摘要：随着计算机技术的不断成熟和互联网技术的飞速发展, 会计电算化和网络财务日渐成为财务的重点发展领域。但在通过对集团公司电算化的调研发现, 很多会计系统应用不规范, 计算机技术掌握不健全, 技术创新比较落后, 远远达不到信息化时代的发展要求。本文通过对重点问题的分析, 提出会计电算化发展的建议和对策, 为财务的基础工作提供保障。
关键词：会计电算化; 网络财务; 中储股份;
一、财会电算化进程
我国的会计电算化工作起步较晚, 上世纪90年代初, 随着计算机技术的不断成熟, 财政部根据《中华人民共和国会计法》的有关规定, 正式制定了《会计电算化管理办法》等制度。1996年, 财政部为了规范企业会计电算化又专门制定了《会计电算化工作规范》。中储发展股份有限公司 (以下简称中储公司) 在财务领域积极推进电算化工作的开展, 2013年前通过不断更新升级, 会计核算已实现了单机版的电算化, 凭证输入、余额表的生成等工作都能在电脑上直接操作, 并根据上级公司和国资委的统一要求, 各种报表都采用了久其单机版进行上报, 相对手工会计, 单机版的会计电算化极大提高了工作效率和准确性。2013年下半年, 中储公司开始大力发展网络财务系统, 在单机版久其系统的基础上, 进行了网络版改造, 在网络版久其系统里, 总部能直接看到各分子公司的填报情况, 能及时掌握分子公司的财务数据。2014年公司开始了会计核算的网络化进程, 财务软件从单机版用友U8系统升级到NC系统, 在新旧系统并行一年的基础上, 逐步实现会计核算的网络化。
会计电算化是在财务核算工作中运用成熟的计算机技术等先进的记录计算方法, 并以此为基础建立相对高效、准确、规范的财务工作模式, 这种模式相对于手工财务阶段是重大变革, 使会计信息处理有了质的飞跃, 把广大会计工作人员从繁重的手工作业中解放出来, 这样他们才能腾出时间和精力, 实现从“核算型”向“管理型”的转变。
随着互联网技术的不断发展和突飞猛进, 全球信息处理网络化成为发展的必然趋势, 会计电算化单机工作系统的不足日趋明显, 网络会计也应运而生。网络技术在会计领域的应用和发展, 预示着会计技术手段由会计电算化进一步跨越到会计信息化阶段。网络会计的出现弥补了会计电算化的不足, 成为会计发展的新领域。网络财务解决了单机工作的诸多问题, 通过远程账务处理、资源共享、设备共享等功能, 缩短了数据传送时间, 实现了数据及时共享, 方便了各方使用者查看相关数据, 使信息交换逐步通畅起来。网络财务使财务管理不再受到时间和空间的局限, 可以使企业的财务管理延伸到任何地域和任何的节点, 使财务管理工作由过去的那种静态化的管理变成动态化的管理模式, 能极大地提高集团公司整体的财务管理工作质量和效率。
二、财会电算化和网络财务存在的问题
科技的进步决定了会计电算化是一个不断完善的进程, 通过对中储公司目前阶段的运行分析发现, 不少问题需要完善:
(一) 对会计电算化不够重视
由于会计电算化属于财务工作的基础环节, 不少企业认为用计算机进行账务处理只是减轻了工作强度, 实现账目的准确和提高效率就是实现了会计电算化。甚至一些企业领导和财务负责人都认为基础工作只是常规工作, 没有必要投入更大的人力物力来进行保障, 他们往往认为编写各种分析报告或者合并报表才是重点。实际上基础工作决定了上层工作的质量, 会计电算化给企业提供基础数据的同时, 也为分析数据和进行决策提供了重要依据, 如果底层数据不符合实际, 再完美的合并都是华而不实。
(二) 缺乏复合型的财务人员
由于会计工作和计算机工作都属于专业性较强的行业, 都需要长期不断学习和积累来提高业务水平, 这就往往造成财会人员只能进行简单的电脑操作, 对一些复杂的电算化工作, 如利用软件编制各种统计表等无法有效地进行。一些老的财务人员对于电脑操作不够重视, 也不主动学习, 甚至有些财务人员只会写分析、合并报表, 不会基本的凭证输入、查询、记账、审核等环节。这就需要企业招聘更多的复合型人才, 能不断学习, 与时俱进。
(三) 实施会计电算化费用较高
