摘要：计算机技术的广泛应用和信息化时代的到来, 完全改变了我们的生活和工作方式, 为顺应现代化的潮流, 学校会计电算化已经基本实现, 来帮助学校进行记账、核算这些基础的会计工作, 然而, 随着大数据时代对信息化技术新一轮的冲击, 以及现如今学校经济业务的形势变化, 功能呆板的会计电算化, 已经无法满足学校会计工作的多样性需求, 会计信息化平台应运而生, 满足了学校管理层对会计信息的高需求。引进会计信息化平台可以帮助学校实现现代化的财务管理方式, 提升会计人员和管理人员的工作效率。
关键词：会计信息化; 财务管理; 信息化管理;
一、相关概念及学校会计工作的现状
(一) 相关概念
1.会计信息化
会计信息化是会计具体工作与现代信息技术的融合, 会计人员在实际工作中通过应用专门的会计信息处理平台, 对大量琐碎的会计信息进行改造和整合, 形成更加丰富的会计信息和非会计信息, 便于会计人员和管理者更方便高效地应用, 帮助企事业对其经营状况进行评价、监督、预测、决策等一系列财务管理工作。
2.学校会计信息化
学校会计信息化主要是针对学校经营特性, 引用符合学校业务范围的会计信息处理平台, 把现代信息技术与管理思想应用到传统的学校会计业务中, 对其进行改造和整合, 为学校的管理人员和会计人员提供处理后的会计信息和非会计信息, 有助于学校的财务管理工作高效地进行。
(二) 学校会计工作的现状
1.学校会计工作的目标
首先, 学生生均教育成本最小化一直是每个学校在传统的会计模式上所追求的既定目标, 换言之, 在满足学校的教育条件并实现教育目标的基础上, 培养一个学生所需的社会平均教育费用, 既社会教育平均成本努力达到最小化。其次, 学校肩负着教书育人的社会使命, 在降低学生生均教育成本的同时, 必须兼顾学校的综合价值和办学实力。所以, 对比企业价值最大化的目标追求, 学校应该将教学楼、教学仪器、师资力量、学校声誉、校风文化等这些资产价值发挥到最大化。
2.学校财务管理模式
财务管理的模式关系着在会计信息化发展的过程中如何对会计信息化平台进行合理地构思和建设, 我国学校的财务管理模式主要分为三种, 分别是分级式管理模式、集中和分权相结合的管理模式、高度集中管理模式。以下分别对其进行详细解释:
(1) 分级式管理模式。这是一种相对传统的管理模式, 在多校区且信息化比较落后的条件下所产生并应用, 学校的会计工作下分出多个二级单位, 在得到由一级单位划拨出的经费后, 二级单位直接对经费进行管理。经常由于各二级单位所应用的会计工作制度和会计方法不同, 影响一级单位对学校总体情况的把控和管理。
(2) 集中和分权相结合的管理模式。在这种模式下, 每个校区应用各自的会计信息系统进行日常会计工作的记录、核算, 再由学校定期对所有校区的会计信息进行整合, 在对接汇总的过程中, 要求畅通的网络环境和会计人员的特别关注。这种模式要求各个校区使用统一的财务管理制度, 而日常会计工作又是分散的。
(3) 高度集中管理模式。这种模式的特性是集权式管理, 有关学校内所有的会计工作都由一级单位独揽大权, 学校的财务人员在同一个会计信息系统里进行汇总处理, 相应地在这种模式下, 学校必须建立统一的会计核算制度和会计管理制度。
如今, 上述三种模式在学校财务管理工作中各有使用, 随着计算机技术所促使的大数据时代的到来, 学校会计信息的核算、传递、整合更加便捷高效, 驱动学校会计信息化的发展, 促使分级式管理模式向高度集中管理模式的跃进。
二、学校会计信息化发展存在的问题及原因
(一) 信息化发展的滞后性
相比单一的盈利性企业的高管, 学校管理者较晚意识到信息化技术的有利性, 学校会计人员的职业思想和工作方式都比较落后, 对先进的信息化平台不具有敏感性, 所以, 在会计信息化的发展进程上, 学校要迟于一般的盈利性企业, 信息化发展还有待进一步完善。
(二) 缺乏规范的信息化管理制度
一项具体工作方式的变革, 必须要有相应的管理制度作为依托, 要想促进学校的会计信息化建设, 学校管理者必须要制定出相应的会计信息化管理制度。在引进信息化平台之前, 学校会计人员一直习惯于传统的手工帐方式, 在从传统的手工帐向先进的技术平台过渡时期, 没有规范的信息化管理制度去督促会计人员对信息化平台的应用, 会降低学校会计人员在思想以及工作方式上从传统手工帐向现代信息化平台的转变速度, 同时, 在引入信息化平台的初期, 对于刚刚接触信息化平台的会计人员, 会产生一系列的操作失误, 对最终的财务数据产生影响。
