高职院校档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录。这些类别多样、形式各异的档案通过档案专业工作人员的收集、整理、归档后进入学校档案馆，这些档案对个人、学校和社会都有不同程度的可利用价值，且这些价值只有通过利用才能真正的体现。然而，很多高职院校的档案利用还比较初级，档案利用多集中在学生学籍档案查询、教师职称评定、领导干部升迁转档、财务档案审计查询、校庆活动展览等方面，近些年来，随着档案价值被社会普遍重视，各类档案价值的利用被深入开发，高职院校的档案利用工作也得到了长足的进步和发展，但档案利用工作仍然存在一些问题，笔者结合自身的档案利用工作经验，分析了高职院校档案利用过程中存在的主要问题，并初步提出了加强档案利用的对策建议，以供参考。
一、高职院校档案利用存在的主要问题。
（ 一） 档案利用意识欠缺。
受传统观念、工作习惯和惯性认识等因素的影响，目前不少高职院校领导及档案工作人员对档案管理工作都存在不同程度的偏见，主要表现为“重保管、轻利用”的思想较为严重。
档案工作人员把主要时间和大量精力都放在档案的收集、整理、保管等日常事务性工作上，高职院校领导对档案的开发利用不重视，档案工作人员也很少思考档案价值的开发利用，这些都使得学校档案利用工作发展相当缓慢。
（ 二） 档案利用开放度不够。
当前高职院校档案部门受传统“档案保密”工作观念的影响，档案馆普遍封闭保守，利用对象仅局限为本校教职工和学生，对社会公众的开放度不够，阻碍了社会公众对档案价值的开发利用，这使得许多有价值的档案长期被束之高阁，得不到充分的利用。档案馆的封闭保守极大地阻碍了档案价值的开发和利用，也限制了高职院校档案事业的进一步发展。
（ 三） 档案馆自身宣传不足。
长期以来，档案馆都给人以封闭、保守、沉默的定位，而档案工作者也只是踏踏实实做好档案的业务工作，缺乏对档案馆收藏、档案利用方式、档案馆成果等的宣传和介绍。档案馆的自我封闭和缺乏宣传，影响了社会对档案馆的认知度，很多人对档案馆的具体职能、所藏资料、借阅流程等都不明确，直接影响了社会各界来档案馆查阅资料的“主观意识”.通过进一步分析，特别是从当前大部分高职院校档案馆的发展状况来看，领导对档案工作不重视是导致档案宣传工作落后的主要因素。
主要表现为： 一是高职院校档案宣传工作大多只停留在工作报告，业务培训等当中，平时领导对档案宣传很少或几乎不提。二是领导要求的档案宣传往往是内部宣传，且仅是简单地介绍档案馆的发展现状和当前工作情况，但对社会公众的开放式宣传和专业介绍基本上没有。
（ 四） 档案价值开发深度不够。
目前高职院校的档案利用大多还停留在“你查我提供”的初级阶段，即为需求者提供档案原件供查阅和借阅。档案利用的“编史修志，宣传教育，学术研究”等诸多核心价值基本没有开发，大部分档案整理归档后鲜人问津，档案基于社会的真正价值没有得到充分开发和体现。主要是因为高职院校档案工作的提供利用意识薄弱，日常工作以“建档，管档，查档”为核心，而对档案价值的开发、宣传力度不够，进度缓慢。
（ 五） 档案专业人才缺乏。
目前多数高职院校档案工作人员配置标准偏低，专业人才少、临时或兼职人员居多，而仅有的专职档案工作人员大量时间都被耗在档案的收集、整理、管理、服务等日常事务性工作中，档案专业人才的缺乏导致档案价值的深度开发利用工作停滞不前，因为一没有人员，二没有时间。档案人才干部队伍建设的滞后，严重影响了档案利用工作的开展和进一步提升。
（ 六） 技术设备缺乏，检索手段落后。
目前，大部分高职院校对档案管理的投资普遍不足，尤其是在现代化科技设备和检索软件的引进利用方面，比如目前很多院校都还没有实现软件自动化检索，普遍采用的是计算机目录检索 + 手工检索，这使得档案检索速度慢、效率低、准确度差，档案信息的查全率、查准率不高，直接影响了档案利用的便捷性，严重制约了档案利用效率的提高。
二、加强高职院校档案利用的对策研究。
（ 一） 加强组织领导，保障档案工作顺利开展。
高职院校需要建立专门的档案组织和领导管理部门，将档案事业的不断发展纳入到学校的长远规划当中。比如需要采取的管理措施有： 定期开展档案专项工作会议，落实档案管理工作的进度和政策； 组织学校档案工作人员的继续教育培训和对外业务交流，保障人才队伍的素质水平； 将档案管理工作纳入学校分管领导的考核职责范围，为档案管理工作的规范、有序开展提供组织保障； 完善学校档案管理工作和档案工作人员的考核指标体系，客观严谨的评价档案管理各项工作。另外，学校应将档案管理工作的考核与年度考核，职称评定，工资奖金等挂钩，建立一个长期有效、合理公平的档案管理和考核奖励制度。完善有利的领导组织管理，有利于激发档案工作人员对档案利用工作的热情和责任感，为档案利用工作的顺利开展创造有利条件。
