摘要：在当前信息化社会加速发展的形势下, 对办公室工作有了更新更高的要求, 特别是按照习总书记提出的“五个坚持”要求, 为办公室和秘书工作指明了努力方向, 提供了根本遵循。为使办公室工作成为模范、成为表率、成为窗口, 为让上下级放心、让员工群众满意, 做好办公室工作面临的挑战和机遇并存。因此, 提高办公室工作人员的素质与能力迫在眉睫, 本文就办公室人员必备素质与能力提升进行探索。
关键词：办公室,工作,素质,能力
作为办公室工作人员, 对于办公室和秘书工作应知应会的要求都比较熟悉, 但不一定知道怎么做得更好、更细、更成功。办公室工作围绕业务中心、服务单位大局, 承担文稿起草、调查研究、信息编报、公文处理和会议活动安排, 以及建章立制、队伍建设和改进作风等职能, 具有参谋助手、综合协调、督查督办和运行保障等重大作用。特别是习近平总书记在中央办公厅调研时提出的“五个坚持”要求, 这是在新形势下, 从政治、能力、作风、精神、纪律等方面为进一步做好办公室工作提出的新要求, 不仅指明了正确方向和根本遵循, 更为办公室人员自我提升确定了规范和标准。作为办公室工作人员, 要把工作和学习统一到自觉践行“五个坚持”的高度上, 在日常事务和点滴工作中, 努力做到“五个提高” (提高谋划能力、提高大局意识、提高担当能力、提高服务意识、提高廉政水平) , 充分激发办公室人员工作潜能和激情, 不断强化对工作的责任心和使命感, 以对单位负责和对岗位负责的主人翁意识, 以身作则, 协作配合, 要让别人做到的自己先做到, 努力为机关、为基层做出样子、当好表率, 在综合素质和能力提升上不断取得新的突破和成绩。
一、办公室工作的特点
习总书记谈到办公室工作时, 用“重、苦、杂、难”来描绘, 对办公室业务特征进行了高度凝练的总结。
(一) “重”即地位重要, 其意不言自明。
办公室业务概括起来有三个, 一个是决策的参谋、智囊作用, 就是当好领导的参谋助手。一个是对上对下的服务, 就是发挥好上传下达、下情上报的中枢作用。一个是机要保密工作, 就是当好文件信息的“保管员”和“保密柜”。同时, 办公室对外还起到“窗口”作用。基层的、外来的人来办事, 对一个单位初步的印象、感性的认识, 很大程度上同工作人员的说话做事都联系在一起。
(二) “苦”即比较辛苦, 也很清苦。
办公室业务, 就是整天有干不完的事、加不完的班、操不完的心, 特别是在人员紧张的时候, 一人兼职多个岗位, 头绪多、对口部门多、材料种类多, 经常性加班加点, 重大任务还要通宵熬夜, 双休日、节假日休息也无法保障, 工作量和工作强度远远大于一般部门。特别是文字材料起草, 大多要在夜深人静时攻坚完成, 确实存在别人看不到、不理解的情形, 这对工作人员心理调适、心态调整都有较高的要求。
(三) “杂”即事务繁杂, 上下内外关系都要兼顾。
在单位内部, 上到党委决策、重大事项, 下到督办落实、收集信息, 甚至通知会议都不能掉以轻心, 一个疏漏、一个马虎, 都有可能造成严重影响。在完成正常业务的基础上, 还要承担临时性、突发性任务, 有时都要做到随叫随到、一专多能。在对外协调上, 不仅要发挥好综合事务“第一棒”作用, 传好接力棒, 而且要跟进整个接力赛, 最终争取好成绩。所以有人说, 办公室是什么业务都能管, 但什么业务都管不了, 也有一定道理。
(四) “难”即难度大, 对综合能力要求高。
