摘要：基于互联网技术的快速发展, 会计电算化已经成为企事业单位财务信息管理的重要载体, 完善会计电算化档案管理不仅为企事业管理者提供准确的会计信息, 而且还大大促进了会计工作模式的创新, 提高了我国财务工作水平。然而基于多方面因素的限制我国会计电算化档案管理工作还存在不少问题, 本文以某民营养老院为例, 分析会计电算化档案管理与利用所存在的问题, 最后提出相应的解决对策。
关键词：会计电算化; 档案; 财务信息;
基于“互联网+”及我国会计理论的不断发展, 会计电算化已经成为会计工作的发展方向, 成为规范基础会计工作的主要手段。会计电算化档案除了包括传统概念上的电子会计档案之外, 其还包括会计电算化过程中形成的各种纸质财务文件等。在资本市场日益完善, 养老院间竞争日益激烈的环境下, 加强会计电算化档案管理与利用对提高养老院发展战略的科学性、规范养老院财务信息具有重要的现实意义。
一、会计电算化档案管理的特点
会计电算化档案的产生是基于经济发展管理的需要, 会计信息的记录与保存无论对养老院的未来发展还是对反映养老院的历史都具有重要的信息支持依据, 传统的会计档案管理存在丢失、信息记录不完善, 保存过程容易被人为篡改的风险, 而会计电算化依托计算机技术有效的解决了上述问题。通过对辽宁省某养老院会计电算化档案管理工作的研究, 总结出会计电算化档案具有一下特点:
(一) 会计电算化档案涵盖的信息比较广泛
相比纸质的会计档案而言, 会计电算化档案涵盖的信息比较广泛, 其不仅包括传统的会计信息内容, 而且还包括会计电算化过程中形成的各种会计信息文件等。例如通过会计电算化档案可以快速的查阅到具有一定年限的会计信息, 大大提高了会计信息的应用效率, 为养老院的发展战略制定提供了科学、快捷的财务信息依据。
(二) 会计电算化档案需要依赖于一定的环境支持
相比传统的会计档案管理模式, 会计电算化档案需要依赖于一定的环境支持:一方面需要社会环境。从社会生产力角度分析, 只有在社会发展到互联网技术时代, 才能促进会计电算化模式的发展, 如果当前社会氛围不支持会计电算化发展, 那么无论采取什么样的措施都不能将会计电算化广泛应用到财务管理中;另一方面会计电算化档案需要以互联网技术为依托。网络化是会计财务档案管理的必然趋势, 在财务信息化背景下, 会计电算化的应用必须要实现共享, 为此需要在相应的软件环境和硬件配套设施中运行。
(三) 会计电算化档案对安全性、完整性的要求更高
提供准确、真实的财务信息是会计档案存在的基础, 虽然会计电算化大大提高了财务工作效益, 但是在会计电算化条件下, 存在不法分子利用网络技术修改记录在磁盘或者光盘上所存在的会计信息的行为, 一旦磁盘信息被修改, 很难辨别其“原貌”, 因此需要对会计电算化档案进行严格管理。另外因为环境问题容易导致会计信息磁盘的损坏等, 因此也需要对会计档案磁性介质进行管理。
二、某养老院会计电算化管理与应用所存在的问题
该养老院位于沈阳和平区, 属于私营养老机构, 该养老院有200多名入住老人, 截止到目前为止, 养老院的财务管理基本实现会计电算化工作模式, 尤其是在国家提出“互联网+”战略之后, 养老院加强了对会计电算化应用力度, 无论是在会计人员专业素质, 还是在硬件设备投入上都有了很大的提升, 但是我们也清晰的认识到该养老院在会计电算化档案管理与应用所存在的问题:
(一) 养老院管理者对会计电算化档案管理缺乏客观认识
为了真实的反馈该养老院会计电算化档案管理工作的现状, 笔者对养老院员工关于会计电算化档案的认知进行问卷调查, 通过对问卷调查结果统计, 存在以下问题:一是养老院管理者对会计电算化档案的认识存在偏差。在经济新常态下, 尤其是在东北重工业产业结构调整的关键时期, 养老院管理者将工作重点放在养老院战略转型上, 认为会计电算化档案属于对养老院过去财务信息的记录, 其作用就是为外部审计以及相关部门的行政检查提供相关信息的, 而不会为养老院的经济效益带来任何的好处, 为此养老院没有建立系统的会计电算化档案管理体系;二是过分强调电算化会计档案的保密性, 忽视了电算化会计档案功能的发挥。实施会计电算化之后要求养老院加强对会计信息的安全管理, 避免被非法用户修改与窃取财务信息, 但是该养老院在会计电算化档案管理中存在过度追求保密, 而导致一些会计档案需求者被拒之门外。
