摘 要： 虽然会计电算化技术已经非常成熟,但是应用现状不容乐观,应用水平高低不一,部分中小企业会计电算化应用率低下,影响了会计电算化的整体应用水平,成为阻碍经济发展的短板。只有企业重视内部人才培养,人力资源部门畅通人才交流渠道,政府部门政策引导,才能提高会计电算化整体应用水平。
关键词： 会计电算化; 意义; 应用现状; 措施;
随着电子计算机技术的发展,计算机成本的降低,现在购置一台电脑已经不是一件很奢侈的事情。大部分企业基本都有能力在会计工作中配备1～2台电子计算机。实事求是的讲,现代会计其实已经离不开计算机,计算机在会计工作中显现的作用越来越大,从平时的简单地数值运算,到稍微高级一点的数据处理,计算机已经开始和会计融为一体。一个不懂计算机的会计人员,一个还没有配备计算机的会计科室很难想象能够适应现代会计的需要。虽然现在大公司、大企业的计算机在会计工作中的应用比较普及,但计算机在会计应用上,还有很长的路要走。那些小企业、小公司、个体户在这方面离现代会计的要求还有很大的差距。本文以计算机在会计工作中的应用的意义、现状、措施进行一个简单地论述。
一、应用会计电算化的意义
(一)能够提高工作效率
应用计算机及信息技术进行会计处理,发展出了一个专门的学科:会计电算化。计算机对数据的处理速度远远高于手工,就拿科目汇总来说,如果靠人工,需要一个一个的翻凭证,手工计算,其难度和速度其实就是浪费时间,即使这样,稍微大点规模的公司,仅是科目汇总这一项,就需要3～5个工作日。如果采用计算机处理,平时就可以输入凭证的分录,需要科目汇总时,有时只是你敲一下回车键的功夫,汇总工作瞬间完成,大大提高各工作效率。与手工会计相比,数据处理无论在准确性上还是在处理速度上都发生了很大的变化,会计信息的准确性和及时性和会计数据处理的集中化、自动化程度大大提高,账务处理程序也趋于简单。
(二)能够提高会计处理的准确性
现在,无论是电子计算机自带的表格处理程序,还是软件开发企业开发的会计电算化软件,大都具备一定程度的纠错能力。尤其是一个成熟的会计电算化软件,其在凭证借贷平衡、科目录入、会计分录、公式设置等方面都有一定程度的人工智能的成分,这大大减少了人工出错的机会。从会计电算化的实际应用来看,软件自动化程度越高,出错几率越小。在过去,人工会计时代,会计人员把大量时间用在对账上,账账核对、账证核对、账实核对、浪费了一些不必要的时间。准确性也没有实行会计电算化高。
(三)能够促进会计人员知识的更新
实行会计电算化,要求会计人员既要掌握会计专业知识,又要掌握相关的计算机知识。会计人员原有的知识结构已经不能适应会计电算化的需要。手工条件下对账簿记录错误的划线更正法将不再适应,取而代之的是修改权限、修改标志、凭证冲销等方法,对于经过审核、记账、甚至结账后发现的错误记录,还可以利用电算化系统提供的反结账、反记账、取消审核等功能进行修正,这在手工条件下是不可想象的。
(四)能够促进企业管理的发展
随着计算机处理数据量的增加,单位信息成本将越来越低,效益更大。在企业中,会计电算化以企业的业务流程为中心,根据企业的物流、资金流、信息流的连续运动和反馈来设计,突破传统按职能领域划分的界线,实现企业业务流程的统一。计算机对数据处理的准确性、及时性、统一性大大提高了会计信息的质量。使得公司决策者能够及时准确的做出决策。
(五)能够促进会计学科的发展
传统的会计学知识,是建立在人工账务处理的基础上的,分录、记账、结账、错账更正、科目汇总、报表、甚至账务处理程序,人员分工都是和人工会计处理相适应。实行会计电算化以后,这些程序和分工在操作层面已经不那么明显,有些会计人员甚至感觉不到。比如记账、结账、科目汇总、报表生成等这些工作有时只是轻点鼠标的事情。这就促进在会计专业教学方面必须及时更新,做更多的研究,形成成果,用于会计专业教学知识的更新。
二、会计电算化的应用现状
(一)应用水平高低不一
大公司、大企业基本都能使用计算机进行会计处理。“用友”“浪潮”等国内知名大型财务软件基本可以得到应用。其投入也比较高,网络版财务软件在一些跨地区的集团公司也能得到应用。大数据分析的作用也得以发挥出来,效率更高、及时性更强。供应链、销售模块、固定资产模块甚至也利用起来,一些决策层甚至可以随时掌握集团采购情况、销售情况、财务收支情况等。
与之对应的情况则是,一些中小型企业、个体户,虽然决策层有这方面的了解,但对会计电算化的了解远远不够,认为会计软件只是替代了会计人员的手工劳动,认识不足,导致投入不足,而有些会计人员本身素质不高,对会计电算的需求也不那么强烈,以至于现在很多小企业会计人员还在使用手工记账。某些会计人员只是使用电脑上的EXCEL办公软件进行一些简单的数值计算,稍微懂得电脑的人员能够使用些公式,就觉得电脑利用率很高了,其计算机在会计工作中的利用率,极其低下。
(二)会计电算化软件专用性有待提高
