摘要：随着我国科学技术的不断发展与进步, 当前社会已经进入网络时代, 在这样的背景下, 高校行政管理工作也迎来了全新的挑战与难题, 意味着原有的高校行政管理体系将会被淘汰, 已经满足不了现代社会的基本需求, 更不利于高校教育事业的建设与发展。高校行政管理必须要与时俱进, 跟上时代变化的脚步, 充分利用现代化网络技术, 全面改革行政管理模式, 实现自动化管理, 这不仅是高校行政管理现代化发展的必然选择, 更是时代对其的基本要求。因此, 高校行政管理部门必须要转变工作观念与方法, 积极投入到自动化的建设当中, 从而体现出我国高校不断创新的特征。对此, 本文详细说明了高校行政管理自动化建设的重要意义, 并根据当前自动化建设的现状, 提出了加强其建设的有效策略。
关键词：行政管理; 重要意义; 自动化建设; 现状及策略;
在高校教育事业不断发展过程中, 越来越多的高校建立了官方的校园网站, 并逐渐成为高校日常工作、管理、教育以及研发项目等不可缺少的重要支撑动力, 在当前现代网络信息技术飞速发展的影响作用下, 许多高校已充分认识到了其重要性与优势, 开始有序地开展了行政管理自动化建设工作, 结合校内自身实际情况与特点, 研发适合自身发展的自动化工作系统, 也有部分高校为了提升工作效率, 增强综合实力与竞争力, 选择花费大量资金购买可行的自动化程序。高校行政管理自动化的建设进程与实际应用效果体现着管理水平的高低, 但由于高校行政管理在实际工作中存在很多不足, 对自动化建设带来很多不利因素, 无法切实提高行政管理工作效率, 也严重阻碍了高校教育事业的可持续发展。
一、高校行政管理自动化建设的重要意义
(一) 促进结构创新
高效行政管理自动化建设, 能有效将许多管理工作进行精简, 让工作的整体结构实现进一步优化。在网络技术的支持下, 信息能够及时传递到各部门, 师生所反馈的相关问题也能及时得到处理与解决, 不仅工作效率有所提升, 并且还减少了大量不必要的成本支出, 让行政管理部门成为弹性更加的重要工作机构。实现自动化管理模式, 将会全面改革传统的教学行政结构与组织, 避免行政管理工作内容重复、工作效率低等问题, 提高了部门之间的沟通效率, 及整体工作质量。
(二) 决策更加科学
高校行政部分实行自动化管理模式, 能使信息传播的更为及时高效, 校内教师不仅可以随时通过网站查找自己所需信息, 还能通过网络了解学校相关的通知、公告、考试以及计划等, 掌握学校各项重大决定与制度的新规定, 全面知晓校内的运行过程, 与相关工作的进展, 并能将自己的想法及意见及时反馈到网站中, 与校领导直接进行交流沟通。高校的管理与决策能充分有效的参考行政管理自动化系统中的详细真实数据信息, 从而综合分析、结合自身实际情况, 做出最终的决定, 令每一项决定都科学合理、高校并具有长远性。
二、高校行政管理自动化建设存在的主要问题
(一) 行政管理体系不完善
高校的教学工作与科研项目长期受到高度重视与关注, 对其他方面的工作存在不同程度的忽视, 更没有及时进行调整与优化, 长此以往, 导致了高校的行政管理制度无法满足当前现代社会的基本需求。通常存在行政管理相关的规章制度陈旧, 与高校实际的发展步伐不协调;行政部门的工作人员岗位职责不明确、人员管理不规范、工作内容重复、工作流程不完整;缺少严格具体的监督制度;工作效率不稳定;各部门之间的协调性较差等不良现象。高校的行政管理部门虽然是服务性质的辅助部门, 但对校园正常秩序、平稳运行以及教学工作等具有重要意义, 能为学校、教师、同学提供有效帮助与服务, 为后续科研项目的顺利开展打下良好基础, 但目前, 很多行政管理人员缺少足够的服务意识, 工作思想还处在传统社会, 在工作中遇到事情相互推卸责任、工作态度不端正, 没有充分发挥自身积极能效, 不仅没有促进高校的发展, 反而成为了高校发展中的绊脚石。