（ 二） 加大宣传力度，提高档案利用意识。
高职院校档案馆要采取各种各样的方式做好档案宣传工作，提高社会各界对档案利用的认知度，促进社会档案利用意识的形成。比如可采取的措施： 一是开办档案知识宣传教育讲座，普及高职院校档案馆的收藏内容、查找方式、借阅流程等知识，提高大家认识档案、重视档案、利用档案的意识。二是编印“档案利用指南”、“学校档案目录”等宣传册，分发给在校师生、入校新生及社会大众。三是开设档案管理选修课和档案管理协会，面向学生普及推广档案管理知识，培养大家查阅档案、利用档案的能力和意识。四是结合学校校庆、新生入学、社会招生等重大活动或节日举办档案专题展览、珍贵档案陈列等主题活动，对学校档案收藏、主题成果和科研进展进行宣传和展示。五是举办档案综合知识竞赛活动，借势宣传和营造了解档案、利用档案的氛围，扩大影响力和认知度。
（ 三） 加快人才引进，强化人才队伍建设。
高职院校档案专业人才队伍的建设是档案利用工作的基础和关键，只有保证了人才队伍的稳定和高素质，才能保证档案利用、档案价值开发等工作的顺利进行。档案馆应加快档案专业人才的引进，积极配备打造稳定的档案人才队伍，为档案利用工作的顺利开展提供人才支撑和人员保障。可采取的措施： 一是重视档案人才干部的引进和培养。积极引进档案学专业人才，并给他们积极的指导和帮助，解决他们工作中的实际困难，为他们解除工作之外的后顾之忧。二是加强档案工作人员的业务培训和能力培养。重视引进档案人员的上岗培训和进修学习，拓宽他们的知识面，更新他们的档案工作知识。三是注重档案工作人才的实践能力培养，争取条件让他们去大型档案馆、先进院校实地培训和交流学习，拓展他们的知识面，全面提升实践能力； 四是注重培养档案专业人才的服务理念。通过不断的价值理念培训和引导，让他们热爱档案工作，增强对档案工作的责任感和价值观。
（ 四） 增加档案经费投入，升级完善检索工具。
高职院校应该重视和支持档案部门的工作和建设，尤其要在建设经费方面给予大力支持，完善升级档案馆的软硬件设备。除了配备常规的计算机、档案柜、档案盒、打孔机、除湿机等设备外，尤其要重视档案检索工具的引进和升级，要在完善和升级检索工具上给予重点支持和帮助，努力争取资金和项目完善档案检索工具的现代化和科技化，帮助建立基于计算机和检索软件为基础的现代化检索工具。这样才能保障档案管理工作的顺利开展，从而提高档案资料的利用效率，促进档案信息资源的充分利用和开发。
（ 五） 加强部门联系与合作，挖掘档案利用价值。
档案部门应该加强与学校行政、科研、教学、后勤等部门的联系与合作，共同开发有关项目，挖掘档案在“编史修志，宣传教育，学术研究”等方面的利用价值。比如利用的途径有： 一是思想政治教育，整理挖掘历届优秀校友的“故事档案”,作为先进榜样用于新生入学思想教育。二是学生实习场所，可将档案馆作为档案相关专业学生实习的场所，培养学生档案管理的工作方法和能力。就以我院为例，我们针对我院文秘专业档案管理课程的需求，以学院档案室为依托建立了档案实习基地。实习内容包括对档案的整理、分类、编目、装订、检索等项目。由专职档案人员手把手教学、跟班指导，加深了学生对档案及档案业务工作的了解，印象更深，效果更明显。三是档案专题编研，档案部门通过与教学、行政等部门沟通需求，组织人员进行专题档案资料编研，直接为需要部门提供资料服务。四是档案专题展览，可在学校校庆、新生入学等重要日子，进行专题档案的陈列与展览，面向社会各界进行宣传和教育，扩大影响。
（ 六） 丰富档案收藏内容，提高档案利用价值。
高职院校档案部门要加强各类档案的接收和征集工作，努力扩大档案的接收范围和收集种类，尽可能的丰富和完善学校档案的收藏，提升档案的利用价值。可采取的措施有： 一是档案馆与学校行政、科研、后勤、教学等各部门建立密切联系，落实专人收集和上报相关类别的档案。二是成立学生档案收集组织，发动学生参与档案收集工作，丰富档案收集的途径和人手。三是通过学校广播和宣传栏鼓励和提倡老师和学生捐赠档案，这部分主要指人物档案、重要照片、录制视频等。总之，要尽可能地利用各种手段，努力丰富学校档案馆的藏量和种类，切实提高学校档案的可利用量和可利用性，真正实现各类档案的价值。
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