, 不断提高后勤职工队伍的素质建设和服务意识, 有效地利用互联网、大数据等现代化科技管理手段更好地保证总局机关单位和广大职工的正常工作和生活。
3 打造数字化后勤管理模式的意义
目前我局后勤服务管理保障工作基本上, 自定标准, 自成系统, 缺乏科学性的服务规范流程, 不仅造成管理上的漏洞, 缺乏针对性, 且易造成建设的盲目性、投资的重复性, 更难以及时捕捉并处理不断出现的新信息。因此打造数字化后勤管理模式是适应后勤事业改革和发展需要的新模式, 将使后勤服务由被动状态变为主动作为, 既减轻了劳动量, 也提高了工作效率和质量。
为实现后勤管理信息化建设, 首先要打破传统管理理念, 改变原有的管理、服务、保障模式, 建立起切合自身发展的数字化后勤体系, 这是后勤现代化建设最重要的基础, 也是实现信息、资源共享, 提供高效、便捷的服务、管理和保障的重要途径。
4 如何打造数字化后勤管理新模式
4.1 后勤管理新模式的要点
(1) 管理理念
随着总局机构改革的调整变化, 我们管理服务保障内容和形式也发生着转变, 这就要求从事后勤工作的广大职工及时转变观念、认清形势, 并通过不断地学习探索保障新路, 在思想上真正确立后勤管理的前瞻意识、谋略意识、改革意识、竞争意识和创新意识。
(2) 管理机制
充分有效地利用数字化、信息化管理手段, 建立起行之有效的后勤数字化管理机制和标准化管理体系, 是后勤体制改革的有利抓手和目标。后勤服务保障管理要实现制度化、流程化、软件化, 用数字说话, 实现科学、规范、高效的管理目的, 为后勤文化的形成和后勤事业的可持续发展营造合理、良好的人文技术环境。
(3) 综合素质
机关后勤服务职工应具备良好的思想政治素质、自觉的服务意识, 还应提升专业技能, 要适应后勤事业的现代化发展, 要求后勤管理队伍必须具有较为扎实的文化知识和专业技能水平, 它是衡量后勤管理队伍整体实力、水平和技术保障能力的重要标志。最后要建立具备创新精神的后勤服务人才队伍, 对后勤管理数字化应用和管理现代化充满信心, 增强服务创新意识。
(4) 网络资源
实现后勤管理信息化需要以网络为基础、以计算机等媒体终端为介质。这就要求数字后勤具备必要的基础资源, 即稳定、安全的网络运行环境和先进、实用的媒体终端。另外, 需同步配备的网络、传输、终端等基础设施的维护和管理技术。
4.2 数字后勤管理应用平台建设
这种管理模式最终需通过建立一套数字后勤暨综合预警系统平台来实现。
(1) 平台建设总体目标
根据总局各项服务保障工作的需要, 结合机关服务局承担的职能, 综合考虑业务发展的新需要来建设。通过构建物联网体系, 满足信息共享、智能化、自动化的需求, 实现机关服务局工作的数字化、信息化、网络化管理。系统可全面有效支撑机关服务局安全播出保障工作, 实现提高管理水平、提高服务质量、提升应急响应速度、提供个性化差异化服务、降低服务费用的总体目标。
(2) 平台建设规划
设计理念:更便捷的信息管理、更安全的技术保障、更高效的保障服务、更互动的管理平台。
设计架构:打造一个统一的平台, 通过分层建设, 包括配置建设云桌面、云平台、云存储等云架构, 平台功能及应用可扩充, 建设满足系统和设备端的传输基础网络。
核心技术:基于数据驱动的虚拟现实技术、数据的时空化技术、物联网技术、大数据技术、云计算技术、信息化技术等。
技术特点:统一数据平台, 实时掌握各系统全方位运行状态;智能化管理模式, 降低人工成本;智能监控与应急管理联动, 出现异常立即报警。
(3) 平台建设原则
应遵循“管理为先、业务为链、应用为本”的原则, 采用总体规划、分步实施、先易后难、压茬推进的方式实施。
(4) 平台实现的功能
应用平台应涵盖后勤服务、管理、保障基本内容, 系统在全面梳理管理需求、管理规范和流程的基础上, 将各类服务保障信息集中采集、集中分析, 统一管理、统一使用, 实现由传统的人工管控模式向基于数据分析的人工智能运管模式转变, 利用信息化手段规范保障职能的全生命周期闭环管理流程。
主要功能是利用物联网、大数据、AI等技术手段, 对我局后勤工作所涉及的各个行业、各项业务的操作和管理流程进行科学化、智能化处理, 彻底摆脱繁琐的手工操作, 避免人为错误的发生, 为服务对象提供统一的、方便的、贴心的服务。
应用平台首先是确保安全播出, 提升保障能力。针对现有系统内安全播出相关各子系统的运行现状与实际需求, 通过预警机制的建立, 综合运用大数据、物联网、云计算等技术, 对整合的综合数据信息进行统计分析, 由原来的模糊式管理演变为数字化精细管理, 实现对安全播出技术保障系统故障的预测和预判, 从而大大降低安全播出保障的故障率, 实现“以计算机网络为基础、软件为核心, 通过云平台信息交换和共享、大数据分析预测, 将各个具有完整功能的独立子系统整合成一个有机体, 实现系统的信息共享, 提高系统维护和管理的自动化水平”的目标。
应用平台在后勤相关管理职能方面, 做到用直观的方式进行业务管理和规划, 从而提高后勤管理效率, 节省人力、物力、财力, 从而达到优化资源配置, 提高后勤保障服务水平的目的。同时配套开发设备管理、人员管理、物资管理、通信平台等系统基础信息管理和流程运转所需的功能模块, 从而实现从资源到人员统一调配管理, 将发现的问题隐患迅速、有效的解决。
总之, 为满足安全播出技术保障、总局委托的管理职能和后勤服务的需要, 实现后勤服务、管理、保障工作数字化、信息化、网络化管理。通过建设、整合全局统一的数字后勤安全播出保障综合预警平台, 实现电子化、信息化且统一界面的设备运行监测, 节约了大量人力, 也在一定程度上避免人为因素的问题, 提高工作的准确率和效率;实现信息共享, 提高管理水平、服务质量、应急响应速度, 提供个性化、差异化服务, 降低服务费用及安全播出故障率。
5 结束语
随着机关后勤改革不断深化, 机关干部职工工作、生活水平的提高, 后勤服务保障工作也会不断地发生新的变化。要适应发展变化的新形势, 使后勤保障工作更好地为一线服务, 就必须在实际工作中, 充分运用创新理念去认真思考, 仔细研究新情况、新问题, 与时俱进, 加强应变。本文讨论的数字化后勤管理模式是一种新的探索, 成功与否将受到执行力、人才等多种条件的限制, 但无论如何, 创新管理模式是必须的, 探索需要勇气, 更需要努力, 只有不断探索, 才有可能到达新的高度。
参考文献
[1]杨文士, 张雁.管理学原理[M].中国人民大学出版社, 1994.
[2] 张礼军, 李蒙.后勤信息化研究[M].海潮出版社, 2005.