(二) 会计电算化档案管理制度缺失
制度建设是规范会计电算化档案管理的重要依据, 但是该养老院关于会计电算化档案管理的制度存在较多的问题:首先是养老院的会计电算化档案制度不健全。通过对养老院现有制度的分析, 该养老院的档案管理制度几乎完全是照搬其它养老院会计电算化档案管理的条款, 而忽视与本养老院实际工作的结合。例如养老院对档案管理人员的职责没有明确规定。养老院基于节省成本的考虑没有设置专门的电算化财务档案管理人员, 没有建立工作岗位责任制;其次缺乏有效的激励机制。由于缺乏完善的激励机制导致工作人员在具体的工作中存在懒惰、推卸责任的现象, 例如该养老院对损坏会计电算化档案的人员没有实施惩罚, 同时对于在工作中表现积极的人员进行奖励, 结果影响会计电算化档案管理工作的发展。
(三) 电算化会计档案管理工作人员综合素质有待提高
该养老院属于中型资源生产型养老院, 目前该养老院财务管理部门一共有5名工作人员, 通过对养老院财务部门工作人员结构调查, 3名工作人员具有大专学历 (其中2名属于自考途径获得大专学历) , 另外两名具有大学本科学历。他们的年龄集中在40岁到55岁之间。总体看养老院财务人员的综合素质存在以下问题:一是工作人员的业务能力不强。通过调查该养老院的财务管理人员的年龄偏高, 因此他们在计算机应用方面存在一定的缺陷, 这样导致他们操作计算机的能力偏差, 因此他们在进行电算化档案管理时存在技术不熟练的问题;二是会计电算化档案管理人员的责任意、安全意识不高。会计电算化档案依托于计算机设备, 因此其存在被篡改或者因为设备故障而导致信息丢失的可能性, 因此需要档案管理人员做好数据的备份和对相关资料的整理, 而在这方面却是财务人员缺失的。
三、加强养老院电算化会计档案管理的对策
基于养老院战略发展的需要, 该养老院逐渐意识到会计电算化档案管理与利用的重要性, 并且也在积极的采取对策改善养老院会计电算化档案所存在的种种问题, 因此本文结合相关理论知识与实践研究, 提出加强养老院会计电算化档案管理的具体对策:
(一) 进一步完善电算化会计档案管理的相关法律法规
在日益复杂的资本市场环境下, 养老院财务管理工作的形势日益严峻, 尤其是当前高发的财务舞弊事件背景下, 我国要基于会计电算化档案管理的现状, 进一步丰富与完善我国的相关法律法规:一是国家要尽快出台关于促进会计电算化档案管理的立法。以便更好的服务于养老院会计电算化档案管理工作的需要;二是要保证立法的可操性。针对当前法律所存在的缺乏可操作性的问题, 我国在立法的时候一定要保证各项立法体系具有较强的可操作性;三是建立严格的法律责任追查机制。针对当前互联网恶意入侵而导致的会计信息丢失。损坏的问题, 我国要及时针对互联网犯罪的特点, 明确法律责任, 并且将法律惩治规定明确化, 以此形成震慑力。
(二) 提高养老院管理者的会计电算化档案意识
养老院管理者尤其是私营养老院管理者对于养老院的发展具有关键性的作用, 养老院管理者的思维决定了养老院各项工作的成效, 结合该养老院管理者对会计电算化档案管理所存在的认识偏差问题, 需要采取以下措施给予改正:一是养老院管理者要树立正确的会计档案管理价值观, 认识到强化会计电算化档案管理对养老院效益的重要意义。会计电算化档案不仅是记录养老院过去财务信息的载体, 而且还能为养老院的战略发展提供科学、准确的信息, 能够为养老院的利润增长保驾护航;二是养老院管理者在强化保密意识的同时也要建立权限管理的思维。电算化会计档案对于养老院的发展尤为关键, 尤其是一些关键性的财务信息具有保密性质, 因此养老院管理者在强化会计电算化档案保密措施的同时, 也要建立相应的权限应用机制, 以此让具有权限的人员使用相应的财务信息, 为养老院的发展提供科学的财务信息。
(三) 完善养老院会计电算化档案管理制度
