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做好设备档案管理工作的认识

来源:学术堂 作者:姚老师
发布于:2014-12-12 共3540字
论文摘要

  设备档案是企业档案的重要组成部分,做好设备档案的管理与利用工作,直接关系到企业的生产、经营等各项活动及企业的发展。在船舶行业市场竞争日益激烈的形势下,提高产量、确保质量成为企业关注的焦点问题,而设备档案在生产运行中发挥着不可替代的作用。因此,强化设备技术档案管理,提高设备基础管理水平,有利于保障生产经营活动的正常进行,为最终全面提升企业综合竞争力夯实基础。

  一、设备档案概述

  (一)设备档案的含义

  设备档案是指设备在购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等设备管理全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等形式的文件材料。它不仅是企业档案的重要组成部分,也是设备管理工作的重要组成部分。设备档案管理工作必须纳入设备管理工作之中,与设备计划管理、设备采购供应和设备使用维护等工作紧密结合,保证设备文件材料的完整、准确、齐全。

  (二)设备档案管理的特点

  1.动态性

  设备档案管理是一个不断变化和发展的过程。

  在设备转移或报废之前,设备档案随着设备本身的变化而变化,始终处在一种不确定状态中。例如:一台设备在使用过程中,必然要形成保养、检修纪录,更新、改造图纸等文件材料。只要这台设备还在使用过程中,它就要不断地产生新的文件材料,直到设备的使用期结束,才会停止设备档案的管理。

  2.综合性

  企业设备管理工作涉及到许多部门,例如设备的购置计划、合同及开箱验收单是由企业规划部门或技措技改部门形成的,而维修纪录、改造图纸又是由使用部门或维修、设计部门产生的。设备管理实行综合性管理,这也就决定了设备档案管理的综合性,同时设备本身的多样性也要求设备档案管理必须是综合管理。

  二、设备档案在企业中的地位与作用

  设备是企业固定资产的重要组成部分,是进行科研和生产的必要条件。保持设备良好的工作状态才能保证科研、生产的顺利进行,而设备档案则是了解和掌握设备性能,正确使用和定期维护、修理的重要依据和凭证。由此可见,设备档案在企业生产经营活动中具有举足轻重的地位,充分发挥设备档案在企业生产、经营中的作用具有十分重要的意义。

  (一)设备档案为设备的维修、保养提供了依据

  在企业生产、经营活动中,设备的维修与保养及零配件的订购制作都离不开设备档案。如果设备档案材料不齐全、不完整、不准确,势必会影响以及延缓生产、经营活动,造成不必要的损失和浪费,甚至还会出现停产事故。因此,设备档案必须及时提供准确的依据和信息,以便保证设备的正常运转。实践证明:管好、用好设备档案能为企业节省大量的时间,避免不必要的重复劳动。例如我公司七十年代进口的日本设备——AW-215TG型多田野高空作业车,使用时间长、损坏程度大、维修频繁,在这种情况下,设备档案起到了极其重要的依据作用,为该车的维护、修理提供了便利条件,不仅缩短了修理周期,提高了工作效率,保证了造船生产任务的顺利完成 ,而且节约了维修费用。据不完全统计,近年来利用该设备档案资料为公司节省了30余万元的维修费。

  (二)设备档案是设备更新改造不可缺少的要素之一

  设备档案管理得好,除了能使操作者正确掌握设备的性能,正确使用和维护,延长设备的使用寿命外;还对企业设备的更新改造起着借鉴和参考作用,并节省企业技措投资。例如我公司要重新建造一座坞门,由于公司老坞门(六十年代产品)图纸材料比较齐全,保管也比较完好,在重新设计制造新坞门工作中,利用、借鉴老坞门图纸材料为公司节省资金50余万元,缩短设计、造船工期两个月。事实证明,设备档案为企业节省了不少的经济成本,创造了可观的经济效益,是企业生产经营发展的重要基础。

  三、设备档案管理工作中存在的问题

  (一)设备档案文件材料收集、归档困难

  目前,企业要靠科学技术进步求发展,技术更新改造项目日益增多,设备的更新改造和引进高、精、尖、稀设备也与日俱增。如何保证设备档案归档材料的完整、系统、准确,是目前面临的难题,具体有以下几点表现:

  1.档案意识薄弱,不重视设备档案文件材料的归档

  有些领导认为项目任务是硬指标,文件材料的归档是软任务,把任务的完成与档案工作隔离开来,只注重任务的完成,忽略了档案工作,认为晚抓一点、少抓一点没什么关系。如在进行设备档案文件材料收集归档工作时,以“我们现在特别忙,没时间和精力”为由拖延归档时间。由于文件材料堆放时间拖长,涉及的部门又多、经手人也多,造成有些材料丢失或损坏,使归档文件材料不齐全。待利用时就给维修工作造成了很大的困难,甚至导致一些工作只得停下来,影响了生产进度,延误了造船工期,给公司造成了损失。

