摘要：5G时代, 通信行业以数字化、网络化、智能化为特征推进企业财务管理创新, 实现财务管理智慧化运营。RPA技术通过财务自动化流程运作, 实现提高业务效率、减少工作失误、防控企业风险、提升人力资源效能, 对提高通信行业的财务管理水平具有巨大的现实意义。文章就基于RPA的通信行业企业财务管理优化进行了研究, 探讨智能化时代背景下RPA在通信企业财务管理的应用方向, 以期借助先进技术最大限度地实现财务管理智能化运营, 提升财务管理规范化和人力资源效能, 提高通信行业的财务管理水平。
关键词：RPA; 通信行业; 财务管理;
随着5G时代的到来, 通信行业从传统经营模式向智能网络、精益管理的智慧服务体系转型。财务管理作为企业的心脏, 其工作创新是增强公司核心竞争力的保证。
通信行业的财务管理事务性基础工作数量多、重复性高、处理时间紧迫, 将财务人员束缚在繁重的工作中, 无法保证财务运营的质量。而以RPA为代表的自动化技术通过基于规则的任务实现手工作业自动化, 可以高效地解决上述问题。
在此背景下, 研究 RPA 在通信行业财务管理中的优化应用, 提升财务管理智能化水平, 推动通信行业的传统型财务管理向智能型财务管理转型, 具有重大的现实意义。
1 RPA的发展
RPA全称“Robotics Process Automation”, 即机器人流程自动化, 通过模拟人类与计算机的交互过程, 实现工作流程自动化。RPA具有对企业现有系统影响小、基本不编码、实施周期短、对非技术人员友好等特性, 高效地实现降低成本并释放员工能力, 是目前国内外热门的企业数字化转型技术。
目前业界RPA软件产品提供商、咨询和实施公司对RPA发展历程阶段各有定位, 比较通用的是Everest Group的四阶段理论。
RPA 1.0阶段 (又称辅助性RPA) :覆盖现有的桌面自动化软件操作。该阶段技术不支持端到端的自动化, 无法大规模应用, 还没达到机器人的概念。
RPA 2.0阶段 (又称非辅助性RPA) :从该阶段开始RPA被称为机器人, 具备替代人工处理业务的能力, 实现端到端自动化和成规模虚拟劳动力, 但需人工管理机器人的工作。
RPA 3.0阶段 (又称自主性RPA) :实现成规模多功能虚拟化劳动力, 具有动态负载均衡、情景感知、高级分析等功能, 但无法处理非结构化数据。
RPA 4.0阶段 (未来的RPA) :使用人工智能AI和机器学习等技术, 实现处理非结构化数据, 预测规范分析, 自动任务接受处理等功能。
当前的RPA软件技术产品主要是集中在RPA 2.0和RPA 3.0之间, 并积极向RPA 4.0 (AI) 技术迈进, 例如Automation Anywhere已开始在其产品引入AI机器学习技术。
2 目前RPA技术及主要应用
2.1 RPA技术及应用领域
RPA技术具有以下特点:一是不影响日常工作。机器人和人工一样的工作方式, 不影响其他用户正常访问。二是不改变现有系统。机器人在系统的用户界面运行, 不涉及已有系统的改造、接口或者集成。三是不依赖复杂开发。机器人可以在数周内完成开发, 快速上线。
RPA技术上述特点决定了它最适用在重复工作量大、标准化程度高、规则简单、不需复杂判断的场景, 目前已开始应用于金融、保险、医疗、零售和制造业等行业领域, 渗透到企业内部的财务、销售、人力资源、合同管理、内控、采购、内审、信息技术和供应链管理等重要流程。例如, 2018年美国近80%金融机构已引入RPA流程升级, 大型保险机构如AIG、大都会人寿、好事达已建立RPA团队;国内方面, 2018年阿里云重磅发布RPA保险行业解决方案, 引领中国RPA井喷式增长态势, 预计2020年中国将会成为亚洲RPA的第一市场。
2.2 RPA技术在财务方面的应用现状
目前RPA技术已在财务领域逐步推广和深入应用。德勤的“小勤人”、安永的RPA方案、Hitpoint的税务共享解决方案、普华和毕马威的 “财务机器人”, 都是基于RPA技术的企业财务管理自动流程化应用, 它们涵盖了应收账款、收款核销、税务管理、发票开具等财务与业务流程, 解放了人工高频的重复操作, 降低了错误率, 促进了跨部门跨岗位业务及时自动地高度协同, 并已在国内的大型企业中 (如中石化集团) 进行应用和取得良好的成效验证。
3 RPA技术在通信行业财务管理的应用前景
3.1 通信行业财务管理的特点
财务工作存在重复、量大等特点, 这同样是通信行业会计核算的特点。首先, 财务流程存在高度重复的手工操作, 需要耗费大量的人力和时间, 且手工处理存在较高的错误率, 手工获取的数据准确性低。其次, 跨系统的处理或涉及系统与电子表格交互的业务操作通常效率低下, 跨岗位的协同处理沟通成本高且工作周期长, 人工处理财务相关的事务, 无法快速响应业务的变化和拓展。
3.2 RPA技术在通信行业财务管理中的可应用领域与方向