建立完善的制度是保证会计电算化档案管理工作的基础, 结合该养老院当前的制度建设现状, 应该从养老院会计电算化基础工作入手:首先建立电算化财务档案归档制度。养老院要明确电算化财务档案的归档范围。由于该养老院属于资源型养老院, 因此除了一般性的财务档案之外, 还需要将各种会计凭证等信息纳入到档案管理范畴中。另外养老院也要对电算化财务档案进行严格的保管, 尤其是对电算化方式生成的凭证等文件进行保存, 同时对于各种数据保存的载体进行保管, 做到防压、防潮以及防消磁的工作;其次建立电算化财务档案的借用手续制度。在养老院的战略制定中需要依赖于科学的会计信息, 而会计电算化档案承载着养老院所有的财务信息, 因此在实际管理中存在财务档案借用的现象, 为提高财务信息的安全性, 需要建立借用手续制度, 例如对于本单位内部人员借阅财务档案时必须要经过养老院管理者的授权, 并且经过财务管理人员的认可之后才可以进行查阅相关的财务信息;再次建立备份制度。为避免因为设备损坏或者人为因素而而知会计电算化档案信息丢失的问题, 需要建立备份制度, 定期对现有的财务信息进行备份储存;最后建立基于不同用户的授权制度。养老院需要根据不同管理岗位设定不同的授权权限制度。例如养老院管理者可以进入养老院会计电算化系统中, 观看养老院核心财务信息, 但是其却不能享有修改财务信息的权限。
(四) 提高养老院电算化会计档案管理人员的综合素质
养老院电算化会计档案管理人员的素质决定着电算化会计的发展水平, 因此在互联网技术快速发展的环境背景下, 养老院财务人员要不断的提高自身的专业素养和职业道德:一是提高业务能力, 关注前沿理论知识发展动态。相比传统的会计工作模式, 会计电算化不仅要求工作人员要具有较高的专业知识, 而且还要具有较强的计算机应用能力, 因此要求工作人员要懂得熟练的计算机应用能力。针对当前养老院财务工作人员年龄偏大的问题, 养老院要从计算机应用能力的基础培训入手, 逐步提高他们的计算机应用能力。同时养老院也要加大人才招聘力度, 向高校招聘具有较高综合素质的会计专业人才, 形成相互帮助、相互依托的工作氛围;二是加强对会计电算化档案人员的职业道德教育。在会计电算化工作模式下, 会计信息的准确性较高, 但是工作人员尤其是一线工作人员对财务信息的影响也是比较大的, 因为财务工作人员对系统享有一定的修改权, 因此如果他们的职业道德不高, 那么很容易在录入财务信息时存在私心, 导致财务数据缺乏准确性。
(五) 加强对会计电算化档案管理工作的投入力度
基于会计电算化档案管理工作的需要, 养老院要在现有的基础上进一步加强对会计电算化档案管理工作的支持力度:首先要做好软硬件基础设施的建设。在硬件设施建设上养老院要结合财务管理工作购置高配置的计算机设备, 并且要建设硬件设施达标的财务工作室, 保证不能因为设备老化等问题而导致设备出现人为因素的故障;其次要做好软件系统的安全措施, 做好数据抽取技术、数据挖掘技术以及数据仓库技术。在养老院会计电算化档案管理中一定要做好软件系统的安全维护, 例如为了保证财务数据储存形式的连续性, 需要定期对软件进行升级, 然而在升级的过程中需要做好安全防护工作, 应用病毒查杀技术、防火墙技术;最后选择适合性强的应用软件。当前财务软件的种类比较多, 因此养老院需要结合自身的特点选择适用性较强的软件。结合本养老院的实际情况选择SAP电算化财务管理信息系统。
电算化会计档案代表着未来会计现代化、规范化的发展方向, 和传统意义上的会计档案相比它拥有无法比拟的优势, 经过合理的整理和利用将使决策者在遵循市场经济规律的前提条件下, 制定出适合自身发展的行为规范, 改善经营管理、提高经济效益。但是, 随着信息技术的不断发展, 还会涌现很多新问题, 需要认真研究新情况, 解决新问题, 与时俱进, 将先进的技术设备、技术手段和技术成果引入到档案管理实践中, 方可满足信息时代电算化会计档案管理的新要求。
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