档案对于处于纷繁社会关系中的我们来说是十分重要的,因此作为档案管理人员的我们要充分运用专业技能来管理好档案,将这项工作做好.档案的管理工作并不只是将档案进行简单的分类、存档,而是一项复杂而且繁重的工作,要想真正做好这项工作并不是一件简单的事.这要求档案工作人员不仅要有专业技能,而且还要不断地积累经验,采取更加有效的手段来提高档案管理效率.如何有效提高档案管理效率是一项长期的课题,所以,我们应该对此问题加以重视.
一、切实加强自己的专业素养
作为档案管理人员,我们要想做好自己的档案管理工作,一定要有良好的素质和专业素养.良好的政治素质是一个人从事任何工作所必须具有的思想前提.
档案管理工作由于其特有的政治性以及服务大众的性质,更加决定了档案专业人员必须具有良好的政治素质.对于一名档案专业人员来说,无论是在企业还是在政府单位,良好的政治素质都是必不可少的.
每一名档案管理工作者在工作中一定要恪守职责,遵守相关的法律法规,同时也必须充分认识到档案工作的重要性,为成为一名优秀档案工作者而努力奋斗.档案管理工作对专业的知识素养也有一定的要求,档案工作绝不是普通人所认知的简单的存、放、取工作,而是一项涵盖数种专业(如数学、统计学、图书管理学等)的基础工作.如果没有相关的档案专业知识储备,想要胜任这样看似简单的工作也绝非易事,档案专业人员必须具备档案专业知识、科学文化知识和良好的政治素质.
档案专业人员必须系统地、严格地学习档案知识,并且在理论基础上培养全面的实践技能.档案管理的实践技能需要在不断的实际工作中逐渐培养,而在实际工作中又不免穿插着档案学理论知识,如对档案资料进行收集、整理、研究、保存的过程需要档案专业理论知识的指导.因此,档案专业人员只有在深厚的理论知识作前提的条件下,才能在实际的工作中有所发现,并能提供合理的解决方案.对于文史知识,档案工作要做记录,因此对于档案工作者的文学知识有一定要求,语言表达能力的强弱直接关系到档案内容的清晰与否,只有了解历史,对于历史知识有相关见解,才能对档案的历史背景、内容有理解;对于学科知识,科技的进步直接影响着文化的发展,现代化管理学理念渗入各行各业,作为档案管理者,对于管理学、图书管理学也应该有所涉猎;对现代化管理技术,现代化技术为档案管理工作提供了便利,如电子计算机以及声音音像存储设备的应用,档案管理者一定要能熟练掌握这些技术;对于外语知识,随着全球化与国际化的潮流,档案专业人员具备一些外语知识对保证外语文献资料的管理保存与应用能够便利进行具有相当重要的意义.
档案是一种重要的资源,它必然要与网络化时代的高科技相结合,这要求着档案工作者必须孜孜不倦地学习相关的知识,来提高自己的能力,进而提高档案管理工作水平.档案管理人员的专业知识素质决定着当前以及未来档案管理事业的总体发展水平.因此,只有档案管理人员具备一定的专业素养,才能为提高档案管理工作效率打下基础.
二、对自己的工作投入热情
档案管理工作是比较枯燥的.档案管理工作者整天面对的是大量的档案文字,更多地是将时间用在档案的分类、整理、存储上,难免有时候会感到枯燥.如何克服这种枯燥感呢?档案管理工作者应该在工作中进行自我鼓励,自发调动自己的积极性,充分认识到档案管理工作的重要性,要时刻提醒自己:每个人的档案都至关重要,保管好大家的档案是一件非常有意义的事情,大家将档案交予我们来进行管理,这不仅是一种社会规定的要求,同时也包含着信任的成分在里面.大家信任我们,将档案交付我们进行管理,我们不应该辜负大家的信任,应采取积极有效的方法来将大家的档案管理好.
领导也应该尽可能地采取积极措施来激发档案管理工作者的积极性.因为档案管理工作是枯燥乏味的,传统的工作方式更是如此,倘若领导者不能够及时调动其积极性,就会使工作效率难有保证.一些档案管理工作者很多时候都不知道自己工作的意义所在,这就是一种纯粹为了工作而工作的状态,针对这一现象,领导应该加强这方面的宣传和教育,让他们对于工作有积极的认识,对自己的工作重新定位.领导应该在工作中引入竞争机制,以调动大家工作的积极性:对表现优秀的人员进行一定的奖励政策,对于表现较差的人员也应该采取相应的惩罚措施,以最大限度地发挥个人的工作潜力,从而进一步为提升工作效率提供保障.
三、档案管理手段应该更新
随着科技的发展,计算机技术在各行各业的运用也越来越普遍.计算机技术正在改变着诸多传统的工作方式,对于档案管理这项工作也是如此:将文本纸质档案与电子档案进行对接,使档案管理工作者改观了传统而低效率的繁琐工作,代以数字化档案存储,使档案成为重要的数字化资源.将多媒体技术和数据库运用到提升档案管理工作中来,建立电子资源数据库,使档案工作者能够更加方便地进行档案管理,提高工作效率.
提高档案管理工作效率是一项长期而艰巨的工作,我们在实际的工作中要积累经验,要不断地采取各种积极的措施,以有效提高档案管理效率,充分发挥出档案管理工作的重要作用,使得档案管理能够更好地为大众、为社会服务.
