1档案信息化的重要性
企业档案记录着企业在生产经营和管理方面各项活动的,综合了企业各项资源,包括人(人事档案)、财(会计档案)、物(有形资产和无形资产),构成了企业重要的特殊资源,是企业信息中最主要、 最基本的信息. 它在企业经营活动中包含着企业方针、战略等方面的政策信息,产品、设备、基建等工程及改造方面的技术信息, 以及有关人才培养和人才信息, 还有会计核算信息,企业发展史料信息等. 这些信息除在本企业提供利用、产生效益外,它还具有交流转让作用,使档案有了增值价值,由此可见, 档案信息在企业的竞争发展中提供着基础管管理功能和信息利用功能,对其进行信息化有益于提高档案的管理和利用.
2档案信息化的开发利用
现代化企业,尤其是大中型现代化企业,利用信息化建设提高档案的有效管理和有效利用是一项值得思考和研究的课题.
随着经济竞争的日益激烈,档案信息也应转变其管理思维,利用现代化手段改善传统管理方式,建立企业档案信息网络,可大大提高其档案信息的利用价值.
2.1 档案信息化的总体规划
做好档案信息化必须加强企业档案的基础管理工作, 完善业务标准体系,档案信息化结合与企业信息化同步发展,充分考虑档案管理和利用的基础功能, 设计开发电子化档案管理和利用系统,使其具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密和系统维护等功能.
2.2 档案信息化的开发利用
(1)制定档案信息化的原则和标准. 根据企业档案的实际情况,制定符合本企业要求数字化原则和标准,为档案资料管理和利用的现代化、 标准化、 规范化及信息资源的共享打下良好基础;制定档案信息化的管理和利用制度,保证数字档案信息管理系统运行安全、可靠;制定档案信息保密制度,保护档案信息和信息产品的知识产权,防止泄露企业技术和商业机密.
(2)实施数字化档案内容. 企业根据档案保管和利用的实际需要,有选择、有顺序地实施数字化. 按照企业或国家相关的技术标准开展档案数字化、电子文件归档、数据库建设和档案网站管理等工作,确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享,把档案信息资源开发利用工作纳入科学化、规范化发展轨道,健全档案数据备份和灾难恢复机制.
(3)提升档案信息的编研工作 :从深层次开发利用档案信息资源的高级形式.档案所载信息存在着零散、不成系统的现象,要使其成为具有针对性、系统性、时效性的档案信息,必须进行多次深加工,以便为利用者提供优质服务,提高档案信息利用率.编研过程中,要注意选题的针对性、内容的适应性和供给的时效性.
(4)开发和建设企业档案信息网络. 根据本企业档案特点,设计和调整档案信息栏目和功能模块, 利用网络加强档案管理,以最快的速度提供档案利用的时效性; 根据保存的档案分类和性质,进行权限设置,档案信息分为公开和非公开的类型,通过使用权限设置加强档案的保密性;设计利用统计功能,提供分析和计算利用档案的效益的数据依据. 总之,利用网络技术提高档案信息的易用性、有效性,形成档案信息化的规模效益.
3档案信息化建设过程中出现的问题
3.1 档案信息化意识不足
在一些企业,甚至大中型企业,档案的重视程度不够,导致档案信息化建设缓慢. 首先,表现最明显的就是大量的档案仍旧是纸制化,无电子版,难以形成档案信息的数量化和规模化,构建企业档案的数据库;其次,企业档案管理仍然是"被动"管理为主,服务手段滞后,服务意向简单,档案信息利用率低.在信息时代飞速发展中,档案工作应由"被动"改为"主动"的管理模式,丰富可利用档案信息化内容,扩展收集和提供档案途径,提高档案的利用率,加快档案信息化建设的速度.
3.2 专业化人员不足
以往传统的档案工作多是由专业的档案人员管理,从事的是传统的收集、整理、保管和利用工作.而如今档案信息化建设对档案人员的要求越来越高.信息化的档案管理人员应是复合型的人才,不仅具有档案专业知识,掌握档案理论方法,还要具备信息分析研究技巧及信息处理能力, 具有一定的计算机和外语水平,从而形成一支精通专业、结构合理、勇于开拓的档案信息人才队伍,只有这样才能使企业档案信息化建设在企业信息化建设中发挥其独特的功能.在进行档案人员配备时,不仅要考虑现在,还应考虑今后的发展, 在抓好现有档案人员队伍的改造和更新的同时,为今后优化档案信息工作培养有后期档案人员.
3.3 企业各部门与档案部门衔接性较差
档案信息化建设离不开企业各部门的参与和支持,他们是利用档案信息化的重要使用者,档案信息化应增加档案网络的互动性、参与性,变用户的被动使用为主动的参与,使每个用户都成为档案信息化建设的一分子. 不断提高档案信息化的可操作性,提高网络信息质量,加速档案网络集群建设,搭建各级档案信息平台,提高档案信息的共享性.
