摘要：基于现代化网络信息技术的发展, 传统的会计核算档案管理方式已经不再适用, 新时期会计电算化得到了广泛的推广应用, 在会计电算化的基础上进行财务档案管理需要进行管理方式的改进与创新, 本文对会计电算化下的财务档案管理进行了分析, 希望对新时期财务档案管理工作的开展提供一定的借鉴。
关键词：会计电算化; 财务档案; 管理;
在社会发展及科技进步的推动之下, 财务会计核算方法产生了很大的改变, 而会计电算化的应用愈加广泛, 得到了很多行业的重视, 它主要是借助计算机对财务信息进行分析、处理以及统计等操作, 对信息技术进行了充分的利用, 使得财务管理工作也获得了现代化的发展, 财务档案管理人员需要不断学习提升自身专业能力, 熟练的掌握会计电算化知识, 积极提高财务档案管理工作水平。
一、会计电算化的特点分析
会计电算化的实现是基于计算机信息技术发展而来的, 计算机技术与会计核算的结合产生了会计电算化, 计算机技术取代了原来的手工记账、报账、信息处理等工作, 使得财务工作变得更加简洁, 减轻了工作人员的负担, 而财务档案管理工作也变得更加规范起来, 工作效率得到了提升。会计电算化主要具有几个方面的特点, 一个就是它对数据信息处理方式进行了革新, 在会计电算化技术的应用之下, 财务核算实现了人机交互管理的新模式, 具体的使用过程非常简单, 只要将数据成功输入到核算机制之中, 通过财务软件作用的发挥就可以直接对会计分录进行计算与处理了, 最后在机制凭证审核完成之后对数据信息进行输出, 这样会计报表就制作完成了。另外, 原有的财务档案是由人工管理的, 其具有可视性的特点, 而电算化档案只能在相应的财务管理平台进行观看查阅, 如果安全措施不到位, 那么财务信息就容易被别人随意入侵修改。财务档案管理工作人员也需要符合会计电算化的应用要求, 需要具备丰富的工作经验, 熟练掌握会计核算工作内容, 同时对计算机的相关操作也需要学习了解, 这样才能确保财务档案的安全性, 达到较好的档案管理效果。
二、基于会计电算化下的财务档案管理工作的完善策略
1. 完善财务档案管理的软硬件设施
基于会计电算化下的财务档案管理工作的开展, 主要选择具有档案管理功能的计算机软件, 确认其管理功能是否健全, 同时还需要对计算机系统进行定期的安全维护, 为电算化档案管理营造一个更加安全的运行环境[1]。在计算机的应用过程中, 还需要采取定期的杀毒处理, 避免财务档案信息被随意篡改。在财务档案管理的硬件设施上, 也应该配备相关的先进设备, , 比如激光打印机、喷墨打印机等, 这样能够实现财务信息载体的质量的提高, 对纸质档案进行存放, 需要选择整洁, 温度湿度都比较合适的地方, 延长纸质档案的保存期限, 确保档案的完整性。
2. 提高财务档案管理人员的专业素质
会计电算化下的财务档案管理属于人机交互的管理模式, 人们能够对计算机的安全性进行自主的控制, 因此, 财务档案管理人员的素质在财务档案管理工作的开展就显得尤为重要了[2]。一方面需要根据具体的职位要求对工作人员的岗位进行划分, 对不同岗位的工作职责进行明确的规定, 使得每一位财务档案管理人员都能够对自己的工作负责。另外, 就是需要注重对管理人员进行相关的培训, 将软件操作、网络财务安全等知识作为培训的重点内容, 提高管理人员的电算化核算水平, 培养更多的复合企业发展需要的复合型人才, 促进财务档案管理水平的提升。
3. 建立完善的会计电算化财务档案管理机制
基于会计电算化背景下, 为了增强财务档案管理的规范性, 就需要实现相关管理机制的不断完善, 对不同管理环节的制度加强重视[3]。一方面, 为了实现财务档案管理工作效率的提升, 需要形成完善的立卷归档制度, 财务档案管理人员需要对产生的财务报表等数据进行及时的打印, 根据审计部门提出的具体要求去进行账簿的打印, 处理结束后立卷, 形成纸质的档案。另一方面, 需要对电子财务档案管理制度进行确立, 在对财务档案进行备份的时候, 最好选择质量合格的磁盘进行信息的存储, 对存储磁盘与备用内容进行分开存放, 对电子档案的存储还需要注重后期的保养, 要满足电子档案防光、防尘的要求。在存放之前还需要对电子财务档案进行分类, 按照不同的类别进行编号储存, 将建档的详细日期以及档案的主要内容进行明确的标注, 也可以制作成小卡片的形式, 这样方便后期对档案的查找, 减少不必要的时间上的浪费。
对财务档案的借用也需要形成完善的管理机制, 财务档案中包含的信息内容是非常复杂广泛的, 档案中记录的信息非常重要, 不能随意的进行借用, 否则容易造成信息的无故泄露[4]。所以, 在进行财务档案的借阅的时候, 需要根据一定的借阅步骤去规范的进行操作, 企业内部人员如果需要借阅财务档案, 则需要先去财务部门进行申请, 经过审批允许之后再进行借阅。如果是企业外部人员需要借阅档案, 则需要持有企业开具的介绍信或者相关的审批文件才能成功借阅, 通过遵守这样的借阅制度, 能够大大的提升财务档案管理的安全性, 有效的避免了信息泄露问题的发生。基于会计电算化的应用, 财务档案管理工作中还需要注意对档案进行定期的备份, 形成比较完善的档案备份管理制度, 财务档案管理人员需要对相关的档案信息进行定期的备份, 将所有的备份档案单独的储存在一个专门的数据库之中, 对档案备份的主要内容、备份时间等信息进行完整的记录, 加强管理, 防止出现备份档案损坏的问题。
三、结语
在财务档案管理工作的开展中需要不断的适应新时代的要求, 进行工作上的改革创新, 会计电算化技术的应用推广, 满足了财务档案管理创新的要求, 同时也面临着很多新的挑战, 新时期, 财务档案管理工作需要不断提升自身的安全性, 积极培养更多优秀的会计电算化管理人才, 完善管理制度, 使得财务档案管理过程中的软硬件都符合会计电算化的发展要求, 这样会计电算化就能够发挥出更大的效用了。
参考文献
[1]梁艳.浅析实行会计电算化环境下的财务档案管理[J].群文天地, 2012, 12:117.
[2]张惠霞.探析会计电算化条件下的企业财务档案管理[J].财会研究, 2012, 21:51-53.
[3]符玉萍.会计电算化背景下的财务档案管理探讨[J].城建档案, 2015, 8:61-62.