市场的大部分财务软件考虑到其开发成本问题,大部分具有较高的通用性,只是进行了简单地行业划分,企业购买以后一般都需要进行二次开发,包括科目的设置,辅助核算的设置,业务流程的设置,甚至是和其他部门软件,如:称重软件、销售模块等的数据交换。这需要公司各部门通力合作,仔细梳理业务流程、数据流程等,然后统一进行二次开发,这项工作往往得不到重视,决策层一般认为二次开发就是财务的事情,导致最后软件运行,与当初目标有较大差距。另外,大公司对会计软件的选择、使用、二次开发不到位,选择是不能充分考虑自己企业的规模、会计电算化目标、后期投入等各种情况,盲目选择高大上的会计软件,前期投入高,后期购买售后服务投入低。缺乏会计电算化人员,二次开发程度低,导致最后利用率低。盲目开通各个模块,追求大而全,没有仔细梳理自己的业务流程,开通各个模块后,反而使自己的业务流程更加复杂,增加了不必要的电脑操作,从而增加了部分会计人员的抵触情绪。
(三)会计电算化人才结构性不平衡
虽然现在大部分大中专院校的财会学院都开设了会计电算化专业,但从就业专业方向来看,并不乐观。因为是刚毕业,没什么专业经验,大部分毕业生为了急于就业,转向其他专业方向。作为企业来讲,缺乏培养后备电算化人才的意识,也为了节约人力成本,但是这样带来的坏处就是,当急需这方面的人才时,其实是找不到的。而另一方面,会计电算化专业刚毕业的人才有找不到单位,从而造成结构性会计电算化人才供需不平衡。
(四)企业会计电算化现状堪忧
一些大公司对会计软件的选择、使用、二次开发不到位,选择时不能充分考虑自己企业的规模、会计电算化目标、后期投入等各种情况,盲目选择高大上的会计软件,前期投入高,后期购买售后服务投入低。缺乏会计电算化人员,二次开发程度低,导致最后利用率低。盲目开通各个模块,追求大而全,没有仔细梳理自己的业务流程,开通各个模块后,反而使自己的业务流程更加复杂,增加了不必要的电脑操作,从而增加了部分会计人员的抵触情绪。一些小公司,舍不得投入,几千元的财务软件也不舍的买,财务软件追求越便宜越好,后续服务更是不予考虑,买来的软件,功能不全,问题不断。
三、改善会计电算化应用现状的对策
(一)企业内部注重会计电算化人才培养
作为企业不仅只注重吸引现有人才,更要注重从企业内部培养提拔会计电算化人才。每个企业都有每个企业自己的会计核算流程,和具体业务核算过程,人才到了企业都要有一个学习,熟悉、适应的过程。而作为老员工他们在这方面是有优势的,直接培养这部分老员工,可能时间更短,成本更低。
(二)决策层重视,列入发展公司规划
企业决策层应加强对会计电算化的重视,从公司职能结构、制度设计、人员配备、硬件投入等方面,都要列入企业长远规划,按计划分步实施。会计电算化不是一蹴而就,一劳永逸的事情,要随着信息技术的发展,不断地制定会计电算化发展战略。尤其是人工智能技术的发展,也向传统的会计电算化发出挑战,现在,一些高重复性、业务处理规范化、高劳动密集型业务已经被人工智能代替,所以在会计电算化这条路上,永远没有终点。只能不断地与时俱进,才能适应现代企业会计的发展。满足智能会计的需求。
(三)电算化软件生产企业降成本、增加推广面,提高通用性
现在市场上的电算化软件生产企业的产品,琳琅满目,鱼龙混杂。大型系统软件把市场定位在大中型企业,价格定位高,动辄几万、几十万,小企业望而却步。一些小型会计处理软件,功能差,专用性低,售后服务差。一些免费的账务出辅助程序,因为缺少售后服务,多数会计人员不能有始有终,会计电算化工作虎头蛇尾,开始满腔热情,遇到问题不能解决后,束之高阁,程序不能延续使用,甚至又回到手工记账的时代,自己开发,大部分中小企业缺少这种既懂会计又懂计算机的复合型人才,只能停留在使用电子表格进行简单数值计算的阶段,能够使用EXCEL进行公式运算在好多小企业已经算是人才了。
所以作为会计电算化生产企业,大型系统性软件要降低成本,降低价格。让小企业用得起,才能提高他们对会计电算化的信心和兴趣,才能促进会计电算化的发展,作为小型会计电算化软件生产企业,更应该找准定位,划分客户群,把重点放在软件的专用性上,针对客户业务流程,开发更简单更方便的软件,更加贴近手工记账的流程,使小企业用起来更加得心应手,然后逐渐提高企业的会计信息化水平。
(四)有关人力资源中介和部门建立人才供需机制,畅通会计电算化人才供需渠道
人力资源中介建立这方面人才信息库,做好企业和人才的沟通,通过市场经济的手段,做好会计电算化人才和企业的媒人。既满足企业人才的需要,又满足人才就业的需要。实现企业和人才双赢。
(五)政府政策适当引导
政府主管部门,应加强对会计电算化的管理,制定有利于会计电算化发展的政策,如电算化信息保护政策,会计电算化人才引进政策、鼓励会计电算化软件公司的设立、税收优惠等。加强对公司会计电算化人员的培训、业务指导、信息提供等。对应用面广,实用性强,容易得到到推广的会计电算化软件给予资金、政策的扶持。使中小企业的会计电算化水平大幅提高,能够适应经济快速发展、智能发展的需要,补齐企业发展的会计电算化这一短板。
四、结语
会计电算化在会计工作中应用,前景广阔,任重道远。只有了解现有会计电算化应用的意义,现状及应采取的措施,作为会计专业人员才能有的放矢,才能把我国会计电算化水平提高一个档次。只有会计电算化整体应用水平上升了,才是会计电算化的真正的春天。我们必须重视会计电算化整体水平,为推进我国会计电算化水平出谋划策,尽心尽力。我国电子计算机在会计工作中的应用水平必将上一个更高的台阶。
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