摘要：在新医改背景下,降低医用耗材成本、提高医院运行质量成了医用耗材管理的研究热点。新型供应链SPD管理模式的出现进一步提升了供应链管理水平,优化了医疗服务质量。该研究以蚌埠医学院第一附属医院医用耗材管理为例,对新型供应链SPD管理模式的应用价值及应用中需注意的事项进行分析,以期为当前医院的医用耗材管理工作提供参考。
关键词：医院自动化管理; 供应链SPD管理; 医用耗材;
医用耗材作为医院运行中的巨大运营成本,其中的耗材选择、存储、配送、供应等供应链环节在运行过程中都会产生成本[1]。为了降低医院运行成本及在保证医用耗材质量的同时保证医院的盈利,医院需要从上述环节中采取有效的管理措施。新型供应链SPD管理模式是一种将存库、加工、供应等环节交给第三方集成供应、物流外包的一体化管理模式,可节省医院人力、提高就医效率、降低医院运行成本,因其具有高效、高质量等优点得到多数医院的认可与推荐。本研究主要分析我院新型供应链SPD管理模式的应用情况,为医院医用耗材管理提供参考。
1 新型供应链SPD管理模式的应用价值
1.1 释放空间,实现零损耗
医用耗材需占据较大的库房空间,特别是有些耗材需存放在护士站、科室库房,无形中增加了医疗使用空间[2];此外,医院需要承担耗材过期、火灾、雨淋的隐患,增加了风险。我院自开展新型供应链SPD管理模式后,将库存管理交给供应商,由供应商进行集成化管理,极大地减少了空间资源的占用,且实现了医用耗材库存、差额、耗损、风险为“零”的目的;配备的SPD耗材配送管理系统,使配送管理更为精细化,且获得了各科室的一致好评;实现了实时对各类医用耗材进行横向、纵向的查询,从查询至获得有效信息平均耗时缩短至30 s,提高了工作效率,避免了以往信息查询速度缓慢、数据缺失的情况,使各科室的耗材消耗数据透明化。
1.2 降低成本,提高利润空间
医用耗材成本支出可以从以下几方面考虑:(1)库房具备无菌、防火、防潮等功能,需要一定的成本投入;(2)出入库、检验、配送等环节需要大量设备、人力成本的投入;(3)医护人员过多的参与供应环节的工作,缩短了实际的医疗参与时间,减少了效益来源。在新型供应链SPD管理模式中,我院将医用耗材出入库工作交由供应商控制,配送环节由物流单位负责,在很大程度上降低了在耗材供应过程中产生的人力成本;同时,将行政、医疗一线人员从出入库、物流等环节解放出来,让其专心投入本职工作,不仅优化了工作流程,还获得了认可;此外,该模式确保了医用耗材即要即送,减少了耗材在存储、配送过程中不必要的损耗,提升了利润空间。
1.3 提高效率,保障运行质量
传统医用耗材供应由医院对库存实行计划式管理,从申领到使用的周期过长,此外,在实际工作中,除了采购人员外,麻醉师、护士、护士长等人员也需要参与到医用配给供应工作中,交叉作业占据了一定的医护时间;而新型供应链SPD管理模式的应用,可简化耗材从申领到临床使用的流程,由供应商直接配送,在较大程度上提高了供应效率。传统医用耗材供应模式中医院需安排专门的后勤人员负责医用耗材出入库的盘点、包装、配送、保管工作,甚至占用医护人员的工作时间,导致工作效率下降;而新型供应链SPD管理模式可避免库房盘点、挑拣、录入及理货等工作,减少了医护人员的工作量,使其更多地投入到临床工作中,提高了工作效率。
1.4 保障质量,提高医疗服务
传统医用耗材供应模式由医院采购人员接洽各类供应商,开展咨询、议价、采购等烦琐的工作,采购人员对供应商是“一对多”的工作模式,由于货源渠道较多,且人员之间的交叉作业频繁,在采购过程中易出现产品不合格及追责困难的情况;而新型供应链SPD管理模式由专业的采购团队进行管理,医院只需对第三方公司进行追责,有利于对医用耗材质量的控制,且可减少医院因耗材质量带来的损失,此外,SPD系统使用定包数电子标签,耗材的质保期、科室流向及使用情况动态变化,特别是对于药事科,极大地保障了其工作质量与安全,一旦出现质量不合格的情况,药事科能够以最快的速度追回问题耗材,并消除其不良影响。
2 新型供应链SPD管理模式的应用分析
2.1 一体化管理,闭合整个耗材供应链
新型供应链SPD管理模式采用一体化管理,涵盖了存储、加工、配送等环节,医院医用耗材库房管理人员、科室人员的工作内容也应进行适当地调整,以便能够很好地运用该模式。在应用新型供应链SPD管理模式的过程中,医用耗材直接从第三方供应商出货,释放了医院库存空间;配送工作则由物流公司负责,无须医护人员参与配送物流工作,因此,医院只需对接第三方公司即可,由第三方公司负责耗材订单核对、打包及配送工作;此外,为了更顺畅地应用新型供应链SPD管理模式,可加强与第三方公司的沟通并开展专门的会议,制定双方对接的流程,如如何接单、验收标准、打包、对账、配送时效及结算流程等,形成一套行之有效的对接模式[3]。总之,通过从存储到配送环节的一体化管理,确保医院、厂家、第三方公司处于同一工作节奏,减少了医院在供应环节的介入,提高了整个流程的工作效率,降低了存储及人力成本。
