摘要：随着信息技术的迅猛发展, 企业信息化快速地推进, 电子发票逐步成为一种新型的开票和管理模式。全面推广电子发票, 不仅可以解决发票管理的诸多问题, 而且可以大力地促进电子会计档案建设。
关键词：电子发票; 电子会计档案; 信息化;
一、电子发票的现状
电子发票是记录和反映商品买卖或交易的一种电子证明, 是发票的无纸化形式, 是企业对经济活动业务进行会计核算的重要依据。
在电子发票应用上, 国外已积累了许多成功的经验。例如, 美国普遍地采用电子发票, 约有80%左右的大公司在经济业务中采用电子发票。在欧洲, 电子发票应用非常广泛, 芬兰、瑞典等国家积极地进行有关电子发票的立法工作。
在我国, 国家税务总局于2013年4月正式颁布《网络发票管理办法》, 在全国范围内推行网络发票。2015年2月, 中国人寿保险公司开具我国金融保险业的第一张电子发票。2015年8月, 我国北京、上海、浙江和深圳四个地方, 开展了增值税电子发票系统的试运行工作。2015年12月, 我国全面推行增值税电子发票, 明确规定电子发票可以报销入账。
2018年开始, 我国交通运输部全面推行用户卡通行费的增值税电子发票, 不再使用纸质版发票。
二、电子发票的主要优点
(一) 大幅度地降低发票运行成本
电子发票是发票的电子图片, 是一连串财税信息的电子记录。电子发票的应用不仅减少发票的印制成本, 也降低了企业的发票流转和管理成本。据统计资料显示, 电子发票由于采用电子载体方式, 其成本只相当于纸质发票的1/20。从纸质发票到电子发票, 对于企业会计工作来说, 是一个从“重载”到“轻装”的过程。电子发票的应用, 节省了制版、打印、存储和运输等成本, 节约了大量的时间和人力, 避免了纸质发票的毁损、遗失、盗窃风险。电子发票的填制、核准、配号、数据传输等环节全部在线上操作, 节省了企业财务人员多次地往返于税务局办理发票事务的耗费时间。另外, 受票人也可以利用电脑、手机等设备, 随时在线上查询电子发票的详细信息。
(二) 提高企业财务分析的效率和准确性
电子发票作为电子原始凭证, 可以直接导入会计电算化系统。电子发票上承载的各项信息, 包括发票号码、采购单价、数量、金额、纳税人识别号、税金等, 可以在系统中进行归集和处理, 然后, 自动计算资产负债率、流动比率、应收账款周转率等各项财务指标。企业财务分析效率和准确性的提高, 为企业经营和投资决策提供更为合理的、科学的依据。
(三) 容易查询发票真伪
企业发生经济业务活动后, 将商品买卖或交易信息上传至税务部门的服务器。服务器上的征管系统对经济业务活动进行分类、编码、存储等, 然后模拟纸质发票的开票方式, 以彩图形式生成带有发票专用章的电子发票, 由开票企业交给受票人。同时, 电子发票明细数据自动存入税务部门的电子底账系统。受票人可以通过微信、电邮或手机端等方式接受电子发票, 也可以在电子发票平台查询、验证或者打印电子发票。
(四) 有利于政府加强税收管理
电子发票实质上是一种在线发票, 在买卖双方交易完成时实时生成, 与纸质发票相比, 传递时间短, 处理流程少, 开票效率高。从税务部门来看, 电子发票记录的营业数据实时上传, 有利于对开票企业的纳税数据进行线上查询、统计和监控, 保证国家税款不流失, 实现公平税负和信息管税, 从源头上杜绝了伪造发票和虚构发票信息的现象。
三、电子发票对会计核算的积极作用
电子发票是一种新型的发票形式, 统一地设定发票类型、版面、字体标准、二维码等, 是一种重要的原始凭证, 是整个会计核算流程的起点, 保证了经济业务内容的真实性和会计信息质量, 为会计核算提供了实时、全面、规范的数据, 对会计核算带来了深远的影响。
(一) 保证经济业务的真实性和透明度
电子发票一旦开具后, 在系统中自动生成记账凭证, 提升了会计电算化程度。由于每一笔经济业务信息都实时地记录下来, 保证了采集信息的真实可靠, 减少人为的主观判断, 避免人工操作带来的失误。受票人取得电子发票后, 通过扫描二维码, 对发票信息进行读取, 实时查询发票真伪。从政府角度看, 电子发票上的各项数据在线上获取, 财务数据体现为电子网页数据, 实现税务、工商、检察数据共享, 提高对企业的监管能力。
