摘 要： 在市场经济体制不断完善的背景下,国有企业普遍面临着较大的竞争压力,而物资采购供应管理作为影响企业生产经营成本及市场竞争力的重要因素,也因此得到了国有企业的高度重视。文章对现阶段国有企业物资采购供应管理存在的不足进行了分析,提出了一些加强国有企业物资采购供应管理的有效建议,希望能够对国有企业物资采购供应管理水平的提升起到一定帮助。
关键词： 国有企业; 物资采购; 供应管理;
1 、引言
现代企业的物资采购供应管理是一项复杂的系统工程,它包含优化资源渠道、厂家招标谈判、合同管理、研判市场价格、物资运输、质量规格检验、资金管理等多项重要内容,无论哪项工作环节出现了问题,都会给企业带来严重的经济损失。由此可见,物资采购供应管理对企业生产经营保质量、保供应、降低成本、增加效益都具有很大的影响,而在国有企业竞争压力不断提升的背景下,对于物资采购管理工作的强化自然也是十分必要的。
2、 国有企业物资采购供应管理存在的不足
2.1、 招标制度难以落实
国有企业的大规模物资采购基本都会实行物资招标采购制度,通过前期招标来确定合适的物资供应商,并为物资质量、采购成本提供保障,但由于当前很多大型项目的物资采购工作都被地方基层国有企业拆分,而基层国有企业的物资采购管理制度并不完善,因此物资招标阶段,招标制度往往很难有效落实下去,而物资采购招标的公平性、透明性也很难得到保证。因此,物资招标采购制度的优势很难发挥出来,而物资质量及采购成本也会因此而受到较大的影响。
2.2、 采购模式比较落后
国有企业的物资采购模式普遍具有流程标准化、固定化的特点,无论实际工作中出现怎样的变化,其工作流程及物资采购供应要求都不会发生太大的变化。这样的采购模式虽然执行起来比较方便,工作难度也比较低,但在采购过程中却过于被动,需要准确把握住各类采购物资的市场价格变化,实现采购成本的最低化控制。例如在近几年,受供给侧结构性改革持续推进的影响,国内市场的钢材价格变化相对较大,在提交采购申请、审批等多个环节组成的标准化采购模式下,即便能够在钢材价格较低时提交采购申请计划,但一旦采购申请计划通过后,钢材价格很可能已经有了较大的提升,这时再进行钢材采购,其采购成本就会大大增加。[1]另外,不同类型物资的供需规律不同,市场价格变化也会存在明显差异,如果按照统一的标准化采购模式进行采购,不仅会浪费大量的管理资源,同时还会让物资采购工作变得过于被动,这对于物资采购成本的控制同样不利。
2.3 、采购人员素质不足
物资采购供应管理的工作强度较大、专业素质要求也比较高,很多国有企业的物资采购人员都存在着专业素质不足的情况,而这也给物资采购供应管理工作带来了很大的负面影响。例如在前期采购工作中,不少物资采购人员缺乏责任心,市场意识也比较薄弱,常常会因“怕麻烦”而存在随意订货的行为,而不会对物资价格、质量进行深入调查与研究,很难把握到最佳的物资采购时机。有些采购人员则存在采购经验较少、不熟悉采购物资、不了解物资采购政策等情况,有时即便采购的物资存在质量问题,也未能及时发现,最终导致物资不符合采购要求。
2.4、 供应商管理不到位
在物资采购供应管理中,供应商管理工作虽然对物资质量、采购成本、物资供应稳定性多方面因素都有着很大的影响,但由于当前很多国有企业比较重视采购、运输、存储等环节的物资采购工作,对供应商管理工作则并不重视,因此在实际工作中,经常会因供应商供货不及时、供应物资质量不足等问题而给企业带来损失。例如有些企业未能针对物资供应商制定严格的审核标准,无论供应商资质如何,只要能够与采购人员或审批人员打好关系,并填写相关的申请表,即可成为企业固定的物资供应商,在审核不严的情况下,不少资质不符的供应商都与国有企业建立了合作关系。[2]另外,受经营管理水平、生产技术工艺等因素的影响,供应商的资质很可能会出现变化,但由于当前很多国有企业针对物资供应商建立严格的考核、淘汰机制,因此只要供应商与企业建立了合作关系,即便在产品质量、供应效率等方面出现了问题,也可以继续与企业进行合作,这对于国有企业物资采购供应管理工作同样是非常不利的。
2.5 、采购信息化水平较低
在信息化时代下,国内很多大型国有企业虽然都积极开展了信息化建设,并将信息系统及各种相关软件工具引入到物资采购工作中,但从整体上来看,其信息化程度并不高,即便能够借助物资采购信息系统与计算机来完成用料计划编制、采购合同生成等工作,但在对合同文件、计划书进行审批时,仍然需要将其打印为纸质文件进行提交,并不能够完全实现信息化办公,而物资管理信息系统的优势也很难发挥出来。除此之外,有些国有企业还会利用信息技术对各种采购数据进行收集整理,但由于不同信息系统间的数据无法实现有效共享,因此其数据全面性、准确性很难得到保证,在物资供应商选择、物资采购成本控制等实际工作中并不能够发挥出太大的作用。[3]
3、 有效策略
3.1、 加强物资招标管理
