电子政务在港口管理中的应用,就是电子港务,它也是基于信息技术、通讯技术和网络技术的港口管理新模式、新方式,也就是运用现代化的通信和信息技术来实现港口企业内部生产、经营的管理及与外部沟通的过程.
1、对电子港务的评价
电子港务是一个复杂的系统,因此评价其成效应该采用综合指标评价的方法.除了成本、经济效益等财务指标外,还涉及系统性能、用户评价、管理效果等.对于电子港务的投入,是很容易进行量化的,但是想要对电子港务产生的效益有一个清晰的认识和评价确是很困难的事情.这个观点与索洛(Solow,1987)的"生产力悖论"理念是一致的,该理论认为:"你可以在世界任何角落和生活的各个领域看到'计算机时代'的影子,但是在经济统计年鉴上除外".
电子港务的效益可以分为经济效益和社会效益两部分,其中经济效益又可以分为有形效益和无形效益.电子港务的效益与整个港口的经营绩效有很大的关系,并且与电子港务的有形效益相比,无形效益会更加多一些.因此,评价电子港务的效益,不能简单地按照某一个普通的投资项目来单纯看其成本、收益等经济指标,这样的话,在无形中就将电子港务带来的无形效益给抹杀掉了.因此对于电子港务成效的评价总的原则应该是:按照电子政务的实施过程,分阶段来评价,通过对比电子港务不同实施阶段港口的整体业绩进行综合评价.
(1)电子港务的阶段性评价
电子港务的实施与推进不是一蹴而就的事情,是分阶段的、分步骤的、渐进式的过程.在最开始,实施电子港务的目标和作用是为了提高效率,电子港务只是作为港口经营管理的一种辅助手段,从对港口的经营管理角度讲,这是最低层次的,属于战术层;随后,电子港务的实施逐步渗透到了港口经营管理的其他环节,这一阶段开始具有为领导者的决策提供依据、改善港口经营模式及完善港口组织结构的功能,层次有所提高,属于战略层.
并且在电子港务的实施过程中,还应该多向在电子港务方面有先进经验的其他港口学习,吸取他们的有益经验,同时认识自己的不足,不断加深对自己的认识,完善电子港务的建设.电子港务实施的阶段性特点,导致不同阶段电子港务应用水平有所不同,从而其取得的成效也不同.首先,从应用的过程这一角度看,电子港务的发展最初只是处于局部的、小范围的应用阶段,然后慢慢的开始向外界拓展,直至最后跨越界限,与外界开始联系;随着电子港务应用水平的提升和覆盖范围的拓展,各类信息逐步实现了无障碍流通和共享.其次,从认识论的角度讲,人们对电子港务的理解也是一个在实践基础上的、长期的、逐步认知的过程,这与人们认知事物的规律是相吻合的.只有对电子港务认识的深化,人们才能自觉地运用它,才能不断提高应用水平.要根据事物的发展规律来进行电子港务的建设与应用,根据自身特点依据整体规划、分步实施的原则,既要保持必要的技术先性,预留升级空间,又不能盲目追求技术先进导致成本加大得不偿失.总之,适合的是最好的.
(2)电子港务成效评价指标
一般来讲,绩效评价体系应包含以下几大基本要素:评价主体、评价客体、评价标准、评价方、及绩效评价指标体系等.对于电子港务可以从以下三个方面来评价其成效:
第一,电子港务实施战略与港口发展战略的匹配.实际上,电子港务战略是从属于港口发展战略的,是其一部分,因此电子港务战略的实施,不仅要分析本港口的基本状况以及相关外部环境,还应该从长远出发,考虑今后相当长的一段时间内的电子港务发展战略.在港口整体战略框架内来评价电子港务是否与之相匹配,能否推进港口整体战略的实施.电子港务的应用能否带动港口核心竞争力的提升.
第二,评价目前港口电子港务应用水平所处阶段.如前所述,根据电子港务实施过程的阶段性特点,评价电子港务应用水平处于初级应用阶段、中级应用阶段还是高级应用阶段,从而有的放矢地对其成效进行评价.
第三,电子港务的效益分析.进行分析以前,要对绩效评价的方法、评价指标的选择、评价标准等进行准确选择,并要区别电子港务的经济效益(包括有形效益和无形效益)和社会效益.要针对电子港务所处的不同阶段确定其评估方法.首先,在电子港务应用范围小、水平低的初级阶段,可以采用相对简单一些的评价方法,因为在该阶段,电子港务的应用处于低水平,与其他环节及外部的联系不多,其投入和产出也相对容易衡量,因此对其评价相对容易些,采用直接绩效评价指标体系就可.其次,在电子港务应用的中级阶段,绩效评价方法要相对复杂一些,这时就应该引入间接绩效评价指标体系了.
再次,在电子港务应用范围广、水平高的高级阶段,绩效评价方法应该更加高级,这是主要应采用综合评价指标,并且将绩效评价的重点放在电子港务的无形效益和长期效益上.在评价方法的选择上,由于绩效评价要涉及诸多因素,要实现完全量化是不太现实的,难免会涉及人们的主观看法.但是在实践过程中,有很多成熟的方法可供我们借鉴,诸如统计分析法、专家评价法、经济模型法等.
