随着时代的发展和进步,网络在现代企业经营管理中的应用越来越普遍,发挥着愈加重要的作用.企业传统的物资管理模式不再适应网络环境的发展,成为企业经营管理的瓶颈所在.现代企业迫切需要一套适合企业自身发展的新型物资管理模式,ERP 应运而生.ERP 系统集信息技术与先进的管理思想于一身,是企业由传统管理向信息化管理转变的必然选择,实施 ERP 后,企业的业务流程得到了规范,企业的市场竞争力和网络管理能力得到了进一步的提升,企业物资实现了统一管理、统一采购和统一配送,提升资源共享水平,提高了经营效率和经营效益.
1. ERP 在物资管理中的作用
1.1 提高了业务效率,规范了数据管理
基础数据关系到整个企业的信息流转能否通畅.传统物资管理模式下,企业相关数据太多、太杂,难以得到有效的整合,数据的真实性和便捷性都大打折扣.企业在物资管理中实施 ERP 系统后,实现了对信息的实时共享,信息的传递更加及时和准确,在 ERP 系统中,物资需求单位在系统中直接录入需求信息,ERP 系统自动进行物料需求计划平衡,系统将一些基础数据,如单位编码、物料编码等进行了统一,所有的数据信息都能在系统中清楚的反映出来,订单输入、提交、审核、入库、出库、退货等以工作流方式自动传递,杜绝了传统物资管理模式下,由于人为因素造成的采购计划准确性不高和盲目采购的弊端.并通过系统软件的功能可以对数据进行随时的查询、统计和输出,采购和物资管理人员可以随时掌握企业采购和库存的状况,保证了实物收、发、存的正确性、及时性,实现了对每笔业务的价格审核、审批,堵塞采购漏洞,为保证账实相符奠定了基础.
1.2 规范了操作和过程控制
ERP 系统具有审核、控制功能,ERP 系统的实施完善了物资采购的过程控制,把计划管理、采购、库存业务结合成一个有机的整体.实现了物资从需求计划填报、需求计划审批、电子化招投标、合同签订等整个物资采购流程的规范化.
先由物资采购人员编制采购的计划单,然后将入库单信息等输入系统,企业采购的供应商信息和产品目录等也要同步输入到系统中,如果供应商未经准入或者采购的产品不在采购的目录范围内,就不能形成采购订单,也就不能进行手续的收货业务处理等;只有等到该采购计划被审核通过后,才能形成采购订单,才能进行后续的业务操作.采购产品到货后,仓管人员先对产品进行认真的验收和检查,然后在ERP系统中进行确认.整个过程按照统一的物资供应管理标准业务流程模板,实现了库存管理、计划管理、采购管理一体化,如果哪一个环节若未按规定程序实行审核,就不能进行下一环节的业务操作,大大规范了流程.
1.3 降低企业经营成本
利用ERP实施物资采购管理有利于规范企业成本核算,降低企业经营成本.以往,企业物资供应部门的材料成本核算采用的是物资计划价格计价,通过材料价差来反映材料真实成本.这种成本核算方式简单易行,但弊端也是明显的.
当材料成本与市场价格之间出现较大偏差的时候,企业材料成本不能准确的反映出产品价格的变化情况,以此为采购标准就失去了价值.ERP 系统的推广应用使企业物资部门告别物资管理长期实行计划价格的计价方式.ERP 模式下,当采购产品的市场价格发生变动时,企业会及时调整物资价格,使其与市场价格基本保持一致,从而可以真实地反映出库存物资价值和材料消耗成本.另外,实施ERP系统后,企业实现了集中采购,发挥了批量采购在价格上的优势.
2. 深化 ERP 物资管理的对策
ERP系统在现代企业物资管理中的应用是初始阶段,还存在诸多的问题需要我们认真对待.例如 ERP 系统不仅是技术上的更新,更是思想观念的冲击,如果企业员工认识不到 ERP 系统的重要性,工作责任性不强,工作中敷衍了事,再完善的 ERP 系统也发挥不出应有的作用;ERP 系统需要花费不菲的成本,一些中小企业限于资金制约,没有实力进行 ERP 系统的建设;有的企业尽管也实行了 ERP 系统,但工作流程和技术不到位,致使系统运行的数据不完整,安全性存在较大的漏洞,ERP 系统在物资管理的作用大打折扣,这些因素的存在成为企业实施 ERP 系统的阻碍,需要我们认真分析和解决.
2.1积极转变观念,充分认识ERP物资管理的重要性
首先,思想决定行为.作为企业物资管理人员,要清楚的认识到 ERP 系统在物资管理中的重要性,ERP 系统的出现是对传统物资采购模式的颠覆性改革,是未来的发展趋势.因此物资管理人员要主动了解和学习 ERP 系统的有关知识和技术,熟练的掌握ERP系统的使用方法,真正的发挥 ERP 系统的价值和作用.其次,ERP 系统的出现是网络技术发展的产物,是借助一定的计算机和网络技术来推广应用的,但网络仅仅是技术手段而已,并不是 ERP 系统的核心所在.物资管理的本质在于精细化管理.企业的业务管理人员对 ERP 物资管理一定要从业务管理的角度来认识,企业物资管理人员不能将 ERP 系统当简单的软件操作,要用业务管理知识确立在 ERP 中的主导地位,提高管理效率,达到实施ERP物资管理的目的.
2.2 发挥团队精神,营造一个整体环境
ERP 技术是一套全面流程,ERP 物资管理是 ERP 系统中的一个模块,具体实施中涉及项目、设备、物资、销售、财务等不同专业管理人员参与的项目.企业要想在物资管理中成功地运用这一先进体系,就必须从管理思想、管理理念、管理方法和管理模式等四个方面进行全方位的考虑.企业可以从库存管理、销售管理、采购管理、生产管理、财务会计这五大模块着手,精简业务流程,将业务运作过程中的三个流:物流、资金流、信息流集中到一个平台上进行管理,打破部门之间的界线,建立以流程节点控制为核心的信息系统,并依靠各专业参与人员循序渐进,将前一部分的实施作为后一部分的基础,方能获得 ERP 运用的最大功效.
2.3 完善管理组织机构与制度
首先,完善制度和规范业务流程,规范原始信息及信息传递渠道.严肃一线信息的采集真实性、准确性,建立规范化的数据采集、录入制度,确保数据采集的高效、真实统一.
从制度和流程上,对各种原始单据、报表及其他信息载体中的各种基础数据和信息进行规范,并制定严格、精细的标准;其次,强化内部管理审计制度,协同财务部门一起对车间、班组的物料管理进行不定期的抽检,使发现的问题和制度的缺陷能得到及时解决.最后,加强采购订单的监控.采购订单在系统中形成后,相关业务部门要利用采购订单查询功能对订单进行跟踪,通过不同物料或供应商的采购订单编号查询订单的执行情况,通过对采购订单完成情况报表的开发,提供系统外对采购员进行采购数量和质量的考核依据,实时监控采购合同的执行情况.
总之,ERP 系统在物资管理中的应用是现代企业提高经营效率的重要保障,只要企业在思想上提高认识,优化管理流程,不断总结经验教训,就一定能充分发挥ERP 系统在物资管理中的最大效用.
参考文献:
[1] 孔祥伟 . 程黎明 . 实施 ERP 提高物资管理水平 [J]. 中国会计电算化 ,2004(11).
[2]刘加太.浅谈物资采购供应功能在ERP系统中的实现[J].经济技术协作信息 ,2010(10).
