摘要：随着经济全球化发展以及会计电算化逐步的实施, 经济形势多样化, 全球化趋势也越来越明显, 公司会计核算和会计管理内部、外部的环境同时也发生了巨变。本文重点分析了会计电算化后会计岗位设计存在的问题, 以及会计电算化内部职责分离过程中存在的问题, 并提出了优化会计电算化后会计岗位设置的建议。
关键词：会计电算化; 会计岗位; 职责; 管理;
一、会计电算化的含义
会计电算化也叫计算机会计, 是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作的应用, 具体而言, 就是利用会计软件, 指挥在各种计算机设备替代手工完成或在手工下很难完成的会计工作过程, 会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称, 是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。它实现了数据处理的自动化, 使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。会计电算化是会计发展史上的一次重大革命, 它不仅是会计发展的需要, 而且是经济和科技对会计工作提出的要求。
二、会计电算化内部职责分离过程中存在的问题
近些年来会计电算化系统在授权时很容易出现问题:
第一, 会计工作要遵循不相容岗位相分离原则, 所以在企业内部应该把主要的不相容职务进行分离, 然而会计电算化系统在授权时有时并没有遵循这一原则, 电算化系统在授权时不同于传统的会计授权, 其只需要在计算机上勾选即可, 不需要过多的手续, 当会计电算化系统在授权时没有把主要不相容分离, 例如:授权进行一项经济活动和执行该活动的人员职权相分离, 这会严重影响企业对其管理, 在不分离的状况下很可能产生舞弊行为, 一项经济业务必须要经过两人或两人以上经手, 否则风险太大。
第二, 电算化系统在授权时没有把执行和记录经济事项的职务进行分离, 如果销售人员自己将销售数据登记到会计凭证上, 不经会计人员私自操作, 这不仅违反了不相容岗位相分离原则, 同时还违反了内部牵连制制度, 容易造成库存商品的盘亏, 导致账账不相符, 账物不相符, 为以后的会计工作带来极大的困扰, 会对企业造成损失。
第三, 电算化系统在授权时没有将材料的审批员和材料的采购员职务相分离, 授权时产生这种问题再加上工作人员自身素质不高, 很容易使企业在采购原材料时成本增高, 原材料质量、数量出现问题等。不利于公司的长期发展。
第四, 电算化系统在授权时没有将保管资料人员和记录经济业务人员的职务进行分离, 这将会造成记账、算账一人包揽, 很容易形成业务的差错, 会给不法人员造成可乘之机, 同时自律性不强人员会监守自盗, 公司会造成极大的损失。
三、优化会计电算化岗位设置的建议
会计电算化系统在授权时容易出现诸多问题, 首先, 工作人员对授权事项的重视程度严重不足, 不能充分认识到授权对控制风险产生的作用以及重要意义。其次, 授权人员授权较为随意, 不能认真审核凭证, 这样账目容易混乱, 易出错, 会给不法分子可乘之机。再次, 部分企业没有做到内部牵连制制度, 违反相关法律法规。在电算化系统授权时应该遵循不相容岗位分离原则。
第一, 经济活动的授权者和执行者的人员职权应相分离, 例如:有权审批或决定材料采购的人员不能同时兼任采购人员的职务。审批材料采购的人员有权审批决定材料采购的数量、价格以及材料的质量等, 而材料的采购人员试将审批者的意见作为参考去实际购买。如果事物都有一人包揽, 不免会存在舞弊的行为, 风险太大, 根据内部牵连制制度企业应制定规定一项经济业务必须经过两人或两人以上的人经手, 有利于公司健康平稳运行和管理效率的提升。
第二, 电算化系统在授权时应该把执行和记录经济事项的职务进行分离, 例如:销货人员不能同时兼任会计记账工作, 销货人员的主要工作是对公司的库存商品进行销售, 记账人员是将销货人员销货数量、主营业务收入、以及销项税等进行记录, 如果销货人员在没有会计人员的情况下私自将销货记录登记到凭证上, 不仅违反了不相容岗位相分离原则, 也容易对公司的经营产生风险, 当销货人员藏有私心, 私自销售公司产品后自己将账面记录平衡, 当到期末查账时会发生账实不符, 给会计工作带来极大的困扰, 同时会导致公司发生不必要的损失, 也对对销货人员的职业生涯产生负面影响。
第三, 电算化系统在授权时应将执行某项经济业务和审核这些经济业务的职务要分离, 例如:填写销货发票的人员不能同时兼任审核人员。如果填写销货发票的人员兼职审核人员, 那就不能完全保证单据的合理性、真实性和完整性, 就像记账人员不能兼任审核人员一样, 记账、审核如果都由一个人来兼任, 那授权的层次性就体现不出来了, 自己记账自己审核, 完全审核不出问题, 会忽视记账中存在的诸多问题。对公司的管理会产生不利影响, 所以公司一定要坚持内部牵连制制度。
第四, 会计电算化系统在授权时要将保管资料人员和记录经济业务人员的职务进行分离, 档案保管人员的工作并不简单, 其需要根据规定填写信息、立卷、归档, 对于归档的日期、分类和排序也要严格要求, 为查阅者提供便利, 所以说这并不是一项简单的工作, 不能随随便便由其他会计人员兼任, 由会计人员兼任会导致档案杂乱无章或者资料丢失等情况, 会对以后的工作造成不便。
参考文献
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