第四,反馈环节.这是实施电子港务绩效评价的必经环节,只有经过了绩效反馈,一整套完整的绩效评价过程才算真正实施完成.在对电子港务的成效进行分析后,一定要对评价结果进行反馈,此外,反馈完成后,电子港务的绩效评价也不算完成,因为绩效评估有一个很重要的特性,就是动态性,绩效评价是一个动态的过程,因此绩效评价机制也应该是动态的,通过绩效评价的动态机制来不断完善绩效评价体系,电子港务成效分析的有益经验.
2、秦港电子港务取得的成效
依据前文所述的电子港务所处的阶段划分标准来看,秦皇岛港的电子港务应用水平处于中级阶段.秦港技术中心作为全港电子港务建设及应用的主管部门,负责制定电子港务的战略规划、标准与实施管理.秦港通信公司作为秦港信息基础设施的建设主力军,为电子港务的基础设施建设与维护提供保障.建立了生产调度数据库、煤炭管理数据库、杂货管理数据库、费收货运数据库资产设备管理数据库、设备管理数据库等为港口决策者与管理者提供决策支持,建成港口三级局域网,初步解决"信息孤岛"问题,使得信息资源得到开发利用,各部门、各基层单位基本实现资源共享.
成立了"秦港信息化领导小组"和"秦港信息化技术工作组",建立了"三个集中"的管理思路,制定"十一五"信息工作规划,完成了秦皇岛港"一个规划两个标准"的制定和落实,使秦港信息化建设步入了健康发展之路.优化了信息化建设的软环境,提升了信息化建设的系统性,有效控制了"信息孤岛"的产生,避免了信息化投资的迷茫和黑洞,明确了信息化的发展方向、建设目标、关键技术与项目,建立了秦港十个职能域的数据标准和业务流程,设计了"一环两点四中心"的IT基础架构,提升了应用系统开发的系统性和数据共享性.该规划从战略高度上有力的支持了港口整体战略的实施.必将成为港口发展的推动器,为秦皇岛港"世界干散货集散地、一流码头运营商"的愿景实现提供足够的动力.
如前所述,电子港务的评价必须与港口整体业绩联系起来.2003年以来,秦皇岛港在电子港务方面的投资累计达到6000万元,几年来,港口生产势头强劲,吞吐量屡创新高.如果从2002年算起,我们的吞吐量进度是平均每年增幅15.73%,平均每年增量2208万吨.2006年,港口生产突破2亿吨,实现了秦皇岛港继超亿吨之后第二次大的跨越,2008年吞吐量达到2.49亿吨.同时港口利润也在逐年增加,2008年整体利润达到5.62亿元.这里面也折射出电子港务所取得的成效.为了更好的说明电子港务取得的成效,下面以设备管理为例加以说明.
电子港务中的设备管理在具体运行中取得了很大的成效,具体包括以下三点:
第一,可借助动态检测系统在短时间内适时监控具体设备使用状况,同时便于在发生故障时可以及时掌握最新的动态信息,采取相应的抢救措施,缩短故障处理时间,减轻设备维修率和报废率.以秦皇岛港为例,就其基层单位机损事故的处理而言,一旦设备出现故障,其维修需要经历四个层级,首先由所在支队上报其基层队,再由基层队上报所在科,后上报到公司,最后才能到达公司的设备主管部门.这个流程大概需要1-2个小时,这在很大程度上影响设备的运作和公司的效益.而运用电子港务就可缩短设备保修时间,提高设备使用效率,也便于对设备进行适时管理.
第二、电子港务中的EAM系统中对设备使用的情况进行分类汇总,建立了相应的数据库,将设备的具体资料、维修次数、维修处理方式以及规划分析进行模板汇总,实现自动化分析、监测和反馈,这使得设备的维修和保养计划变得数字化,以便于实现设备的精确化管理.此外,这种计划性也使得设备在非规划时间段内出现故障的几率大大降低,节省了维修成本.以秦皇岛港为例,其装卸设备出现故障的几率大概为2%,通过电子港务的信息化管理就可以减少故障出现几率,提升秦皇岛港口的吞吐量.此外,考虑到在港口的具体应用中,其备品占据库存总量很大,这也在一定程度上使得设备的可利用性减弱,而电子港务中的EAM系统有一个特殊的功能就是能够对设备管理中的备品管理进行数据统计,可将备品量控制在一个具体的范围内,既保证了基础的设备使用情况,又减少了备品的闲置率,便于提高港口整体的运营效率.
第三、电子港务的应用能够实现设备的有效配置,提高设备的整体利用率.电子港务的一大成就就是可以建立相应的设备信息资源库,将设备管理的结构和流程进行程序规划和管理.如将选择设备、购买设备、将设备转为固定资产、运转设备、租赁转让设备以及将设备进行报废处理的整个复杂流程通过信息化的手段进行综合反映,以便于及时对设备进行调配和流转,实现设备的高效配置,进而提升设备的整体使用率.
参考文献:
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