摘要：本文主要在了解博物馆作为事业单位在会计制度上的特殊性, 分析其在会计电算化上存在的一些问题, 进而得出解决这些问题的具体对策。
关键词：博物馆; 会计; 电算化;
一、博物馆会计制度的特殊性
2015年的统计显示, 截至2014年底我国的博物馆数量已经达到了4165个, 承担着向公众收藏展示展品的责任, 是对历史的记录。博物馆是公益性的机构, 不以盈利为目的, 所以博物馆的会计核算目标不是对利润的追求, 而更侧重于对资产的管理和对风险的防控。博物馆系统的会计核算一般采用收付实现制。博物馆的展品都具有高昂的价格, 所以在对资产的管理上要投入更多的关注。
二、博物馆会计电算化工作中存在的问题
(一) 电算化管理不够严格
虽然, 我国的博物馆财务系统都已普及会计电算化。但博物馆系统的会计相对简单, 不需要非常复杂的计算方法, 会计电算化的优越性没有完全的体现出来。这导致在日常会计工作中, 会计人员仍然依赖于传统的手工记账模式。没有形成常态化的工作模式, 博物馆系统在会计电算化工作的管理上就会存在一些疏漏。开展会计电算化的单位, 也只重视在事后的核算而忽略了在事中参与决策、预测。对电算化软件中的许多功能不能完全开发, 电算化软件不能做到实时监控单位的活动, 未能达到核算管理的要求。在日常基本操作上, 未能严格依照会计电算化的基本操作规范, 在对岗位的设置、操作程序的设定、凭证填制方法上也没有明确的标准, 影响了电算化工作的开展。
(二) 缺乏熟练操作的电算化人才
会计电算化对单位会计人员的素质要求很高, 从业人员既需要熟识会计基本理论又要了解计算机的基本应用原理, 要做到两种较差专业的融合, 才能更好的适应电算化的岗位。单纯拥有会计理论知识不能够完成会计信息的信息化处理, 对日常工作是有局限性的。而一个计算机从业者, 不能了解会计工作中的平衡与勾稽关系, 也不能够处理好会计工作, 对计算机系统的操作会缺乏依据。大多数博物馆系统是缺少能够驾驭这两类工作的人员的, 并且博物馆的工作人员又要需要在档案管理方面有扎实的基础, 这也是导致会计电算化工作搁置的重要原因。
(三) 软件升级不够及时
受开发成本等条件的影响, 博物馆系统一般都利用商业化的通用软件系统。但通用会计软件的弊端就是不能结合单位的实际。博物馆里的资产数量庞大、种类繁多、金额贵重, 不同于一般单位, 需要在“固定资产”项目进行细分, 对信息的准确性要求极高。会计软件要根据当时的财务会计政策及时更新, 但事业单位统缺乏更新意识, 疏于维护, 软件的兼容性也达不到标准化要求。事业单位都是从用友、金蝶等软件公司购买软件, 对软件的维护和升级也都由公司负责, 过分依赖于外包, 自身缺乏操作主动权。
(四) 信息系统存在安全隐患
会计电算化的实行减轻了会计工作人员的手工工作量, 节省了时间, 但同时也对信息的维护提出了新的要求。博物馆中的资料涉及国家文物保存, 要十分机密。但实行电算化之后, 在数据的拷贝、保存过程中很容易受到木马病毒的入侵, 造成数据的外泄, 这对文物的保护带来了危机, 为不法分子盗取问题提供了可乘之机。
三、博物馆系统会计电算化工作的完善对策
(一) 强化意识、加强管理
博物馆系统的工作人员要强化运用会计电算化解决日常会计业务的意识, 加强计算机技术理论知识和实际操作的本领。把计算机作为工作中常用的工具, 营造会计电算化的运行环境。要加强在会计工作上的管理, 完善财务会计制度的制定。博物馆的财务会计制度要保持一致性, 保证在人员交替的时候不影响财务数据的一致和连贯。加强部门间的沟通协作, 落实监督机制, 形成合理的内部控制制度, 保证出现错误可以及时更正。规范账务处理流程, 加强对原始凭证的审核, 保障账实的一致。对会计电算化岗位要明确分工、责任落实到个人, 保障会计电算化工作顺利进行。
(二) 人员培养、提高素质
博物馆要着力培养会计电算化方面的专业复合型人才, 对于这项综合性的工作, 要求会计人员在财务知识和计算机技能都有全面的掌握。博物馆系统的会计职能管理部门的领导要重视人才的培养和继续教育, 加大培训力度。可以从会计师事务所等外部部门聘请专业的会计人员对本单位人员进行培训, 定期进行考核, 对成绩优秀的要予以奖励鼓励, 对不合格的人员也要给予一定程度的惩戒, 保证会计人员的整体素质。要加大对人员培训上的经费投入, 加强与其他博物馆在经验上的交流。
(三) 定期维护、及时升级
博物馆系统要安排专人负责对本单位计算机系统, 尤其是会计电算化系统的维护, 保障系统的正常运行。对于会计电算化软件, 要及时关注软件公司的通知, 安排相关人员及时升级, 适应最新的财务会计政策。博物馆的财务软件要结合博物馆自身的管理特点, 对各种展品的登记要更加严格, 合理分布流动资产和固定资产的比例。加强与软件公司的沟通合作, 安排软件公司的负责人定期对馆内财务人员进行业务培训。
(四) 保障安全、维护隐私
博物馆系统必须加强和深化馆内人员的信息安全意识、网络安全意识。规范计算机系统的使用、操作程序。馆内用于完成会计电算化的电脑必须做到不与外部网络连接, 防止信息被黑客篡改利用。对于数据的日常使用, 严禁外来存储设备连接电算化准用电脑, 准予连接的存储设备每次与电脑连接之前也要进行杀毒处理。要及时对内置的杀毒软件进行升级, 每天对计算机进行杀毒处理。规范会计电算化岗位用户和密码的设置, 严禁非会计人员进入电算化系统。年度的电算化信息要及时导出并按照档案管理制度归档保存。博物馆系统要保证会计数据的安全性, 防止信息的外泄。
参考文献
[1]朱许华.行政事业单位会计电算化工作存在的问题及对策[J].现代营销, 2015 (4) :12-14
[2]王雅茹.事业单位会计电算化的实现与探讨[J].经济研究导刊, 2010 (01) :24-25
