摘要： 文章对ERP系统中的财务会计管理进行了阐述, 从理论和实践应用两方面做了详细的分析, 并与传统财务会计管理进行了比对。重点论述了ERP系统中财务组织架构、财务模块的各主要子模块、子模块的功能, 总账与其它模块的集成, 财务月结等, 通过应用表明ERP系统财务会计管理准确、高效, 为企业经济决策发挥了作用。
关键词： 财务管理; ERP; 会计核算; 应用经济; 集成;
一、概述
ERP (Enterprise Resource Planning) 即企业资源计划, 是把企业业务数据统一化、通过在线处理后整合企业内部资源的信息管理系统。包括采购管理, 生产管理, 库存 (半成品、成品) 管理, 质量 (原料、在产品、成品、检化验) 管理, 成本 (材料、人工、能源、资产折旧、物流) 管理, 财务会计管理, 人力资源 (人事、工资福利、绩效、考核、培训等) 管理, 销售 (客户、订单、价格、售后等) 管理等模块。通过科学管理手段实现对整个供应链的有效管理。
传统的财务会计:主要是事后收集数据和用报表反映会计数据, 财务会计对企业的管控和经济决策支持等方面工作的功能相对较弱, 在及时性和有效性方面都难以展现它的作用。而当企业发生危机时, 首先反映在财务危机上, 随着计算机和网络的普及, 会计电算化的信息处理, 对满足会计核算的一般要求来说已是一大进步, 但对提高企业经济决策水平作用有限。
传统企业一般采取分散的财务管理方式。对集团总部以及各个下属企业各自财务单独核算, 各单位按月年做好报表上报, 集团公司汇总全部的财务报表, 此方式财务信息滞后且易出错。集团公司对各单位的收入、成本、支出、利润等信息掌握不及时, 因此对各单位财务预算、过程监督、有效管控、产品产能调整等也滞后。随着信息化系统建设, 集中财务管理将成为现实。ERP系统中的财务会计通过ERP平台, 将供应方信息、客户信息、代理商信息、各生产单位的信息集成在一起, 不仅实现了财务核算的自动化, 更加强了财务的管控功能, 从传统财务信息的事后记账转变为财务管理的事先控制、实时支持, 从封闭单一的财务管理转变为集成的全面企业应用经济管理。因此, ERP财务模块的实施非常必要。
二、ERP系统中财务会计及实例应用
ERP系统中财务会计主要包括财务组织架构、财务四大基础模块, 总账与其他模块的集成等。
1. 财务组织架构。
(1) 集团:ERP财务管理标准层次结构中最高的级别。集团水平定义的参数适用于该集团下属各公司代码。
(2) 公司代码:每个公司代码代表一个需要编制外部报表的独立的法律实体。可以是独立法人分、子公司或控股公司, 进行独立会计核算, 编制资产负债表和损益表等。
(3) 公司:是需要向所属集团递交部分财务数据并参与法定合并的最小合并单元。
(4) 会计科目表:用于一个或多个公司代码的所有总账科目的清单。
(5) 功能范围:对各成本中心按费用科目的属性归类, 如管理费、制造费、营业费、能源费、通信费等成本, 用于编制损益表。
2. 财务基础模块。
ERP系统中的财务会计模块下分四大子模块:总账, 应收账款, 应付账款和固定资产。四个子模块集成在一起, 当对应收账款、应付账款和固定资产其中一个或多个明细操作产生变化时, 系统自动更新总账数据。
(1) 总账模块。主要功能是账簿管理、凭证管理、月结账、年结账等。在ERP系统中, 财务会计核算的核心是总账模块, 应收、应付、固定资产核算都以总账模块为中心。可以实现财务会计信息与业务信息实时一致。
(2) 应收账模块。主要功能是管理销售收款、催收款、销售发票、应收单据、客户管理 (包括信用度、大小客户、重点客户) 、现金折扣、坏账死账、抵销应付款等管理。应收款是通过建立客户来实现的, 客户明细管理与总账模块集成, 在ERP中通过每个客户来录入, 每个客户对应一个默认的统驭会计科目。往来业务的查询通过客户的业务发生情况来查询, 如果该客户发生的业务要记入另外一个统驭会计科目, 则要通过输入特别总账标识来核算。