(二) 管理自动化不受重视
由于长期受到传统管理理念及工作模式的影响, 许多高校领导对于行政管理自动化的建设不够重视, 思想意识相对比较落后、封闭, 更对其有些反感与抗拒。导致这种现象发生的主要原因是高校领导自身对网络信息技术了解不够充分、认知不够全面, 自身计算机实际操作水平也有限, 已经习惯了原有手动工作的模式, 并将这种模式延续到现在。这对于行政管理自动化建设存在一定的阻碍, 很多全新的理念也不复存在。此外, 由于高校的教育资金有限, 很多领导担心自动化建设会投入加大的成本, 以及其他人力物力等, 他们更愿意将这些资金投入到校园规模建设中, 导致行政管理自动化缺乏足够的资金支持。
(三) 部门协调性存在不足
根据相关调查结果表明, 目前, 我国高校行政管理完全实现自动化模式的还不到全国的百分之十, 大部分部门之间不够不够协调, 工作的配合程度不深, 无法真正做到资源的实时共享, 高校对于这一现象没有整体的管理制度及规划。并且, 由于每个部门之间的工作环境相对独立, 在很多信息上沟通受到一定程度的影响, 许多人员工作的内容出现重复, 导致整体工作效率较低。对此, 只有各部门之间默契配合, 按照统一的规划有序进行工作, 才能从根本上促进行政管理自动化的建设与发展, 从而才能提高整体工作的效率与质量, 体现出自动化管理模式的重要价值与积极能效。
(四) 工作人员的水平有限
目前, 许多高校行政管理工作人员自身综合水平有限, 这也是影响行政管理自动化建设的重要原因。在国内, 大部分从事行政管理职业的工作人员, 几乎没有受到过具体的专业教育或是培训, 甚至有很多并不是学习此专业的人员被安排到了现在的工作岗位上。这样的现象就导致员工缺乏相关专业基础知识, 管理意识不强烈、自身职能不清晰, 更不具有现代化管理意识, 无法适应当前高校与社会的发展形势。在网络信息技术越发大众化的今天, 电脑已经成为人们日常生活与工作不可缺少的重要工具, 工作人员的网络操作水平也有所提升, 作为高校行政管理人员, 也必须将行政管理工作与电脑相结合, 才能真正实现自动化。可由于部分人员属于老员工, 虽然经验丰富, 但是年龄老化, 对于这种先进的网络技术与实际操作比较吃力, 还有部分人员没有过多的理想及追求, 满足自己现在的工作状态, 抗拒学习电脑知识, 因此, 高校行政管理人员的水平高低不等, 差距较大, 无法顺利建设自动化模式。
三、加强高校行政管理自动化建设的有效策略
(一) 充分认知自动化建设
想要实现高校行政管理自动化建设, 作为高校的领导就应充分提高对其的重视程度, 全面认知自动化建设的必要性与价值。行政管理自动化在建设过程中, 要成立专门有校内领导以及部门负责人共同组成的团队, 让领导们以及相关负责人积极加入到自动化建设工作中, 切身感受与体验自动化的众多优势以及建设的重要意义, 深刻意识到行政管理自动化建设关乎着高校的发展命运。此外, 也应让高校领导认识到自动化会对工作效率与管理能力提高的推动作用, 从而让高校领导大力鼓励并支持自动化建设, 为其建设付出实际行动, 提供有力保障。
(二) 完善自动化管理体系
高校行政管理自动化建设需要网络系统的支持以及具体的相关操作性强的管理软件, 对于一些文件的处理带有一定法律性质, 但目前我国对于这方面没有详细具体的法律规定。想要真正建设自动化, 并确保其平稳高效运行, 就需要完善自动化管理体系。在管理系统的实际使用中, 要有详细科学的制度对行政管理工作人员的工作行为进行严格管理, 才能确保行政管理工作的正常、稳定开展, 才能让每位员工安全高校的使用自动化管理系统, 因而实现管理模式的自动化。高校行政管理工作自动化的体系以及规范性应包括管理体制、管理工作流程、管理业务范畴、管理人员职能、管理工作标准等具体的内容。
