摘要：行政事业单位作为特殊性质的非营利性组织,其主要职能在于实现社会效益。行政事业单位的主要职能是承担一些社会公用事业或类似工作,主要提供的业务以服务且非盈利为主,是一项“情商”“智商”兼顾工作。因此,作为行政事业单位的办公室人员,如何处理好各方面的关系,做好相关管理与服务工作,促进事业单位业务的顺利推进,尤为重要。
关键词：行政事业办公室,人员职能
行政事业单位作为我国一类特殊的非营利组织,其主要职能在于为国家各类经济组织、人民群众提供社会公用事业或类似职能的相关服务。在行政事业单位中,根据国家组织人事部门的相关精神,按照“三定”方案,配置不同的部门与人员编制。在其中,办公室作为后勤、文书、领导参谋等角色是非常突出的,是组织机构中“职能制”最典型的体现。因此,在这样的情况下,讨论办公室人员的相关素质要求与工作具体标准,有其现实意义。
一、行政事业单位办公室人员的基本素质要求
(一)综合协调能力。一般来讲,办公室工作是相当繁杂的,而由于规模限制,行政事业单位的人员配置又不可能很多,因此“分工不分家”是办公室工作的常态。办公室人员工作的“服务意识”是一种角色意识,是办公室人员基于工作实践而形成的对自我的职能地位和由此规定的职责的直觉、理解和体验。随着信息化的发展,办公室人员把全部或部分的体力活动交给计算机去完成,工作内容和方式发生了变化。但是,服务意识是办公室人员在为领导服务的过程中产生的,应随着工作方式的改变而不断更新。做好服务的核心是综合协调,各项事务、各相关业务部门、科室之间需要办公室进行轻重缓急、有张有驰的综合协调,保证整个单位的团结与业务顺利开展。
(二)应对信息化的能力。随着科学技术的发展,办公自动化已成为现代办公室人员工作的重要组成部分,对办公室人员工作产生了深刻的影响。这些影响主要体现在:办公自动化提高了办公室人员工作的效率和质量,扩大了信息来源,提升了办公室人员工作职能,促进了办公室人员的观念转变。办公室人员在新形势下,应提高重视程度,提升自身综合能力,加强保密意识,更新服务理念,以积极应对办公自动化的不断发展。
(三)保密的观念与操守。作为行政事业单位,对于诸多业务项目,既关系到党和政府的一些政策执行,关系到一些社会服务的开展,还关系到一些群众的隐私保护。同时,由于工作的特殊性,各项业务部门的事务,都可能汇集到办公室(如档案管理、审批流程、人事任免等)。传统的信息载体,从甲骨文到纸卷,经历了数千年。在当前,通过网络等进行审批、档案保存,如果需要长期保存的数据,可以使用光盘刻录。需要送呈领导或会议讨论的载体,可以制作电子幻灯片(PPT),或者视频展示。在信息化条件下,数字化的信息非常便于复制,所以,对从事信息工作的相关人员来说,保密工作也提高难度了。
二、发挥行政事业单位办公室人员的基本职能的策略
(一)提升综合协调能力。首先,办公室人员应意识到服务是办公室工作的根本。这里的服务一方面是对单位外的其他单位、群众进行服务。如与其他单位的业务交流、接洽等。另一方面是对单位内部的相关服务,如对本单位其他部门的流程审批、单位内部人员的档案管理等等。只有调整好了心态,才能提升工作效率,提升服务质量。办公室人员服务意识得到更新,一定程度上使服务工作的质量得到提高,有利于服务工作的深入展开。其次,办公室人员应意识到有更多的服务方式有待运用与创建。随着办公自动化的发展,办公室人员可凭借各种办公设备与软件为领导服务,服务方式就变得更加多样化。最后,办公室作为领导直接的参谋与助手,不参与直接决策,但需要为领导决策提供一些参考和意见。同时,办公室要利用其自身条件,收集业务开展或决策进行的相关信息,在适当的时候向领导进行汇报。值得一提的是,由于办公室人员的特殊身份,要坚持“参谋不决策,管家不当家”这样的一种心态,献言献策要尽量客观,不掺杂个人喜好,不影响领导决定。对于不同的业务项目,事前要做好“功课”,充分收集决策可能用到的资料与信息,在必要时向领导提供。
(二)提升信息化应用水平。办公自动化促进了办公室人员办公风貌的整体改变,使整个办公过程呈现出条理化、系统化。而在传统的办公方式下,办公室内可能堆满了纸张,造成办公室凌乱不堪,严重影响办公的效率和质量。在这样的工作环境里,办公室人员难免产生一些错误,此外还可能造成精神的过分紧张和焦虑。在采用了办公自动化的单位,办公室人员利用高科技的通信手段实现信息的互通和共享,各项工作有条不紊。人在这样的工作环境中的精神也比较轻松、愉快,工作起来不用像以前那样承受巨大的压力,有利于促进办公室人员身心健康。
(三)做好保密相关工作。保密是办公室必须的工作观念。信息来源的广泛性以及呈现的海量性,需要信息相关工作者必须具有足够的专业知识与审慎的工作态度来进行鉴别,筛选掉错误。首先,办公室人员要认识到保密的重要性。要本着干好本职工作的立场,不打听、不传播与工作无关的信息。其次,涉及到需要保密的,尚未公开的政策或决定,虽然由于工作原因已经知晓,但在公布、解密之前,不得传播与议论,更不能将会议尚未议定或者尚未宣布的事项擅自传播,以免给单位业务开展带来不利影响,导致单位形象受损。
参考文献
[1]李苏明.加强办公室人员思想作风建设之我见[J].办公室业务.2013(23).
[2]薛碧英.浅淡加强办公室工作人员思想政治教育的重要性[J].法制与经济(下旬).2010(06).
