摘要：文章以推动出版企业发展为前提, 针对企业会计内部控制工作, 从观念和思路两个方面提出了几种方法, 目的在于做好会计内部控制工作, 提高企业竞争力。
关键词：出版企业; 会计内部控制; 内部控制方式;
内部控制对于出版企业而言, 是其生产经营期间进行自我监督以及管理的重要手段, 主要是为了约束出版企业的行为, 从而保证获取信息的真实性与有效性。内部控制带有综合性, 关系到出版企业中人事、组织结构以及财务等多个环节。出版企业内部控制的实施, 也有利于建设内部机构、约束制度。对于出版企业来说, 建立完善、规范的内部控制体系, 对于其今后发展与转型而言十分必要。
一、观念方面:加强企业内部职工的内控观念
人作为企业所有工作的执行主体, 制度落实在其中占据非常重要的地位, 为了高效实现出版企业内部控制, 需要从观念方面着手, 做到以下几点:
第一, 了解内部控制对于企业管理的关键意义。个别企业只是对实物进行控制, 导致行为主体的控制被忽视;一些职工在思想上认为管理者以及负责人签了字便是内部控制, 导致对于内部控制制度缺乏了解, 一直处于被动地位接受管理者的调度, 使制度本质遭到忽视, 没有落实到实处[1]。所以, 首先需要对观念进行创新, 结合新形势制定内部控制制度, 将重点放在内部控制的落实上。由于内控制度的设计、落实以及评价都是依靠人这一主体实现, 并且对人的行动进行制约, 所以企业内部的所有人员都要认识到自己的主体地位, 发挥主人翁意识, 加强自身的监督内控意识, 创建良好的内部控制氛围, 构建积极的企业文化, 使企业内部的各项经济业务更为有效。
第二, 积极做到创新以及与时俱进。为了实现出版企业的可持续发展, 必须要结合当前环境要求, 积极创新内部控制是制度[2]。管理人员以及职工需要深入学习, 完善知识结构, 尤其是借鉴优秀企业的管理经验与方法, 为内控制度的建立提供参考。
二、思路方面:以会计电算化为前提做好内控工作
(一) 创新原有思路, 积极适应新环境
会计电算化从本质上将原有的人工核算模式加以改变, 使财务工作量降低、准确性提高。然而现如今会计电算化在企业中的应用越发深入, 企业如何在会计电算化在基础上做好内控工作成为有关人员关注的重点问题。为此, 需要积极适应会计电算化内控思路, 并且对原有工作模式加以转变:
第一, 内部控制模式。1.会计电算化在企业中加以应用, 完全剔除了传统会计控制模式, 例如编制会计科目汇总表以及检查凭证汇总表试算平衡等工作。2.会计电算化的应用, 使传统会计中的平衡检查多数转移到会计电算化中, 利用程序实现自动化检查[3]。所以, 在新的环境下, 原有内控制度无法再继续发挥优势, 必须要加以改变。
第二, 内部控制重点。传统的人工会计基础上, 内控工作的关键是会计人员需要保证账账相符以及账实相符, 但是会计电算化的应用, 将内控工作重点进行改变, 所有会计工作都依靠财务软件完成, 内控重点体现为以下几个方面:1.会计工作者对原始数据输入进行控制;2.对会计数据输出进行控制;3.对计算机系统的连接进行控制;4.会计工作者对计算机系统交互处理进行控制。
第三, 内部控制内容。会计电算化属于人机交互系统, 加之将计算机系统作为工作载体, 使其工作效率远远超出传统的人工会计, 并且更具隐蔽性的特点。所以, 会计电算化内控内容主要体现为以下几点:1.会计数据输入进行控制;2.会计工作者的再次分工以及内部牵制制度的完善;3.软硬件安全控制研发进行控制。
(二) 结合网络环境要求, 做好内部控制工作
1. 操作环境
第一, 需要控制实物安全, 这一点主要是在指计算机储存环境以及相关技术的安全要求等, 都要与安全规定相符, 加强对防火、防盗等问题的关注, 如果出版企业内设有主机房, 需要在其中配置消防和空调设备。
第二, 软、硬件。这对系统软件也要根据操作规定严格进行安全管理, 杜绝非法操作电算化软件的行为。对于新软件的安装, 需要对各个软件的统一性以及兼容性等进行考虑, 保证各个业务系统都能够实现集成化统一, 业务之间可以互相衔接, 数据可以自动校检。针对系统软件也要定期组织维护, 保证软件运行的正常。如果计算机硬件出现故障, 需要聘请专业的技术人员及时解决。
