水利水电工程师论文（期刊杂志范文8篇）之第七篇
摘要：水利水电工程中档案管理工作是工程建设重要环节, 健全制度, 明确职责, 才能充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用。本文结合水利水电工程的特点, 多角度总结水利水电工程中档案管理的不足之处, 提出解决方法并拓展工作思路, 有利于全面提升水利水电工程档案管理的质量。
关键词：工程档案,管理,流程,收集,归类
随着当前经济发展需要, 我国水利水电工程项目不断增加, 它是一项重要的社会基础设施, 也是一种永久性建筑。由此产生大量各种形式工程档案, 这些档案是清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息, 具有保存价值的原始记录, 它记载着每一步工作流程, 其作用显而易见, 其重要性更加凸显。
1 水利水电工程档案管理存在的问题
(1) 工程档案从业人员缺少创新力。档案管理工作缺乏创新能力, 与其他行业相比, 缺少新鲜感、创造力, 从业人员会产生枯燥、乏力之感。
(2) 档案管理缺乏业务培训。对于新时期档案管理的丰富内涵、档案管理的先进方法、档案管理的标准化、档案管理的信息化、档案管理服务利用等内容, 相关管理人员缺乏系统的梳理学习, 导致工作中不能互相积极配合, 工作效率极低。
(3) 档案管理与信息技术不够融合。信息技术的发展为各行各业都带去了便利, 也同样促进了档案管理工作的新变革。目前, 水利水电工程很多已经研发了针对本项目的电子档案网络平台, 但是操作系统、网络利用、开放程度都不尽人意。
(4) 工程档案内容不完善。每一项水利水电工程大相径庭, 参建单位来自各行各业, 管理水平参差不齐, 管理模式不能套用模板, 鉴于水利水电工程一般处于极为恶劣的自然环境, 相关的工程档案仍然存在记录缓慢, 收集缺失, 存档不规范, 质量差等问题。
(5) 工程档案“重藏且轻用”。这种消极应付的观念, 不能主动对所收集归的档案进行结构优化, 致使工程档案不能很好的为各部门服务, 没有最大限度发挥工程档案作用。
2 水利水电工程档案管理工作主要措施
2.1 遵循规范建章立制
熟悉关于档案工作的各种规章制度、法规要求及所在水利水电建设项目中对档案工作的特殊要求。包括:《照片档案管理规范》 (GB/T 11821—2002) 、《技术制图复制图的折叠方法》 (GB/T 10609.3—2009) 、《电子文件归档与管理规范》 (GB/T 18894—2002) 、《科学技术档案案卷构成的一般要求》 (GB/T 11822—2016) 、《水利工程建设项目档案管理规定》 (水办[2005]480号) 、《重大建设项目档案验收办法》 (档发[2006]2号) 。这些法规都要熟悉并掌握, 当法规更新和替换时, 要及时掌握并积极参加相关业务培训。
水利工程建设项目档案管理规定水利水电档案管理工作, 不仅要遵循以上工程档案的相关规定, 还应符合本行业档案特殊要求。作为从事档案工作的人员, 必须熟悉并掌握有关要求, 要结合所在水利水电建设项目中新的档案工作规定, 及时调整工作方向, 细化工作程序, 保证工作质量。
最新颁布的《水利档案归档范围和案卷组成标准》是水利水电工程档案管理工作的主要工作指南, 所有的水利工程档案都要遵循这个标准。在编制资料分类规范时, 结合本项工程需求将:①勘察, ②设计, ③审批, ④招标, ⑤施工, ⑥监理, ⑦竣工等, 全部过程中产生的实物档案进行合理的科学的分类, 确保验收后对全部资料进行更进一步的归档, 保证水利工程资料的整体管理效果, 提高档案资料归档率。
2.2 熟悉工作流程收集资料
熟悉所在水利水电建设项目的建设任务和特点, 以及建设流程, 及时跟进工程进展, 收集档案资料。
(1) 要充分了解所在项目的全部工程特点, 每个水利水电工程项目都有特殊的建设方式和管理要求, 了解每一个项目中每一工程重要环节的重要节点, 及时收集资料并按时归档。归档时所有资料应按标段、地区、时间、流程等进行科学合理的编制, 方便工程的后续研究、建设和设计变更等需求。对水利水电工程中的档案管理、整体编制有详细的规范标准, 工程档案资料严格按照编制规范执行, 提高编制效果。