企业实施会计电算化目前确实需要更多的投入, 需要大量的网络硬件和软件, 需要大量复合型人才, 需要更多的软件维护和开发费用, 并且网络系统需要的安全性更高。这些都会大大增加财务支出, 后期的升级、维持费用金额也较大。这会迫使一些电算化工作不能有效展开。对于中储公司等分子公司较多的集团化上市公司, 这方面的问题更突出。
(四) 会计软件系统问题
1. 软件设计问题
由于现在采用的电算化系统大多是由专业计算机技术人员开发完成, 其对会计知识没有深入详细地了解, 而会计人员对于计算机知识缺乏系统地掌握, 在两者沟通不通畅的情况下设计出来的软件系统达不到实际操作需要, 甚至有些设计会加重会计人员的工作负担。
2. 软件兼容问题
中储公司等一些大型的集团公司由于下属分子公司众多, 有不少海外分子公司所处的会计环境不一致, 另外因集团公司总在不断地收购、扩张, 各下级单位所用的财务软件不一致, 甚至处理原则有些冲突, 为了统一财务核算, 需要会计人员放弃之前的不同软件, 进行大量的重复工作, 以达到核算方式、方法的统一。
3. 软件协调问题
目前很多企业的财务软件更侧重对企业的账务和报表进行管理, 但在费用核算、成本核算以及市场分析方面的功能较弱或完全没有。财务人员在处理相关问题时, 需先将财务数据进行输出或输入, 进行人工操作后, 再输入到另一个子系统中, 这样的数据转换会导致财务软件的整体性较差, 各模块和模块之间的衔接性较差。
(五) 会计电算化安全性保密性较低
财务数据往往是企业最重要的基础资料, 这要求会计电算化做到安全性和保密性, 尤其是对于像中储公司这样的上市集团公司, 数据错误或泄露往往会造成无法弥补的损失。但实际工作中无法达到应有的安全保密要求, 制约了会计电算化的发展。一些企业财务部门缺乏专业的软件维护知识, 增加了系统感染病毒、木马等风险, 系统软件也缺乏稳定性, 造成财务人员经常面对系统瘫痪、崩溃, 无法进入等问题。这些都难以满足会计电算化的基本要求, 为会计电算化工作带来不便甚至风险。另外, 在网络财务中, 会计数据信息通过网络进行传递, 数据信息在传递过程中无法完全保证其安全性和准确性。
三、对策及方法探讨
结合中储公司会计电算化和网络财务的建设实践和对产生问题的研究, 总结出如下对策:
(一) 加强组织结构保障
1. 加强对会计电算化的重视
决策者对会计电算化的重视尤其重要。中储公司在公司和财务部领导的支持下进行了会计电算化的准备和建设, 目前已初具规模。电算化是一个不断发展的过程, 还应提高电算化的认识, 满足公司信息现代化发展的需要, 会计电算化必然会发展为管理电算化和决策电算化。重视基础工作的质量才能为决策提供有力的保障。
2. 加强人力资源建设
在各行各业对复合人才渴求的今天, 需要多渠道大力储备和争取专业技术人才。加强电算化人才引进工作的同时, 还应加强对财务人员的培训, 保证水平符合会计电算化的要求。另外, 财务部门也需要储备专业的系统管理人员, 从中储公司实践中发现, 财务部门会计人员受制于繁重的会计工作中, 对电算化工作的发展和改进的研究需要专业计算机人员配合进行。在目前老国企老人员众多的情况下, 专业系统管理人员能一定程度上弥补复合人才的短缺问题。
(二) 大力解决会计软件问题
1. 统一常用财务软件和系统
集团公司的国内外不断扩张, 面临着及时进行软件统一问题。在中储公司近年的收购中发现, 一些不同性质的企业采用了不同的电算化系统。财务报告的时间点往往是固定的, 不能更改, 所以更改、更新不同的电算化系统较为紧迫。总部财务人员应加大力度对各分子公司的统一工作进行指导, 对不同软件系统的数据转换储备详细的解决方案。在集团成员单位之间建立信息集成共享的电算化环境, 实现总部与分子公司间信息的实时共享和传递, 实现集团总部对下级单位的管理和控制, 数据集中保存在总部的服务器数据库中, 实现整个集团财务信息的集中管理, 核心资源统一调配。
2. 统一系统的处理原则
