摘要：会计电算化代表着会计系统不断完善进步的标志, 也是会计系统实现现代化发展的重要途径。它不仅能推动企业发展, 对会计信息的准确性和可信性大大提高, 对于会计工作完成的质量和效率都有明显提升。会计电算化的飞速发展, 也带来一些问题, 对于企业管理中对会计电算化的安全管理带来很多新问题, 提出应对措施进行讨论研究。
关键词：电算化; 会计; 内部控制;
一、引言
步入21世纪以来, 经济飞速发展, 市场化竞争加剧, 企业只有在不断向前发展和摸索中根据自身发展战略来制定内部控制条例。会计电算化系统成立后, 企业内部会计审核和管理都发生了很大的变化, 会计电算化带来了便利和效率的同时, 也带来很多矛盾点, 企业内部控制也在会计电算化下受到影响, 企业内部控制条例和制度在创新的电算化下有很大的差距和落后的形势。这是一个当前影响很大的内部管理跟不上现代化发展的漏洞, 这就需要企业在不断与新的电算化会计系统磨合适应阶段中, 建立和完善电算话下的安全管理体系, 才能最大限度地发挥出会计电算化在企业发展中的优势。
二、会计电算化系统下安全管理存在的问题
(一) 会计部门人员安全授权不合理
财政部门对于会计电算化的发现和普及, 给会计部门带来了新改革也逐渐淘汰了传统的会计系统。在原有的传统会计部门中, 对会计人员对账、做账的工作内容发生了实质性的改变, 新增了电算化软件人员和计算机系统升级、维护人员, 内部人员技能分散、结构混杂, 不好实行统一管理。工作人员手工做账到电脑做账, 授权控制关系从原有的工作人员控制到计算机控制关系转变, 人员和环境变化的转变, 对于一时还没有一个系统的符合要求的安全管理制度来说, 企业管理的难度变得很大。
(二) 数据处理方式变化带来的问题
电算化就是一切都利用计算机来完成, 电子计算计在工作中都是以程序模式来操控的, 数据不断在程序代码的输入和格式转变中进行加工处理, 存储在计算计的硬盘中, 在程序控制下的计算必须有人来操作, 输入的数值、信息等也一定由员工事先进行审核后才能输入计算机里。在整个过程中, 只要有一的数据的工作发生错误, 计算机不像人类可有意识地对数据再加以检查和筛选, 计算机没有识别功能。在输入失误的时候, 只能错上加错, 对下面一系列的工作都会交叉重叠, 信息在输出审核时才能发现错误, 这样就很耽误工作, 所有的工作都化为泡影, 还需要重新输入。电算化对软件系统的依赖很高, 所受的制约也是明显的, 在企业没有自动备份的情况下, 突然停电会造成数据大量的缺失和严重的损失。同时企业也随时面对系统安全问题, 计算机系统被恶意修改、拷贝原始资料、远程控制系统都潜在会影响系统运行的稳定性和安全性。所以, 数据处理的方式多为系统自操作, 系统风险问题就会是内部控制中风险较大的因素。
(三) 计算机存储形式使企业内部控制难度加大
在人工与电算化的转变中, 会计凭证、报表送审的形式、会计信息存储方式都相应地发生改变。在会计信息输入计算机内后, 很快会生成会计凭证, 会计信息经处理确认无误后会刻成光盘保留和记录。在传统的会计账本存储时, 都是纸质的, 书写笔记和笔墨颜色都很难再修改、恶意篡改会被发现。而存储的光盘很容易在复制到其他电脑和U盘时, 由于数字信息没有实质体积存在, 盗取会很轻松。在管理中磁盘受潮、压损、划痕、都可能造成数据没法读取和使用的问题产生, 一旦发生会给工作进度带来影响。电算化的普及对于黑客、病毒侵入电脑、复制重要信息内容, 商业机密没有安全性保障等, 这对于内部控制管理有着很大威胁。
三、会计电算化下企业安全管理的新思路
(一) 工作人员职能强化与合理配置
