一、前言
采购是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源,以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动.对于电力企业来说,采购工作又包含着两个特点,一是电力的发、供、销、用一次性完成,产品不能储存,与社会稳定、人民生活息息相关,故要求电能的持续性、稳定性;二是电力物资采购资金额度较大,电力物资占电力生产建设投资的50%以上.由于电力物资采购的特殊性,要求物资采购部门既要保证电力物资采购的质量可靠,防止采购到伪劣产品,又要严格的控制采购成本,降低电力生产成本,控制造价水平.本文通过从计划、采购、仓库管理等方面对电力企业降低采购成本的策略进行了研究.
二、从采购源头上进行计划管理,对物资采购的必要性和采购节点进行把控
"凡事预则立,不预则废"这句儒家经典名言揭示了做任何事情要想成功事先开展计划工作的重要性,同时这句名言也适用于电力物资的采购工作.
电力物资的采购应先做好相关的计划工作,要对计划采购的物资进行分类,根据生产需要,对物资的到货期作出预测,制定详细的采购计划,防止到货期延误对生产造成的影响,同时注意尽量减少物资的提前到货,造成资金利用率的降低和库存成本的加大.
在编制采购计划的同时,要利用ERP系统进行分析,在充分考虑仓库库存、在途物资、预计消耗和安全库存等因素后,筛选出同型或可替代使用的物资,减少或者取消部分物资的采购,通过平衡利库达到降低采购成本的作用.
为了避免到货物资与生产需要不符,造成物资的重复采购,增加采购成本,在提报采购计划时要规范物资的名称、型号、计量单位和数量单位,同时要保证技术要求、图纸及相关资料的齐全和完善.
三、建立完善的采购体系和激励机制,充分发挥采购环节的关键作用,有效降低采购成本
1.建立完善的供应商审核、评估体系
供应商管理是供应链管理中非常重要的一个环节,对供应商管理的优劣,直接影响到所采购到的物资是否能够满足技术标准、质量要求.通过对供应商的管理形成良性的竞争,还能够对价格因素进行控制,从而实现对采购成本的控制.
建立与供应商的友好合作关系,积极与供应商进行沟通,使供应商能够了解企业对供应商的管理及要求.就近寻找合格的供应商,减少运输成本,从而降低采购价格.专业化的备品备件,采取直接与生产厂家购买、进口设备直接与国内一级代理商购买的方式,取消代理商、中间商、供应商等环节,直接与生产厂家签订合同,减少中间流通环节,降低采购成本.对常年使用的部分物资与生产厂家签署物资单价协议,既降低了采购成本又缩短了采购周期.厂家直采的方式,不但能最大程度的节约采购成本,还能在与生产厂家合作的过程中,建立共通共赢的战略合作关系.
定期组织专家对供应商进行考察,对供应商的生产、研发能力、规模、设备、专业技术人员、供货质量、供货期、服务等进行测评.根据各个考评因素建立供应商的评估体系,并对现有的供应商要进行定期、分类评估,可以着重价格、交货期、到货合格率、退货次数、服务等几个方面进行量化评估,对好的方面要积极鼓励,对不足的地方要督促改进.由于市场的需求和供给在不断的进行变化,应根据企业的实际情况及时对供应商的考察、评估办法和标准进行修订和完善.
2.建立供应商及采购人员并行的绩效管理体系
供应商绩效管理体系的建立,主要是在保证供货质量和服务的前提下,对各个供应商的货物价格进行比较,加强与优秀供应商的合作关系,通过签订战略合作协议等方式,使货物的价格能够稳定在较低的水平上,同时通过对供应商的绩效管理,对不合格供应商及时督促整改或者进行清理.
采购人员绩效管理体系的建立,能够督促采购人员努力成为某类商品领域的采购专家,对所涉及到的供应商、市场动态能够实时把握,并能有效的规避供应风险和经营风险,合法合规的采购回来质量可靠的商品.促进采购人员发挥主观能动性,加强与供应商的商务谈判,主动争取价格空间,使企业的采购成本有效的降低.