在会计电算化过程中一定要做到处理原则一致。如基础的账务处理问题, 总分类科目和明细科目的设置和运用问题, 辅助核算的设置问题。在中储公司实践中, 往往因为有些分子公司没有按照公司统一的处理原则进行, 造成总部核对账务时存在差异。制定集团统一的会计核算科目是进行整个集团公司业务核算的基础中的基础, 在集团统一科目体系上, 根据各成员单位的精细核算和管理要求增设下级科目, 保证会计科目体系的一致和规范。另外, 由于集团公司多元化的发展所涉及的领域和行业也不断扩张, 内部相互交易就越来越多。成员单位内部交易在各自账务上反映资产、负债、收入、费用等变化, 但对整个集团来说没有变化。为了正确反映整个集团财务状况和经营结果就必须在编制合并报表时对内部交易事项进行抵消。由于交易双方入账时间不同、科目不对应导致对账困难, 费时费力, 在共享的数据库坏境下, 可以根据发生的业务单据自动生成协同单据, 通过网络传递给双方经双方确认后自动生成凭证, 从而保证内部交易核算的一致性、及时性和正确性, 进而解决集团内部交易对账难的问题。
3. 加强不同系统间的兼容
企业的电算化进程, 经常会遇到不同管理部门的不同的报送要求。中储公司的报表采用久其系统上报上级单位, 账务处理采用NC系统。这些差异要求集团公司做好系统的兼容工作, 进行统一的报表格式设计, 统一的公式设置, 统一的明细核算要求, 统一的取数原则, 统一的拆分原则, 并根据新准则或上级单位的新修改要求及时修改统一, 这些工作的完善才能真正使会计人员脱离繁复的日常工作, 进而凸显出财务的管理职能。
4. 量力而行节约成本
由于会计电算化, 网络化的拓展性能非常强大, 完整的软件系统势必造成昂贵的建设成本。这对于分子公司众多的集团公司尤其突出。集团公司应鼓励各成员单位结合成本效益原则不同发展阶段采用不同的、合适的模块, 利润少、经费紧张的单位可以选择必要的、不可或缺的核算模块, 减少不必要的高端机器配置。同时集团公司应建立具备易于扩展框架结构的财务管理软件系统, 供需要增值扩展服务的单位选择。
(三) 加强财务资源共享与安全
1. 财务资源共享
会计电算化除了能带来快捷方便外, 资源的共享更为重要。在网络时代, 掌握丰富的资源、资料尤其重要。对于财务部门内部来说, 通过网络财务, 集团总部能及时掌握各成员单位的经营成果和资源状况, 了解各自的现金流量状况, 把握资金是否紧缺, 是否需要拨付款项或进行融资、借款等。对于其他部门, 通过业务核算、审批等系统形成财务资源共享, 业务部门可以及时了解业务的成本盈利状况, 投资部门能及时获取投资成本, 投资收益等重要资料。这些资源共享能提升集团公司整体的平衡能力和盈利能力, 从而极大提高市场竞争能力。另外, 总部财务应加强对分子公司的远程账务处理能力, 提升整体财务水平, 加强人力资源共享, 同时提供安全的如服务器等设备共享。
2. 强化安全防护
企业应建立符合自身情况的安全防护制度。首先, 定期对硬件进行检查和维修, 防止病毒、黑客入侵, 及时升级杀毒软件及防火墙, 禁止服务器和客户端登录不明网站;其次, 对用户权限实行分级授权管理, 每个会计人员都在其授权范围内操作软件, 分工明确, 责任清晰, 为追查会计差错及恶意篡改等问题提供保障, 杜绝通用账号的产生, 对离职、入职、调动等情况的员工及时修改账号权限;最后, 严格执行电算化档案管理制度, 定期做好数据备份工作。一方面做好服务器等数据的物理备份工作, 另一方面定期打印凭证、账簿、报表等纸质资料。建立会计档案借阅、归还登记制度, 根据有权限领导的审批签字意见借阅会计档案, 且在档案登记簿中记录借阅与归还部门、姓名、用途、时间等信息。
四、总结
随着互联网技术的不断发展完善, 网络会计成为了会计电算化的发展趋势。先进技术能提供更加丰富的数据信息, 更广阔的管理视角, 更快捷的数据处理和查询, 同时也提高了对每一个会计人员的职业素质要求。中储公司在电算化和网络会计进程中打下了坚实的基础, 但今后仍有更多的空间去提升。
参考文献
[1]李月夫, 陈永梅.我国企业会计电算化发展对策分析[J].会计师, 2014, (5) :69~71.
[2]韦云菊.网络化会计信息系统若干问题探讨[J].经营管理者, 2017 (12) :26.
[3]樊珊珊.目前我国会计电算化存在的问题及对策[J].会计之友, 2011, (11) .