第三, 网络。结合网络特征, 需要对以下几点加以注意: (1) 用户权限。基于业务范围, 在网络系统分级管理中设置用户权限, 例如系统管理员、数据管理员、数据录入员、专职会计员, 做到层层负责, 对于数据的修改与读取都要限制, 将所有业务的授权、执行等职能, 授予到各个工作的用户手上, 为其提供相应的操作权限, 针对未授权用户的访问有权拒绝。 (2) 密码。用户需要设置登录名与密码, 并且保证密码的隐秘性, 不能随意泄露。 (3) 针对存储于网络中的重要数据, 要加密处理, 以免信息泄露对企业造成影响。
第四, 病毒。对病毒加以防范, 病毒防范管理制度是最为有效的措施, 需要有关人员在实际工作中加以落实。针对新软件的安装, 用到的软盘以及U盘等设备务必要经过计算机病毒检测, 确认没有病毒入侵之后才能够予以使用;保证专机专用, 不能利用工作设备进行娱乐活动, 杜绝使用工作设备下载与工作无关的软件。计算机要进行防病毒卡、反病毒软件等安装, 针对这些软件要展开定期检测以及升级。因为病毒主要是利用网络实现传播, 因此需要通过软、硬件防火墙技术, 对病毒加以防范。
2. 操作者
第一, 人员实行轮岗控制制度。在企业内部控制中, 会计电算化岗位责任制是最为主要的制度, 基于财务工作者有限的基础上, 设置会计以及电算化岗位, 一些岗位甚至还出现兼任的问题, 一方面可以对会计数据的安全性加以保障, 另一方面则设置交叉性质的工作岗位, 各个工作岗位任职的操作人员要有独立密码, 为操作纪录阅览以及互相制约提供便利。所有工作岗位的操作人员一方面需要对稳定性加以保证, 另一方面也要定期轮岗, 避免企业出现内部舞弊的现象。
第二, 操作程序。会计信息系统控制, 即为了保证会计信息系统有效适应会计处理提出的要求, 所做出的检测、纠正以及预防等多项举措。针对企业货币资金, 这是会计控制工作的重点。保证货币资金内控的有效性, 需要做到以下几点: (1) 明确职责分工, 建立职权分离机制。货币收支主要是由出纳、记账工作人员负责, 出纳人员负责录入数据, 而记账人员则要进行复核, 操作人员不可能单独完成货币业务收支工作。 (2) 授权批准机制。企业内部的货币资金以及经济项目, 都要获取授权, 或者是根据权限要求进行调查与批准;复核人员需要对出纳人员录入数据、原始凭证进行校核, 确认无误之后便可以支付。 (3) 内部记录以及核对机制。企业内部的货币资金以及经济活动, 务必以会计制度要求为原则进行记录。货币资金上所记录的账面数字与实际数字需要定期进行校对, 保证二者相符, 及时备份; (4) 收支凭证与传递手续。企业内的货币资金所有收支事项需要保证传递手续以及收支凭证, 业务都要在正常渠道中运行; (5) 按照规章制度进行控制。出版企业内部的货币资金内控, 要按照规章制度组织规范工作, 例如货币资金的保管、收入等。
3. 稽核工作
在落实会计电算化之后, 内部控制系统能够得到安全以及正常运行, 最为重要的影响因素便是操作与使用。稽核工作需要使用到繁琐的查核技术, 会计工作人员务必要接受培训, 能够处理电脑中的资料, 只有如此才能够胜任工作。若管理制度缺乏完善, 或者是落实不到位, 则会为非法舞弊等不良行为提供机会。基于会计电算化这一环境, 出版企业会计起点为会计人员对于原始数据的录入, 也就是会计人员在计算机中录入经济业务所有原始凭证, 并且使用软件进行处理, 最终制作成总账与报表。由此可见, 因为计算机系统不能对会计信息进行准确性识别, 如果会计人员所输入的数据有误, 那么便会出现错误的数据。鉴于此, 为了保证会计信息的准确性, 需要从稽核工作人员着手, 加强其责任意识, 通过培训提高其技术水平, 关注细节, 保证会计信息的真实性。
三、结束语
综上所述, 出版企业内部的会计内部控制, 不仅能够提高企业会计工作效率, 减少工作量, 也能够全面实现会计电算化, 加强企业的核心竞争力, 加快实现升级与转型, 为今后可持续发展奠定基础。
参考文献
[1]李琰.出版社信息化建设与会计内部控制[J].出版经济, 2016, (12) :56-57.
