摘要：现行会计软件提供了五种电算化会计特有的功能。以下将对各种记账功能的运行目标及其实现条件进行分析, 并从其内部工作原理出发, 对每种记账功能的优缺点作出了恰当的评价。
关键词：电算会计; 实时记账; 模拟记账;
会计电算化信息系统中使用的电子帐套是由一些列相关财务数据库文件组成的集合体。帐套中所有会计相关数据和信息都是数据库文件形式, 举例来说, 未记账凭证和已记账凭证就分别存储在“临时凭证库文件”和“正式凭证库文件”之中。记账功能是电子帐套在处理数据过程中的主要功能, 记账功能使录入的会计凭证的数据在多个数据库文件中更新传递, 而且由于电子记账中特有的实时记账、模拟记账、成批记账、跨月记账和恢复记账几种功能使得财务软件使用过程中不用重复抄录, 攻克了手工记账重复转抄的劣势。
1 实时记账
在电子帐套中登记每一张记账凭证都不用进行审核凭证就可以直接进行记账的方式被称为实时记账。这种记账方式既是登记一笔记账凭证保存后, 系统会自动记账, 也就是说每笔凭证之前都不存在未记账凭证。实时记账不仅省略了审核过程, 而且保存和记账两个功能也简化为一步合成。这种记账方式输入凭证就直接生成正式的凭证, 而不在存在临时凭证, 不再有审核和记账过程, 录入数据的制单人也将成为数据的最终负责人。事实记账之所以能够顺利执行关键还取决于会计软件能够自动生成机制凭证, 并进行实时记账, 这样才能保证实时记账在结账过程也能顺利进行。实时记账简化了工作流程但利弊共生, 记账过程忽略人工审核只是单方面的进行机械审核, 这就违背了会计相互监督制约的原则, 而且已经记账的凭证就只能进行冲减不能直接进行修改, 这就造成软件中存在大量错误和纠错流程, 操作起来就相当麻烦。记账凭证作为电子记账的初始数据应通过人工和自动双向审核确保会计数据的准确性。因此应对此类记账方法的审核方面的缺陷进行更有利的改进。
2 模拟记账
模拟记账又称预记账, 这种记账方法是电子帐使用者能够掌握凭证是否已经记账, 并能知晓记账后的结果如何。模拟记账是对临时凭证记账结果的一种预演, 任何一个临时凭证都可以由任意一个操作员进行模拟记账。而且模拟记账只是作为一个临时文件存在它和正式记账的凭证性质不同, 不能永久保存、查看、使用, 并且不能进行凭证的转移, 数据无法传递和更新。已经进行模拟记账的凭证实际上依然作为未记账的凭证保存在临时凭证文件中, 介于模拟记账的特质很多电子记账软件中将已经进行模拟记账的凭证和未记账凭证放在一个菜单中。
模拟记账的优势是能对未正式记账的凭证进行模拟记账并能进行汇总记账凭证、试算平衡, 这就大大降低了记账的失误和错误, 并且可以随时掌握经营状况, 及时预算同时又能方便分析记账前后账簿结果。
3 成批记账
成批记账从表面看是批量的对未记账凭证记性一次性记账, 但并不是像实时记账那样可以将临时凭证直接记账, 成批记账的前提是审核后的凭证才能进行统一记账, 并不是所有凭证都能进行成批记账。成批记账的是特点是审核后都可以记账, 不管单张还是多张都可以直接进行记账。
现行会计软件对进入电子账套的记账凭证虽然可以从借贷平衡、凭证类型、时间顺序和内容完整等方面进行自动审核, 但无法预防像数字串行、方向颠倒和借贷同时多记或者少记等这类凭证错误。为了保证电子账套中会计数据的正确性和合法性, 不论是用户录入的手工凭证还是自动生成的机制凭证都必须作为未记账凭证先保存在“临时凭证库文件”之中, 等待相关人员进一步审核。一旦发现其中的未记账凭证有错误, 用户就能及时进行无痕迹修改, 同时还可减少不必要的数据存储;审核无误的凭证经过签字后仍然要返回存放在“临时凭证库文件”之中, 只有经过成批记账才能转移到“正式凭证库文件”之中。由于成批记账具有工作效率高、控制环节多和数据责任明确等优点, 因此, 它成为各种会计软件都具有的最基本的记账功能。
4 恢复记账
恢复记账能够将已记账凭证及其数据还原到记账前的状态。这种反记账功能不仅要把记账凭证从“正式凭证库文件”返回到“临时凭证库文件”中, 而且要把当时记账过程中传递和产生的所有数据从相关数据库文件中彻底注销。可见, 全面准确地保留记账线索是会计软件实现恢复记账的关键技术, 现行的会计软件主要有“最近一次记账前状态”和“本月月初状态”两种恢复形式。恢复记账功能虽然具有避免错误凭证被登记入账、解决病毒导致的账证不符问题、重新进行意外中断的记账过程等优点, 但同时又会给电子账套带来了新的财务风险, 例如, 已达账项和已核业务等辅助数据被删除后就不能全面恢复, 如果再次记账将会引起主体账和辅助账之间的数据不一致;更新过的账套数据与已报告的会计报表数据也很可能不符;另外, 该功能还给一些蓄意作弊者提供了可乘之机。
因此, 现行会计软件对该功能通过隐藏 (使用时再激活) 和专人负责 (如账套主管) 等方式进行了严格管理。权衡恢复记账功能的利弊, 鉴于已记账凭证的错误还可以采用红冲和调整方法进行有痕迹修改, 笔者建议会计软件中最好还是不要设置这种记账功能。
5 跨月记账
会计工作的基本要求是日清月结, 但在实际工作生活中, 由各自实际情况导致的结账日期有可能会延后。如果不考虑特殊情况当月记账结账, 未计入的待定业务就只能用辅助账务的形势体现当月经营情况, 如此一来财务人员的工作量增加不说, 由于工作量增大, 工作中出现错误的几率也将大大增加。跨月记账的悠诗诗使会计软件使用者可以在之前月份未进行结账的前提下可以照常录入本月记账凭证而且可以随时进行记账。而且会计软件会根据记账凭证的真实时间进行排顺序排列, 并对数据内容自动进行更新, 不受凭证录入、记账日期影响, 只要保证数据正确即可。会计软件的原则是本月已经对上期账目进行结账便不能再录入上期凭证, 但对于未结账的凭证依然可以进行处理, 跨月记账就是同时支持同一个帐套下有多个可以活动的会计期间, 方便账务处理的同时也极大便利了企业年度审计过程中的调账工作。而且为了保障会计工作的及时性, 避免财务人员对其工作一拖再拖, 跨月记账设定跨月记账的最长期限是两个月。
