人事档案是对个人思想政治、履历、专业技术水平等基本情况的真实记载。企业人事档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分。加强人事档案管理对提高人事管理的效率和质量、促进人才资源开发起着重要作用。
一 档案管理的作用
企业人事档案是汇集企业干部职工各方面信息的数据库，为企业人力资源管理工作奠定重要的信息基础。做好企业人事档案相关工作，可以极大地促进人力资源管理工作，进而提高企业的核心竞争力。具体来讲，人事档案管理工作具有以下重要作用：
1.为现代劳动用工管理提供依据。
相关部门可以依据人事档案为职工缴纳社会保险（养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险和生育保险）；晋升职务，调整工资；提供办理护照、港澳通行证的相关证明；提供婚姻状况证明;为流动人员提供身份认定材料和办理社会保险;为员工申报职称;确定退休年龄;根据档案中记载的从事有毒、有害环境工作的年限推算提前退休年龄;出具其他与人事档案有关的证明材料等等.
2.为选拔人才任用干部提供参考.
人事档案较为详细地反映每个干部职工的学习经历、工作经历、思想品德、业绩表现、专长爱好等情况,是企业人事管理活动的主要对象和内容,是具有使用价值和保存价值的文件材料,是体现个人全面信息的具有现实性、真实性、动态性、机密性等特点的卷册.在考察任用干部时,档案是十分重要的参考资料,直接关系到干部人才选拔的正确性,进而关系企业的发展.
3.为人力资源战略规划提供支持.
企业的可持续发展需要相应的人力资源整合规划.人事档案包含了企业的人力资源信息,是对管理核心“人”的历史和现状的真实反映.有效管理人事档案可以为企业的人才需求类型及数量进行科学合理的预测,为人力资源战略规划提供支持,促进人力资源开发。二存在的问题==随着社会的进步与科学技术的发展,传统的档案管理方式已跟不上时代快节奏的发展潮流,出现错误多、效率低等弊病,根源在于存在以下几个问题.
1.思想认识不深入.
有些企业领导对人事档案工作不够重视,存在着一些认识误区.一是“无关紧要”的思想,认为现在使用人才重在现实表现,个人档案没有多大作用;二是“无需亲为”的思想,认为人事档案工作不需要领导亲自抓;三是“敷衍应付”的思想,认为人事档案管理只要“守好摊”,不丢失,能应付外调和查档就行.
2.硬件配备不到位.
长期以来,经费始终是制约基层档案事业发展的关键因素.一些企业没有专门的人事档案室,人事档案与文书档案、技术档案一起存放,甚至混淆存放,保密措施不到位.档案管理设备陈旧,制约了档案的更新速度,无法满足人事管理发展的需求.
3.管理人员不专业.
在一些企业中,档案专业和计算机专业科班出身的人员极少,既懂档案专业又懂信息管理技术,能够驾驭现代化设备的复合型、创新型人才奇缺,而且不少企业的档案管理人员大多身兼数职,无法对档案工作投入足够的精力.这些都严重影响了人事档案管理工作的质量和水平.
4.技术升级不及时.
人事档案管理工作内容多、要求高、任务重,仅就档案管理信息化建设而言,诸如标引着录、数据录入、重要档案的全文存储等工作相当艰巨.
一些企业档案管理部门的经费投入不足、编制偏少、人员不足,面对浩繁的档案管理信息化建设工作心有余而力不足,信息化升级无法及时跟进.三建议和对策==俗话说,“蝼蚁之穴可毁堤,小漏宜堵不可疏”.对于人事档案管理中存在的问题,必须提高认识,并采取有效措施加以整改和规范.
1.加强领导.
要认识到人事档案是企业的隐性财富,对企业的发展有着强基固本的作用.要明确档案管理工作领导责任,并把此项工作作为综合考核的重要部分.各单位要配备专职档案管理员,确保队伍相对稳定.强化档案管理员的责任意识,定期对档案管理员进行思想教育和业务知识培训,建立定期交流、培训进修等制度,不断提升其业务水平.主管部门要抓好过程管控,加强业务指导,定期不定期地深入管档单位开展督查,及时对存在的问题提出意见建议,并责成迅速整改到位.
2.确保投入.
每年拿出专项资金,为解决档案管理软硬件建设等提供有力保障.要设立单独的档案室（馆），购买现代化设备如电脑、扫描仪、复印机等.对破损、变质的档案要及时进行修补复制,营造良好的档案保存环境.要学习与借鉴国内外的先进技术,将一些新技术如数据库技术、光盘技术、缩微技术、云技术等运用到人事档案管理工作中,以减少档案的存储空间,并及时修改、完善查询目录,确保信息的实时性和准确性.
3.完善制度.
不断完善、修订、健全人事档案材料的查借阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度和送交档案材料归档工作制度等,做到制度上墙、账簿成册,为规范人事档案的管理提供政策依据.建立完善《人事档案查借阅登记簿》《接收人事档案登记簿》《移交人事档案材料登记簿》等各种登记簿册,为人事档案工作的制度化和规范化奠定坚实基础.
4.严格要求.
企业人事档案部门要严格执行收集整理材料工作制度,及时做好档案材料报送工作;严格执行定期整理档案工作制度,分批分次对人事档案材料进行归档、分类、整理、审核,不拖延,不积压,认真鉴别.注重档案材料的完整性,本着完整、真实、规范、精练、实用的要求,对档案中缺少的材料一一登记在册并补齐补全,尽量做到与实际情况同步;注重档案材料的真实性,抓好档案审核、转递、利用等关键环节,及时发现并纠正人事档案内容失真的问题,维护人事档案工作的严肃性.
5.规范程序.
档案管理包括档案的收集、整理、归档、更新、查借阅、转递等一系列程序.档案收集方面,本着“全面、严谨、规范”的原则,通过多种渠道核实信息的准确性;档案整理归档方面,在信息录入环节应防止电子档案与纸质档案信息不符,根据材料的属性、内容等条目优化分类存档工作,便于日后查找;档案更新方面,根据实际情况形成固定的月度更新、季度更新或年度更新计划,并严格按照计划执行;档案转递方面,应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带.收档单位在收到档案并核对无误后,应在回执上签字盖章,及时反馈.
6.创新管理.
为了适应现代社会发展,企业必须结合实际情况转变传统的管理模式,创新各种管理方法,提高人事档案管理的效率和科学化水平.要充分利用计算机、扫描仪等现代化设备,将文字、图片等资料变成数据,推动人事档案管理信息化.
要完善人事档案数据库系统,加快档案管理信息化步伐,充分利用人事档案管理软件进行档案编目、检索及传递、借阅、查询等工作,保证人事档案信息的真实性和时效性.
要在注重保密的前提下提高利用效率,通过信息化技术手段对档案进行合理灵活的开发和利用,更好地服务企业生产经营,服务社会.
参考文献:
1 张哲冰《如何加强干部人事档案管理工作》，《合作经济与科技》2014年第20期.
2 刘洋《国有建筑企业档案管理面临的问题分析》，《商》2014年第11期.
3 百度百科“人事档案”词条.