  2.个别人存在着只顾眼前利益的倾向

  有些单位和个人对待文件材料归档不积极、不主动,采取消极应付态度,他们认为档案文件材料放在自己那使用起来方便,尤其是对那些经常使用的设备档案文件材料就更不愿交出来归档了。个别人把该归档的重要材料复印件归上来,甚至有的把有误差的文件材料或图纸归档,造成了设备档案的不真实、不准确,给日后的维修、利用工作带来了极大的不便。

  (二)外购设备的随机材料不齐全或没有

  由于企业的设备管理有漏洞,主要责任人的责任心不强,有些外购设备根本没有随机材料,到该归档的时候没有材料。原因是设备厂家没给带随机材料,因为技术都是有产权的,需要花钱购买,但是没有随机材料归档,设备无法进行日后的维护、保养和检修,上百上千万元的设备可能只因小毛病或因换零件而报废,这样势必会给公司造成巨大的损失。

  (三)设备管理人员更迭频繁

  由于单位机构改革和人员的变动,管理档案的人员交接不清不明,使得有些档案丢失,数据、资料缺乏连续性,从而给后续档案管理人员的工作造成一定的困难。特别是在生产过程中有的关键设备出现故障或反复出现问题时,管理人员没有及时把维修的材料、数据、记录归档,当再次出现问题或更换维修人员时,就不知所措,无从下手,或许还得请设备生产厂家派人来修理,出现停工待修的状况,严重影响了生产计划或进度,增加了企业生产成本。

  四、做好设备档案管理工作的认识

  (一)严格执行归档制度,按章办事

  要想做好设备档案材料的收集、归档工作首先要建立制度、健全机构、形成网络,这是设备档案管理工作的第一关;使设备档案材料管理有章可循,各有关单位应根据收集、归档制度的规定,指定专人负责,认真抓好设备文件的形成、积累、归档工作;科技人员要对设备的使用、维修、改造,做到有活动就有完整的记录,以便确保设备档案文件材料的完整、系统、准确。

  (二)把好设备开箱验收关

  严格控制设备开箱验收关,是设备档案文件材料能否完整归档的重要环节,要做好这项工作难度较大,必须得到单位领导重视,提高档案归档意识,只有领导重视,“四参加”制度才不至于流于形式。档案部门必须及时参加设备开箱验收,把住随机档案文件材料关,如果随机档案文件材料存在问题,有权拒绝在固定资产转固单上签字,财务不予结帐,以便发现问题及时处理。

  (三)把好档案文件材料归档关

  设备档案的立卷归档工作与设备的购进计划要同步进行,要紧扣每个环节,以免漏掉一些重要文件。设备档案文件材料形成分为四个阶段。

  1.设备购置阶段形成的文件材料有:设备购置计划申请报告、设备购置技术论证材料、设备购置批准书、设备购置订货合同等;2.设备开箱验收阶段形成的文件材料有:设备开箱验收记录、装箱单、设备安装调试记录、保修单、设备结构原理图、线路图、说明书、操作手册、维修保养说明书等所有随机文件;3.设备安装、使用阶段形成的材料有:设备仪器卡(包括设备的编号、类型名称、型号、规格、制造厂、开始使用日期)、设备的技术状况、安装验收结论、附件明细表、备件明细表、操作规程、事故及损坏记录、折旧鉴定、保养、检修、检查记录、使用记录、维修记录等;4.设备报废处理阶段形成的材料有:设备报废申请书、设备报废鉴定与审批材料、设备报废处理转交单等。

  必须根据具体情况,对上述材料进行认真仔细核对。

  (四)搞好设备档案管理和开发利用工作

  对归档的设备档案文件材料必须及时整理、编目、上架、妥善保管,千方百计地为利用者提供便利条件。在设备档案管理中为利用者编制多种检索工具:如设备总目录、分类目录、全引目录、设备档案简介、大修设备简介等,利用者查阅时一目了然,便于查找,使利用者深感档案文件材料归档的好处。档案管理部门必须用一流的服务、一流的管理手段,保管好企业的设备档案,消除归档者的后顾之忧,使其积极、主动地将设备档案文件材料归档。

  总之,在企业不断探索创新发展的今天,档案的社会价值和社会作用将会越来越明显地表现出来,而设备档案在企业中的地位与作用也越来越显著、越来越得到大家的认可。我们要克服并积极改进暂时存在的问题,为企业积累丰富的设备档案资源,用好设备档案这把“钥匙”,使各种设备的效能得到充分发挥,投资得到良好的回报,促进企业各项建设的发展。

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