摘要：近些年, 随着信息技术的发展和企业复杂化程度的提高, ERP系统作为新型企业管理软件被大量的应用, 本文从工作中的实践出发探讨ERP系统在财务领域的应用优势, 国内ERP软件财务模块在应用时出现的一些瓶颈问题, 以及解决完善的一些建议。
关键词：ERP系统; 财务管理; 问题探讨;
随着信息技术的发展, 现代化企业标准化程度的大幅提高, 近些年一种叫企业资源计划 (简称ERP) 的管理软件开始应用于国内企业管理当中。
ERP系统的发展非常迅速, 到目前为止共经历了五个阶段, 即从记录大量原始数据、支持查询、汇总等功能, 到增加对产品构成进行管理实现减少库存, 优化库存等功能, 再到增加生产、加工工时、生产能力、财务功能等, 形成以计算机为核心的闭环管理系统, 能动态监察到产、供、销的全部生产过程, 再到增加了包括财务预算、生产能力、调整资源调度等方面的功能, 成为企业进行生产管理及决策的平台工具;最后在互联网技术成熟下增加与客户或供应商实现信息共享和直接的数据交换的能力及供应链管理思想, 实现跨企业的联合作战。在应用实施过程中, ERP发挥了它灵活、强大的优势功能, 但也遇到了一些现实的瓶颈问题, 作为一名会计从业人员, 笔者从财务角度谈论下ERP系统在财务领域的一些应用优势和目前所存在的问题。
一、ERP系统在财务领域的应用优势
(一) 提高数据的真实性和及时性
ERP系统能深度涉入企业全过程, 从生产过程提取数据, 实现财务管理网络化、数据共享和信息实时传递, 各岗位基于同一系统标准处理数据, 减少随意性, 并可全程追溯, 较大实现了数据的真实性和及时性。
(二) 可以实现全面预算控制
企业预算管理具备全员参与, 全过程跟踪的特点。在预算编制、预算控制、预算分析和预算考核过程中与ERP系统相结合。编制所需的数据可由ERP子系统提供, 并根据子系统的变化更新预算的编制;在预算控制方面, 将预算指标层层分解, 嵌入系统节点, 随时进行预警和金额控制, 形成预算控制报告;预算与考核方面, 可以对企业内部各级责任中心执行结果与预算指标进行的差异进行分析评价, 找出不合理之处, 并加以改进, 实现企业事前计划、事中控制、事后反馈三者的统一。
(三) 可以加强企业的财务管理的预测水平
ERP系统通过及时准确的生产计划信息, 可以建立强大的预测模型, 进行财务可行性分析, 使企业资源与营运流程得以全面结合, 以销定产, 降低企业成本、优化企业资源, 达到资源效益的最大化。
(四) 可以联通外部资源, 优化财务工作效率
ERP软件还具有的一项强大的功能是具备无限的扩展能力, 能与更多其他软件联接, 提供开放的API接口, 利用这一功能, 在会计领域可以实现与外部软件的对接, 减轻会计工作量。例如与金税系统中的税控开票系统联接, 将开票信息导入会计核算系统, 生成会计分录;或开通ERP电子银行, 实现电子对账, 银企互联的支付功能。
未来大数据的广泛应用中, 这一扩展能力还可以对接全国普及的电子发票应用, 在实现发票的真伪检验、无纸化报销、以及公务卡的直接结算等领域都能发挥广阔的应用。
(五) 实现在线审计
传统的审计是基于对凭证、账簿、文件等纸质载体数据的审核, 从原始数据查起, 通过对数据的真实性、合规性审计, 判断经济内容的合法性与业务处理的正确性。
ERP环境下, 大量的证据都以电子数据形式存储在磁性介质上, 审计人员利用该系统数据处理能力强、分析功能强大、网络在线运行等特点, 通过对定期获取的财务资产、计划、生产统计等企业重要生产经营信息进行综合分析, 查找审计疑点和问题线索。在此基础上, 有目标、有重点地进驻现场进行审计查证与核实, 及时发现和纠正企业经营管理中存在问题。
二、ERP系统在财务领域应用中存在的现行缺陷
以上综述了ERP系统的众多优势功能, 但作为一个新兴事物, ERP在国内的应用时间并不长, 现在市面上的ERP系统厂商品牌众多, 国外如SAP的SAP R3、IBM的IBM ERP等, 国内如智邦国际的ERP系列, 用友的用友ERP, 金蝶的K/3等。笔者企业应用的软件是国内财务软件领域的著名品牌用友ERP, 通过初步的应用, 就本身工作体会, 在此讨论下国内ERP品牌在财务模块上存在的一些问题。
(一) 国内软件应用时间尚短, 系统稳定性和简洁化程度较弱
