摘要：随着计算机网络技术的发展及其在会计中的广泛应用, 电算化会计取代手工会计已成为必然。本文首先比较分析电算化会计与手工会计账务处理的差异, 然后指出电算化会计单一财务和业务财务一体化两种不同模式下的账务处理程序新规程。
关键词：手工会计; 电算化会计; 账务处理程序;
随着计算机信息技术在我国会计领域的广泛应用, 电算化会计取代手工会计已成为必然。由于两者的处理方式和方法不同, 导致其取数途径、数据存储介质、记账过程等不同, 因此, 账务处理程序的方法和步骤在手工会计和电算化会计两种不同的处理方式下存在较大差别。为能更好地理解和应用会计电算化, 探究两者的区别, 以及电算化会计账务处理的新规程尤为必要。
1 电算化会计与手工会计账务处理的差异崳?
电算化会计, 也称会计电算化, 即由计算机代替手工记账、算账和报账等。与手工会计相比, 两者在财务处理程序与步骤上差别较大。对两者具体的差异进行比较分析, 有助于从全新的角度理解电算化会计信息系统。
1.1 准备工作的差异
在手工会计方式下, 会计的基本准备工作比较简单;但在电算化会计方式下, 首次使用则较为繁琐。首次使用电算化系统需要安装电算化系统、新建账套、初始化账套。初始化账套主要包括设置操作员及其权限, 录入职员、部门、客户、供应商、存货档案及存货计量单位, 设置凭证类型和会计科目, 设置账务处理内部控制参数, 录入期初余额等。若电算化会计账套初始化未做好, 将直接影响后续的电算化会计工作, 甚至可能会导致后续会计处理工作无法开展。
1.2 凭证处理的差异
手工处理方式下, 所有经济业务都需要手工填写纸质的记账凭证, 凭证填写得是否正确、完整, 需要仔细检查才能发现, 凭证只承载了经济业务的主要内容、所涉及的总账、明细账科目、方向、金额及原始凭证张数。
电算化处理方式下的记账凭证包括录制的电子记账凭证和机制的电子记账凭证两种。录制的电子记账凭证是指根据审核无误的原始凭证直接在计算机屏幕上手工填制记账凭证。机制的电子记账凭证是指由电算化会计系统自动生产的记账凭证, 它又分为两类:一类是ERP业务处理系统向会计系统自动传递的记账凭证;另一类是会计系统根据账户中已有数据产生的记账凭证, 如期末业务处理时, 根据设置的转账凭证模板中取数公式由系统自动取数生成的各种分摊、提取、损益结转凭证等。在电算化处理方式下, 电算化信息系统能运用计算机技术自动检测和调整记账凭证的一些信息, 如能自动生成凭证编号, 保证凭证编号的连续、完整, 避免出现重号和漏号;能自动对每一张记账凭证的金额进行平衡校验, 如果出现借贷不相等的情况, 不能保存, 要求改正, 直至相等为止;有辅助核算的科目, 系统提示输入辅助核算项目, 否则不能保存;有现金流量核算的科目, 系统提示输入现金流量项目, 否则也不能保存等。由此可见, 电算化凭证承载的信息丰富, 不仅可以承载经济业务的主要内容、所涉及的总账、明细账科目、方向、金额以及原始凭证张数, 还可承载客户、供应商及个人往来辅助核算信息, 部门、项目辅助核算信息, 现金流量辅助核算信息等。
1.3 记账的差异
手工处理方式下, 记账指会计人员依据审核无误的记账凭证登记各种明细账、日记账和总账。记账时, 按照岗位责任的划分, 由不同的会计人员按照不同科目, 分别在不同的账册上加以记录, 工作量大, 耗时费力。这种记账工作是由不同的人反复誊抄, 容易出错, 需要账证核对、账账核对, 对账和月末结账工作量大且复杂, 效率低。
电算化处理方式下, 记账工作由计算机自动完成, 其实质是一个数据处理过程。通过“记账”指令, 电算化会计系统将“凭证临时库”转移到“流水账库”中存放, 并汇总各科目的发生额, 更新各科目发生额及余额库。采用这种记账方式, 若记账凭证信息填写准确、完整, 就无需对账。会计电算化信息系统中的“对账”功能主要是为检查记账过程中出现停电所造成的的漏记情况, 以及凭证辅助信息填写不完整的情况。对本月所有经济业务记账完毕后, 可直接指令电算化会计系统, 对选定月份进行自动结账。如果该月有尚未记账的凭证, 或上月未结账, 则本月不允许结账。结账后, 不能再输入当月的记账凭证。可见, 电算化会计记账简单, 易操作, 效率高。
1.4 账簿的差异
手工处理方式下, 不同的账务处理程序, 其总分类账簿格式、形式不一样。当企业经济业务量比较少、使用会计科目不多且不需要单独专设总账岗位时, 一般选择日记总账账务处理程序, 其总账是订本式或活页试的多栏式账页。其他账务处理程序的总账一般是订本式或活页试的借、贷、余三栏式账页。日记账采用的是借、贷、余三栏的订本式;明细账采用的是三栏式、数量金额式或多栏式的活页账。
电算化处理方式下, 由于账簿组合体系虚拟化, 账簿是以文件形式存在的, 所以其账页格式可以多样化, 即每套账可生成并打印出手工会计各种账务处理程序中所有格式的账表, 如三栏式、数量金额式、外币金额式和多栏式的日记账、明细账, 逐项或汇总登记的三栏式和多栏式总账, 发生额、期初和期末余额平衡表, 各级科目汇总表和汇总记账凭证等。此外, 也可根据企业管理的需要自行设置账页格式及取数公式, 生成并打印出相应的账表。