物资采购招标管理是保证物资采购招标规范性、公平性的关键所在,同时也是当前国有企业加强物资采购供应管理的有效途径。从具体措施来看,企业一方面需要采取多种形式的择优招标采购,根据物资类型、物资市场变化等情况来选择合适的采购方式,以适应不同物资的市场环境,在需要进行物资采购时,可根据各部门提交的物资采购申请开展全面审核与市场调研,并据此对公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、比价采购或定向采购等采购方式进行灵活选择。[4]另一方面,则需要明确招标采购执行单位的责任,对招标采购的全过程开展监督,一旦发现违规招标行为,立即对相关责任人进行严厉惩处,以保证物资招标采购过程的规范性和公平性。
3.2、 创新物资采购模式
在市场经济环境下,标准化、固定化的传统物资采购模式很难适应市场变化,对物资采购成本的控制非常不利,因此国有企业要想加强物资采购供应管理,未来必须要以企业当前物资采购需求为基础,对物资采购模式开展全面创新,并为物资采购成本的最低化控制提供支持。[5]例如针对物资市场价格不断变化的特点,可实行集约化的物资采购模式,建立专门的市场调研部门,对需采购物资的市场价格变化进行密切关注,并在发现需采购物资价格明显下降后,直接进行物资采购清单的编制,并要求采购人员按照采购清单完成物资采购工作,以精简物资采购的申请与审批流程,提高物资采购的反应效率。这样即便物资市场价格变化较快,国有企业也同样能够保持良好的市场敏感度,并在合适的采购时机完成物资的低价采购。
3.3、 重视采购人员培养
国有企业的物资采购通常都具备品种多、专业性强的特点,对物资采购人员的专业素质有着很高的要求,因此要想做好物资采购工作,国有企业还需建立完善的采购人员培养体系,从招聘、培训、工作管理等多方面入手,为物资采购人员的学习培训提供支持,以保证其专业素养能够符合工作要求。例如在人才选聘方面,应根据企业物资采购供应管理的实际工作内容开展胜任力分析,并在构建胜任力模型的基础上,将各项选聘标准确定下来,对采购人员的专业素质进行严格把关。而在采购人员入职后,则可以组织其对合同管理、采购材料质量性能、采购流程、岗位职责、市场调研、企业文化、采购技巧等进行学习,以帮助其尽快适应物资采购供应管理的各项工作要求,实现专业素质的有效提升,为各项物资采购工作任务的顺利完成提供支持。[6]最后,还要针对各物资采购供应管理岗位制定明确的工作制度,将各岗位工作规范、工作责任明确下来,并对采购、运输、存储等物资供应全过程开展监督,并建立与之相配套的奖惩激励体系,以实现对采购人员工作行为的有效约束,避免随意采购等违规行为的出现。
3.4、 完善供应商管理体系
国有企业的规模普遍较大,无论需求物资种类还是与之合作的物资供应商都比较多,因此为保证供应商资质,并与供应商建立稳定的合作关系,国有企业还需建立完善的供应商管理体系,通过资质审核、定期考评等方式对供应商进行有效管理。首先,在供应商选择方面,物资采购部门应主动与市场上的各大物资供应商进行接触,并对其技术水平、物资产品质量、经营情况、经营业绩、市场竞争力等基本信息开展调查分析,以准确判断出其是否具备成为企业合作供应商的资质。其次,对于已经建立合作关系的供应商,则要坚持动态化管理原则,将每一次物资供应情况准确记录下来,并定期根据物资供应记录及其经营情况来进行资质考评,淘汰实力不足、缺乏信誉的供应商,并与新的供应商建立合作关系。最后,根据供应商资质情况与双方合作情况来对其进行分级管理,并针对不同等级的供应商来采取相应的供应商管理策略。例如对资质较强、信誉度较高的供应商,可与其建立长期合作关系,而对于资质相对较差的供应商,则应尽量与其签订短期合同。
3.5 、加快物资采购信息化建设
信息化技术虽然能够为企业物资采购管理提供重要支持,但要想真正实现信息化物资采购供应管理,将信息化技术的优势作用充分发挥出来,国有企业仍需从多方面入手开展物资采购的信息化建设。例如在供应商管理方面,可针对所有合作供应商建立供应商管理系统,将供应商等级、供应情况、累计发生供货额、信用等级等基本信息记录在供应商档案中,并根据档案信息及自定义的供应商等级评估标准对其进行评级,以实现对供应商资质的严格管控。而在物资供应商选择阶段,则可以将各供应商提供的价格记录到询价数据库中,并据此进行批量询价,以降低采购成本,提高工作效率。
4 、结论
总之,国有企业的物资采购供应管理虽然在现阶段仍存在着一定问题,但只要能够明确问题关键所在,并从信息化建设、物资招标采购管理、供应商管理、专业采购人员培养、物资采购模式创新等方面入手,采取针对性的工作策略,就必然能够使企业物资采购需求得到满足,并为物资采购成本控制提供重要支持。
参考文献
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[6]张寒.浅析新形势下国有企业物资采购工作完善方向[J].河北企业,2018(5):12-14.