2.2 结合新技术,提高智能化管理
新型供应链SPD管理模式紧跟时代发展,不断借助新技术提高管理模式的先进性,如借助射频识别(radio frequency identification,RFID)系统(其是一种非接触式的自动识别系统,适用于商场、医院等人流密集的地方),医院能够动态追踪医用耗材的配送及患者使用情况,同时可减少纸张清单的产生,提高工作效率。医院借助新系统开展无接触扫码、盘点、计费等工作,降低了差错率,提高了工作准确性[4],特别是疫情防控时期的出入库系统、取药系统,具有较高的安全性;此外,医用耗材下单环节结合办公自动化(office automation,OA)等系统,实现了科室医师自助下单、即时配送的目标;随着对系统的进一步升级,当前科室还可在系统上追踪所申领耗材的运行轨迹,方便科室领取医用耗材,缩短耗材领取时间,科室人员不出手术室即可通过手持终端、APP完成耗材的下单与签收工作。需要注意的是,对于新系统,医院应及时组织对参与供应环节的人员进行岗前培训及定期业务考核,从而确保相关人员能够熟练操作系统。
2.3 强化配送流程,提高耗材使用价值
在新型供应链SPD管理模式中,配送环节是一个重要的环节,也是能够体现该模式优势的主要环节。首先,医师在完成检查后,开具医用耗材需求单,然后经SPD线上确认后安排配送人员在规定的时间内将耗材送至指定科室并完成线上签单,在配送完成后系统将信息传送至财务中心完成入账。由于新型供应链SPD管理模式的配送服务由第三方公司提供,其与各科室接触较多,因此,对配送人员提出了更高的要求,即应保持固定的配送人员团队,并要求其统一着装及佩戴相应证件,以确保按照规定时效将医用耗材送至各科室;对于配送过程中出现的退药、退器械或是需要回收的情况,通常由药师回收后通过SPD系统通知第三方配送人员进行回库处理,避免资源的浪费。
2.4 先使用后消费,保证质量与效率
传统医用耗材供应模式中耗材的使用都是先付款采购后使用,从采购到科室临床使用的周期较长。新型供应链SPD管理模式中由于医院与供应商、第三方公司属于长期的合作关系,因此采用先使用后消费的支付模式。在消费方式方面,医院与第三方公司协商采用打包支付的方式,费用包括耗材本身及在配送过程中出现的折旧、人工费等。不同疾病类型需要的耗材不同,且不同耗材对保存、配送及包装的要求也有所不同,实施新型供应链SPD管理模式,对于打包的费用能够明确到每一种类耗材及人工支付,该以病种为导向的收费模式能够反映不同疾病诊疗服务的区别,使费用更为公开、透明,明显减少了患者对医疗费用的质疑。此外,新型供应链SPD管理模式中的日清、月结两种对账形式提高了医用耗材对账工作效率,日清为由对账药师根据每天的实际耗材量与第三方公司配送的耗材清单进行核对确认,月结为每月进行对账,而财务则根据对账药师确认的账单进行确认付款;在付款审批环节,应强化资金流向控制,要求对账药师、财务处、采购科及静脉配液中心等科室均参与审批,待审批通过确认无误后方可向第三方付款。总之,该付款方式能够让相关科室了解费用的同时对审批行为负责,避免了科室浪费,降低了财务风险。
3 小结
新型供应链SPD管理模式的应用降低了医院的运行成本及患者的诊疗成本。虽然该模式中第三方的统筹配送带来了便利,但不能忽略其相关风险,由于在实际对接过程中,医院与供应商的对接次数减少,甚至不对接供应商只对接第三方公司,因此,需加强对供应商的考核力度,并形成一套严格的监督体系;在与第三方对接的过程中简化流程的同时,应加强监督,确保医用耗材的顺利供应;加强对相关人员的技能培训,充分发挥人员能动作用;此外,随着医疗需求的不断变化,应不断地完善、创新管理模式。
参考文献
[1]褚永华.医院医用耗材的管理及展望[J].医疗装备,2020,33(1):60-61.
[2]夏培勇.基于医院新型供应链SPD管理模式的风险与监管[J].中国医院,2018,22(1):53-55.
[3]许祥,王伟明.SPD供应链管理研究在大型公立医院的应用研究[J].中国卫生产业,2019,19(7):27-29.
[4]赵英慧,陈玲艳.医院SPD物资供应链模式的风险与管理——以耗材为例[J].经济师,2019(2):234-235.
