近年来，随着科学技术的进步，社会的发展，经济的腾飞，地方文献资源的建设工作也越来越受到图书馆界的重视，对此笔者对地方文献的收集提出了一些看法。
1 信函征集、免费赠阅、书报交换、广告征集
1.1信函征集。对不同的单位属性，使用不同的信函格式，主要的信函格式有：①商务信函格式。②英文信函格式。③中文信函格式。④商业信函格式。对于学校来说使用最多的是中文商务信函格式，如同一般信函，由开头、正文、结尾、署名、日期 5 个部分组成。①开头：开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行，顶格书写，称呼后用冒号。②正文。信文的正文是书信的主要部分，叙述往来联系的实质性问题，通常包括：a 向收信人问候；b 写信的事由，例如写信的目的，希望对方收到信后给予回复等等；c 该信要进行的业务联系，如询问有关事宜、阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；d 提出进一步联系的希望，方式和要求。③结尾。结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求，如“特此函达”、“即希函复”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”“、敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写“，此致”“、敬礼”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”“、健康”则转行顶格书写。④署名。署名即写信人签名，通常写在结尾左另起一行或空一、二行的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名，重要的商来信函，为郑重起见，可加盖公章。⑤日期。写信日期一般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。
1.2免费赠阅。这种方式存在主动或被动，是获取地方文献最便宜的方式，主动是指在了解本地区地方文献出处后，可主动与之联系，表明其目的，希望，获得其免费或长期免费赠阅，以作馆藏之用，便于作传世之用；被动是指你没有需求或联系的情况下对方主动赠送，其目的一是扩大影响力，二是增加阅读量。
1.3书报交换
这是一种互惠互利的方式，经双方协定以双方既有的图书或期刊或报纸作为相互交换的物质。
双方商定后可作以下协议：
我方（以下简称甲方）：
他方（以下简称乙方）：
为丰富馆藏，是加地方文献的收藏面，经甲、乙双方协定，订如下协议：
甲方（书刊名称）：
乙方（书刊名称）：
从 XX年起甲、乙双方都将自己出版的书刊出版后，即时邮寄给对方，如中间有遗漏，需负责补齐。
甲方（签名或盖章）：
乙方（签名或盖章）：
定日期：XX年 X朋 X日1.4 广告征集。这种方法需要一定的经济支持，征集来的资料有的可能是免费的，有的可能是有偿的。如果单从资料收集的数量来说，这种方法可能是最有效的，但从经济成本来说，这种方法是成本最高的。具体事例如下：①征集内容要求。凡内容涉及本地区的历史、地理、人文、碑文、字贴、书画、音乐及一切与本地区有关的图书、期刊（又称杂志）、报纸等纸质文献资料和电子文献资料，或实物，或非物质文化遗产。②征集方法。a 免费赠送。可电话联系后受赠方上门取或以邮寄的方式邮费到付。b 有偿收藏：提供的文献资料可根据市场价格付款，运送方式受赠方上门或邮寄后邮费到付。③征集时间：不限。④联系方式。联系电话：XXXX- XXXXXXX；地址：XX省 XX市 XX区XX路 XX单位；电子邮箱：？；网址：？。⑤征集说明。a 征集来的文献资料，对品种独一如需退回的，需留给复印件。b征集来的文献资料如雷同太多的，受赠方将根据需要留下三份，其它的会原样寄还。⑥来件要求。寄件时请写清捐赠方的地址、姓名、联系电话，受赠方将根据情况寄回稿件或款项或感谢信。
2 图书捐赠、赠阅
