摘要：随着科学技术的快速发展, 信息技术得到了广泛的应用, 为许多领域提供了便利。在我国高等教育快速发展的今天, 高校传统的财务管理手段已经不能满足当前高校发展的需求, 为此各个高校都在探索如何建设数字化校园, 以便系统整合财务资源, 提高财务管理效率、规范收费问题等。校园一卡通系统的应用使得这一系列问题得到了有效的解决。
关键词：高校; 一卡通; 财务管理; 影响;
随着信息技术的发展进步, 高等院校也在逐步建设信息化校园, 利用先进的计算机网络管理校园事务, 将学校各部门的信息进行收集、处理、整合、储存等。校园一卡通的出现, 为建设数字化校园提供了契机, 校园一卡通系统具备开放性、灵活性的特点, 是促进高校改革管理方式, 提高管理效率的重要平台, 是促进高校财务信息化管理, 规范财务工作, 提高财务管理水平和工作效率的重要路径。
20世纪90年代末期, 我国高校开始建设一卡通系统。校园一卡通改变了学校财务管理的方式, 为学校财务管理工作带来了便利, 真正实现“一卡在手, 走遍校园”。
一、校园一卡通的功能
(一) 支付消费功能
校园一卡通最重要的功能是其能够当作随身携带的电子钱包使用, 校内师生都可凭借校园一卡通在开设网点凭借一卡通消费, 如超市、食堂、图书馆、宿舍等。方便快捷, 满足了师生校内消费的需要。
(二) 身份识别功能
校园一卡通上面通常都包含了学校师生的各种信息, 姓名、院系、专业、学号、照片, 能代替部分类型的证件, 且一卡通内有内置芯片, 其电子感应功能还能应用在图书馆、宿舍楼等需要身份认证的场所, 从而实现其身份识别的功能。
(三) 信息管理功能
校园一卡通通过与其他系统的连接, 实现了数据资源的共享。例如通过与财务系统对接, 可直接在一卡通上收取费用, 查询学生缴费情况, 发放学生补助等;与图书馆系统对接, 可管理师生借阅情况, 以及逾期信息和欠款信息等:与教务系统对接, 实现学籍注册、注销, 课程管理等;与后勤管理系统对接, 实现师生宿舍热水器、洗衣机等公共设备的管理控制等。
二、校园一卡通系统存在的问题
校园一卡通在某些功能上仍然存在一定问题, 有可能对财务工作造成一定影响, 必须给予重视。
(一) 安全保障不足
一卡通在校园使用十分便捷, 但同时也存在一些隐患, 在进行消费时, 某些高校的一卡通并不需要密码, 导致师生在丢失一卡通之后, 一卡通被盗刷的情况时有发生, 且由于数额较小, 通常较难追回。
(二) 预充值可能造成财务上的流失
部分高校为了避免新生在开学期间集体充值校园卡而造成混乱, 在发放录取通知书时附带的校园卡里预存了一定的金额, 这种措施在方便了学生的同时, 学校却存在财务流失的风险。为避免此种情况, 高校可以开通微信或支付宝充值平台, 新生可直接在平台上充值, 既方便了新生, 也避免了财务流失。
三、校园一卡通对高校财务管理的影响
校园一卡通系统在给高校广大教职工和学生带来便利的同时, 也引起了高校管理理念及管理方式的变革。
(一) 规范高校财务工作
高校管理部门众多, 在使用一卡通之前, 财务信息主要通过传统方式传递, 如书面材料或磁盘等, 财务部门要与各个职能部门进行协调, 工作十分烦琐, 信息获取整合比较困难, 且传送给财务部门的信息数据十分庞大, 给财务管理工作带来较大的难度。而校园一卡通系统能够对校园各部门的信息数据统一管理, 通过互联网实现各部门信息资源共享, 财务部门工作人员能够直接在互联网上收集所需信息, 一方面保证了信息的及时性、准确性, 另一方面大大降低了财务工作的重复性, 提高了工作效率, 促进高校财务管理工作的信息化建设, 显著提高了高校财务管理的水平。
(二) 加强学费收缴力度
随着高校信息化的建设, 校园卡系统不再局限于消费功能, 逐渐向管理功能方面拓展。学费难以及时收齐是当前我国部分高校财务管理部门所面临的难题, 以前, 学费收缴往往是财务部统计, 将欠费情况通知到相关学院, 再由辅导员或班干部进行催缴, 工作效率低下。通过校园卡管理系统, 财务部门可以将学生收费情况及时传输到数据平台, 再将结果反映给教务部门或后勤部门等, 对恶意欠费的学生进行选课或消费方面的限制, 促使学生主动缴费, 确保财务部门及时收回相关费用, 保障工作效率。
(三) 规范收费管理
