随着我国城市化进程不断发展,城市社区规模不断扩大,数量不断增加,城市社区管理工作的难度也不断强化。然而,城市社区档案管理工作的开展,不仅仅关系到基础组织建设体系的健全,还涉及到社区管理和服务能力的提升。因此有必要积极探析现阶段城市社区管理工作的问题,积极采取有效的措施进行改善。
一、城市社区档案管理工作的重要性
1.有利于社区管理体制的改革
强化城市社区档案管理工作力度,有利于社区管理体制的改革。在我国城市化的过程中,社区多数是从居委会发展而来的,社区管理工作范围不断扩展,原始资料量巨大,在体制交替,人员调整的过程中,势必需要做好这些资料的整理。在这样的情况下,社区档案管理工作的开展,将使得整个流程趋向于体制化发展。
2.有利于社会管理方式的转变
在改革开放程度不断加深,政府职能不断改变的背景下,城市社会也发生了很大的变化,社会性的特点也越来越明显,社区建设和社区管理工作也应该做出积极的改变和调整。在此过程中,做好档案记录工作,实现普查登记,建立服务档案资料库,都需要做好档案管理工作。
3.有利于社区服务能力的提升
在新的历史时期背景下,政府相关部门的工作慢慢向社区延伸,社区日常管理工作的内容得以丰富,而大量的档案资料能够给予我们切实的参考,为实现资料的全面收集和整理工作打下了良好的基础。在这样的情况,才更加有利于社区服务能力的提升,以便充分发挥出社区自我管理,自我服务的能力。
二、现阶段城市社区档案管理工作中存在的主要问题
1.管理机制不健全
管理机制的问题,主要体现在以下三个方面:其一,管理组织体制不明确,很多社区在没有档案管理部门的情况下,都是由社区管理人员去进行资料的收集和整理工作的;其二,社区档案管理的意识不高,社区管理服务过程中的档案资料的整理质量和效率不高,对于后期的社区档案的开发和利用造成了极大的负面影响;其三,社区档案管理工作缺乏健全的管理规章制度,或者执行的管理规章制度存在很多不完善的地方,难以给予实际社区档案管理工作切实的指导。
2.人员素质不理想
城市社区档案管理工作专业化程度高,要求有着专业的人员参与,才能够保证其有效性。但是实际上,社区档案管理人员素质普遍不高。主要存在以下几方面的问题:其一,专职的档案管理人员缺乏,存在形式化的管理倾向;其二,社区管理人员缺乏专业的档案管理知识,业务熟悉度不高,档案管理工作技能不强;其三,档案管理人员职业精神缺乏,难以切实的将工作执行下去。
3.档案收集不合理
其一,为了自己工作的方便,很多社区工作人员将部分文件资料保留,不上交到相关社区管理单位,容易使得资料信息的丢失问题;其二,社区工作人员对于档案的转化利用缺乏科学认识,对于部分核心材料的保存工作做得不是很到位;其三,社区档案资料存在不完整,不连续,过于分散的情况,严重影响了社区档案资料的完整性。
4.信息资料不共享
信息资料难以实现共享,造成社区档案资料使用率降低。主要表现在:其一,社区档案工作处于无组织的状态,存在被动应付检查的倾向,使得档案资料的使用效率不断下降,难以发挥切实的作用;其二,在单机管理的模式下,档案共享渠道难以形成,也造成信息资料使用率的降低。
三、强化城市社区档案管理工作的策略
1.建立健全组织体系
首先,积极建立社区档案室,给予其配备健全的软件硬件系统的同时,明确各自的职权,保证管理组织体系的健全;其次,积极在街道办设立相应的档案资料信息中心,并且结合实际情况的变化,做好相关社区信息的收集整理归档工作;最后,积极发挥民政部门的作用,社区参与到建立综合档案信息平台的工作中去,为实现社区档案的统一管理创造良好的体制环境。
2.不断完善管理制度
首先,依据社区机构构架,居民构成情况,社区档案的特点,相关法律法规,制定切合实际的社区档案管理制度标准,为开展各项工作打下制度基础;其次,以岗位责任制度和绩效考核制度的完善,保证各项职权的明确划分,以促进工作人员工作积极性的激发;最后,健全社区档案管理监督机制,形成定期检查和不定期抽查的规定,以保证社区档案管理工作的有效开展。
3.做好资料的收集工作
首先,以保存历史,工作考察,服务群众为重点,实现资料的归类,做好各种形式资料的收集和整理工作;其次,做好档案管理从业人员的培训工作,实现其档案管理技能的提高,职业精神素养的形成,以切实的开展各项资料收集工作;最后,积极借助社区各项活动,开展教育和宣传工作,实现群众对于社区档案工作的重视,并且积极参与到资料收集工作中去,营造良好的资料收集氛围。
4.切实实现资料共享
首先,积极利用现代科学技术,建立健全能够实现共享的社区档案信息系统,为各个部门,各个社区之间的信息交流和沟通形成统一的平台;其次,积极做好网络化的宣传和教育,进一步完善社区档案资源体系,为实现社区档案利用效率打下基础;最后,积极改变单一的档案信息管理模式,实现社区档案服务职能的调整和完善,以促进社区档案信息的使用效率提高。
四、结束语
社区档案管理作为档案工作的一个新领域,我们正处于探索阶段,如在档案分类的细化、扩展方面还有待于规范和深入研究。但是我们相信随着在此方面经验的不断积累,社区档案管理工作的质量将会不断提高,并且慢慢成为协助政府办公,强化社区管理工作的重要环节。
参考文献
[1] 社区档案工作存在问题及对策[M].北京:东城档案局,2002.
[2] 阮丹,高亚兰.城市社区建档实践的探索[J].中国档案,2002,(9):26-27.