(二) 促进财务报销流程电子化和科学化
电子发票的推广应用, 将过去的手工报销转变为电子化报销, 简化了账务报销流程, 促进了报销效率的提高。在财务报销平台上, 报销人按要求填写电子报销单, 把电子发票和其他电子附件上传至平台指定栏内。财务人员审核报销人上传的电子资料, 审核无误后, 点击生成电子记账凭证。财务报销系统以电子发票号码为识别, 自动剔除个别重复报销的电子发票, 然后, 接受未重复的电子发票与电子记账凭证。财务复核人员详细地复核电子发票及其他电子附件, 在确认无误之后, 上报审批。获批之后, 出纳员通过网上银行转账支付, 完成报销流程。电子发票逐步地取代纸质发票, 将实现会计核算无纸化, 实现财务报销流程的统一化、精细化、智能化。
(三) 解决发票报销难问题
报销人在提交电子发票时, 可以随时打印, 打印次数也没有限制, 无需担心发票丢失或损毁而影响报销。特别是企业长期驻外人员在报销时不必寄送纸质资料, 而是直接在线上传输电子发票到企业总部的财务部门, 由财务部门在线上审核、复核、报批及支付, 大大提高报销效率, 提高企业员工的满意度。
国家税务总局2015年84号文件规定, 增值税电子发票打印后, 其法律效力、基本使用与纸质发票相同。所以, 在法律层面上, 电子发票与纸质发票具有同等的效果。审核人员可通过识别软件, 以扫描二维码方式, 点击进入电子发票平台, 核实电子发票信息的真实性和完整性, 完成发票报销流程。
(四) 为未来建立全国统一发票平台奠定基础
目前, 各省的电子发票平台都是各自开发、各自独立的, 全国没有形成统一的、标准的发票平台。电子发票平台不统一, 不利于全国发票数据的获取、交换、统计和比较。电子发票是信息化的必由之路, 是社会经济发展到一定水平后的必然产物。随着电子发票的广泛应用, 全国将统一和规范电子发票系统的使用和管理, 对电子发票的类型、标准、格式、字体、印章做出统一规定, 使得各省份可以使用统一的发票信息线上采集平台和数据交换模块。
四、以电子发票为契机, 加快电子会计档案的全面建设
电子会计档案包括了四项内容:电子会计凭证、电子账簿、电子财务报表以及其他电子会计档案。从我国现有的发展水平来看, 第二、三项内容可以实现全面电子化, 第一、四项只能实现部分电子化。从会计档案的部分电子化, 到全面电子化, 这个过程仍需时日。电子发票属于电子原始凭证, 在电子会计凭证中的比例较大。电子发票应用, 为会计凭证电子化提供了前提条件和宝贵经验, 并促进其他电子会计档案的建设和推广, 最终, 实现会计档案的全面电子化。
2016年1月1日, 我国新的《会计档案管理办法》正式生效。该办法从法律上肯定电子会计档案的效力, 确定了电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等电子化管理, 允许符合条件的会计档案只建立电子档案, 不建立纸质档案。这些规定对会计档案电子化的发展产生十分深远的影响。
(一) 提高会计档案使用效率
平时, 企业财务部门产生许多的纸质会计档案, 这些纸质档案需要按类别进行梳理和保管, 所以, 财务部门只能投入大量的人力和物力。随着纸质会计档案日积月累, 储存的物理空间需要越来越大。可以说, 会计凭证、报表等档案资料的移交、分类、整理、归档、存放已成为财务部门的沉重负担。由于纸质档案管理需具备防盗、防鼠、防尘、防潮等各项设施, 档案室管理成本相对较高。
推广电子会计档案, 不仅节省大量纸质资料的打印、传送、整理成本, 而且降低了归档后的保管成本, 避免社会资源的不必要损耗。电子会计档案的传输与保存流程, 既高效又简洁, 使得会计档案的利用效率显著提高。电子发票以电子图片形式存放在会计档案里, 与电子会计凭证、电子明细账关联, 形成一个成套的、安全的、规范的电子会计文件。这种方式满足了档案使用人员的调阅需求, 保证了电子会计档案的安全性和保密性, 创造一种便利的、灵活的会计信息查阅环境, 实现电子发票在更大范围内的利用和共享, 实现真正意义上的“无纸化”。
