一、大型医院医疗设备及物资管理现状
1.设备及物资账实不符.账实不符是大型医院固定资产管理过程中最常见问题之一,可以分为账面数量多实物少、账面数量少实物多等情况,导致账实不符的具体原因如下:首先,科室固定资产"出"无节制.一方面,申请多少,报废多少,使用科室内部没有医疗设备出入明细记录.科室负责人"重购买轻管理",当资产需要盘点核查时,自己也不确定已经拉走了多少仪器,更不清楚相关设备、型号、品牌等信息,为管理监督部门清理账目造成困难,出现呆账、死账,导致账实不符.例如医院医技科室使用的计算机,在没有改革之前,申请报废计算机时,科室申请打白条,还可以口头报废,仓库管理人员就可以直接拉走设备及物资,报废过程没有报废申请及审批手续,对处理报废设备没有记录详细信息、没有负责人员签名.长此以往,账目资产无法核实查询,出现科室账目计算机多,而实际使用数量少.
其次,在医院固定资产管理改革之前,医院物管部门对于报废的医疗设备、物资也有"重钱轻物"的思想,对申请报废的固定资产账务处理不及时,没有制定报废审批制度,使申请报废科室无制度可遵循.报废时,直接从科室拉走,一些设备及物资无人记录,无人审核,报废物品长期堆积在仓库.另外,报废处理程序未与财务账务处理部门配合好,造成实物设备已经退回,但相关账目一直未清理,所以也造成账目数量多,实际使用少的糊涂账现象,使以后的管理监督工作难以开展.
再次,科室固定资产"入"无节制.由于采购部门与使用部门沟通欠缺,对有些设备及物资使用情况不了解,大批量采购仪器设备且价格居高,科室之间出现需求与采购偏差,既浪费资金成本,又没有达到预期效率,部分医疗设备出现闲置.例如,住院部普通外科病区使用的一台监护仪,购入原值 138000 元,与其他护理所需监护仪使用功能一样,但购入原值高于其他类监护仪,出现成本浪费、闲置等问题.另外,一般设备成批采购,出现使用效率低,质量差的问题,例如电子设备中的打印机,对于医院医技科室,人员工作常常需要 24 小时在岗,24 小时不停使用,打印机耗损大,所以对于医疗科室配备的打印机要求使用寿命长,质量有保证,功能通用简便.但也有不少科室反映,部分批次的打印机价格高,容易出现坏损,修理成本高,维修人员通常以旧换新,所以坏损的打印机还未维修就已经报废,科室账面又登记一台新打印机,造成设备上账就无"入"的限制.
最后,存在"隐形资产",物品管理科室没有及时配合财务部门做好登记建账工作.一部分设备及物资没有通过财务登记上账或是被拖延登记,这部分资产成为医院的"隐形资产", 造成一部分医院国有资产的流失,其中包含一些接受捐赠的设备及物资.根据《行政事业单位国有资产管理办法》第一章第三条规定:行政单位国有资产,包括行政单位用国家财政性资金形成的资产、国家调拨给行政单位的资产、行政单位按照国家规定组织收入形成的资产,以及接受捐赠和其他经法律确认为国家所有的资产.由于使用科室与物管科室没有国有资产意识,认为接受捐赠的设备资产属于自有资产,没有及时上报资产管理部门.
2.未达账项申请报废.会计范畴中未达账项,是指由于企业与银行取得凭证的实际时间不同,导致记账时间不一致,而发生的一方已取得结算凭证且已登记入账,而另一方未取得结算凭证尚未入账的款项.与财务会计范畴相比医院的未达账项可以理解为:物管科室与财务部门取得资产凭证或者资产申请时间不同,导致记账时间与使用时间不一致,一方已经接收开始使用,而另一方尚未取得资产处理申请单或收据,从账目角度看形成"隐形资产".由于以上"隐形资产"确实存在并一直使用,当毁坏或需要报废,申请科室报废时无账可查,所需报废的设备、物资滞留科室.例如在盘查核实部分医疗科室资产,显示盘盈一张转椅,但无账目记录,这时如果科室申请报废转椅,虽已到达报废年限,但是无法进行报废审批手续,从财务记账角度看,这把转椅就是未达账项申请报废.属于未达账项的设备物资,从账面上无法显示,不易发现,相关管理部门缺少对医疗设备及物资定期盘点核查.