由于账簿登记方式不一样, 所以手工会计更正错账的方法不再完全适用于电算化会计, 如划线更正法就不适用于电算化会计。电算化会计中, 凡是已经记账的凭证数据不能更改, 只能采用红字冲减法和补充登记法更正。
1.5 编制报表的差异
在手工会计处理方式下, 依据总账和相关的明细账数据逐项汇总填制报表的各栏目。在电算化会计处理方式下, 可依据预先定义的报表取数公式直接生成各种报表。
2 电算化会计账务处理的新规程
账务处理流程可简单概括为填制凭证—登记账簿—编制报表。手工会计人员的工作重点是登记账簿, 即由不同的会计人员依据审核无误的记账凭证分别登记各种日记账和分类账, 在这期间, 登记日记账、登记明细分类账、登记总分类账、试算平衡、对账和结账等诸多程序, 要经过多数人的手工才能完成, 增加了数据处理差错的可能性。而电算化会计则与之不同, 数据一旦通过填制会计凭证进入系统, 记账、对账、汇总编制会计报表等, 都是由计算机自动处理完成, 即实现数出一门 (都从凭证上来) , 数据共享 (同时产生所需账表) 。整个账务处理流程具有高度的连续性、严密性, 呈现出一体化趋势, 极大提高了财务报告的时效性。因此, 手工会计中根据登记总账依据不同而划分的不同账务处理程序已没有必要, 电算化会计改变了原来的记账规则和组织结构。由于记录载体改变, 原来需要手工登记的各种账簿现在变为计算机登记, 记账中如果出现错误, 原来的改正方法也不再适用。原来以账簿种类、记账程序和记账方法不同来划分组织结构和岗位分工, 现在则是通过判断数据处理的形态来划分, 改变了原来的组织结构和账务处理程序。
笔者认为, 电算化会计账务处理程序分为单一财务账务处理程序和业务财务一体化账务处理程序两种。
2.1 单一财务电算化账务处理程序
单一财务电算化, 又称为独立账务电算化, 是指企业只安装使用了账务处理模块或总账模块的电算化会计系统。其财务数据是孤立的, 与企业其他管理信息系统不集成使用, 且相互间的数据不共享。这种单一财务电算化适用于规模小、经济业务量不多的企业。其账务处理程序的步骤为:①经济业务发生后, 依据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表, 在电算化会计信息系统中填制记账凭证;②依据原始凭证或原始凭证汇总表, 在电算化会计信息系统中审核记账凭证;③指令计算机根据审核无误的记账凭证, 自动登记各种日记账、明细分类账、辅助账和总分类账, 自动汇总科目汇总表和汇总记账凭证;④月末, 在财务系统中, 先指令计算机自动核对各日记账、明细账、辅助账和总账, 再对财务系统进行结账处理;⑤月末, 指令计算机依据会计报表取数公式生成会计报表。
2.2 业务财务一体电算化账务处理程序
随着社会的发展, 企业的管理从原来的纵向一体化转为横向一体化, 企业逐渐开始进行流程重组, 会计业务流程重组是企业流程重组的重要组成部分。在会计业务重组中, 需要以业务财务一体化为导向。业务财务一体化账务处理是以经济业务驱动财务处理, 建立基于经济业务驱动的业务财务一体化信息处理流程, 使财务数据和业务数据融为一体。当经济业务发生时, 利用业务驱动来记录财务信息, 将企业的财务、业务和管理信息集中于一个数据库。企业业务财务一体化发展导致会计的重心发生变化, 体现在会计管理实际职能的变化上。
笔者认为, 在“互联网+”时代, 会计人员必须了解和熟悉研发、设计、采购、制造、运营、物流、营销等各个经营环节, 精通业务流程, 才能把财务体系与整个业务运营紧密地结合起来, 才能使财务前置, 参与业务运营等方式, 从而加强财务和业务的关联度。通过流程再造转变财务工作方式和思维定式, 将事后核算型财务转变为规划型管理会计, 进一步拓展财务的管理职能。
业务财务一体电算化账务处理程序的步骤为:①经济业务发生后, 指令计算机依据ERP业务系统内的原始凭证自动生成记账凭证;或依据ERP系统外审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表, 在电算化会计信息系统中填制记账凭证;②依据原始凭证或原始凭证汇总表, 在电算化会计信息系统中审核记账凭证;③指令计算机根据审核无误的记账凭证, 自动登记各种日记账、明细分类账、辅助账和总分类账, 自动汇总科目汇总表和汇总记账凭证;④月末, 在各业务系统中, 先指令计算机自动核对业务账与财务账, 再对业务系统进行结账处理;⑤月末, 在财务系统中, 先指令计算机自动核对各日记账、明细账、辅助账和总账, 再对财务系统进行结账处理;⑥月末, 指令计算机依据会计报表取数公式生成会计报表。
在业务财务一体化下主要实现业务流程和会计流程的结合, 在出现业务活动的情况下, 存在大量业务事件数据, 这些数据将会被实时采集、存储到业务数据库中。信息使用者发出请求后, 如汇总科目汇总表、汇总付款凭证等, 会计信息系统能根据要求自动产生相应的信息报告, 发送给使用者, 即信息用户可依照相关规则与数据库得到自己需要的信息。
参考文献
[1]耿文莉.会计信息化中账务处理程序的转变[J].哈尔滨商业大学学报:社会科学版, 2008 (2) .
[2]张毓婷.基于财务业务一体化的会计业务流程重组[J].会计之友, 2012 (31) .
