一、引言
施工企业中的物资管理是对企业生产经营活动所需各种物资的计划编制、采购订货、运输组织、库存保管、合理供应、领发、成本核算、回收等各个环节的管理,作为企业管理的重要组成部分,物资成本占项目成本约60%.
目前传统的管理理念和手段已无法适应快速发展的要求,企业必须推进管理和信息化建设,通过先进实用的网络技术及管理信息系统来加强企业的精细化管理.
中铁大桥局集团第五工程有限公司在工程经济部、工程管理部、物资管理部、市场营销部、安全质量部、机械设备部、财务部等各个部门都有信息系统应用软件,并且在公司各个项目部都配备信息系统录入员,使管理信息资源逐步得到共享.
信息化工作能通过流程再造,及时有效地加强企业管理,降低运营成本,防范运营风险,推动管理创新.
由此可见,信息化建设是实现企业规模化扩张的需要,是企业参与国际化竞争的需要,也是企业实现资质就位升级和实现管理现代化的需要.因此,企业实行信息化建设已成为一种大势所趋.
二、企业物资管理信息化建设的基本概况及初步成效
现在,笔者仅就本企业物资管理信息化建设工作中的内容,做一些阐述和建议.
《工程项目物资管理系统》是由中铁大桥局集团武汉物资有限责任公司提供工作流程,由西安智通软件公司提供软件研发编制服务,是大桥局集团公司指定必须在全局各个项目部使用并全面覆盖的物资部门的一个信息系统软件.
物资供应配送中心在中心领导的大力支持下,自2008年大桥局开发软件并在武汉二七桥和南昌向莆铁路东新特大桥两个试点试行这个软件后,先后在2009年多次组织专人去大桥局学习软件的使用并陆续运用在五公司各在建工程项目的物资管理中,并于2010年年初基本实现在各个在建项目及新开工项目中的正式运用,取得了一定成绩.
截至2014年5月,第五公司有16个在建工程项目部使用大桥局物资管理系统软件,大桥局工程项目物资管理系统在各项目部已经进入常态化使用阶段,其中系统使用良好的项目12个,均达到使用良好率标准(材料收料、发料数据更新至最新月度,且发料总额与完成产值的比例≥20%的项目部或发料总额与完成产值的比例≥40%的项目部).
第五公司经过近5年对本系统的使用,已经形成了一些新的关于物资管理信息化工作的方法和经验,主要体现在以下方面.
第一,建立了物资采购价格信息平台
采取由物资管理部、各项目物资部门收集整理日常询价、物资招投标信息(或者由供应商直接报价)等多种手段,建立各地区主要材料供应商的基本市场价格信库,使各项目在采购前对市场价格有了基本的了解和比较.通过系统数据的收集整理,建立本公司各项目部物资实际采购价格库.
第二,系统中完善了物资供应商管理体系
近几年来,经第五公司物资管理部及各个项目部物资部评价确认的合格供应商有近80家,在进行施工生产的过程中,这些供应商提供了强有力的支持,双方建立了一种双赢的合作关系.
第三,通过数据自动处理功能,加强了基础信息资料的管理
一是第五公司物资管理系统要求项目信息员在物资进入现场验收合格后立即输入信息,记录每天项目物资采购的基本信息(进场时间、单价、供应商和收料单位等),在需要验收报账时进行验收、发料(打印单据),数据库详细记录了这些业务处理过程.只要基础数据输入完整,可以自动生成很多物资部门需要的相关报表.改变了以往手工操作、记账、统计的工作方式,减少了错误,提高了工作效率.
二是通过信息采集的方式,各级领导和管理部门不出门就可以及时了解各项目的实际采购情况、资金支付和欠款情况,并且可以及时发现管理中存在的问题,准确地统计出本项目部的实际材料成本,改变以往项目材料账务经常不清的现象,对加强项目成本管理起到了积极的推动作用.
在各项目部建立本系统的数据库为公司进行物资管理数据分析、投标报价、成本分析和预结算分析等工作提供了非常快捷的信息支持,提高了部门和部门之间的相互协调配合的效率.