(3) 应付账模块。主要功能是管理供应商、支票、采购发票、账龄等, 与采购模块和库存模块集成。应付账款模块基本报表包括主数据报表、供应商业务数据报表两大部分。主数据报表:可以按公司代码查询供应商列表、供应商的地址列表及供应商主数据变更报表;供应商业务数据报表:可以明细列示个别供应商的业务交易余额及行项目数据, 也可按公司代码查询供应商余额的排名情况;可按供应商业务交易的状态查询, 如供应商未清项报表、历史交易报表、账龄分析报表等。
(4) 固定资产核算模块。主要功能是生成和查询固定资产卡片及明细账, 计算资产折旧, 生成报表, 编制转账凭证转入总账。主要报表有:资产余额报表、资产库存清单、资产和记账期间折旧报表、资产折旧预测表。固定资产模块与采购模块、生产模块、库存模块、成本模块、销售模块、总账模块集成在一起, 相互之间传送固定资产和设备库存信息。
资产余额报表:用户可以按资产编号、按资产分类、按成本中心等多维查询当前资产的原值、累积折旧和账面价值。
资产库存清单:系统可以提供按存放地点、按成本中心 (部门) 、资产类别统计的资产库存统计表, 财务人员可以据此完成资产的定期盘点。
资产和记账期间折旧报表:用户可以查询资产在各个会计期间折旧的金额情况。
资产折旧预测表:可以用此来预测未来时期资产将计提的折旧, 以分析影响损益的情况。
3. 总账与其他模块的集成。
总账模块是财务会计信息的中心资料库, 子分类账允许向总账传送明细或汇总的会计数据和事项。传送方法的确认, 子分类账的信息以汇总的方式传送到总账。总账与其它模块的集成如图1所示, 图中以连接模块的线条代表模块间的集成。
总账数据的传送过程, 子模块之所以能传入总账, 是因为总账与分类账有统一的数据库、统一的数据模型、统一的多组织架构, 对一个业务处理的所有凭证均通过预定义的科目间关系而联系在一起。当明细账中发生记账业务时, 其行项目将自动记到相应的总账统驭科目中, 并反映在资产负债表上。对总账科目余额的实时自动更新确保总账与明细账始终是一致的, 集成的报表可以显示到明细账中的具体凭证, 可以快速得到所有与资产和损益相关的账务。
三、ERP系统中财务会计总账月结及案例
在每月最后一日进行月结 (月度财务结账) , 过去没有ERP系统, 财务月结工作需要一周才能完成, 系统使用后月末当日即可完成。ERP月结各模块的内容和复杂程度不同, 主要月结模块有:应收、应付、成本、固定资产、总账等模块, 这些模块中, 成本月结比较复杂。次月初, 月结业务完毕, 关闭上月财务账期, 月结工作结束。下面以总账月结为例说明:
1. 进行期间结算 (结账前准备) 。
(1) 总账模块预提、待摊、周期性凭证过账;
(2) 对工作细分单元结算;
(3) 检查是否已运行折旧;
(4) 人力模块工资过账;
(5) GR/IR (应付账款—应付暂估) 清账;
(6) GR/IR (应付账款—应付暂估) 重组;
(7) 关闭其他模块:应收、应付、总账、物料、资产;
(8) 各模块打开新的会计期间。
2. 财务会计结账。
(1) 将管理会计 (成本会计) 调整凭证过账至财务会计;
(2) 结算未清项;
(3) 关闭总账期间;
(4) 试算平衡;
(5) 最终结账、输出报表。
四、结束语
通过对ERP系统中的财务管理进行论述, 对采购模块、销售模块、生产模块、库存与财务模块的集成研究, ERP系统的财务管理可以实时反映企业的经营状况, 不需要重复输入和重复存储, 数据准确一致, 实现了物流、信息流、资金流三流相统一, 为企业经济决策提供了及时准确的信息。通过分销、生产等子系统与财务的集成, 大大减轻了会计人员的负担, 使会计人员有更多的时间参与企业的经济管理工作。因此, 笔者建议大型集团企业要加强内部资金周转和使用, 减少坏账死账损失, 控制往来资金增加, 提高经济性和资金的使用效率。
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