(三) 学校会计管理工作的内部控制不健全
对于学校来说, 学校的内部控制是学校自身为进行管理所实施的一系列内部举措, 学校会计信息化的推行, 必须要有相应的内部控制制度作为依托, 才能发挥会计信息化所期望达到的效果, 两者具有一定程度上的相关性, 反之来说, 学校的内部控制不健全则不利于会计信息化的推行与应用。在学校会计信息化推行应用的过程中, 财务部门必当会与其他部门之间增加更多的联系, 从而会产生更多的问题冲突, 究其原因, 则是与会计信息化相对应的内控制制度没能与之进行及时的更新配合, 会计信息化环境下的内控指标与实际规范模糊不清, 使得内部控制制度与会计信息化相冲突, 不仅有损学校引用会计信息化的功效性, 更不利于学校整体管理模式的后续发展。
(四) 引进信息化平台后的困顿
现如今, 我国的不少学校已近引进了会计电算化和其他相关的会计信息平台来帮助其实现日常账务处理和管理工作, 这些系统平台往往是从市场上的软件开发商处高价买进, 成本投入较高, 但此类高昂的技术设备在学校实际的会计工作中所带来的效益却不尽人意, 原因有如下三点:
第一, 类似于流水线上生产出来的标准化平台往往只是满足了大众用户的普遍性需求, 每个学校的会计工作都有其专属的特殊性, 个性化的功能模块需求并不能满足, 使的会计人员在使用此系统后, 反而对其一部分会计工作造成了不必要的阻碍和停滞。
第二, 一部分学校在引进了相应的信息化平台之后, 由于缺乏规范性的制度管理, 并且学校大多数会计人员对先进的计算机技术和平台的使用并不精通, 使得大多数会计人员并没有对学校重金引进的技术设备物尽其用, 仍然依赖于传统的会计工作方式, 不仅造成资源的浪费, 还使得学校的会计工作在飞速发展的信息化浪潮中掉了队。
第三, 在对这些信息平台进行高价引进之后, 还要承担定期的维护更新费用, 对于普遍就存在资金紧张的学校来说, 在前期已经耗费了大额支出的基础上, 通常不愿意再对此类的技术设备进行按时续费, 相应的这些平台的部分功能就会落后于新兴的会计业务要求或者被暂停使用, 产生一定的资源流失。
从综上所述的部分情况, 可以看出在学校引入会计信息化平台之后, 并没有使其在学校的会计工作中发挥出其应有的效用, 达到学校管理层所引进此平台的预期效果。
(五) 财务信息安全存在威胁
财务信息的安全性, 是学校使用信息化平台的最大顾虑。校园网的安全性存在质疑, 学校又不具有高水平的的网络安全防御水平, 如果财务信息出现泄漏, 将会直接影响国家、学校、师生的切身利益。其次, 在信息化平台投入使用之处, 大多数学校信息安全的管理机制并不完善, 学校会计人员对网络安全的防范意识不强, 这将会使学校的财务信息置于隐患之中。
(六) 缺乏相关的专业人才
在从传统的会计工作模式向现代化信息处理模式过渡的阶段, 必须要有与之相关的专业人才作为支撑, 在学校会计信息化发展的过程中, 软件供应商的工程师们缺乏与学校会计工作相关的知识, 在对信息化平台研究开发的过程中无法做到完全契合学校会计工作的全部内容, 而一些学校内部的的会计人员, 特别是对于那些具有丰富会计经验但年龄较长的老会计, 他们早已习惯了传统的会计处理模式, 在引入先进技术设备后, 一方面是工作习惯的难以改变, 另一方面是欠缺对现代化技术的操作能力。
三、学校会计信息化发展的建议
(一) 增强学校管理人员对会计信息化建设的重视程度
思想方式的转变是学校推进会计信息化建设的根本, 也是引进先进的信息化管理模式的第一步, 而学校的管理人员是学校各项会计工作的领导者, 也是引入会计信息化平台的决定者, 必须首先转变管理层的传统思想, 使其在思想上对先进的会计信息化平台进行接受, 并在实际行动上能带动学校实际进行一线工作中的会计人员对其进行应用, 才能使得会计信息化平台顺利地融入到学校的会计中作中。
(二) 完善信息化管理制度与内部控制
随着2009年1月1日《政府会计准则制度》在全国各级各类行政事业单位全面施行, 学校应严格践行并遵守国家的准则规定, 同时也使得学校建立内部信息化管理制度有所根据和依托, 更加有助于学校对会计信息化的推行和实施。