办公室工作是全方位、开放型的, 既要处理好上下左右、方方面面的关系, 又要适应不同领导的风格和方法, 还要搞好领导班子的服务工作。领导交办的工作千头万绪, 有的专业不对口, 有的从来也没有办过, 有的是刻不容缓, 有的是阶段任务, 有的要常抓不懈, 有的要及时催办、限时完成。所以, 办公室人员要学好哲学、活用辩证法, 善于抓住事物的主要矛盾, 善于抓住主要矛盾的主要方面, 用发展、联系的眼光来认识事物和指导实践。具体地说, 就是凡事要分清先后主次, 要把握好轻重缓急, 牢牢靠紧“时间轴”和“人物关系图”两个维度, 用好清单管理工作法, 做时间管理的强者, 做到小事不遗漏、大事出成果。
二、办公室人员的必备素质
(一) 忠诚与担当。
听党指挥、对党忠诚是新时期习近平总书记对人民军队和公安民警提出的政治要求, 对于办公室工作也有很强的指导意义。忠诚是做好一切工作的前提和基础, 办公室地位特殊、责任重大、岗位重要, 因此, 办公室人员一定要把绝对忠诚作为首要原则、政治本色和政治品格, 自觉融入血液, 自觉在实践中和党中央保持高度一致。在当前全党践行“四个意识”活动中, 要把核心意识和看齐意识作为重点, 把对党忠诚与工作的宗旨、理念、目标联系起来, 在重大问题上坚定立场、在大是大非面前保持清醒、在关键时刻经得起考验, 始终做到政治信仰不变、政治立场不移、政治方向不偏。关于责任, 就是在其位、谋其政, 还要行其权、尽其责。“当仁不让于师”, 说的就是主动作为和敢于担当。联系办公室工作, 就是要积极承担责任使命, 主动担当作为, 敢于直面问题, 做到矛盾面前不躲闪、挑战面前不畏惧、困难面前不畏缩, 在急难险重任务面前, 要豁得出、顶得上、经得住考验。特别是临时重大工作, 还要发扬雷厉风行、紧抓快办的作风, 单位班子定下的事情要立即办理, 部署的工作要一抓到底、力求实效, 特别是对长庆分局执法办案业务, 要做到案无积卷、事不过夜, 将办案民警的岗位职责和担当意识落实在每一项执法工作中。
(二) 奉献与创新。
面对当前社会高度信息化、自媒体化特点, 特别是岗位人员利益诉求多元化, 出现了谈奉献老调重弹、作奉献有些过时的不当观点, 甚至出现了开会时桌面上比拼奉献, 会后工作中牢骚满腹、负面小道消息满天飞的怪圈。这些现象都是与办公室工作宗旨背道而驰, 与办公室业务内容格格不入的。办公室人员要讲奉献、要有奉献精神, 这是由办公室业务的特殊性决定的。由于业务范围广泛, 文字材料、通信保障、协调管理都是实现个人价值的主要途径, 这些都要耗费大量的时间精力, 有时候只能晚间和周末加班才能完成。这就要求工作人员不断调整心态, 积极妥善处理好工作与生活、个人与家庭的关系, 否则工作效率就会受影响, 更谈不上奉献自我价值了。所以说, 选择了办公室工作, 就选择了随时待命、随叫随到, 就意味着选择了吃苦和奉献。办公室工作还要保持创新, 没有创新意识和能力, 业务工作必将陷入一成不变、死水一潭的困境。在工作内容上, 不能满足于按部就班和常规服务, 要有挑战新问题、用创新解决发展阶段问题的魄力和能力。特别是结合公司精细化管理要求, 在办文、办会、办事细小环节上, 紧紧抓住问题隐患, 深刻剖析产生根源, 按照风险管控和过程管理要求, 保持创新的原动力, 才能在不断解决新问题的过程中完成业务、不断进步。同时创新还要活用辩证法, 处理好规定动作和可选动作的关系。对于国家法律法规、企业规章制度、标准工程流程必须严格执行, 做到“闭门造车、出门合辙”, 不得逾越法律和制度红线。对于内部管理和队伍建设, 要带好人、干出实绩, 必须在调查研究的基础上, 立足实际、正视问题、找准根源, 要敢于突破条条框框和思维定式, 要敢于亮出新认识新观点, 要大胆出台新办法新措施, 同时保持好定力和节奏, 摒弃一蹴而就、拔苗助长、甚至是“大跃进”式的思维和方法, 把创新作为源头活水, 才能浇灌滋养出喜人的绿叶红花。
