摘要：20世纪80年代末, 国内开始普及会计电算化。经过30年的发展, 目前会计电算化已进入商品化稳步发展阶段。会计电算化不仅提高了企业财务工作的效率, 同时也对企业内部控制带来了一定的冲击。本文将探讨在会计电算化环境下完善企业内控的各个关键因素。
关键词：会计电算化; 企业; 内部控制; 探讨;
会计电算化, 又称为计算机会计, 是指利用财务管理软件, 替代手工完成会计核算、报表编制等会计工作过程。目前, 国内绝大多数大中型企业已摒弃传统的手工会计, 实施会计电算化, 实现了会计工作质的飞跃。
一、会计电算化的各种优点
(一) 会计电算化提高了会计工作的效率与质量
会计电算化由电脑自动进行数据的核算、汇总、分析, 将会计人员从烦琐、紧张的脑力劳动中解放出来;据测算, 会计电算化处理数据的速度, 至少超过手工速度几千倍, 因而会计电算化极大提高了会计工作效率;传统的手工记账记错、记漏账目后修改十分麻烦、头疼, 而会计电算化则解决了这一问题, 保证了会计工作的规范性、统一性, 降低了出错的概率, 提高了会计工作的质量;会计电算化还缩短了数据处理周期, 提高了会计数据的实时性。
(二) 会计电算化改变了传统会计工作模式
会计电算化不仅具有强大的财务数据管理能力, 而且还衔接供应、生产、销售、工资等多方面多环节, 可以收集数据、处理数据、分析数据, 甚至根据模型预测未来的数据变化, 而这些都是传统封闭式会计工作所不能进行的。会计电算化将预测、决策、控制、考评等等都纳入了会计工作之中, 变封闭型会计工作为开放式会计工作, 拓宽了会计工作的职能, 改变了会计工作模式。
(三) 会计电算化有助于提高企业管理的信息化水平
今天, 中国已经进入互联网时代, 并正在向信息社会迈进。而企业生产、经营、管理也必须向信息化、网络化看齐, 否则必定被市场竞争所淘汰。——会计电算化, 是企业全面信息化管理的一个重要方面;会计电算化的普及, 有助于提高企业管理的信息化水平。
(四) 会计电算化有助于提高会计人员的自身素质
目前, 国内企业会计大多是会用软件的年轻人, 但他们缺乏会计工作的丰富经验;推进会计电算化, 可以鼓励、推动会计人员主动学习先进的会计管理方法, 全面提高自身素质, 约束自己的行为 (会计电算化堵死了做假账的漏洞) , 有利于我国会计队伍的专业化、规范化建设。
二、在会计电算化环境下完善企业内控的关键
(一) 建立并健全内部控制制度
实行会计电算化的企业, 必须根据本企业的具体情况, 建立完整、规范的会计管理制度, 明确会计人员的职、权、利、责。
会计电算化工作具有集中性的特点, 为保证会计电算化系统的真实、可靠、安全, 必须制订严密的内部控制制度, 制订规范、完整、严格的日常操作手册、软硬件管理制度, 严禁无关人员在财会电脑上上机, 每一台专用电脑, 每一个专用系统, 都必须严格设置12位以上密码 (包括字母+数字) , 每一个密码都不能重复, 每隔一段时间必须全部更新密码。从原则上说, 会计电算网不允许接入外网;但从实际情况来看, 现在各家企业的会计电算网都与外网相连, 而且有的软件还必须连上外网, 那么, 只有为会计电算化系统设置防火墙, 并不断升级防火墙, 定期进行全面杀毒;要定期进行数据备份与系统备份, 备份的数据与系统必须与工作场所互相分离, 以备随时恢复数据, 恢复系统, 做到万无一失 (这是没有办法的办法, 但却很有效) ;系统开发人员与数据输入人员必须互相隔离, 要限制财务软件的修改功能, 数据输入人员在录入数据时必须符合规定格式。——要牢记“魔鬼存在于细节上”, 在每一个环节上, 都不能怕麻烦。
(二) 健全内部审计制度
企业会计人员必须摒弃落后的手工记账, 适应会计电算化;企业审计人员也要适应会计电算化, 实现与会计电算化的紧密结合。审计人员也必须掌握、熟悉会计电算化的理论知识与工作方法, 要定期或不定期地开展内部审计, 详细审计会计电算化系统自动生成的资料, 总账、流水账、明细账、现金账、往来账、原始凭证都不能放过, 要仔细检查会计资料是否存在缺、漏、瞒、假, 确保纸质资料与电子数据一致, 坚决避免发生连锁性错误。要及时发现会计工作中出现的问题, 并提出解决方案。
(三) 着重提高会计人员的综合素质
会计电算化是信息时代从事会计工作的必要条件, 而人, 才是决定会计电算化的关键一环。所以必须着重提高企业会计人员的综合素质。一方面, 企业要加强对会计人员的培训;另一方面, 会计人员也必须主动学习计算机与软件应用方面的理论知识与实践技能。在条件允许的情况下, 企业应当引进一批既懂会计知识又熟谙软件的通用复合型电算化人才, 实现会计人才的年轻化、电算化。
(四) 升级会计电算化系统功能
我们要看到, 虽然国内企业电算化水平已经很高, 但在会计管理电算化方面, 尚需进一步提高。今天, 发达国家企业的会计电算化系统功能强大、内容丰富, 可进行财务分析、资金需要预测, 并衔接上下环节, 管理企业供应、库存、工资支出, 是企业信息化管理系统的内核。国内企业有必要升级会计电算化系统功能, 积极研发新的会计电算化管理系统, 依靠会计电算化, 促进企业内控水平全面升级。
结束语
目前, 国内仍有少数企业不熟悉、不了解会计电算化, 对会计电算化应用水平不高, 也不主动追求会计管理电算化。这就需要我们认真研究会计电算化, 完善企业内部控制, 让会计电算化发挥更大的作用。
参考文献
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