三、物资管理信息系统及信息化建设存在的问题
从目前在建项目运用物资管理信息系统的工作人员们反馈回来的问题来看,大桥局物资管理信息系统也存在一些技术上的缺陷.
一是物资材料条目要进一步完善,可操作性要进一步加强.例如,同一材料条目编制重复且不在一个科目分类下,材料人员两次点收若不在同一个科目,对后期统计造成困难.
二是部分材料条目设置覆盖面不全,如钢板点收统计时应增加含大小规格(如80mm*80mm),采购块数等附加规格数量说明.
三是部分审批权限及操作流程不适合项目实际,流于形式,造成操作步骤重复、效率低下.
这些问题的解决都有待于软件开发商对物资管理信息系统软件的进一步升级.
《大桥局工程项目物资管理系统》从2010年年初步推广使用至今,在各项目部的重视和推动下,取得了一定成绩,如材料单据实现了联机打印,软件系统代替了传统手工帐,大大提高了工作效率等.但是,系统应用在各项目部之间仍然不平衡,存在以下问题.
第一,全面应用、发挥系统功能的项目部不多,多数项目部仅应用了系统的收料、发料功能,数据限于仓储管理.而系统中的物资计划、限额用料、供应商结算及周转材料等模块基本空缺,反映出了项目部对系统应用不重视、操作人员对系统不熟悉等问题.
第二,有些项目部使用系统的积极性不高,认识不到位,个别新项目开工数月尚未启动物资信息化工作,或者有的在建项目数据录入进度严重滞后,有时候出现为了应对检查而突击补录的现象.
四、物资管理信息系统的改进意见
如何在项目管理中充分利用物资管理信息系统,本文认为可以从以下几个方面做起.
第一,信息化建设是"一把手"工程,这个"一把手"不仅仅只是企业老总这个一把手,还应包括公司的一把手、各管理条线、部门的一把手及各项目部的项目经理等.物资管理信息化工作推动人员及项目部物资管理人员应在日常工作中正确处理和协调好与各方面的关系,尤其是对物资管理信息化建设实施中出现的困难要及时主动与领导沟通,寻求上层领导和其他相关部门的理解支持与配合.
第二,加强培训,提高物资管理人员的业务水平,为项目部物资管理信息系统的顺利运作提供技术支持.
一是借助公司培训视频讲解或者电脑远程协助等方式,使项目部相关操作人员熟练掌握信息系统操作流程;二是要求材料人员建立自己的材料管理资源库(各种有效的管理表格、流程记录等),并根据项目实际情况进行整理、改进;三是对项目所涉及的材料要充分掌握相关知识(材料的材质、用途、规格、市场价格等);四是利用公司物资管理群互动平台和项目网络平台,结合本项目实际,进行管理交流和学习,提高个人的管理水准.
第三,在物资管理信息系统的录入工作中,要重视数据输入的有效性和及时性.系统数据是物资管理工作的基础依据,必须要求真实、准确、完整、及时.如果数据不真实、不完整,而且其信息汇总不及时,总是延迟一段时间才能汇总上来,那么建立在项目数据基础上的一切分析判断都靠不住,不能反映项目真实的经营状态,不能为公司经营决策提供帮助.项目部系统录入员是统计数据的直接责任人,务必认真核对数据,部门负责人是统计数据的第一责任人,对提交的数据必须进行审核.只有经过审核后的数据,录入员才能按程序进行系统中的提交审批工作.
五、结语
总之,物资管理信息化建设是一个长期而持久的巨大工程,物资管理工作者作为工程项目建设中的后勤保障部队,要进一步增强事业心和责任感,严格要求自己,以热忱饱满的精神状态,投入到物资管理信息化建设中去,切切实实地为工程项目和谐建设和跨越式发展提供有力的后勤保障.
展望未来,我们要努力实现物资管理信息系统应用与现场物资管理无缝衔接,切实体现信息系统的便利与效率.
全面推进物资管理"集约化、规范化、标准化、信息化",为公司健康可持续发展做出应有的贡献.