高校经费分为预算内资金 (财政拨款) 与预算外资金 (高校创收) 两个部分。在使用一卡通系统之前, 部分高校对于预算外资金的管理存在漏洞, 如有的部门私自挪用资金、私设小金库等。在使用校园卡系统后, 校内的资金来往不使用现金, 所有的资金业务都通过校园卡进行结算, 资金直接按时通过电子钱包划入相应的账户, 各个环节都公开、透明, 收费缴费信息直接汇总到校园卡结算中心, 有效地减少了私吞公款的现象, 保证各部门收入及时足额的上缴, 实现学校收费的规范管理。同时, 校园一卡通系统的使用, 实现了校园消费的无纸化, 净化校园消费环境, 加强了消费安全。
(四) 提供财务服务质量
使用校园卡系统之后, 学校职工和学生都有自己的校园卡。职工的工资、项目资金等, 学生的奖学金、贫困补贴、勤工俭学的工资都可以发放到校园一卡通的账户上, 免去领用现金的烦琐, 避免了“虚假冒领”等问题。且校园一卡通具有查询功能, 每一笔资金往来都可以在服务器上查询到, 不用到学校财务处专门问询, 不仅减少了财务部门的工作量, 还为广大教职工提供了便利。同时, 借助于一卡通平台, 极大简化了缴费流程, 在收取费用时, 财务处向网上银行发送需要缴费的学生的相应信息, 经过银行确认, 在卡内余额的足够的情况下, 就可成功缴费。另外, 师生也可在相应平台上绑定一卡通账户, 到达一定期限, 平台自动扣除相应费用, 打破时间和空间的限制, 同时实现了缴费的实时管理。
(五) 节约高校运营成本
水电支出庞大一直是各个高校面临的难题, 各个高校也在探索如何更好地对水电使用进行控制管理。校园一卡通系统通过学校后勤系统相连接, 在节约学校水电资源方面起到了积极的调控作用, 有效地减少了无谓的浪费。学生用水、用电都必须通过刷卡来实现, 水电使用超出范围会进行提醒, 有效解决了水电资源的浪费问题, 在节约高校运营成本方面卓有成效。
(六) 增强了高校对资金的控制
校园一卡通将所有在校提供一卡通服务的站点的账户资金集中起来统一管理, 很大程度上减少了现金的使用, 改变了传统的校园消费模式。此外, 使用人将银行卡中的资金圈存到校园卡账户上, 不论个人是否消费, 其资金已经从个人账户划到银行账户中, 学校能够使用这些沉淀资金周转, 减少筹资成本, 从整体上增强了高校对资金的控制能力。
四、完善校园一卡通系统的措施
(一) 加强系统的软硬件支持
从长远出发, 高校在建设一卡通系统时, 应对校园一卡通系统做出合理的开发与设计, 选择合适的服务商与银行, 并采取方案与原有的系统建立接口, 解决信息的对接问题。在软件的设计方面, 必须考虑到未来可能存在的风险与变化, 以便能及时对系统进行维护和调整。
(二) 建立一卡通使用反馈机制
传统的面对面反应以及拨打电话等反馈机制具有一定的限制, 因此, 建立信息化的更加便捷和高校的校园一卡通反馈机制, 修正和完善现有的财务系统存在的问题, 是非常必要的。各个高校可利用现有的微信或贴吧、微博等平台, 及时解答师生在使用校园一卡通时遇到的问题, 为用户提供更加高效贴心的服务。
(三) 保障系统安全
高校一卡通系统涉及学校管理事务的各个部门, 遍布高校各个网点, 是一个庞大的信息系统, 因此一卡通系统的安全与稳定尤为重要。首先, 技术人员在设计系统的时, 要考虑到校园一卡通系统可能会遇到的风险, 尽量从源头杜绝潜在的威胁;其次, 高校有关职能部门应该定期对一卡通系统进行检查和维护。最后, 要制定严格的规章制度, 明确各部门职责, 制定应急方案, 以便应对突发的风险。
校园一卡通系统改变了传统的财务管理工作, 在给财务管理带来极大便利的同时, 财务工作人员要不断学习, 加强培训, 提升自身业务能力, 适应信息化办公, 加大财务监督能力, 不断提高财务管理水平。
结论
总之, 校园一卡通的应用是时代发展的必然趋势, 是科技发展的产物。校园一卡通的应用提高了高校财务管理工作的效率, 为财务管理工作带来了极大的便利, 同时避免了财务管理的某些漏洞, 但校园一卡通系统在某些方面仍然存在一定问题, 这就需要相关人员在制定措施尽量避免这些风险。随着校园一卡通系统的不断发展与完善, 其对高校的财务管理工作会带来重大的影响。
参考文献
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