随着经济社会的快速发展，各类组织特别是市场经营最重要的主体--企业，对工作计划管理的要求逐步提高，而项目管理软件能有效提高工作计划管理的水平，实现对工作计划的精细化、规范化、科学化管理。
一、在工作计划管理中引入项目管理软件的必要性
“凡事预则立，不预则废”;“不谋全局者，不足谋一隅”.随着企业间的竞争日趋激烈，工作计划的重要性日益凸显，对工作计划提出了越来越高的要求，主要体现在以下四个方面：
一是工作计划要有全局性。一个好的工作计划，不是粗制滥造就可以完成的，需要反复论证、反复研究，体现一定层面的顶层设计，体现工作的梯次推进。二是工作计划要有前瞻性。对计划要提早谋划，做到早计划、早启动、早研判、早布置，只有这样才能抢先一步。三是要做好工作计划的分解。一项计划确定后要有相应的子计划支撑，做好计划的分解、尤其是结构化分解，以便于节点控制。四是要做好工作计划的精准控制。计划的效果执行是关键，要做好计划的有效执行，就要对工作计划涉及的各种资源进行合理配置和精准控制。
工作计划的以上四点要求，对工作计划的管理提出了新的要求，简单的文本表格已无法满足工作计划管理的需要。项目管理软件是微软办公软件的组件之一，是一个功能强、管理细腻、操作方便的优秀项目管理计划软件，这个软件的理论基础是关键路径法和计划评审技术，它在信息技术集成、新产品研发、房地产项目、工程建设项目、企业多项目管理中发挥着巨大的作用。它将先进的项目管理思想与信息技术完美结合，帮助企业规范项目管理的流程和增强执行效果。使用项目管理软件可以帮助企业实施项目计划的优化、控制项目进度及成本、合理分配项目资源，从而达成计划的顺利实施。
二、项目管理软件在工作计划管理中的应用-以MicrosoftOfficeProject2010项目管理软件为例
（一）创建工作计划文件
创建工作计划文件主要有四种方式：从空白模板创建、由已有模板创建、根据现有计划文件新建、根据电子表格（Excel）工作薄新建。如果经常利用项目管理软件进行工作计划的管理、控制，可以根据现有工作计划文件建立新的工作计划文件，其好处是可以利用已有文件格式、信息，省去重新设计的步骤。现以新建工作计划文件为例，说明项目管理软件项目（计划）的创建过程。启动项目管理软件，创建新的工作计划文件，在其任务工作表的空白区域双击鼠标，即可打开“任务信息”对话框。在其中设置工作计划的名称（主要内容）、工期、计划模式和备注等后，单击“确定”按钮即可创建工作计划（任务）。要修改工作计划（任务）的信息，可直接在计划（任务）上双击鼠标，打开“任务信息”对话框，在相应选项卡中修改任务信息后，单击“确定”按钮即可。
创建工作计划文件，要注意将需要实施的工作计划全部列上，工作计划“列全”是工作计划管理的基本要求。如果一次列不全，还可以通过“插入任务”的方式进行增加，也可将多列的、不需要的任务进行删除。
创建工作计划文件，还需要注意项目管理软件日历的设置。项目管理软件默认周六、周日为休息日，没有考虑法定节假日的调休等情况。可以单击“项目”,点击“更改工作时间”进行日历的设置，将法定节假日调休、企业自己的工作安排等情况一并考虑，设定计划的工作日历。
（二）对工作计划进行分解
如果是专项的工作计划，项目管理软件在工作计划中的运用会非常省时省力，工作计划的分解也相对简单。如果是综合的工作计划，大多数情况下，会涉及多个方面的工作内容，工作计划的总体设计就非常重要，既要考虑到单个计划内部的逻辑关系，又要顾及到各计划之间的总体关系与总体平衡。工作计划设计的这些要求，在添加工作计划、进行工作计划（任务）信息设置的时候，要进行充分的考虑。
计划的基本信息设置好后，即可对计划进行分解，这个过程应该是逐步细化、逐步完善的过程，需要列出计划的所有子计划。在项目管理软件中，以摘要任务和子任务的形式表示任务（计划）的层次结构，可以通过“升级任务”、“降级任务”按钮来实现。
例如一家企业打算提高自己产品的市场竞争力，生产出更加贴近消费者的产品，要进行消费者需求调研，要进行“消费者关注点筛查”这样一项工作计划，可以将其分解为“编制与完善筛查方案”、“实施筛查”、“形成筛查报告”、“召开消费者关注点筛查会议确定筛查结果”这样几个子计划。“消费者关注点筛查”是摘要任务，“编制与完善筛查方案”、“实施筛查”、“形成筛查报告”、“召开消费者关注点筛查会议确定筛查结果”是子任务。
计划的分解程度要以工作计划的可管理、可控制为依据，以分解到“末端计划”、可执行为原则，但是也不可过于细分，以分解到3层以内为宜，一般不要超过5层。计划的分解要注意不同计划之间的“辈分”,同一层次的计划要有相同的“辈分”,以便进行工作计划的管理和控制。同时，工作计划的分解一般按时间顺序排列，同时要考虑不同计划之间的逻辑关系，从而做好不同工作计划的组合排列、结构化分解和解析。
（三）设定工作计划的链接关系
工作计划的链接关系，是工作计划本身内在逻辑关系的要求，设计好工作计划的链接关系便于工作计划的总体控制。项目管理软件中有“前置任务”一列，可以在这一列设置需要前置的任务（计划），并可以设置任务（计划）的链接关系（相关性）。双击任务（计划）域，出现“任务信息”对话框，单击“前置任务”,即可选择链接关系的类型。
项目管理软件中的任务（计划）共有四种任务链接关系，分别为完成-开始、开始-开始、开始-完成、完成-完成，表示其中一个任务（计划）的开始或结束时间将取决于另一个任务的开始或结束时间，项目管理软件默认的关系是完成-开始。例如“实施筛查”计划与“形成筛查报告”计划就是完成-开始关系，即表示“实施筛查”计划完成之后，“形成筛查报告”计划才能开始。通过对所有计划进行链接关系的设置，系统将形成整个工作计划的内在逻辑关系，从而使工作计划形成一个严谨的整体。
（四）建立资源表并分配资源
切换到“资源工作表”视图，逐项列出该项目（计划）中所有需要用到的工时资源、材料资源、成本资源的情况。一般而言，工作计划所需求的资源多为工时资源，即工作人员，可以是具体的人，也可以是团队（联合工作组）。对团队的工时资源的定义边界要清晰，要建立在实际的工作计划之上，以便于工作任务的分配和工作计划的执行。
资源设置好后，返回甘特图视图，可以在“资源名称”列对资源进行分配。对工时资源的分配，主要是对人（团队）分配工作任务。完成以上四个主要步骤之后，可以说已经编制了一个完整的初步的工作计划。
（五）对工作计划进行总体的完善与优化
工作计划初步编制好以后，还要统筹考虑工作计划的周全性和可执行性，以及方便的管理控制。可以通过插入辅助列的方式，进行必要的备注与说明。
初步编制的工作计划，要从整体上看时间的进度安排是否满意，如果不满意，要缩短工期，可通过“甘特图向导”按钮进行计划关键路径的显示，并缩短总计划中关键计划的工期。此外，还要切换到“资源工作表”视图，查看资源是否被过度分配，如果被过度分配，需要对资源进行合理的再分配。
参考文献：
[1]九州书源。Project2010项目管理从入门到精通[M].北京：清华大学出版社，2012.
[2]孙健敏等译。管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2004.
[3]钟耕深，徐向艺。战略管理[M].济南：山东人民出版社，2006.