3. 医疗设备与一般物资易耗品混合登记建立账目.医疗设备一般包括医用电子仪器、激光仪器设备、临床检验分析仪等大型仪器,其特点是原值大,维护成本高,流动较稳定;一般物资包括低值易耗品、药品、材料等,其中低值易耗品包括,办公用品、医疗护理用品、消毒工具、简单手术器具等,具有原值小、易消耗、流动频繁等特点.在管理建账时将两者混合记入固定资产卡片管理,造成账目繁多,查询冗长、处置手续繁琐等,使日后的管理工作造成效率低,监管差.例如棉被、棉褥、电话机、工具等物资易耗品,每一项设备及物资应使用一个资产编号,当成批登记上账时,会计人员为了记录方便,将几十件物资归属于同一个资产编号登记入账,如果科室只报废同批次的几件棉褥,怎样把这几十件物资平均使用一个资产编号做报废处理,这也为报废工作造成困难,使工作效率减低,报废时间延长.因此,管理者应将医疗设备与一般物资分开登记建账,区分报废处理.
二、医疗设备及物资管理要求
早在 1920 年,美国就已开始培养组织医学工程人员,注重设备的管理与维修,以延长医疗设备的使用寿命,1989 年已有 85%的医院具备医学管理工程部.欧盟每届会议都会表扬在设备管理、维修等方面作出贡献的人员.在国内,1999 年 12 月 28 日国务院第 24次常务会议通过《医疗器械监督管理条例》,并于 2000 年 4 月 1 日起施行,加强对医疗器械的监督管理,促进了医疗体系的健康发展.新版《医疗器械监督管理条例》于 2014 年 6 月 1 日起施行,新版的管理条例加强了对大型医疗设备备案事项的监督检查,注重对使用单位的日常管理监督,对高风险产品建立可追溯制度和医疗器械不良事件监测、再评价、召回等上市后监管制度,加强事中、事后监管.2006 年 5 月 30 号财政部发布第 35 号令,《行政单位国有资产管理暂行办法》进一步提出行政事业单位对本单位国有资产实施账目、清查、维护、统计、建档等职责,以及国有资产的具体监督管理工作并承担资产保值增值的责任.
国有资产管理是指对所有权属于国家的各类资产的经营和使用,进行组织、指挥、协调、监督和控制的一系列活动的总称.具体地说,就是对国有资产的占有、使用、收益和处置进行管理,国有资产管理的基本目标是实现国有资产的保值与增值.
三、内蒙古医科大学附属医院医疗
设备及物资管理机构及管理办法介绍2013 年内蒙古医科大学附属医院在内蒙古自治区医疗机构率先成立国有资产管理部,现已逐步解决医疗设备及物资管理混乱等问题,进一步实现医院医疗设备的优化管理,资产有效配置与使用,为防止国有资产流失提供管理依据.
统计数据显示,截至 2013 年底,内蒙古医科大学附属医院各种医疗仪器和设备共计资产价值 6.85 亿元,大型医疗设备有双螺旋 CT、瓷共振仪、全身伽玛刀、准分子激光治疗仪、乳腺 X 光机、全自动生化分析仪、ECT、高能高频多弹头微波肿瘤治疗仪、数字胃肠造影、数字减影仪、远程会诊系统、CCU 和 ICU、监护系统等当今一流设备.
