一、概述
所谓物资管理是指企业在生产过程中对企业所需物资的采购、使用、储备等行为进行计划、组织和控制。近年来，随着我所科研生产任务的增加，物资管理的品种、数量也急剧增加，建立一整套物资管理信息系统对于如何有效的确保科研生产所需的物资保质保量的供应有着十分重要的意义。从2007年11月份开始，西安近代化学研究所根据集团公司的有关要求和年度工作计划的安排，启动了金算盘物流管理系统，该系统涵盖了计划管理、采购管理、物资库存管理、报表分析等内容。
二、物流管理软件简介
（一）物资计划
当计划员收到各部门送来的物资需求申请后，按不同的应用项目和分管业务的采购员，生成“采购计划单”,填写完“采购计划单”后申请审批，生成物资采购计划。
（二）物资采购
由采购员根据计划员填写的“采购计划单”,进行物资采购，当所要采购的物品到货后，采购员将物品送待验库位，填写“入库验收单”;检验员对物品进行复验,库房管理员根据“入库验收单”,核对到货物品的数量、规格型号与入库验收单的内容是否一致，认可后对“入库验收单”进行批复，办理入库手续。
（三）库存管理
库存管理系统通常由库房管理人员使用，主要对物品的出入库变动进行数量上的管理，处理物品的出入库以及各种入库类型的退货处理，库存管理系统中可以进行物品的变价调拨、移库、清理库存的盘点等业务处理。存货管理通常由管理人员使用，用于由于物品变动而引起的金额变化。模块中提供的各种账页报表查询功能，可以进一步分析物品验收、发放、保管等信息。
（四）报表分析
报表是对入库信息、出库信息、库存信息、库存分析等数据进行综合性分析，对物资的有关数据、指标采用多种方法进行分析，提高了工作效率。
三、金算盘物流管理软件在物资管理中应用的优势
（一）使用方便、快捷
金算盘物流管理软件所有模块都集成在一个程序界面集中使用，同时提供了详细的系统管理功能，所有基础代码在所有模块中完全共享，在填制单据时，都可以立即对单据所涉及的基础代码进行增加、修改、删除等操作。实现“一处录入，多出共享”,保证了物资管理信息的及时性和准确性。
（二）极大提高了计划的准确性和及时性，确保采购工作顺畅、高效
在实施金算盘系统前，计划员要将收到的各种分散的计划，打印出来，由于库存资源不能共享，不能真实、准确、及时的掌握库存动态，有可能造成重复计划，重复采购，增大库存，造成资源浪费。在实施金算盘系统后，计划员在输入采购计划时，在页面中可以自动显示出该物品的库存状态，最近采购价等信息，大大提高了计划的准确性，提高了工作效率。
金算盘物流软件的使用可以实现采购计划、采购申请的全过程管理，采购信息的高度共享，给采购工作带来了许多便利，采购渠道、采购批次、采购价格都可以从系统中直接获得，使采购工作变得顺畅高效，增加了工作的准确性。
（三）加快了物资结算的速度
在使用金算盘系统之前，设有专人从事物资稽核工作，将所有库房的物资验收单、出库单等信息全部输入计算机，形成物资管理的基础信息，不仅工作量大，还容易出现错误，在使用金算盘系统之后，这些信息在物流管理软件运行过程中已自动生成，物资稽核工作完全可以由其他管理人员兼做，这样即减少了人力，节约了劳动成本，同时提高了基础信息采集的工作效率，且物资发放可以直接在系统中进行，还可以对采购验收单进行分批接收，提高了物资出入库速度，简化手续，加快了结算的工作效率。业务单据和财务凭证之间可以关联，追踪查询，大大提高了工作效率。
（四）实现了对库存物资的现代化管理
在使用金算盘物流管理软件之前，物资管理人员、库房管理人员多数使用手工统计工具，要通过翻阅大量的手工台帐，制作各类物资报表，采用这种统计方式不仅工作量大，效率低，而且易出错，准确性差，不能满足现代物资管理工作对大量物资的需求。金算盘物流管理系统的使用突破以往手工盘点的繁琐，节约人力物力，缩短了清查时间，保证了物资盘点工作的快速和准确。随时查询库存物资状况，进行库存物资的汇总，能轻松追踪物品的来源和去向，为决策者提供更准确的存货信息。全面管理企业的库存验收、发放、库存管理等业务，不仅提高了业务人员的工作效率，而且提高了物资管理的整体水平。
四、今后在软件应用方面的设想
（一）设置最低的库存预警系统，可以尽量降低库存量，同时保障供应。
（二）为了能及时的了解物资计划的执行、完成情况，加强物资管理的监督职能，将适时启用合同管理、供应商管理、物资比价管理等模块，使物流管理系统更加完整、顺畅。