3.建立询价、竞价、谈判购买、集中(合并)采购等互补的立体采购体系
对于技术规格和标准较统一,潜在供应商有三个及以上,采购金额较小的物资采取询价的方式进行采购,坚持货比三家,向三家及以上的优质供应商进行询价,通过比价确定价格低,质量好的供应商供货,可以快捷的完成采购工作,有效的降低了采购过程中投入的成本.
竞价是指三个及以上供应商在满足要求的基础上,在规定的时间内多次报价,通过价格竞争确定成交供应商的采购方式.竞价采购可以最大限度地激发供应商的竞争热情,进而引发供应商的降价行为,在保证质量、供货期的前提下,使企业获得尽可能低的采购成本.供应商可实时了解到其它竞争对手报价,并相对隔离在同一竞价平台上,有效地规避了价格同盟的可能,供应商可以进行多轮次的报价,使竞争更加充分.
对于采用特定专利、专有技术或者其他特殊原因,只能从唯一的供应商处采购的或原采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充,必须向原供应商采购的,以及因必须保证与原有采购项目一致性或者服务配套要求需要继续从原供应商处添购的,可与单一供应商直接进行谈判购买.谈判采购是通过讨价还价的方式就技术规格、质量、供货期、价格、服务、付款方式等合同要素达成一致.
日常加强采购人员的谈判能力培养,能够将判断、推理、论证的思维表述清晰,能够恰当运用谈判技巧,能够准确控制谈判过程,为企业利益争取最大化,有效降低采购价格.
集中采购指同一企业或集团内部的采购管理采取集中的方式,通过对同一类材料进行集中化采购来降低采购成本.通过实施集中采购,可以有效的减少采购次数,提高了工作效率的同时,由于采购量相对较大,可以进一步争取到价格上的优惠,从而降低了采购成本,提高了经济效益.
四、加强仓库管理,控制库存成本,建立定额管理机制,减少物资采购频次,降低采购成本
古语云:"兵马未动,粮草先行".而仓库,就是储存粮草的地方.在电力企业生产、经营的过程中,更凸显仓库的重要性,有效的库存控制,可以避免超储或缺货,减少库存空间占用,降低库存总费用,控制库存资金占用,加速资金周转.
1.充分利用现代仓库管理技术及理念,将仓库管理纳入ERP系统中通过实施ERP系统管理仓库,可以对预定库存进行查询,实时掌握当前库存、历史库存变动情况以及实时监控库存操作记录,通过库存预警、入库、出库、盘点等操作,实时掌控和调剂库存,降低库存成本.充分利用仓储管理信息化、网络化、智能化的优势,有效地控制物资的进、销、存,使物流、资金流、信息流保持一致.运用物流、资金流、信息流进行辅助决策,能有效降低库存的成本费用,提高仓储服务的效率.
2.遵循先进先出原则,保证每个被储存物品的储存期不过长为确保货物的质量,按照先进先出的原则,入库较早的货物需要先出库,这样既能确保交易过程中货物的质量,同时,可以降低仓库的能耗,减少耗损.
3.定期盘点,确保账物相符定期对仓库进行盘点,确保帐、卡、物相符,为采购利库工作做好数据支持.通过运用计算机信息系统来处理日常的数据,在做定期盘点时,只需要仓管按照库存统计表直接核对实物是否一致即可,既简单又方便,工作效率也大大提高.
4.做好库存定额预警库存定额是保证企业生产经营活动正常进行所确定的合理库存数量.应当关注和管理好自己的库存,了解哪些物资需要提前补充,哪些物资可以随时采购.对部分物资进行定额管理,设置库存的上限和下限,高于上限表示库存超标,低于下限表示库存不足,通过软件及信息化系统的应用,在达到上限库存值或下限库存值的某一范围时,能够自动进行预警,提示管理人员进行提前控制.通过有效的实施物资定额管理,可以最大限度的发挥库存物资的使用效率,减少库存资金的积压,为企业的降低成本作出贡献.
总之,电力企业通过从计划、采购、仓库等方面加强管理,不断探索和应用新的思路和方法,结合目前先进计算机信息技术的应用,能够为企业控制和降低成本、提高工作效率发挥出巨大的作用.
参考文献
[1] 林克.电力物资管理实务问答[M].中国电力出版社,2008.
[2] 中华人民共和国政府采购法[M].中国法制出版社,2002.