1. 建立健全医院固定资产管理体系,成立国有资产管理部实行集中管理.由过去固定资产分散管理,即原来由使用科室、总务后勤部、医学工程部、招标采购部、财务部等多部门分散管理的工作,集中改为由国有资产管理部统一协调管理.国有资产管理部管理医院固定资产及其他低值易耗品账目.划分医疗设备及物资实物管理部门,由医学工程负责医疗器械维修护理及采购保管,总务后勤部负责一般医疗物资、易耗品、办公用品等实物的库存采购及管理.减轻医院固定资产实物管理对财务管理的压力,使其集中注意力在精细化管理及内部控制.其次,成立专属部门有利于责权划分,从整体统筹、协调总务后勤部与医学工程部资产管理工作,同时有利于总务后勤部与医学工程部发挥科室优势,专注于设备器械维护与研发,以及库存物资管理,最重要的是有利于管理监督医院固定资产变化动向,做到优化配置.
2.建立医疗设备与物资易耗品的分级管理制度.根据《行政事业单位国有资产管理条例》及《自治区国有资产管理办法》对医疗设备及物资采购、管理、处置等问题进行因的制宜的调查与研究,制定适合本医院国有资产管理制度.例如,对单价在 1000 元以上(包括1000 元)的设备及物资划分为固定资产类管理;对单价 1000 元以内的器具及物资划分为低值易耗品类账,分开建账.按照医疗设备与一般物资的特点分类,分别编制医疗设备资产编号与一般物资编号,医疗设备处理要严格遵循国有资产报废处理条例,以优化配置,效率最大化为主,做不同的资产类别区别管理,有利于规范医院财务体系管理,使医疗设备及物资管理工作更加有效率,便于核查监督.
3.加强医疗设备及物资盘点管理.疏于医疗设备及物资盘查监督,是导致账实不符的主要因素,定期资产盘查能有效防止资产流失,起到监督管理作用,引起固定资产使用者重视.医院每年至少要进行一次全院固定资产实地盘查,深入门诊、住院、急诊等部门盘点统计.由采购部门、管理部门及财务部门派出专人组成盘查小组,制定盘查办法,在实物盘查中记录盘查科室、数量、型号等.盘查结束后,由各科室负责人对盘查结果签字确认,各盘查专员总结汇报盘查中出现的问题,并上报盘查小组或国有资产管理部处理,盘查小组要认真负责并对盘查结果负责.
4.规范医疗设备与物资条码管理.配套应用固定资产管理软件,实施医院医疗物资的数字化管理与医院 HIS 系统结合,实施医院医疗设备及物资条码化管理,将每一项资产信息包含在每一个条码中,包括:原值、入库日期、型号、厂家、折旧等等,不仅有效减少了人员录入出错率,而且为医院节约管理成本.
5.加强固定资产管理意识,提高管理人员素质.定期对医疗设备及物资等管理人员进行培训,强化使用科室的物资节约意识,规范医院固定资产使用人员行为,提高设备使用者的素质,爱护公共设备.对管理工作人员每月进行专业技术培训,一方面加强医院医疗设备、物资管理的法律意识、专业技能培养,努力维护好国有资产管理;另一方面培养固定资产软件操作技能,熟练掌握日常业务.
总之,通过对医院大型设备及物资使用与管理情况的介绍了解,借鉴内蒙古医科大学大型教学设备及物资管理改革的经验,针对医院账物不符及大型医疗设备与一般物资易耗品混合登记账目等实际问题,总结出具体方案帮助医院促进医疗设备及物资的循环利用,做到医疗设备、物资等在各使用部门的优化配置;健全固定资产管理制度,改变现有国内多数医院医学工程管理部门管理医疗设备器械,总务后勤部门管理一般物资易耗品,财务部门管理账目的分散式管理方式为由国有资产管理部统一负责采购、领用、报废与维修和日常监督监管工作,做到账实相符,资产处理程序合规、管理程序严谨、查询便捷,约束力强,防止并杜绝国有资产流失,做到增值保值.
参考文献:
[1] 张晓岚,乔爱华.医院财务会计[M].上海:立信会计出版社,2012
[2] 李文聪.浅谈医院国有资产管理与监督[j].中国外资,2011(3)