2.1 图书捐赠。“赠人玫瑰，手有余香”，留下一份温馨，书香永存，惠泽后学，在这里，每一个人都可以徜徉知识海洋，成就自己人生理想。捐赠图书，学术利用，被泽无穷。范例如下：
XX学校图书馆欢迎本校师生、校友、社会各界人士以及团体向图书馆捐赠地方文献图书。
第一条，图书入藏条件。凡符合以下条件的图书将可纳入馆藏：①内容符合该校图书馆的地方文献收藏范围。②国内外正式出版物和非正式出版物，为该馆缺藏，或该馆需增加复本之地方文献图书。③图书完好是否不限，书内有没有划线、注记、眉批不限。④内容不存在政治、法律和反科学问题。
第二条，捐赠办法与图书处理。①少量和零散捐赠，捐赠者可直接到图书馆地方文献信息中心办理相关事宜，也可通过邮寄方式捐赠。②大批量捐赠，请捐赠者先将捐赠清单发送给图书馆地方文献信息中心，由采访人员甄别，捐赠者按甄别后的清单和双方商定的方式进行捐赠。③根据捐赠者意愿，捐赠者可在图书扉页签名、赠言。图书馆加盖赠送章标示赠送者及日期。④受赠者向捐赠者颁发“XX图书馆图捐赠证书”以示尊重和鼓励。⑤建立文献捐赠地方文献专项目录，同时在本馆网站公布捐赠者的姓名、捐赠文献的书名、数量等，予以宣传和鼓励。⑥受赠的图书，其所有权和处理权即归受赠者所有。受赠者没有将捐赠图书寄还捐赠者的义务；受赠者有权不知会捐赠者即对不予收藏的图书进行处理，今后对已入藏的捐赠图书亦可根据情况进行剔除。⑦对于数量特别巨大或特别贵重捐赠，除按上述六项办法办理外，受赠者将向单位汇报，组织专门的捐赠仪式及宣传活动。
第三条，其它捐赠。图书馆也接受图书馆专用资金（包括外币）。捐赠资金可根据捐赠者的意愿使用。如“伍谢瑞之姊妹地方文献馆”。
第四条，受赠方式。①捐赠者可将图书直接送到受赠单位。②大批量捐赠可由受赠单位派人提取。
2.2 赠阅。赠阅是报刊发行的另一种方式，指报刊社免费把所出版的报刊送给其特定的读者阅读。不过赠阅量相对较少。赠阅的形式有两种：①由报刊社通过自己的发行渠道把报刊送到读者手里；②通过邮发渠道把报刊送到读者手里，报刊社向邮局支付一定的发行费。③直接购买。这种方式主要适用于对公开发行的文献资料，对于内部发行的文献资料大部分用的是拨款发行方式，没有经济成本负担，但如果是额外增加印量需求者就得支付费用。对于地方文献资料索求，采用这种方式需先了解清楚本地区具有的地方文献种类，属性，印数，而后与对方联系好并签定购买协议。
范文如下：
地方文献期刊（或图书）供货协议
甲方：XX单位
乙方：XX单位
甲方和乙方经平等协商，就 XX年度期刊（或图书）征订达成以下协议：
甲方权利和义务：①甲方在日常供期刊（或图书）工作中，保证及时到刊。除出现不可抗拒的因素外，甲方应在刊物出版后 2 周内送达乙方.②甲方应保证刊(或图书)为正刊，若出现提供复印件现象，乙方将不付刊(或图书)费。③甲方在接到乙方的催缺单后，应在一周内作出答复。如出版原因不能及时补足的，甲方应复印完成补刊(或图书)以保证乙方需要，如停刊负责退还余款。④除有人力不可抗拒因素外，甲方不能按时供货时，应及时退还乙方所付刊（或图书）款。⑤付款方式：货到付款。
乙方的权利和义务：①乙方在甲方提供的刊目上，向甲方提供所需订购的刊目清单。②乙方根据甲方提供的订购目录并核对与乙方提供的一致后向甲方付款。因编部改价出现的价差由甲方能知乙方后，乙方应及时补齐。③乙方在日常工作中，应认真验对清单与实物，并在一月内将回执寄回甲方，使甲方及时了解缺漏情况，以便补给。④如一方出现违约现象，需向对方支付违约金 2%。其它未尽事宜，双方协商解决。本合同一式两份，甲方一份，乙方一份。
甲方：XXX单位 乙方：XXX单位甲方代表： 乙方代表：
XX年 X年 X日 XX年 X月 X日
另外，征集会议、影印复印都是地方文献收集的重要方法。
参考文献：
[1]魏国彬主编.以文化营销的评论眼光———保山地方文献生产传播的价值探微[M].云南大学出版社，2013.6.
[2]林天蔚着.地方文献研究与分论[M].书目文献出版社，2006.12.
[3]张建国，李金玲.地方高校图书馆开展地方文献工作研究[J].现代情报，2007(07).
