摘要：随着时代的进步与发展, 在财务会计领域会计电算化应运而生。会计电算化在财产保险公司中的应用, 可以提高公司会计工作效率, 帮助公司做出更合理的决策, 并且推动公司更好的发展。然而, 会计电算化在信达财产保险股份有限公司应用过程中仍存在一些问题, 并且影响企业的财务工作顺利进行。本文针对会计电算化应用过程中出现的问题进行分析, 并提出相应的解决对策。
关键词：信达财产保险股份有限公司; 会计电算化; 问题; 对策;
一、会计电算化在信达财产运用过程中存在的问题
(一) 公司收付系统和做账系统对接不完整。
信达财险财务系统之间模块对接是使会计日常工作可以正常运转的关键, 但有的时候一些系统间不对接的状况会经常发生, 从而影响会计核算工作的真实性和可靠性。信达财险财务系统中存在的收付系统和做账系统SAP两个模块之间对接不完整的情况。收付系统是业务端和财务端共用的一个系统, 其主要操作是前台业务员端生成保单, 将投保人等相关信息以及收到保费等情况在系统里面做录入, 然后系统自动将信息由业务端传至财务端, 财务人员根据收到保费情况做不同的处理, 实际收到保费的做实收处理, 未收到保费的做挂账处理。做账系统SAP是财务人员业务核算的一个主要系统, 通过技术上的支持, 收付系统和做账系统SAP之间可以相互对接。一般情况下, 在当天晚上12:00收付系统会自动将保单处理情况传输到做账系统SAP之中, 第二天财务人员专门在做账系统的做账模块进行账务处理。但是, 由于系统存在漏洞, 两个系统有的时候会不能完全对接, 使得有的业务单据在收付系统生成之后不能自动及时地传输到做账系统SAP中, 导致在月底记账时, 实际收入资金与账面资金对不上, 并且月末做银行余额调节表的时候出现账务不平的问题, 需要人工进行一笔一笔的调账。给财务人员的工作额外带来了很多负担, 加大了工作量。总之, 由于这些问题的存在, 导致信达财险财务部会计的电算化使用效率降低。
(二) 费控系统经常出现凭证无法生成的情况。
会计电算化在信达财险的应用过程中, 除了以上收付系统和做账系统对接不完整问题, 最令会计人员棘手的应当是费控系统中的问题。费控系统是财务人员在拿到报销单之后录入所需要报销的发票的信息, 然后将所收到的票据逐一扫描上传, 上传之后再经过领导层一级级的审核, 最后进行签字确认, 生成记账凭证。但是, 在生成凭证时经常会遇到前期数据及信息的录入完全正确, 以及生成凭证之前的程序都完全正确的情况下, 仍然无法生成会计凭证, 使得财务人员不得不反复进行单据的录入、上传、审核、签字等流程, 并且有的时候还出现需要修改数据才能保存的情况。这些问题的出现, 让公司的财务人员十分困扰, 给财务人员带来了很大的不便, 经过排查原因, 发现出现这种现象的主要原因是费控系统中存在漏洞, 系统定期升级但是又不完善造成的。当财务人员操作财务软件或应用财务软件的次数过多或者重复一项操作的时候, 系统记忆功能就会出错, 系统不能按照正常程序运转。唯一的解决办法是需要重新启动电脑操作系统, 重新走所有的流程, 最终才能生成凭证。这样就大大降低了会计电算化的工作效率。
(三) 资金集中核算降低资金拨付效率。
会计电算化的产生给企业的资金支付带来了很大的变化, 使得很多企业免去经常跑银行的时间, 但是系统之间层层审批的程序, 同样会不同程度的影响资金的使用效率。
信达财险的资金管理模式与传统的企业有所不同, 信达财险为了降低资金管理的风险, 所有分公司、支公司和总部的资金都由总公司统一管理。在日常财务工作中, 总公司统一进行资金的收取和调拨, 各省市分公司和地市支公司的每日保费均需要当天下午5点之前划入总公司账户, 每周五下班之前分公司或者支公司账户是不允许有现金余额的;各分公司和支公司日常需要使用资金的话, 需要向总公司提出申请, 申请通过后, 由总公司在固定的时间点进行下拨。然而, 财险分公司和支公司每日几乎都需要使用资金, 不管是销售费用还是管理费用等其他费用都是需要资金的, 但是每天都把资金进行了上划, 自己的账户基本没有钱, 申请资金需要走审批流程, 会不同程度的影响资金的使用效率。一般情况下, 支公司需要每天9点之前向分公司申请资金, 这中间还包括分支公司各级领导的审批, 然后分公司汇总之后要向总公司9:30之前进行申请, 又要经过层层的审批。等所有都审批完了, 总公司财务部才会下拨资金, 如果出现紧急理赔的业务, 同时公司领导出差等不在岗的情况, 资金不能按时审批下发, 将影响理赔支付的时间, 影响公司的信誉, 进一步影响公司业务量。