(三) 忍耐与能力。
要求保持忍耐, 并不是通常意义上的打不还手、骂不还口、忍字头上一把刀的简单说教, 而是指面对困难挫折的坚韧意志和不服输精神, 不轻易被负能量俘获的强大心理世界。正如曾国藩遭遇军事斗争失利, 多次欲投水自尽, 而后凭借“屡败屡战”超强抗争精神, 最终取得了事业的成就。联系办公室工作, 琐碎事情、突发事情、应急事项, 加班加点都是工作常态, 因为主客观因素影响, 出现失误有时也是难以避免, 特别是服务保障也会有出力不讨好, 有时还要面对各种不理解, 这就对人员的抗打击、抗挫折能力有很高的要求, 要能耐得住寂寞、守得住清贫、忍得住委屈, 做到忍常人所不能忍, 这就更加凸显了保持心理健康的重要性。忍耐是提升能力的基本功, 忍耐是遇事不急不躁、沉着冷静, 忍耐是保持战略定力、排除妨害干扰, 忍耐是总结反省自我、认识提升自我。忍一时风平浪静, 退一步海阔天空, 不是要求我们畏惧困难无所作为, 而是要迎难而上、冲破阻力、有所作为。作为综合管理部门, 接触的人和事相比其他部门要多, 这就需要掌握更多的业务知识, 不仅要精通本岗位知识技能, 还要熟悉其他部门或岗位的一般业务, 在当好“信息情报员”的同时, 还能够当好相互协作岗位的“替补队员”。因此, 就要不断提升综合素质能力, 做到一专多能的多面手。忍是一条线, 能是一条线, 当我们做了忍人所不忍、能人所不能的时候, 每个人就能不断反省自我、战胜自己, 在相互配合、互相帮促的过程中发挥团队协作精神, 从而更好地实现个人价值和社会价值的统一。
(四) 勤奋与慎行。
勤能补拙, 懒能毁人, 勤劳无疑是取得成功的有效方法, 是推动事物由量变到质变转化提升的有效途径。办公室工作大多和服务有关, 干好业务、搞好服务是办公室工作的出发点和落脚点, 那么就要做到大脑和四肢、思维和行为的高效运转, 凡事要做到事前周密谋划、事中督促落实、事后反思总结, 要有“凡事预则立不预则废”前瞻性战略思维, 时刻保持忧患意识、居安思危, 时刻做好未雨绸缪、打好提前量。具体业务中, 要做到想在前、做在前、服务在前, 牢牢把握住下好“先手棋”的思维方法, 争取工作主动, 甚至要变被动为主动, 这样才能在战略上看得更远, 在战术上取得更多成果, 在各项业务中取得更多成绩。然而, 积极作为、勤快做事不等于没有界限和尺度的胡乱作为, 反而应该从实际出发, 按照规范标准和程序要求, 严格落实措施手段, 逐步有效解决问题, 绝不要犯一口吃个大胖子的错误。在办理业务中, 要谨言慎行, 少说多做, 这不仅是工作人员知行合一的表现, 也是保密机要工作的必然要求。办公室工作原则性强, 责任重大, 联系的部门多, 接触的事务多, 当然就比其他人知道的多些, 这就要求做到不该说的不说, 不该问的不问, 有时候要有沉默是金的定力, 有时候要有滔滔雄辩的魄力, 在说与不说、问与不问之间反复推敲, 在进退有据、谨言慎行上不断锤炼, 在勤奋有为和谨慎不为之间取得最符合实际和宗旨目标的平衡。
(五) 名利与得失。