国内品牌经多年的磨合, 早期记账软件已发展的较为成熟, 应用起来也比较便捷, 而ERP系统的开发与应用在国内还属于新兴事物, 多为借鉴国外实践, 对接企业时需要开发人员大量的与企业沟通、磨合, 根据需求报告开发出的财务模块优点是切合实际、操作简便, 缺陷是受制于对接企业的开发人员细心程度, 在调试过程中需要有几个月的磨合期, 在应用过程中也出现过升级系统后部分功能丢失的现象, 稳定性低于已成熟的会计记账软件。
在灵活性方面, 软件使用体验受制于目前的技术水平, 速度受存储量水平和网速影响较大, 简洁性还有待提高, 例如用友ERP网上报销系统直接生成记账凭证这一环节, 程序不够简化, 从搜索到生成一个凭证, 需要三、四个步骤完成, 相比以前记账软件中的模板凭证的应用功能在时间效率没有得到有效提升。
(二) 开发系统的更新及时性滞后, 增加预算控制的难度
ERP系统的应用不是个小工程, 需要软件开发人员根据企业本身特色编程, 在适用过程中, 如果出现企业内部的调整或外部政策的变化, 例如今年的增值税税率调整, 这时就需要开发人员根据政策的改变来调整软件设置, 软件的调整时间不够及时, 就会造成预算控制的数据和账务实际数据不一致的情形, 预算控制发挥不了真实作用。
(三) 系统运营受运维水平的影响较大
ERP软件调试期结束交付使用后, 软件服务商的对接从系统开发人员转为运维服务人员。ERP的功能强大, 覆盖面广, 使用过程中要充分了解其功能, 才能发挥最大效用, 在后期还要根据实际情况提出合理化建议, 如果运维跟不上, 会极大影响使用效率和企业计划实施, 使企业的资源浪费。
(四) 标准性不强的企业, ERP系统的财务模块难以发挥整体优势
ERP系统是一个标准化管理系统, 它的构建基础也基于现代化的企业流程, 对大企业大集团能够发挥资源整合的作用。但是对于一些特殊性实体, 如高校、科研院所, 由于其产出产品的特殊性和非标准化的管理模式, 会使ERP系统的植入增加难度, 一旦ERP系统无法全面实施, 它的资源整合性优势就不能得到最大发挥。
因为单从财务模块来说, 一个新系统的实施, 也增加某些岗位的应用时间, 这些应用时间如果在整体资源的配置下能提高产出, 那么便对企业是有意义的, 但在这些企业, 便可能因为管理模式的特殊性, 制约了ERP系统的应用发挥。
三、对于现行存在问题的一些建议
这些年, ERP系统作为一个新型的管理工具推广开, 就是证明它是信息技术与管理技术融合发展的趋势所在, 虽然存在一些瓶颈问题, 但在发展过程中只有不断的发现问题、解决问题才是社会发展的旋律, 因此笔者基于实践工作在此也提出一点自己的建议:
(一) 建立企业内部的运维队伍, 加大与供应商运维团队的沟通
ERP系统的突出特点是数据充分信息化, 这就要求企业具备专业的内部技术人员, 不能一味依靠供应商的技术支持。供应商在企业的调试工作完成后, 开发人员会退出企业, 承接新的任务, 这时对企业的辅助程度会减弱, 企业一定要建立起自己内部的运维队伍, 才能更好的实现ERP的运行。
企业运维人员与供应商运维团队的有效沟通也尤为重要, 因为在使用过程中, 企业最清楚使用过程中存在的问题所在, 要形成使用报告, 与供应商运维团队充分沟通, 才能推动系统的不断优化。
(二) 加强员工培训, 积极探索资源的优化方式
对于ERP系统这个新型管理工具, 企业一定要做好员工的培训工作, 财务人员也要转换思维, 充分了解这个系统的优势所在, 利用系统的开放、兼容性特性, 加强各方资源的联接, 积极探索符合自己企业的工作方式, 从而减轻自己的工作量, 优化资源的配置。
(三) 利用好ERP系统数据的及时性和丰富性, 强化会计管理功能
ERP系统的优势在于提供数据的及时性和丰富性, 作为财务人员要充分利用这些数据, 加强数据分析能力, 从基础会计过度到管理会计的层面, 利用ERP的交互功能提供企业各个层面所需要的分析报告, 为整个企业的发展和领导层的决策提供高质量的财务报告。
ERP系统的实施离不开各企业各级员工与社会进步的共同努力, 现在可能还存在一些应用问题, 但在将来信息技术的提高和大数据的广泛应用下, 前景是非常广阔的, 就让我们一起为了这个美好的未来努力!
参考文献
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