(四) 公司会计电算化安全性低。
信达财险的个别会计人员自身的安保意识较为薄弱, 在很多时候为了操作方便, 公司重要的信息、数据及文件都没有进行加密。甚至, 有时候在有事离开座位时会计业务的操作页面还处于打开的状态;有时候非会计人员都可以使用电脑, 或者是查看各种文件, 最终导致了公司的财务信息泄露。另外, 软件的安全性也是影响公司数据及信息安全的一大隐患, 由于当前市场上的会计软件质量良莠不齐, 在软件防护方面也不完善, 软件病毒也容易导致财务危机。信达财险的会计电算化系统在运用的过程中安全性和保险性问题比较突出。
信达财险的管理者认为, 一个企业只有充分地认识到自身的问题与不足, 并且针对自身的问题与不足不断地作出修正, 将阻碍企业发展的不利因素一一解决了, 才能有利于企业的发展壮大。本文针对会计电算化在运用的过程中存在的几个问题, 相应的提出以下具体的解决措施。
二、解决措施
(一) 加强公司财务系统对接问题。
针对信达财险的财务系统中收付系统和做账系统SPA两个模块之间存在对接不完整, 所造成的月底银行余额调节表在月末账务中不平的问题, 公司应采取以下措施。首先, 在凭证生成的第二天, 建议公司的财务人员将前一天生成的票据进行一一核对查看, 防止凭证传输过程中漏传的现象, 做到防微杜渐;其次, 信达财险公司人员应及时与系统的开发公司进行沟通, 反复进行试验测试, 找到系统在操作过程中出现的漏洞, 修补并不断升级给操作系统, 从根本上解决财务系统中收付系统和做账系统SPA两个模块之间存在对接不完整的问题。进而保证会计工作中信息与数据处理的效率, 加强公司会计电算化的开展与应用, 提高公司的会计工作效率, 推动公司不断地发展壮大。
(二) 加强对公司财务软件的更新与维护。
信达财险的管理者为了解决电脑财务系统软件出错的问题, 加强对信达财险财务软件的更新与维护, 可以有效地防止财务相关系统漏洞。在飞速发展的科技面前, 系统软件的更新换代与维护是保证软件可以正常和持续使用的关键所在。信达财险公司应当提倡发现问题及时进行更新, 使会计软件的更新与维护可以保证会计人员在的工作效率。为了减少信达财险的财务系统中经常出现会计凭证无法生成的现象, 信达财险应与开发系统的科技公司建立实时沟通的制度, 进行定时的费控系统软件定更新与维护。除此之外, 会计人员操作规范也是必要的, 因为只有在系统完善, 并且人员操作规范的情况下, 才能保证信达财险的财会软件在公司中顺利地运营。
(三) 加强会计人员素质与专业技能培训。
在信达财险的发展的过程中, 会计从业人员自身的专业素质与技能直接影响到会计电算化在公司中的应用程度。目前, 信达财险应该加强对会计工作人员专业技能操作方面的培训, 应该每3个月或者半年派遣财务人员到总公司进行进修学习, 不断的提高;并且应每年让财务人员进行会计知识继续教育。保证会计人员能够胜任所在的职位, 这样不仅有助于会计工作的开展, 还有助于提高信达财险的会计信息与数据的处理效率。
(四) 强化公司会计电算化安全工作。
资源共享是电子信息科技应用过程中存在的一大特点, 在信达财险目前的发展过程之中, 在很大程度上实现企业会计信息资源的共享, 由于事物具有两面性, 公司在实现会计信息共享的同时也伴随着一定的风险存在。会计电算化在信达财险的运营过程中, 公司有限的自身防护功能和公司会计人员的防范意识不够强等情况。除此之外, 公司在市场竞争过程中, 存在网络黑客对公司信息侵扰等情况。因此, 严格的规范会计电算化在公司的操作, 加强会计电算化保密措施的实施, 增强企业电脑的防火墙功能, 保证企业会行信息以及企业内部信息的安全性。
三、结语
会计电算化在财务工作中的应用是多年来信息化发展与积累的成果, 特别是在财险保险公司的应用更为广泛。信达财产保险股份有限公司中, 虽然其财务工作更加现代化和信息化, 但是仍然存在一些问题, 如公司收付系统和做账系统对接不完整、费控系统经常出现凭证无法生成的情况, 资金集中核算降低资金拨付效率, 公司会计电算化的安全性低等, 相应的通过完善系统、修复系统漏洞, 提高资金使用效率, 提高电算化的安全性可以解决以上问题, 从而提高信达财产在会计电算化方面的使用效率以及财务工作的效率等。
参考文献
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