处理好名利与得失的关系, 不仅事关工作的成败, 而且事关团队的荣辱, 更事关个人自我价值和社会价值的实现。所以要处理好个人与集体、局部与全局、结果与过程的关系, 这在办公室工作中显得尤为重要。办公室工作的规律就是相对无规律和不由自主, 既要鞍前不能越位, 又要马后不能掉队, 既要调动个人的积极性, 又要发挥集体的协作性, 既要看重结果的得与失, 又要重视过程的管与控, 这些不仅是个人的修养问题, 也是集体的团队协作问题。名利得失处理不好, 就可能造成内耗不断、推诿扯皮、合力不强, 甚至造成满盘皆输的后果。这就要求我们时刻保持清醒的头脑和足够的理性, 不贪一时之功, 不图一时之名, 不念一己之利, 不为名利所累。既要肯下功夫躬身做事, 又要两袖清风、廉洁奉公、一尘不染。当然, 这并不是要求“清心寡欲”式的苦行僧生活, 而恰恰是对个人自由、合法权益、正当诉求的最有力保护。
三、办公室人员的能力提升
(一) 提升参谋辅政能力。
一是要始终把决策参谋服务摆在突出位置, 坚持超前思考、主动作为, 善于站在单位全局和工作整体上想大事、谋长远, 为领导决策和业务工作提供全过程、多方位、有质量的支撑保障。二是要坚持实事求是、服务大局、要情必报原则, 做到第一手情况、第一道研判、第一时间报送, 掌握好信息报送的原则性和灵活性, 不断提高信息报送能力。三是增强大局意识, 维护大局利益。在分析与处理问题时紧紧围绕大局, 服从大局需要, 如在执法裁量中坚持比例原则一样, 把落实决策部署、促进基层工作、协调各方关系作为重中之重。四是正确领会上级精神, 准确体现领导意图, 在文字材料和公文处理上, 用灵活的形式反映真实情况, 用简短的篇幅容纳丰富内容, 用朴实的语言表达深刻道理, 才能不断改进文风、会风和作风。
(二) 提升协调统筹能力。
一方面, 要始终把协调服务作为关键环节, 立足行政枢纽角色职能, 善于抓住事物发展变化的规律和一般性工作程序常识, 因势而谋, 应势而动, 顺势而为, 既要牵头抓总、统一调度, 又能够对上负责、对下关照, 努力构建上下关联、左右衔接、协调运作的良好格局, 回应各方关切, 借力多方资源, 调动各种力量, 努力形成整体合力, 确保业务工作高效有序运转。另一方面, 要加强重大事件问题的应急处置能力, 提高应对突发事件的综合协调保障水平。面对突发事件, 要在最短时间内做出及时有效发声, 综合各类信息找出问题根源, 尽快拿出解决问题的权宜之计和治本之策。最后, 还要加强同所在地政府、业务合作伙伴、各级媒体网络等相关方面的沟通与合作, 构建起有效应对、联合处置、妥当善后的多方联动机制。
(三) 提升服务保障能力。
要坚持办公室工作服务宗旨不动摇, 始终把服务摆在头等重要的位置, 在对外联系协调、对内服务管理的工作中, 从大局着眼, 从小事入手, 时时把基层单位员工群众的冷暖放在心间, 牢牢把单位的决策部署核心业务摆在案头, 紧紧抓住队伍建设管理和完成业绩指标不放松, 只有这样才能发挥好办公室职能作用。作为窗口服务单位, 实行首问责任制和“第一人”服务制度, 即谁第一个接手业务, 就要责任到人、全程跟进, 将被动服务转化为主动服务, 为机关部门和基层单位完成工作任务提供保障。按照油田公司部署要求, 持续推进精细化管理, 不断改进方式方法, 就像在内务管理上人要精神、物要整洁一样, 在提升自我服务的基础上, 不断提升整体服务的质量和层次, 把员工群众的满意度作为检验工作得失成败的标准, 真正做到服务到位、保障得力。