首先, 机器人能最大限度地取代财务流程中的人工操作, 例如发票管理、开票、纳税申报、盘点和结转等。其次, 机器人可以处理财务数据信息的录入、合并、汇总和统计, 并监控关键的自动化财务流程, 甚至可以通过提前设定的业务逻辑自动找出现有财务流程中存在的缺陷。而对于非线上或非系统的操作, 机器人是不能完成的, 也不能代替人工进行主观判断。
在通信行业的财务管理上, 事务性流程和报告流程大多是可重复的、有规律可循的, 因此也最易于实现流程自动化, 包括应收应付、现金存货、资产项目、税务发票、总账报告等。决策过程中标准化和可重复的活动, 也可以应用机器人流程自动化技术, 例如风险投资管理、战略执行规划、预算执行和分析等。
从岗位职责上分析, 重复的低附加值工作会面临职业困境, 而具有持续价值创造力的职能将越来越成为财务部门的核心。
(1) 基础会计。
即制单、数据整理、报销、跑腿、凭证录入等操作简单、机械性和重复性高的会计工作。RPA通过设置简单的执行脚本就可轻易完成固定模板的单据制定, 再辅以图像获取和识别技术, 可快速实现凭证的原始单据电子化管理。因此, RPA 将很快取代基础会计人员的工作。
(2) 管理会计。
即会计核算、制表、数据统计等会计工作。该工作存在一定的业务逻辑和思维判断, 初期RPA技术还不能完全胜任, 但伴随着RPA和人工智能技术的融合发展, RPA已经越来越多地渗入管理会计中, 例如报表稽核审计, RPA已可根据既定的明确规则代替管理人员完成事务处理。
(3) 财务管家。
即资金的运作、投融资风险管理、财务成本分析等复杂财务管理工作, 并通过分析涉财业务环节流程, 找准问题点和风险环节, 为投资者提供专业可行的财务管理决策依据。通常情况下, RPA无法替代人工完成该类会计工作。
3.3 RPA技术在通信行业财务管理的应用举例
以税务管理工作为例, 税金计提、纳税申报、发票管理是税务管理工作中比较复杂且重要的部分。税金计提, 例如房产税、印花税计提, 主要依靠前端资产管理和合同管理环节, 涉及大量的数据采集和标准判断;纳税申报, 在账面取数值后要计算和分析业财差异、定向比对发票, 经多重细致工序后才能生成税务申报表, 再上传税局系统完成申报;发票管理, 销项则涉及发票领用、分配、开具、冲红、验旧等环节, 进项则涉及发票查验、认证、转出等操作, 细致而繁杂, 各环节均存在不同程度的人工处理风险。
RPA技术的出现, 可以简单高效地解决上述困难和风险, 具体表现在以下几点。
首先, RPA可以自动认证发票和完成税务分录的编制录入, 节省人工操作时间。RPA利用影像技术批量扫描识别票据, 根据票据影像管理系统的发票数据进行票据批量认证;RPA可以连接企业的信息管理系统, 自动完成三单匹配和过账等工作;RPA还可以根据收集的纳税、缴税等信息, 进行内税务分类的编制和税金计算, 高效完成税务分录的编制与自动录入, 工作使税务的记账处理更加规范。
其次, RPA 可以自动计提税款, 保证完整性和准确性。例如在税金处理流程中, RPA可以提取企业的ERP 系统和其他业务系统的原始财务信息, 根据既定的业务逻辑进行整理和核对, 分析企业财务的权责发生和税务调整等情况, 自动识别出差异点, 保证税金计算的完整性和准确性。
最后, RPA 可以自动完成纳税流程, 提高申报效率和质量。第一步, RPA自动登录企业内部的账务系统, 提取试算平衡表和固定资产子账目等基础信息;第二步, RPA自动登录国税系统批量导出财务数据、增值税认证数据等税务申报所需的基础数据, 根据既定逻辑调整税务、会计差异、进项税数据差异、固定资产进项税抵扣差异、预缴税金等信息, 生成纳税申报表底稿;第三步, RPA自动登录税务申报系统, 导入申报表底稿相关数据和提交纳税申报表, 并自动执行报税流程和电子付款流程。
3.4 RPA技术在通信行业财务管理应用的预期效果
可以预期, RPA 将在通信行业财务管理取得重大、积极的效果, 包括以下几方面。
(1) 提高财务数据质量和业务处理效率。
以税务自动申报为例, RPA自动登录专用申报软件, 读取底稿数据自动填写申报表, 可把1小时的人工处理时间大幅度缩短到5分钟, 而且可以全天候365×24不间断地工作。
(2) 提升财务规范化管理水平。
RPA必须按照既定的逻辑执行, 这就要求企业的业务管理逻辑必须高度规范化, 而高度规范化的管理又可以保障财务数据的全面性、稳健性和准确性, 帮助企业及时发现财务管理风险。
(3) 提升人力资源效能。
RPA释放了大量的基层财务人力, 有利于企业人力资源的重新整合, 加速员工的转型, 让其更好地投入到对企业运营价值更高的经济活动中。
4 结 论
面对激烈的通信行业市场竞争, 企业的财务管理质量是企业核心竞争力的重要保证, RPA流程自动化技术可以高效帮助通信企业实现财务管理的智能化转型。展望未来, RPA还将可以融合规则引擎、光学字符和语音识别、虚拟助手、机器学习及人工智能等前沿技术, 最大限度地实现财务管理智能化运营, 提升财务管理规范化和人力资源效能, 提高通信行业的财务管理水平。
参考文献
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