我院始建于1950年,是集医疗、教学、科研、预防、保健、急救为一体的地级市三级乙等综合性医院,是山东省立医院(集团)莱芜医院,是泰山医学院附属莱芜医院,国际爱婴医院。医院下设三个院区,分别是新院区、市中分院、传染病医院,且三个院区相距较远,每个院区均设有相应的物资配送设施、人员等。医用材料种类繁多,占用了大量房屋、人力及物力,再则仓库库存量大,极易造成积压浪费,物资过期报废的现状,给医院带来了不必要的经济损失。医院配套设施每一项都与医疗安全和医疗质量息息相关。随着“新型农村合作医疗”的发展,医院业务量迅速增长,医院所需物资也在增加。为进一步强化医院对物资供应的合理化管理,增强医院对物资的宏观调控,提高物资的使用效益,由分散管理变为集中管理,由多头采购变为集中统一采购,医院对物资采购供应管理实施综合仓库集中管理。综合仓库作为保障全院物资供应的关键部门,其服务质量直接关系到医院长远发展。借鉴国内外医院在物资存储方面的先进管理经验,结合我院实际情况探索并实施了医院综合库的网络立体空间管理流程的创新,就我院物资供应创新作如下探讨。
1 我院初期物资供应状况
自建院以来制定的物资供应申领方式。见图1,此物资申领流程注重了横向发展,主管领导一把抓,虽然可以减少盲目采购,但也存在不足,整个物资申领过程中审计科只是担当了配角,行政、器械仓库只扮演着储存角色,没能充分发挥其作用。临床科室始终在提交申请单,物资申领周期长,据统计物资申请到科室拿到所需物资一般需要7~15个工作日。以往旧的物资供应流程由于缺乏必要的制度保障和监督反馈机制,申领科室不知申请单何时被批准、也不知申领的物资是否已到位,仓库保管员也不知入库的物资是哪个科室需要的,这种现象常常造成物资供应时间的拖延和物资积压,严重制约了临床医疗科室的发展,在当前医疗新形势及新会计制度下这样的物资供应管理模式改革势在必行。【图1】
2 物资供应管理流程的创新
2.1 网络立体空间管理创新流程:自2011年1月开始,我院借鉴国内外大型医院物资管理的先进经验,根据我院自身实际并结合以往经验,本着先易后难、循序渐进、积极稳妥的原则,首先对仓库整合,将器械仓库和行政仓库全面整合为“综合库”,实行物资供应中心,所有物资科室需提交申请,医院招标办组织对所有物质实行统一招标(为期一年),审计科监督整个招标过程及审核招标公司资质,综合库建立物资数据平台与临床科室实行网络连接,科室所需物资只需在科内局域网上点击所需物资的种类、规格、数量、何时需要等即可,综合库通过汇总各科提交的申请单在最短时间内,将所需物资经过远程网络数据平台传输到各物资招标公司,有各物资招标公司实行集中配送到相关科室,科室负责人验收并签字确认。其次是制定物资“急配”管理制度。综合库根据科室网络申领单,采取定期(每周一、三、五全天)与不定期配送应急物资交叉服务方式,(招标公司不在本地的物资需存入应急库中)。网络立体空间管理流程的创新使临床科室不出病区就能得到及时、有效的物资供应。见图2.【图2】
2.2 转变服务观念 提高服务意识:不管是流程设计还是制度的制订都应围绕“一切为患者、为临床服务”的中心思想。我院网络立体空间管理创新流程的实行,就是基于这个中心思想建立起来的,改变了过去临床围着行政、后勤转的被动局面,不是以往的坐等科室来领,物资供应不足需要等待的消极被动局面,变被动为主动,确实做到了随叫随到,实时应答,做到后勤科室与临床一线始终处于联动状态,积极为临床科室提供全方位的服务。通过改变物资供应管理流程的创新,增强了后勤科室服务意识,提高了工作效率。
2.3 定期补充、定期清点库存量、杜绝浪费或积压。定期补充是保证综合库急需物资月库存量,充分满足临床需要保证物资供应的及时性。
物资补充只是补充急需物资和招标公司不在本地的物资。定期清点,我院每季度组织一次对综合库及临床科室物资的清点。首先,通过对综合库定期清点可以及时了解掌握库存动态,发现和解决标配过程中的问题,控制积压物资造成的物资近效期甚至过期的现象,做到“先进先出、发陈存新”,人为地加快积压物资的流通。其次,通过对临床物资清点还可以规范临床物资存放要求,保证物资及时有效的使用,杜绝医院资产的浪费或积压。
2.4 新流程与传统管理流程相比具如下特点
(1)审计科全程监督招标过程,杜绝了盲目招标。
(2)大大减轻了临床医务工作者的工作量。
(3)有效的降低了医疗管理成本,提高了医院的经济效益,节省了开支。
(4)做到了近乎零库存管理,避免了市场变化所致产品积压而给医院造成损失的风险。
(5)提高了仓库物资管理保管员的工作效率。
(6)对供应商仓储资格进行阳光操作,有效地扼制了物资购销中的不正之风。
3 总结
医院自身的情况不同,所处的环境不同,所采用的管理模式也不尽相同,但无论怎样,医院后勤服务管理创新将成为今后发展的重要一环,我院综合库的网络立体空间管理创新流程的实施,是在工作中不断探索和改革实践中发展起来的,审计科全程监督招标过程,杜绝了盲目招标。
对供应商仓储资格进行阳光操作,有效地扼制了物资购销中的不正之风,新流程减轻了临床医务工作者的工作量,让她们全身心的投入到临床工作中,不必为请示各职能科室及领导之间提交审批申请单而浪费时间;不用亲自到仓库领取物资,而由综合库负责将物资配送至临床科室,在科室工作区域内办理物资签收手续,提高了工作效率,提升了我科的满意度 。我院质管科每月以现场调查及不定时抽查的形式,调查综合库服务临床的满意度及物资的配送情况,对库房工作人员的服务态度、工作效率、信息反馈、按时配送情况、物品有无差错、有无短缺,制度执行、敷衍推诿现象、临床满意度等项目进行客观、详实的调查。调查对象主要是与库房接触较多的科主任、护士长。
2天内将结果反馈至科室及综合库,根据反馈结果积极与科室争取意见,以便做到及时的、有针对性的整改。经调查我科自实行新的管理模式以来所服务的临床各科室对综合库满意度从52%提高到96%,同比增长44个百分点;2013年度又提升了3个百分点,上升至99%。同时,行政后勤科室的服务效率、质量得到了快速提升,使医院全体职工能更好地做到服务好,质量好,群众满意。
2013年住院病人对医院满意度调查从80%提升到96%,上升了16个百分点。总之,改革探索中存在这样或那样的问题,需要进一步完善和提高,需要循序渐进、稳步推进,更需要得到院领导的大力支持,来提高医院的经济效益,降低医院的运行成本。医院综合仓库物资供应管理进行的一系列创新实践取得了良好的效果,值得推广。
参考文献
[1]苗志敏,赵世华.改变医院后勤管理机制提高服务质量.中华医院管理杂志,2000,16:468-469
[2]诸葛立荣.医院后勤社会化的管理模式与展望.中国卫生资源,2000,3:172