(三) 强化自动化软件建设
高校行政管理自动化建设通常都是先将硬件设施建设齐全后, 在开始着手建设相关软件。由于硬件的所有设施是实际的物体, 看得见摸得着的、真实存在的, 学校一般肯愿意花费大量资金购买, 而对于软件来说, 只是网络的一种技术体现, 并不是真实存在的物品, 高校在浙西虚拟商品的购入上显得力量削弱很多, 不愿意将资金花费在这些项目的开发上, 造成很多高校行政管理自动化系统中缺少足够的软件支撑, 失去真正效能。从行政管理自动化软件的开发角度来看, 首先, 系统软件开发所需时间较长, 并且开发的整个过程直到实际投入使用应最少需要一年的时间, 因此, 在实际使用过程中, 对其的需求也发生了转变, 就需要对这些已开发完成的软件进行再次开发。其次, 在对软件开发时, 开发人员并不能完全将全部情况都考虑周到, 在使用当中避免不了会发生各种问题这也同样需要对软件再次开发, 将其调整与优化或是生机。因此, 无论是购买现有的成熟软件还是自己研发新的软件, 都必须要经历再次开发的过程, 高校应重视这一问题, 并给予大力支持。
(四) 加强专业人才的培养
行政管理自动化设计的知识领域比较广、内容较多, 整体综合性较强, 进而对相关工作人员的要求也更高, 需要他们不仅要有专业的基础理论知识, 还要具备现代化自动工作能力。在对自动化软件研发、系统建设以及实际使用当中, 经常会遇到各种无法避免的问题以及系统故障, 需要专业人员及时对其修复, 尽快恢复正常使用。因此, 高校在建设行政管理自动化的过程重, 无论是哪种类型的软件, 都需要有专业的技术人员加以辅助与配合, 应积极打造专业团队, 为自动化系统日常运行提供有利技术支持及保障, 及时为工作人员提供有效帮助, 是自动化的模式在高校中得以更加顺利的推行与使用。此外, 高校行政管理之所以建设自动化, 是为了全面提高工作效率, 更好的管理高校日常事务, 不仅需要专业的技术人员, 更加需要懂得管理与技术的综合应用型专业人才。
(五) 提高工作人员总实力
高校行政管理人员必须要充分意识到自动化对工作整体的促进作用, 并要具备优秀的管理能力与电脑操作能力, 高校要加强对行政管理人员的专业培训, 提高管理团队的整体素养与综合实力。高校行政管理部门自动化体系所涵盖的范围较广, 用户涉及到领导、部门负责人以及其他工作人员等, 在对其进行培训过程中, 要根据不同类别的用户对工作的实际需求, 制定出不同的使用手册, 可以先对行政管理部分的领导以及工作人员进行培训, 夯实他们的管理知识, 提高他们的管理能力, 拓展他们的视野, 让行政管理人员充分了解当前发展形势, 更好的投入到工作当中。然后在对其他部门工作人员加强培训, 丰富他们的知识, 提高他们对自动化建设的认知。
结语
综上所述, 高校行政管理自动化建设, 不仅是现代社会对其的基本要求, 更是高校想要可持续发展的必然选择, 因此, 高校应充分意识到影响行政管理自动化建设的众多原因, 了解当前建设现状、所存在的具体困难, 针对这些不足现象采取有效措施, 提高管理人员综合素养、加强专业综合应用型人才培养、校领导应提高对自动化建设的认识、并完善管理体系, 从而真正有效的促进高校行政管理自动化的建设与发展, 从而提高工作效率与管理水平, 为高校的可持续发展奠定稳固基础。
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