(2) 要注意在水利水电工程施工期间, 对参建单位档案管理的监督、检查和指导工作。注意收集原始记录资料、单元工程小结资料、设计变更资料、监理资料等的产生和累积;要注意对参建单位的档案内容进行检查和监督, 特别对一些薄弱环节, 严格督促和全面检查, 及时发现档案管理出现的问题, 给予技术指导。
(3) 要加大水利工程档案的收集渠道。水利工程施工环境较为艰险, 工程建设环节特别繁多, 每个水利水电工程涉及文件和资料等多种多样, 每个水利水电工程产生的档案资料大相径庭。因此, 为保证并提高水利水电工程档案的归档率, 必须要对所有应归档档案的涉及面进行适当的拓展, 确保收集资料与本项水利水电工程实际状况一致, 保证档案资料收集的完整性、合理性。
(4) 加强对水利水电工程档案管理的分析和研究。提高对水利水电工程的整体了解, 对各个阶段工作形成的水利水电工程档案进行分析, 结合实际生产情况合理分类, 归档, 保证水利工程档案整体性, 提高水利水电工程档案在生产中的实际效益。
2.3 拾遗补缺整理归档
每周末或月末, 每个工程结点, 回顾整理本时段所在建设任务, 以及由此应该产生的资料, 全面收集, 逐步归档, 注意拾遗补缺。
水利工程档案管理中的归档工作, 一般是由该文件材料产生的单位或部门负责。项目法人 (上级单位) 对下级单位提交的归档材料负有监督、指导并汇总责任;各参建单位应对其提供档案的内容和质量负责;监理对施工单位提交的材料应及时审核并签字, 同时监理单位应提交给项目法人针对该参建单位上交的档案内容、质量等情况的专题审核报告。
水利水电工程, 受野外施工条件限制, 许多纸质表格、报告及影像等资料无法及时填报和上报。档案员注意提醒参建各单位, 必要时亲自到现场了解工程实际情况并主动收集资料, 尤其是在工程建设每一个关键阶段、重大事项、安全事故等必须有完整的声像材料归档。
2.4 发现问题及时处理
无论何时发现档案缺失、内容不完整等情况, 宜采取:
(1) 立即沟通文件发生单位或部门, 补充完整资料。若补充资料与原资料一致, 不用备注说明。若补充资料与原文件不完全一致, 标明补充文件时间、原文件时间, 以及资料不一致的内容。
(2) 无法补充的文档, 写详细说明或者提供有效证明, 由经手人签字并加盖单位公章确认。
(3) 参考同类文档, 合理适当补充。标明补充资料时间、原资料时间并由经手人签字、加盖单位公章确认。
(4) 不能伪造资料。档案人员不能伪造任何文件, 发现可疑文件应及时报告主管领导和有关部门。
2.5 认真组织及时验收
水利水电工程档案验收是水利工程整体竣工验收的基本步骤, 一般应该在工程竣工验收之前或者与之同步进行。档案内容与质量达不到水利水电工程规范要求, 不得通过档案验收。若档案验收不合格, 则不得进行或通过该工程的竣工验收。项目法人对可以归档的水利工程技术文件材料, 按规范进行验收。
(1) 应对工程档案的汇集、整理、保管与归档情况进行自检。
(2) 明确该水利水电工程档案的内容和质量已达到规范要求, 可及时向有关单位报送档案合格的自检报告, 并提交档案专项验收申请。
(3) 对档案验收时专家们提出的意见、问题和整改要求, 档案员加强整改, 贯彻落实。
合格的归档文件材料的内容与形式, 必须满足档案管理规范要求:内容全面、字迹标准、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料应标注的内容清楚、签字 (章) 手续完整、图纸折叠按《技术制图、复制图的折叠方法》 (GB/T 10609.3—2009) 执行。
结 语
不断提高各级档案管理部门的水平, 严格执行各级主管部门颁发的档案管理规范, 积极开展档案信息化建设, 为工程建设与管理服务, 这是档案管理未来之路。
参考文献
[1] 杨欣怡.加强项目法人单位水利工程档案管理的思考[J].甘肃农业, 2014 (2) :59-60, 62.
[2] 熊洁, 张红.浅谈水利工程档案的管理[J].水利科技与经济, 2002, 8 (3) :190.
[3] 侯荣.论我国档案职业发展的完善[J].云南档案, 2009 (3) :9-11.