有了相应的法律法规和制度规范, 充分调动各个部门和人员的规则性, 使得其对学校会计信息化实施的具体工作有所配合, 并逐渐形成会计信息化所需要的内部控制环境, 有助于企业建立一套更加完善的内部控制制度, 使得职责分工、审批检查、信息平台操控、档案管理、内部审计等各方面具体工作协调配合、相辅相成, 使会计信息化在学校的财务管理工作中被规范应用。
(三) 促进会计工作与信息化平台的融合
建立契合的信息化平台是促进学校会计信息化发展的关键性步骤, 在功能模块上能够与学校所有的会计业务相符, 既满足学校实际会计工作的有效应用, 又能满足管理者想要通过此会计信息平台更便捷地获取会计信息、进行财务管理的目的, 只有满足以上两点, 才能让现代化的信息技术真实有效地作用于学校的会计工作。
在研发会计信息化平台的初期, 学校必须要事无巨细地了解关于自身会计工作的所有内容, 以及管理层要求该平台所具有的功能和性能, 这些内容和所要求的功能作用构成了学校用户对于该平台的需求, 也就是该平台研发的目标、研发的内容、系统的结构方式等。在研发会计信息化平台的过程中, 系统研发人员需要对该平台功能模块进行导入和设计, 所有的模块功能要与学校会计工作的所有内容相切合, 由于系统软件的研发人员并不具有专业的会计知识, 更无法全面了解学校会计工作的具体内容, 这时候需要通晓学校财务工作的会计人员, 最好是类似财务主管的人员, 陪同开发人员共同建立信息平台的各个模块, 主要包括学生收费模块、教职工薪酬模块、资产核算模块, 信息与分析模块、财务管理模块、统计与分析模块等, 所有模块的开发和设定都要根据学校的实际情况进行。在会计信息化平台开发完成之后, 必须要进行一定时期的试运行, 尽量嵌入所有的业务流程, 得到使用者的反馈信息, 以便可以全面地发现问题, 然后与软件研发人员进行沟通, 对信息平台进行及时地整改, 使得该平台在正式使用后尽量达到学校会计人员和管理层的预期。在真正投入使用后, 会计管理人员还要根据学校会计工作内容的变动情况, 定期地对平台的功能模块进行更新和升级, 保证该平台与实际会计工作一直相协调。
(四) 学校传统会计人员的转型
根据上文部分的内容可知, 在学校会计信息化建设的过程中, 只是单一地进行会计平台的引进, 并不必然导致原本会计工作的效率发生显著的提升, 还必须要根据所变更的工作形式, 在人力资源方面进行改善和提升。转型之后的会计人员必须能够熟知我国有关学校会计方面的法律法规, 具备一定水平的的计算机操作能力, 能够把学校会计岗位上的操作内容与引进的信息化平台有效地结合使用, 完成从传统会计到新型现代化会计人员的完美过渡。学校方面也要主动对其会计人员进行专门的技术培训, 使会计人员掌握信息化平台的操作能力和一定程度的维护能力, 在后期应用的过程中能够独自进行问题的判断和解决。当然, 学校也要对这种复合型人才在福利待遇上给予一定的提升, 使其能够对学校的会计信息化发展产生推动作用。
(五) 利用大数据, 实现会计信息化对财务管理的协助
随着大数据时代的来临, 促进了会计信息化平台分析财务数据的速度和质量, 这也为学校会计信息化提供了新的发展机会, 单纯地进行记账、核算的会计电算化已经成为过去式, 利用大数据的浪潮, 可以增加会计电算化与财务管理之间的联系, 帮助学校各部门之间进行信息共享, 避免会计信息在原始传递过程中的出错情况, 还给学校节约了时间成本、人力资源成本, 改变会计电算化的孤岛现象。利用云会计对财务数据分类、汇总、运算的能力, 更便捷地得到有效的财务信息, 帮助学校管理者更全面地监督资金的运转情况, 做出正确的判断和决策, 提升学校财务管理的水平。
四、结论
综上所述, 要想促进会计信息化在学校的发展, 首先必须要增强学校管理人员对会计信息化建设的重视程度, 其次完善信息化管理制度与内部控制, 给信息化平台在工作中的应用创造规范的环境, 其次促进会计工作与信息化平台的融合, 使信息化平台与学校会计工作内容相契合, 然后是对学校传统会计人员的转型, 使学校能够更有效率地应用所引进的信息化平台, 最后要利用大数据时代, 实现会计信息化对财务管理工作的协助作用, 这是发展会计信息化的主要目标。
参考文献
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