电算化系统的安装, 有利也有弊。在工作中必须要使用电算化系统, 输入信息需要人员来输入, 这就造成工作人员在职责方面与权力限制方面都集中于一身, 在受到外界诱惑时, 不能分辨和抵制就会给不法分子以可乘之机。因此, 一定要加强对责任区分规划和加强管理控制, 不相符合的职务都分离开来, 对于各类分工的人员实行相互制约形式安排, 各司其职相互监督减少出现失误。一切以工作效率加快和工作内容的真实性可信性为主旨, 因为在电算化工作环境里这个原则是运用系统软件的前提, 在不能保证此前提下, 电算化就没有意义了。以此为依据, 将电算化工作部门职能限制在录入与修改, 而业务部门对于数据结果显示不能进行修改, 在业务往来时也要严格按照标准来进行。业务往来的流程都要受审核人员严格审核, 这样职能分离就可以有效避免电算化软件系统中职能集于一身的漏洞和缺点。
(二) 建立会计档案管理机制
电算化条件下的会计档案与传统介质档案存在着物理性能上的区别, 因此在管理方面也必须考虑不同的管理方式。在此, 应结合《会计法》对于会计资料的保管, 做到:
1、明确档案性质。
在工作中对于会计档案的性质要明确分类, 区分归类, 特别是对于重要会计信息的档案, 要着重管理。按相关规定, 通过光盘、U盘等模式进行封存、专人保管、备份等模式进行。财务部门要安排专门的档案保管人员进行定期清点, 造册登记, 与传统会计档案在保存方式上有所区别, 如使用专门的保险柜、防潮箱等进行管理。对于要接触重要会计档案的工作人员没有相关证明材料就要借阅者, 一定严禁, 如需要查阅和借阅者要进行审查和提交相关工作证明。
2、存储载体要时时检查。
对于U盘存储一定要进行加密保存, 光盘刻录时压缩成加密包, 密码设置要有防范性。提高档案安全性。对于重要的会计档案要及时进入重要档案区进行监管。每个存储载体要有备份, 因为在自然界中经常会有不可抗力灾难发生, 及时备份对于解决困难产生的影响可以降到最低。
(三) 加强对会计电算化数据等级管理制度
要求领导干部与会计工作人员的责任意识加强, 是对于会计电算化下企业内部控制的关键点。对于财务部门的领导、员工进行计算机软件系统培训, 加强教育电算化的技术应用, 对于操作电算化中, 制定财务部门每个人员的使用范围和明确操作使用权限。设置级别划分制, 对不同等级监管不同岗位的人员也授予不同权限, 防止越级越权。
会计主管设为最高管理权, 对与计算机存储形式和软件的安全性和使用性负责。会计人员在录入凭证、打印凭证时, 发现原始数据与录入数据不符, 追溯到上一级人员来修改编制。对于放入档案中的U盘和光盘等载体没有设置加密措施, 也一定要及时返回原设置部门重新设置加密。对于系统升级和维护, 也要及时联络器材售后部门, 做到有问题及时发现, 及时修改。发挥审核人员的工作性质, 在审核权限内, 要对会计输入内容的数据进行核实, 做到原始数据和录入数据一致, 减少恶意修改后没有发现带来的损失, 保护好企业会计信息的完整性和可行性。
四、结论
企业在经济发展中要适应现代化发展, 必须对自身要求不断提高, 在掌握企业资金运作的财务部门, 也要分部精细化管理, 这是企业在立足于新的经济形势下发展的重要内容, 也是企业在发展和竞争中不断提高自身企业内部控制的途径。会计电算化的革新给企业内部注入新鲜血液和发展动机, 工作数据精度提高、工作上带来效率提高等的优势也带来内部控制改变的格局, 改变就会有数据安全等方面的变化, 基于此原因, 研究了会计电算化对企业安全管理产生影响和不足的问题, 并且对每个问题进行分析和做出解决对策, 从而更好地实现企业发展。
参考文献
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