(二) 促进会计档案大数据的发展
社会经济治理和现代化建设需要大数据的支持, 企业经济业务的增长也需要大数据的分析和支撑。企业通过大数据技术, 对电子会计档案信息进行过滤和处理, 可以寻求和捕捉新的商业机会, 选取最优的经济决策。电子会计档案促进了会计信息数据的深度开发和高效利用, 为企业经营、投资和筹资提供多维度的参考数据, 为企业全面信息化、科学化发展注入新的活力。
(三) 积极发挥会计档案记录经济业务活动的作用
在开展会计检查和会计监督时, 电子会计档案带来诸多方便。检查人员的电脑软件与电子会计档案系统对接, 可以多层次、全方位地获取全面的、准确的会计信息, 顺利进行复核和监督, 提高监督的时效性, 有效地防范会计核算风险。在电子会计档案系统中, 设置不同层次的使用权限, 有效地防范某些图谋不轨者对会计资料的篡改, 确保会计档案的完整性和准确性。
(四) 提升企业信息化管理水平
企业财务处理流程, 记录了营业收入、物资采购、存货管理、资金运营等过程的资金流动。电子会计档案产生于电子发票、电子原始凭证、电子记账凭证、电子明细账、电子总账到电子会计报表等会计信息控制流程。企业业务操作系统与财务系统对接, 实现从电子发票到最终电子财务报告整个流程的自动化处理, 提高会计信息的真实性、相关性和完整性。电子会计档案管理的推进, 有利于企业信息化的发展。
五、电子发票和电子会计档案要解决的共同问题
(一) 信息安全问题
企业通过互联网, 连接到税务部门的电子发票系统。在这种情况下, 企业财务数据的信息安全问题, 是一个极其重要的问题。电子发票信息包含了企业不少的商业机密, 在发票开具时, 需要提取、传送大量的企业内部数据。一旦电子发票系统遭受恶意网络攻击, 企业的商业机密就有可能泄露, 形成巨大的信息安全隐患。税务部门应充分利用国家行政职能, 促使系统开发商在设计中采取防篡动、防窃密、防黑客的安全措施, 实现对电子发票数据的全程保护。
电子会计档案在病毒防范、网络安全、存储保管等方面, 也要严格控制风险和保障信息安全。采用防火墙、入侵检测、防病毒和加密等技术手段, 保证电子会计档案完整、齐全和真实性, 严防不良分子的攻击和破解, 确保电子会计档案系统的出入口安全。为了绝对保证电子数据的信息安全, 可以采取内网与外网物理隔离、双机备份等措施, 建立电子会计档案监控制度, 设置严谨的、完整的、分层的权限体系, 加强档案人员专业培训, 建立和健全一整套有关电子会计档案的信息安全保障体系。
(二) 规范管理问题
电子发票和电子会计档案一般是财务部门进行保管的, 但是, 这些人员并不是专业的档案管理人员, 往往是兼任的, 所以, 有时出现管理不到位的情况。电子会计档案管理的职责不明确, 缺乏规范的管理流程, 人为主观随意性很大。在档案库中, 有时出现归类错误、档案丢失或无法查找等情况, 对档案使用带来很大的困扰, 以致电子会计档案无法发挥其应有的作用。因此, 电子发票和电子会计档案, 亟待建立一系列科学的、完善的、规范的管理制度。
(三) 智能化不足问题
目前, 电子发票和电子会计档案智能程度不高, 其调阅过程模拟人工操作。今后, 电子会计档案的管理工作, 应放开视野, 提供智能服务, 大力发展电子信息数据库, 开发数字化文本、虚拟化档案、模拟可视化技术档案等。
(四) 执行落实问题
电子会计档案, 对企业财务工作来讲是一件重大工作。企业须从实际出发, 结合本企业档案管理制度, 分析本企业电子会计档案管理存在的问题, 制定完整的解决方案, 或者, 派人学习和借鉴优秀单位的经验, 引入先进的档案管理手段。电子会计档案需要档案管理人员掌握新的管理知识和技能, 参加培训和提升自我, 积极运用电子发票和电子会计档案的先进管理方法。
参考文献
[1]涂纯.电子发票在中国的应用和前景[J].时代金融, 2014年9月.
[2]王薇.“中国电子发票蓝皮书”在京发布[J].中国市场, 2011年8月.
